Plantilla de registro de incidencias

Define la finalidad del registro de incidencias aclarando qué tipo pretendes registrar, como por ejemplo, problemas o solicitudes de cambio, y qué fase del proyecto abarca. Así como el propietario del producto define el alcance del proyecto antes de empezar a trabajar, tú también deberías considerar el alcance del registro de incidencias para asegurarte de que sea una herramienta valiosa e informar a todos sobre cómo lo empleará el equipo.

Determina qué información esencial quieres recopilar y crea los campos obligatorios para ello. Estos dependerán del proceso de resolución de incidencias, pero por lo general incluyen la descripción, la prioridad, el estado y el propietario de la incidencia. A continuación se muestran algunos de los campos clave que podrías incluir:

• Número de incidencia: asigna a cada incidencia un identificador único para facilitar la referencia a un problema.

• Descripción de la incidencia: escribe una explicación concisa, pero detallada del problema.

• Fecha de registro: anota cuándo un miembro del equipo informó por primera vez de la incidencia. 

• Informador: nombre de la persona que informó inicialmente de la incidencia.

• Propietario: nombre de la persona o el equipo que resolverá la incidencia.

• Estado: documenta el estado actual de la incidencia, como, por ejemplo, si está abierta, en curso, resuelta, cerrada o aplazada.

• Prioridad: registra el nivel de importancia de la incidencia, es decir, alta, media o baja.

• Gravedad: identifica el posible impacto de la incidencia en el proyecto, como crítica, grave o leve.

La posibilidad de documentar las incidencias es una de las ventajas que ofrece este registro. Otra ventaja es su capacidad de hacer un seguimiento de estas hasta su finalización. Usa el registro de incidencias para supervisar el flujo de incidencias desde el momento en que alguien los captura hasta su resolución. Este sistema garantizará la coherencia en el registro de quién completó el trabajo y cómo lo hizo.

La creación de un flujo de trabajo definido aclara el proceso para los miembros del equipo y las partes interesadas. Explica los pasos que hay que seguir y cómo escalar las incidencias cuando no haya una resolución clara. La plantilla de registro de incidencias es lo suficientemente personalizable y flexible como para adaptarse a tu forma de trabajar, así que genera el flujo de trabajo en torno a eso.

Comparte la plantilla de registro de incidencias con los miembros de tu equipo y asegúrate de que todos conocen su existencia y finalidad. La plantilla debe ser accesible desde tu sistema de gestión del trabajo, garantizando que la gente sepa dónde encontrarla y que siempre esté disponible la última versión.

Para evitar que el registro de incidencias se convierta en un documento en desuso, genera una cadencia de revisiones periódicas para mantenerlo actualizado. Al igual que un equipo revisa los backlogs del producto antes de comenzar un sprint, las partes interesadas deberían revisar y actualizar el registro de incidencias para garantizar la precisión de los informes.