Put the System of Work into Practice
Discover what Atlassian's Teamwork Lab has learned about how successful technology-driven organizations make teamwork work.
Enable all teams to drive impact, together
Our Lab-tested, team-approved Practices are the core behaviors that, together, establish a System of Work.
Alinea el trabajo con las metas
Plan and track work, together
Unleash collective knowledge
Aprovecha todo el potencial de los compañeros de equipo de la IA
Alinea el trabajo con las metas
Teams with clear goals are 20% more productive.
When goals are visible and reflect business priorities, they become a powerful tool to align teams and drive meaningful progress. A great goal makes teamwork easier for everyone.
Prácticas
- Set clear and ambitious goals
- Make goals visible
- Use goals to align work to priorities
Set clear and ambitious goals
Set only 3-5 goals per team annually
This forces you to deprioritize less important work and focus on what matters most. Each goal should state what you want to achieve and how you’ll measure if you’ve succeeded, and be ambitious enough to stretch everyone just beyond their comfort zones.
Set shared goals
When teams share a common goal, they’re more likely to collaborate effectively – and build the best solution.
Review goals quarterly (and evolve them if needed)
To be useful, goals need to reflect the most important work happening. If you find during a quarterly review that a goal no longer aligns to your top strategic priorities, update it.
Make goals visible
Document goals in a centralized platform
When everyone can see each other’s goals – and which projects and teams are driving them – silos and redundant work decrease.
Talk about where goals will get you
Paint an exciting vision for the future and outline how the goals you’ve set will help everyone get there. Connecting work to the bigger picture makes teams more motivated and engaged.
Share regular progress updates
Document monthly progress for goals and weekly progress for projects. Updates should be sent to key stakeholders, who can help teams get the support they need to keep moving forward.
Use goals to align work to priorities
Align all projects to goals
Nest projects under relevant goals to show what is needed to achieve that goal.
Rank goals in order of priority
Set up a monthly ritual to check that teams are still focused on the most important work. Re-prioritize goals only if absolutely necessary.
Plan and track work, together
Clear processes make teams 4.6x more likely to be productive.
When teams are clear on how the work will get done and why they’re doing it, they move faster and make better decisions. Team goals translate into meaningful work when processes are put in place that identify everyone’s top priorities.
Prácticas
- Create an understanding of the plan and purpose
- Get clear on what needs to be done
- Learn and adapt plans for impact
Create an understanding of the plan and purpose
Write a clear brief at the start of every project
A useful brief outlines the problem you’re solving, your primary audience, the impact you want to drive, and everyone’s responsibilities. Keep things as simple as possible and ensure everyone has access to the brief.
Map stakeholders and collaborators
At the start of a project, identify who will be involved and how they can be most impactful. Set up the right communication channels and cadence to keep all parties informed and up-to-date.
Set working agreements
Create a clear understanding of how everyone will work and communicate during the project. Shared rituals and expectations help teams move faster and collaborate more effectively.
Get clear on what needs to be done
Break down work into clear tasks with clear owners
Assign an owner to each task – someone who will drive the work forward until that task is complete. Define what “done” looks like so that everyone knows when the job is finished.
Map task-level dependencies
Mark tasks that are connected. For example, “Send company-wide announcement” can't start until “Get approval from internal communications” is done. This makes it clear what work needs to happen when.
Keep project progress visible
Document progress on tasks and update their status in real time, and share weekly updates that include potential risks and key accomplishments with stakeholders.
Learn and adapt plans for impact
Build reflection points into every project
Plan for key reflection points throughout your project cycle, like pre-mortems, midpoint check-ins, and post-mortems. Reflection rituals help teams mitigate risks, avoid repeat issues, and improve and automate their processes.
Create processes to unblock work fast
Set up channels where teams can quickly get leadership support when needed. Offer guidance on when to escalate issues to leadership.
Set timebound milestones
Outline clear deadlines for project phases and review progress as a team every two weeks. Regular alignment on short-term plans helps teams stay focused on delivery and keep team members learning as they go.
Unleash collective knowledge
Self-serve knowledge helps teams work faster and smarter.
When teams can easily learn from each other, they waste less time searching for context and are better able to solve the right problems, together.
Prácticas
- Share information async
- Prioritize quality over quantity
- Usa la IA para descubrir conocimiento
Share information async
Share monthly updates on top priorities
Communicate how current priorities connect to company goals and why they matter. Create an ongoing dialogue with teams to help them understand context, raise concerns, and continuously align their work to the company’s strategic direction.
Replace more meetings with high-quality content
Too many meetings are used to share information or talk about doing work, which eats up time and leaves no accessible record. Encourage teams to replace these types of meetings with high-quality written materials and videos.
Lead every meeting with a page
When meetings do happen, start with a page that lays out context, meeting goals, and key discussion points—then document any decisions made during the meeting. Your page then becomes part of your company’s shared knowledge system.
Prioritize content quality over quantity
Be clear and concise
No te compliques: céntrate en lo que tu audiencia necesita saber y en por qué es importante. Los mensajes claros y concisos destacan entre el ruido de fondo y animan a la acción.
Involucra a varios colaboradores antes de compartir páginas ampliamente
Haz que varios colaboradores revisen y añadan contenido a las páginas antes de compartirlas fuera del equipo. De este modo, se fomenta la alineación mientras se reduce la sobrecarga de contenido.
Adopta transparencia organizada: haz que la actividad en etapas tempranas sea accesible para todo el mundo, pero marca el estado
Indica claramente si el contenido está en progreso o aprobado oficialmente. Usa temas y espacios diferenciados para mostrar si el contenido es una reflexión inicial, está listo para recibir comentarios o es una guía oficial. De este modo, todo el mundo puede aprender y basarse en la actividad de otros, además de saber en qué pueden confiar.
Usa la IA para descubrir conocimiento
Sube todo a Internet para que la IA pueda acceder a ello
Crea un lugar de referencia para obtener información sobre objetivos, proyectos y equipos. Cuando el conocimiento es se puede buscar y está actualizado, se convierte en una herramienta poderosa para la alineación, la toma de decisiones más inteligente y la innovación.
Crea rituales en torno a la actualización de la documentación
Genera hábitos simples y colabora con agentes de IA para asegurarte de que la documentación esté actualizada. Cuando los equipos actualizan el conocimiento con regularidad, la IA puede mostrar la información correcta en el momento adecuado y las personas pueden confiar en lo que encuentran.
Busca primero, pregunta al final
Supera el instinto de enviar mensajes a colegas cuando busques información. En su lugar, trabaja con IA para buscar primero la documentación existente.
Aprovecha todo el potencial de los compañeros de equipo de la IA
Los equipos de éxito integran la IA como parte del equipo.
No se trata solo de automatizar tareas: los equipos que más se benefician de la IA fomentan la experimentación y crean con agentes para desbloquear nuevos niveles de innovación y eficiencia.
Prácticas
- Usa la IA para acelerar el aprendizaje
- Conviértete en creador
- Haz que la IA forme parte del equipo
Usa la IA para acelerar el aprendizaje
Aporta contexto a cada flujo de trabajo
Trabaja con agentes de IA para transformar rápidamente datos dispersos en información útil en cada paso de tu flujo de trabajo para que puedas tomar decisiones más inteligentes y rápidas.
Aprovecha la IA para acelerar la investigación
Permite que los equipos obtengan rápidamente información y conocimientos especializados. La IA sintetiza y analiza de manera eficaz grandes conjuntos de datos, lo que reduce las barreras para la investigación y hacer que el aprendizaje sea más rápido y accesible. Este enfoque fomenta una cultura de curiosidad, creatividad e innovación.
Usa el aprendizaje comunitario para acelerar el impacto
Los equipos aprenden a trabajar con la IA mejor unos de otros, y no a través de la formación reglada. Impulsa la adopción que genere impacto configurando días de demo, canales de Slack y grupos comunitarios donde las personas puedan mostrar casos prácticos del mundo real, compartir información y ayudar a otros a descubrir nuevas formas de obtener valor de la IA.
Conviértete en creador
Genera y prueba compañeros de equipo de IA
Permite que los equipos creen y mejoren continuamente agentes de IA que respalden sus tareas diarias. Cuando la IA se personaliza según las necesidades específicas de un equipo y de cada persona, se convierte en un participante activo para realizar la actividad.
Siéntete a gusto con la experimentación
Fomenta una cultura que respalde la experimentación y empodere a los equipos para descubrir formas innovadoras de integrar la IA en sus flujos de trabajo.
Fomenta la confianza y la transparencia
La incertidumbre ralentiza la experimentación. Herramientas transparentes, políticas claras y líneas de comunicación abiertas permiten a los equipos aprender y experimentar con IA de manera segura y con confianza.
Haz que la IA forme parte del equipo
Convierte a los agentes de IA en colaboradores de referencia
Trata a los agentes de IA como socios creativos y técnicos para hacer lluvias de ideas, iterar y ajustar conceptos. Úsalos como asistentes para automatizar tareas periódicas con las que liberar tiempo para actividades estratégicas. Aprovecha los agentes como asesores expertos para ampliar tus conocimientos, mejorar la toma de decisiones y garantizar que tu equipo pueda innovar y ejecutar de manera eficiente.
Colabora con la IA para acelerar los ciclos de innovación
Convierte las ideas en resultados tangibles más rápido. La IA ayuda a los equipos a pasar rápidamente de la lluvia de ideas a borradores estructurados, presentaciones o prototipos con los que crear bucles de retroalimentación instantáneos que garantizan la alineación. Al ver los resultados generados por IA en cuestión de segundos o minutos, los equipos pueden refinar su pensamiento desde el principio, lo que reduce los malentendidos y el malgasto de esfuerzo.
Define roles claros para los compañeros de equipo de IA
Los mejores equipos acuerdan lo que hay que hacer y la forma en que se realizará el trabajo, y los equipos que incluyen a personas y a la IA hacen lo mismo. Decidid como equipo qué tareas manejará la IA y cómo colaborará con el resto del equipo.
La ciencia del trabajo en equipo eficaz
Teamwork Lab de Atlassian es un grupo de científicos dedicados a desarrollar prácticas recomendadas para equipos modernos. Sus hallazgos guían el diseño de las prácticas y aplicaciones de Atlassian, además de ayudar a las organizaciones a implementar el System of Work de Atlassian.
Acelera el éxito con nuestro manual de estrategias del equipo
El manual de estrategias del equipo de Atlassian es una colección de ejercicios tácticos diseñados para ayudarte a implementar nuestras prácticas de System of Work. Las estrategias están comprobadas para ayudar a los equipos a realizar su actividad de manera más eficaz y resolver desafíos más rápido.
Reuniones
Actualizaciones semanales del equipo
Informa del progreso sin tener que programar otra reunión.
Reuniones
Reuniones basadas en una página
Las reuniones mejores comienzan con un documento que describa el propósito, los resultados esperados y los puntos clave del debate.
Comunicación
Manual de usuario
Ayuda a tus compañeros de equipo a entender cuál es la mejor forma de trabajar contigo.
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Ayuda a los equipos a encontrar y aportar conocimientos empresariales esenciales.
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Nuevo estudio: las mejores reuniones comienzan con una página