ユーザーマニュアル
パーソナル ユーザー マニュアルは、自分の作業スタイルや連絡方法の希望といった詳細情報を共有し、チームでの共同作業を円滑化するのに役立つツールです。
準備時間
30 分
ランタイム
90 分
人数
3 - 10 人
5 秒の要約
- テンプレートを使ってユーザー マニュアルを用意する。
- ユーザー マニュアルをチームと共有する。
- 今後、他の人と共有できるようにユーザー マニュアルを保存する。
必要なもの
- 画面共有やミーティング スペースを使用したビデオ会議。
- デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)。
プレイのリソース
ユーザー マニュアルの作成方法
チームメイトがあなたと働く最善の方法を理解するのに役立ちます。
パーソナル ユーザー マニュアルとは
仕事のパーソナル ユーザー マニュアルとは、個人の作業スタイルや好み、強み、普段の連絡方法などをまとめたドキュメントのことです。
パーソナル ユーザー マニュアル プレイを行う理由
パーソナル ユーザー マニュアル プレイの目的は、チーム内の誤解を減らすための安全な場を設けて、期待事項を明確にし、特定の同僚とコラボレーションする最適な方法を共有することにあります。ある研究では、作業プロセスの好みを明確にすることはコラボレーションの改善に効果があることが示されています。
パーソナル ユーザー マニュアルを作成するタイミング
新しいチームに加わるときや、指導的な役割を引き受けるとき、緊密なコラボレーションが必要なプロジェクトを始めるときは、仕事用のユーザー マニュアルを作成すべきです。また、チーム ビルディングの活動中やコミュニケーションに問題が生じているときにもおすすめします。基本的に、同僚との壁をなくし、チームワークを高めたいというときには、いつでも効果的です。
パーソナル ユーザー マニュアルの 5 つの利点
- コミュニケーションの改善: 連絡方法の希望が明確になります。これによって誤解が減り、仕事のパフォーマンスが向上することが研究で示されています。
- コラボレーションの強化: 自分にとって最適な働き方を同僚に理解してもらうことで、チームワークがより効果的になります。
- オンボーディングの迅速化: 新しいチーム メンバーは、他のメンバーの強みや好み、仕事の習慣をすぐに理解して、短期間で職場に溶け込むことができます。
- 対立の防止: 期待事項を明確にすることは、作業スタイルやコミュニケーションにまつわる対立とストレスを防ぐのに効果的であることが研究で示されています。
- 生産性の向上: 自分との円滑な関わり方を同僚に理解してもらうと、コミュニケーション ミスに伴う時間の無駄が減り、全体的な生産性が向上します。
1. パーソナル ユーザー マニュアルを用意する
予測時間: 30 分
ミーティングの前に、用意されているいずれかのテンプレートを使用するか、独自のテンプレートを作成して、各チーム メンバーにユーザー マニュアルに記入してもらいます。メンバーには、他の人に知られても構わないと感じる質問にのみ答えればよいと伝えます。以下に質問のヒントをいくつか挙げます。
At the top of the table, write the name of the project or initiative and the goal of this stakeholder communication plan. What is the purpose of this plan? For example:
- Build trust with our stakeholders.
- Reduce risks stemming from duplicated effort and dependency bottlenecks.
- Educate downstream teams about what we're doing and how it may affect their work.
2. 準備を整える
予測時間: 5 分
チーム メンバーに、パーソナル ユーザー マニュアル持参でミーティングに出席してもらいます。リモート チームの場合は、ビデオ会議で画面を共有できるようにします。対面の場合は、ユーザー マニュアルを共有できるミーティング スペースを用意します。紙のユーザー マニュアルを共有する場合でも、デジタル コピーも共有するようにしてください。次に、プレイのルールを説明します。
- このアクティビティは、チーム メンバーが仕事を完璧に行うための各メンバーの理想的な条件をサポートする方法を理解するために設計されています。
- 快適に共有していないと思うものを共有するようには、誰も無理強いしません。
- このミーティングは安全なスペースです。共有するものがチーム メンバーの不利益になるようには使用されません。
ヒント: 新規採用
新入社員が入ってきたら、最初の 90 日間に行う作業の 1 つとして、自分のユーザー マニュアルを作成して共有する作業を割り当てます。
3. パーソナル ユーザー マニュアルを共有する
予測時間: 30 ～ 60 分
各チーム メンバーは、ユーザー マニュアルをチームと共有し、コンテンツに関してチームメイトが抱えている質問に回答します。
ヒント: 新規採用
新入社員が入ってきたら、最初の 90 日間に行う作業の 1 つとして、自分のユーザー マニュアルを作成して共有する作業を割り当てます。
4. Add stakeholders to your project and communication channel
Est. time: 2 min
Next, add contributors and beneficiaries to the project in your tool of choice, like Atlassian Home or Jira. (The name for these users varies by project management tool. For example, in Atlassian, beneficiary stakeholders are called “followers” or “watchers.”)
Then, create a Slack or Teams channel with the same people for daily communication. If possible, integrate your project management system and communication tool (e.g., Jira and Slack) so that updates made in the project management system are automatically posted to the communication channel.
ヒント: 新規採用
新入社員が入ってきたら、最初の 90 日間に行う作業の 1 つとして、自分のユーザー マニュアルを作成して共有する作業を割り当てます。
5. Start communication and set expectations
Est. time: 2 min
Post a message in the communication channel to kick off the initiative, introduce everyone, and set expectations. You’ll want to provide an overview of:
- What the project is
- The goals of this individual project, plus the broader goals it ladders up to
What communication can they expect to receive, when, and how you would like them to engage
You can also talk with these stakeholders to better understand their priorities. That way, your team can adjust your communication plan and deliver even more value.
- このアクティビティは、チーム メンバーが仕事を完璧に行うための各メンバーの理想的な条件をサポートする方法を理解するために設計されています。
- 快適に共有していないと思うものを共有するようには、誰も無理強いしません。
- このミーティングは安全なスペースです。共有するものがチーム メンバーの不利益になるようには使用されません。
フォローアップ
共有
チームのユーザー マニュアルをチームの Confluence スペースやその他のファイル共有スペースにアーカイブしておきましょう。これにより、将来のチームメイトが簡単にマニュアルを閲覧できます。
その他のご質問がある場合は、
他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。
他のプレイも参照してください
ミーティング
週次チーム アップデート
別のミーティングを予定せずに、進捗を共有できます。
ミーティング
ページ主導のミーティング
より有意義なミーティングにするには、まず目的、期待される結果、主要な論点の概要を 1 ページにまとめます。
コミュニケーション
ユーザー マニュアル
チームメイトがあなたと働く最善の方法を理解するのに役立ちます。
デブリーフィング
ふりかえり
安全なスペースを提供し、何が有効で何が有効でなかったかについて話し合います。
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