이해 관계자 프로젝트 커뮤니케이션 계획

이해 관계자는 프로젝트 또는 이니셔티브에 직접적인 이해 관계를 가지고 있으며, 성공 여부에 따라 긍정적이든 부정적이든 영향을 받는 모든 관계자입니다.

이해 관계자에는 다음이 포함됩니다.

a) 기여자: 업무 수행에 필수적인 시간, 의사 결정 또는 전문 지식을 제공하는 관계자 또는 팀입니다. (즉, 핵심 프로젝트 팀의 팀원)

b) 수혜자: 직접 제공에 대한 책임은 없지만 프로젝트에서 혜택을 얻거나 영향을 받는 관계자 또는 팀입니다. 따라서 이들은 진행 상태를 알고 있어야 하지만 제공에 대해 직접적인 책임을 지지는 않습니다. (즉, 교차 기능 파트너, 리더, 임원 후원자, 인접 팀 또는 다운스트림 팀)

이해 관계자 프로젝트 커뮤니케이션은 프로젝트에 중요하고 프로젝트에서 혜택을 얻는 모든 관계자가 현재 상황과 그 이유를 명확히 이해하고 정렬 상태를 유지하며 목표 달성에 필요한 정보를 얻을 수 있도록 프로젝트에 대한 정보를 교환하는 것입니다.

최고의 프로젝트 관리자는 프로젝트뿐만 아니라 커뮤니케이션에 대해서도 육하원칙(누가, 무엇을, 어디서, 언제, 왜, 어떻게)을 계획합니다.

• 누가 이해 관계자 프로젝트 커뮤니케이션을 주도하며 누가 정보를 받아야 합니까?
• 무엇을 커뮤니케이션해야 합니까?
• 언제 그리고 어떻게 업데이트를 공유하고 논의할 것입니까?

프로젝트를 시작할 때마다 이 플레이를 실행하여 이해 관계자 커뮤니케이션을 어떻게 관리할지 계획하세요. 그리고 그 계획을 실행하여 프로젝트 전반에 걸쳐 이해 관계자에게 지속적으로 정보를 제공하세요.

타임라인이 촉박하고 급하게 진행되는 경우에도 빠르게 실행할 수 있는 매우 기본적인 이해 관계자 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립하세요. 하지만 이 단계를 아예 건너뛰어서는 안 됩니다. 이 단계를 건너뛰면 나중에 문제가 발생할 가능성이 높아집니다.

이 플레이를 실행하면 오해를 방지하고 공동 작업을 촉진하며 모두가 공통 목표에 집중할 수 있어, 프로젝트를 효율적이고 성공적으로 완료하는 데 도움이 됩니다.

연구 결과:

1. 프로젝트를 시작할 때 명백한 승인자뿐만 아니라 '이해 관계자 환경'을 체계적으로 매핑하면 사각 지대를 줄이고 영향력을 가진 숨겨진 관계자를 발견할 수 있습니다. (출처)
2. 이해 관계자 커뮤니케이션을 미리 계획하면(누가 어떤 정보를 언제, 어떤 채널을 통해 전달받아야 하는지) 변경 프로세스의 복원력을 높이는 데 도움이 됩니다. 변경 과정에서 체계화되고 시기적절한 커뮤니케이션 루틴을 유지하면 이해 관계자 참여를 촉진하고 더욱 협력적인 프로젝트 문화를 조성할 수 있습니다. (출처)
3. 이해 관계자 커뮤니케이션을 '이해 관계자를 위한 관리'로 접근하는 것, 즉 단순히 내가 전달해야 하는 업데이트가 아닌 이해 관계자가 받는 가치에 집중하는 것은 프로젝트가 더 지속 가능하고 상호 이익이 되는 결과를 창출하는 데 필요한 변화입니다. (출처)
4. 이해 관계자 업데이트를 위한 명확하고 예측 가능한 리듬을 구축하면 공동의 목표, 신뢰 및 원활한 정보 흐름이 특징인 긍정적인 '프로젝트 분위기'를 조성하는 데 도움이 됩니다. 이러한 분위기는 정해진 시간 및 예산 내에 목표에 정렬된 프로젝트의 성공률을 높이는 데 영향을 줍니다. (출처)