Cloud 導入ガイド
導入および変更管理計画の構築と実行を成功に導くためのリソース
アトラシアンの採用と変更管理ガイド
このガイドでは、チームの働き方やコラボレーションの方法に永続的な変化をもたらすことができるように、Atlassian Cloud を組織全体に大規模に展開するためのベスト プラクティスとヒントをご紹介します。このガイドには、ビジョンの設定、コア チームの編成、成功指標の定義、経営幹部のスポンサーシップの確保、パワー ユーザー コミュニティの育成、コミュニケーション戦略の設計、効果的なトレーニングとサポートの構築を行う方法が記載されています。
変更管理が組織にとって重要な理由
アトラシアンのお客様は、ミッション クリティカルなビジネス プロセスを強化するためにアトラシアン製品を利用しています。デジタル変革を受け入れてアジャイルな働き方を採用しながら、多くの企業が自社のツールセットを Atlassian Cloud に移行して、オーバーヘッドの削減、インフラストラクチャ コストの再配分、生産性の向上、組み込みのセキュリティとコンプライアンスによる安心の獲得を実現しています。
投資収益率を最大限に高めるには、チームが Atlassian Cloud を積極的に活用して日常業務を強化する必要があります。成功の鍵は導入にあり、導入においては、変更を通じて人々を導いていくことが求められます。
新しいクラウドへの投資を最大限に活用するには、チームがどのようにアプリを活用して調整を図り、共同作業を行うかについて、一貫したルーチンを構築する必要があります。Atlassian Cloud はそのためのフレームワークをもたらし、コラボレーション、知識の共有、大規模な実行を実現する反復可能なベスト プラクティスをチームに提供します。時間が経つにつれて、これらのルーチンは、チームワークを強化し、ビジネスに永続的な影響を与える習慣に変化していきます。
だからこそ、効果的な変更管理計画の構築が不可欠なのです。利害関係者の賛同からユーザー トレーニングまで、適切に設計された計画は、チームが新しいツールを採用し、移行を成功させ、Atlassian Cloud の長期的な価値を実現するのに役立ちます。詳しく見ていきましょう。
永続的な変化には努力が必要
実のところ、誰もが変更に対してある程度の疲弊感を覚えています。新しいツールであろうと、従う必要のあるプロセスであろうと、何かが常に変わっているように感じられます。チームに新しい変更を導入する計画を立てる際は、テクノロジーやソフトウェアの変更だけでなく、このことを考慮に入れることが重要です。変更によるあつれきを最小限に抑えるために効果的なのは、すべてのコンポーネントの方向性を同じにすることです。つまり、変更の有効性を実現し、持続させるには、人、プロセス、ツールがすべて調和して機能する必要があります。
最終的に、導入を永続的なものにするには、変更が日々どのように感じられるかが重要です。より迅速な成果、手作業の減少、新しい可能性の開拓などの明らかなメリットをユーザーが体験できれば、ユーザーがシフトを受け入れる可能性がはるかに高まります。クラウド ツールが作業を容易にし、より優れた成果をもたらすからこそ、それらを真に利用したいとユーザーが思える環境を作るよう努めましょう。
採用および変更管理プログラムを成功させるメリット
戦略的な導入と変更管理のプログラムは、次の 3 つの重要な成果をもたらします。
1. 生産性の向上
的を絞ったトレーニングとサポートを伴う適切な変更管理により、ユーザーは初日から運用を開始できます。ログイン認証情報やドキュメントを探し回ることなく、チームは結果につながるビジネス目標に集中できます。
2. シャドー IT の削減
Atlassian アプリを戦略的にデプロイすることで、チームはそれぞれのニーズに合わせて各アプリをいつ、どのように使用すべきかを確実に理解できます。適切なトレーニングとフィードバックのチャンネルを通じて技術要件が満たされていれば、チームは技術面、請求面、およびセキュリティ面でのリスクを引き起こすような、不正な代替手段を求めることはありません。
ヒント: 自動プロダクト ディスカバリー (Atlassian Guard または Cloud Enterprise で利用可能) を使用すると、組織内の不正なインスタンスを特定し、公式の IT 管理下に統合できます。
3. 時間とコストの節約
包括的な移行計画とよく練られた導入により、移行後のサポート チケットを減らし、費用のかかるやり直し作業を防ぐことができます。変更に適応できないチームは、多くの場合、費用のかかる再実装を必要とします。
採用の成功を妨げる一般的な障壁
上記のようなメリットがあるものの、変更が自然に達成されることはめったにありません。最もよくある障害には、次のようなものがあります。
- 惰性や、新しいプロセスに対する抵抗
- ビジネス チームと IT チーム間の目標の不一致
- 主要な意思決定者によるリーダーシップの支持が弱い
- 導入のフェーズに関するタイムラインの混乱
- エンド ユーザーへの価値提案が不明確
- 多すぎるツールと、使用に関するガイドラインの欠如
変更管理計画を導入することで、チームは何が、どのように、なぜ、いつ変更されるのかを理解できるようになり、成功に必要な知識とリソースも得られます。このガイドの残りの部分では、変更に備え、長期的な導入を促進するための実証済みの手順について概説します。
ヒント: 当社の変更管理計画テンプレートをダウンロードして、デジタル変革を計画し、このガイドで説明されている戦略を適用しましょう。変更管理計画テンプレートは、すべての利害関係者に常に情報を提供し、関与させながら、クラウド移行の計画と実行をガイドします。
ステップ 4: ロールアウトの範囲を広げる
ロールアウト戦略によって導入の方向性が決まります。段階的に開始する場合でも、すべてを一度に開始する場合でも、組織の規模、文化、ゴールに最適なアプローチを選びましょう。スコープを明確にすると、チームは期待すべきことを把握し、変更に対する信頼度を高めることができます。クリティカルなマイルストーンを視覚的に共有し、タイムライン フレームワークでスコープを伝達するための大まかなプロジェクト計画を作成します。
一斉ロールアウト
リフト アンド シフト アプローチを利用して、Atlassian Cloud を組織全体に一度に導入できます。このアプローチは、全社的なデジタルト変革やリーダーシップ主導の指示などに適しており、すぐに連携して勢いを生み出すことができます。
段階的ロールアウト
各部門またはパイロット グループごとにロールアウトし、学んだ教訓を新しい各フェーズに適用します。このアプローチにより、的を絞ったサポートを提供し、リスクを軽減し、意欲を高める成功事例を早期に作り出すことができます。
部門に優先順位を付ける
段階的なロールアウトを選ぶ場合は、緊密にコラボレーションしている部門から始めます。これらのユーザーは通常、同じツールを使用しており、新しいプロセスを標準化するために協力できます。これは、後でユースケースに優先順位を付ける際に役立ちます (詳細はステップ 8 を参照)。最初の抵抗を少なくするために、変化を積極的に受け入れることに定評のあるチームや部門にロールアウトすることもお勧めします。
どのようなアプローチを選ぶにしても、以下の変更の公式を必ず考慮に入れる必要があります。
- 影響を受けるのは誰か? (人)
- どのような影響を受けるか? 何が変化するか? (プロセス)
- どのツールを使用するか? (ツール)
ヒント: 1,000 人以上のユーザーを移行する場合は、FastShift プログラムについて、アカウント チームにお問い合わせください。専門家チームによる専用サポート (アドバイザリ サービスやソリューション パートナーなど) を活用して、移行を加速できます。移行のアプローチについてご質問がある場合は、サポートにもお問い合わせいただけます。
ステップ 5 - 8 を並行して実行する
ステップ 5 – 8 は、順次実行するよりも並行して実行する方が、アクティビティが相互に情報を提供し合うため、最適です。たとえば、ユーザーに必要なものや最も重要なユースケースを理解できるよう推進者がサポートし、それによってコミュニケーションやトレーニング計画が形作られます。これらのステップを同時に実行することで、より密接なフィードバック ループが作成され、Atlassian Cloud の立ち上げに着手する際に、すべてのチームが適切なコミュニケーション、トレーニング、必要なサポートを確実に受けられるようになります。
ステップ 6: コミュニケーション計画を立てる
ロールアウト チームが精査した計画が整いました。では、チームに変更を伝え、変更に対する前向きな感情を育むにはどうすればよいでしょうか。クリティカルなマイルストーンとコミュニケーションの頻度を視覚的に共有するための、大まかなコミュニケーション計画を作成します。
やり取りすべき頻度は?
繰り返しが重要です。お知らせを一度で全員に伝えようとするのは現実的ではないため、さまざまなチャンネルによる複数のコミュニケーションを計画します。チームが変更に慣れるために必要な時間を与えることで、ロールアウトの実施時に準備が整った状態にします。
発信者は?
人々は信頼するリーダーのメッセージに基づいて行動する傾向があります。エグゼクティブ スポンサー (ステップ 3) や推進者 (ステップ 5) に協力してもらい、最新情報を提供します。リーダーが関与すると、可視性や信頼性が高まります。
使用すべきチャンネルは?
複数のコミュニケーションを送信することになるため、最大限に伝達するには次のような複数のチャンネルを組み合わせて使用することを検討します。
- エグゼクティブ スポンサーからのメールや Loom
- 社内イントラネットまたはニュースレター
- Slack、Teams、Zoom の背景、デスクトップ スクリーンセーバー
- タウン ホール ミーティングまたはチーム ミーティング
- 物理的な看板や試供品 (ポスター、ラップトップのスタンプ)
- 既定の Jira ダッシュボードの概要ガジェット
- Data Center の Confluence ホーム ページ、Jira ホーム ページ、または Jira Service Management ヘルプ センターやポータルにあるお知らせやバナー
伝達するタイミングと内容は?
ユーザーへのコミュニケーションに完璧なレシピはありませんが、活用できるフレームワークを作成しました。これは推奨事項にすぎません。各フェーズのタイミングは移行計画によって異なります。サブグループに追加でコミュニケーションを送信する場合があります。たとえば、推進者の募集時や、開始前後のサポート チケットの大量発生に備えてヘルプ デスク チームを編成する時です。以下に説明する各メールにはテンプレートが用意されています。お客様の組織に合わせてカスタマイズできます。
コミュニケーションに使用するチャンネルに関係なく、Atlassian Cloud が (ステップ 8 で特定した) 独自の課題やユースケースにどのように結び付いているかを各チームが確認できるように、コミュニケーションをカスタマイズする時間を取りましょう。たとえば、マーケティング部門はキャンペーンのパフォーマンスを Jira でどのように追跡できるかを知りたいと考えますが、法務部門は Jira Service Management での契約書レビューのワークフローに重点を置きます。ライブ トレーニングの機会とその他の利用可能なリソースを必ずハイライトしてください。
ステップ 7: トレーニングとサポート計画を立てる
トレーニングを行うと、チームは初日から Atlassian Cloud に自信を持てるようになります。綿密な計画によって、必要なナレッジをユーザーに提供し、継続的なサポート チャンネルを確立して、長期にわたって導入を持続させます。
学習ハブを作成する
ユーザーに一元化された学習ハブへのアクセスを提供します。このハブは、Atlassian Cloud への移行を成功させるために必要なすべての情報のワンストップ ショップおよび信頼できる情報源として機能します。ハブには、ウェルカム メッセージ、学習リソースへのリンク、学習のタイムライン、ヒント シート、FAQ を含むリソースを掲載する必要があります。
ヒント: カスタム Jira オンボーディングなどのアプリ内機能を活用して、ハブをアピールしましょう。
すべての学習者向けのトレーニングを設計する
書面でのガイド、動画、インタラクティブなデモなど、さまざまな学習スタイルに合わせて複数の形式のリソースを提供します。Jira 課題の作成や Confluence ページの編集など、ユーザーが最も頻繁に行うタスクに重点を置くことで、トレーニングがすぐに関連があると感じられるようにします。
オンボーディング チェックリストを作成する
初めてのユーザー向けに、一般的なタスク (タイム ゾーンの設定など) と組織固有の構成のどちらも網羅した、簡単なチェックリストを用意します。明確なガイダンスがあれば、混乱が減り、新しいクラウド ツールに慣れるまでの時間が短縮されます。
また、オンデマンドの学習コースにユーザーを誘導すれば、ユーザーは Data Center と Cloud の違いをすばやく把握でき、Jira、Confluence、Jira Service Management へのクラウド移行を迅速に行えます。
IT 部門と推進者を支援する
エンド ユーザーだけでなく、IT 管理者と推進者のネットワークにトレーニングを行います。トレーニングを行うことで、サポート チームは課題を迅速に解決する準備が整い、推進者は質問に答え、チーム内でベスト プラクティスを共有できるようになります。
継続的にサポートを提供する
ユーザーが質問をし、すばやく回答を得られる Slack チャンネルや Teams チャンネルを設定します。これらのスペースを監視するよう推進者に促し、IT 以外の分野にもサポートを拡張できるようにします。
ヒント: こちらのガイドとお客様独自のカスタム FAQ ドキュメントをクラウド アプリのトレーニングの基礎としてご利用ください。ガイドには、導入の開始前に説明しておくべき重要な変更点が記載されており、新規ユーザーからの質問を調べるのに活用できます。その後、独自の FAQ を常に更新されるドキュメントとして活用し、アプリのライフサイクル全体を通してよくある質問を収集して対処します。
ステップ 8: ユーザー受け入れテスト
実際の問題が解決されたことをチームが確認できれば、導入は成功です。各部門にとって最も重要なユースケースにロールアウトの重点を置けば、ユーザーはすぐに Atlassian アプリを日常業務に結び付けることができます。
課題を明確にする
これを行うためには、現在の課題を特定し、Atlassian アプリを使用してそれらの課題を解決する方法を見つけます。ビジネス分野の SME と協力して、複数のチーム全体の課題を特定します。プロセスの速度が遅い、引き継ぎが途切れる、または作業を見失う箇所を尋ねます。これらの課題は、導入の入口として最適です。
ユースケースを定義する
ロールアウトの範囲を定め、どの部門に最初に導入するかの優先順位を決めたら、部門ごとにユースケースを選ぶことができます。繰り返しになりますが、ビジネス分野の SME と協力して適切なユースケースを特定しましょう。クラウドではユースケースが異なって見えたり、まったく新しいものに見えたりするためです。
各部門 (または組織全体) で導入するユースケースをどのように特定するかの例を以下に示します。
部門 | 現在の課題 | ユースケース |
|---|---|---|
| マーケティング | 現在の課題
| ユースケース
|
| 人事 | 現在の課題
| ユースケース
|
| 法務 | 現在の課題
| ユースケース
|
| オペレーション | 現在の課題
| ユースケース
|
一度に処理できないほど多くのユースケースが明らかになる可能性があるため、小規模なものから始め、最初に取り組むべきものに優先順位を付けます。ビジネスへの影響とチームの準備状況に基づいて優先順位を付け、意欲的なグループでパイロットを実施します。早い段階で成功すれば、社内のケース スタディとなり、より広範なロールアウトに向けた勢いが生み出されます。
ヒント: 古いワークフローをクラウドに複製するのではなく、移行を機会として活用し、Atlassian Cloud に組み込まれた新機能を簡素化、最新化し、詳細を確認しましょう。
準備状況を確認する
導入を拡大する前に、ロールアウトでチームが初日からサポートを受けられることを確認します。MVP (実用最小限の製品) を定義し、UAT (ユーザー受け入れテスト) を実施して、移行が安定性を保ち、事業を継続できるようにします。
MVP は、開始直後に、チームが成功するために必要な基本機能を概説するものです。これは日常業務の 70 – 80% を占め、ビジネスに不可欠なワークフローや機能に重点を置く必要があります。MVP が定義され合意されると、UAT でどのテストを実行するかを決定するために使用されます。
UAT は、移行前に実際のユーザーで MVP を検証するものです。UAT で、ワークフロー、統合、主要な機能が予想どおりに機能することを確認して、チームが自信を持てるようにし、改善点を早期に発見できるようにします。
ヒント: UAT のパイロット ユーザーには、推進者、パワー ユーザー、管理者、および各主要部門から少なくとも 1 名の代表者を含める必要があります。これらのユーザーは包括的なフィードバックを提供し、想定外の事態を減らし、組織全体での導入に向けた前向きな姿勢を生み出す必要があります。
推進者を特定する方法
推進者コミュニティの構築に関心を持っていても、その仕事に適切な人材を特定するにはどうしたらよいでしょうか。まず、すでに強い関心を示している人を探しましょう。
監査ログは、頻繁にログインして複数のアプリで積極的に作業を行っているパワー ユーザーを見つけるのに役立ちます。たとえ技術的な専門家でなくても、そこからモチベーションの高い他の同僚にコミュニティを広げていきます。管理者は、個々のアプリと組織全体の監査ログを確認できます。
個別のアプリの監査ログにアクセスするには、[設定] > [トラブルシューティングとサポート] > [監査ログ] に移動します。
ヒント: Jira Cloud と Confluence Cloud での監査アクティビティの詳細については、サポート ドキュメントをご確認ください。
すべての Atlassian アプリのデータを単一のビューで表示する組織全体の監査ログにアクセスするには、admin.atlassian.com にアクセスしてから、[インサイト] > [監査ログ] に移動します。そこで、以下のようなアプリ内の主要なアクションを検索できます。
アカウントにログイン
サイトを新規作成
Confluence ページを削除
注: Atlassian Cloud では、Atlassian Guard Standard の有効なサブスクリプションがあれば、組織全体の監査ログにアクセスできます。このサブスクリプションはすべての Enterprise プランに含まれています。または、個別にご購入いただけます。組織全体の監査ログによるユーザーが作成したアクティビティの追跡は、Enterprise プランでのみご利用いただけます。
ヒント: ご利用中のプランが Premium 以上である場合は、Confluence アナリティクスを使って最もアクティブな Confluence 投稿者をハイライトできます。
1. 変更 = 人 + プロセス + ツール
成功する変更は、常に人から始まります。多くのイニシアチブが難航するのは、プロセスや技術だけに焦点を当てているからです。個人、チーム、組織にとってのメリットを強調し、明確に伝えることで、認知度と関心を高めます。変更によって作業が簡単になることが分かれば、従業員がその変更を受け入れる確率が高まります。
2. 導入は継続的なプロセス
変更に関するコミュニケーションを開始することは、ほんの始まりに過ぎません。承認し、受け入れ、適応してもらう必要があるため、実際の導入には時間がかかります。一貫性のある更新情報でメッセージを強化しつつ、技術が進化していることも忘れないでください。新機能や改善点について常にユーザーに情報を提供することで、導入を継続的に拡大できます。
ヒント: ニュースレター、イントラネット、Slack/Teams チャンネルをすでにお持ちの場合は、毎月のヒントやコツ、新機能のハイライト、トレーニングの機会を共有することを検討しましょう。
3. ユーザーがいる場所でつながる
新しいアプリが既存のワークフローにどのように適合するかをチームに示します。新しいプロセスやツールが何に取って代わるのかを明確にして、その導入を日常業務に直接結びつけます。共感が重要: 中断ではなく継続を目にすることで、変更に対処できると感じるようになります。
ヒント: Jira などの Atlassian アプリが Slack などのツールとどのように統合されるのかデモンストレーションしましょう。統合することで、トランジションがよりスムーズになります。また、クラウドによって作業が中断するどころか、強化できる仕組みをユーザーに示します。統合の詳細についてはこちらをご覧ください。
4. 経営トップの方向性を示す
ロールアウトの計画時に、変更を支持する上級管理職やリーダーに参加してもらうと、その変更が組織的により広く受け入れられるようになります。正式なエグゼクティブ スポンサーに加えて、変更をさらに支援する複数のシニア リーダーを追加することを検討しましょう。シニア リーダーが参加して支援するという通知を各部門に転送するだけで済み、簡単です。また、特にシニア リーダー向けのトレーニング セッションを開催することをお勧めします。それにより、シニア リーダーはチームへの影響を確認できます。
経営陣の賛同を得ることで導入を加速できます。エグゼクティブ スポンサーと併せて、他のシニア リーダーにも変更を支持してもらいましょう。ロールアウトに関するお知らせを転送したり、トレーニング セッションに参加したりするなど、些細な行為であってもこの取り組みの重要性をチームに示すことができます。また、ツールとユーザーの視点をどちらも理解できるように、専用のリーダー トレーニングを開催することもお勧めします。
5. 推進者コミュニティを早期に構築する
あらゆるレベルの推進者に、可能な限り早い段階から参加してもらいます。推進者たちの熱意や信頼性は、広範囲にロールアウトする前に、部門内での導入を早めるのに役立ちます。推進者向けのパイロット プログラムでは、最初にツールをテストし、同僚をオンボーディングし、広範囲でのローンチを強化するための貴重なフィードバックを提供することができます。推進者は、メッセージがうまくいっているかどうか、どこを改善できるかを教えてくれるため、軌道修正を行い、ロールアウトの成功率を高める機会が得られます。
6. 楽しく実行する
適宜、気軽なアクティビティによって導入にゲーム要素を取り入れることで、勢いを生み出し、エンゲージメントを構築します。
- ツールの使用に関して、部門間で友好的な競争を実施する
- 最もクリエイティブなユースケースを募集する
- 月刊ニュースレターで成功事例やユースケースを特集する
7. 説明するより見せるほうがうまくいく
デモンストレーションは常に、指示だけ行うよりも効果的です。実際のシナリオでツールがどのように機能するかをユーザーに示すことを中心に、トレーニング計画を立てます。
- チームがアプリを実際に試すことができる、ランチ & ラーニング セッションを開催する
- 実際のユースケースに合わせた部門別のトレーニングを提供する (推進者が主導するのが理想)
- これらのセッションを記録して、新入社員のオンボーディングに再利用する
8. オープンなフィードバック ループを維持する
ユーザーが「意見を聞いてもらえている」と感じたときが、ロールアウトの絶好のチャンスです。推進者、Slack や Teams チャンネル、アンケート、またはサービス デスクを通じて、フィードバックをどのように収集し、対応するかを定義してください。適切なフィードバック ループは、懸念事項に迅速に対処し、ベスト プラクティスを収集し、導入がもたらすビジネス成果を追跡するのに役立ちます。抵抗が生じる場合がありますが、変更の理由、提供する支援とサポート、利用可能なフィードバック チャンネルを改めて伝えるコミュニケーションによって、直接対処できます。
導入および変更管理のリソース
Atlassian Cloud アプリで成功するためのユーザー設定
包括的な "Atlassian Cloud で成功するためのユーザー設定" ガイドでチームの可能性を最大限に引き出しましょう。このガイドでは、サイトへのアクセス方法やオンプレミス アプリとの違いをハイライトしています。
変更管理計画テンプレート
このガイドと併用するよう設計された、使いやすい変更管理計画テンプレートで、組織の変更を効率化できます。
Atlassian Cloud アプリを紹介するためのメール テンプレート
クラウドのロールアウト全体を通してチームに情報を提供し、関与させるのに役立つメール テンプレートを使用して、コミュニケーション計画をすぐに開始しましょう。
Atlassian アプリのクイック スタート ガイド
Atlassian アプリのクイック スタート ガイド、ライブ トレーニングの機会、その他の利用可能なリソースを活用して、チームが Jira Cloud、Confluence Cloud、Jira Service Management Cloud を迅速に導入して運用を開始できるようサポートしましょう。
オンボーディングとトレーニングのリソース ハブ
Loom や Rovo といったアプリ向けのガイドやウェビナーなど、オンボーディングとトレーニングのリソース ハブの厳選されたリソースを利用して、効果的なトレーニング プログラムを構築できます。
Loom 関連リソース
ロゴ: Rovo
Rovo 関連リソース