Loom의 동영상 녹화로 내부 커뮤니케이션을 간소화하는 방법

내부 커뮤니케이션을 마스터하고 병목 상태를 줄이는 5가지 단계

다음의 5가지 단계를 따라 내부 커뮤니케이션을 개선하고 불필요한 지연 없이 업무를 원활하게 진행하세요.

1단계. 커뮤니케이션 병목 상태 파악

녹화를 시작하기 전에 잠시 멈춰 팀이 어디에서 시간을 낭비하는지 파악합니다. 가장 큰 마찰을 일으키는 메시지 유형을 살펴보세요. 여러 번 주고받아야 하거나 오해를 불러일으키거나 불필요한 미팅에 팀원들을 소집하게 만드는 메시지입니다.

내부 커뮤니케이션이 중단되는 대표적인 영역은 다음과 같습니다.

• 상태 업데이트 및 체크인: 진행률을 공유하기 위해서만 존재하는 정기 미팅은 대개 모든 팀원이 편한 시간에 확인할 수 있는 녹화된 업데이트로 대체할 수 있습니다.
• 프로세스 설명: 여러 단계의 워크플로에 대한 서면 설명은 길어지고 이해하기 어려워지는 경향이 있습니다. 시각적 자료를 통해 즉각적으로 내용을 이해할 수 있는 경우라면 특히 그렇습니다.
• 피드백 및 검토: 디자인, 문서 또는 프로젝트 계획에 대한 자세한 피드백을 입력하는 데는 시간이 오래 걸리며, 화면 녹화로 몇 분 만에 포착할 수 있는 뉘앙스를 놓치는 경우가 많습니다.

커뮤니케이션 지연이 발생하는 지점을 파악했다면, 어떤 메시지를 동영상으로 만드는 것이 더 효과적일지 결정하세요. 모든 메시지를 녹화해야 하는 것은 아닙니다. 예를 들어, '예 또는 '아니요'로 답할 수 있는 간단한 질문은 여전히 채팅으로 하는 것이 좋습니다. 하지만 무언가를 보여주거나 단계별로 설명해야 하는 작업이라면 동영상으로 녹화하는 것이 좋습니다.

2단계. Loom을 사용하여 짧고 핵심만 담은 동영상 녹화

최고의 Loom 동영상은 간결하고 한 가지 주제만 다루며 요점을 바로 전달합니다. 2~5분을 목표로 하세요. 내용을 확실히 다루기에 충분히 길면서 실제로 끝까지 볼 수 있을 만큼 짧은 시간입니다.

Loom의 화면 녹화기를 사용하면 쉽게 녹화할 수 있습니다. 화면 또는 카메라를 공유하거나 둘 다 한 번에 공유할 수 있어, 스프레드시트에 관해 설명하거나 기능을 시연하거나 프로세스를 안내하는 동안 팀원들도 내가 보는 화면을 동일하게 봅니다.

녹화하는 동안 다음의 몇 가지 사항에 유의하세요.

• 목적부터 시작: 시청자가 자신과 관련 있는 내용인지 당장 판단할 수 있도록 처음 10초 안에 동영상에서 다루는 내용과 그 중요성을 설명합니다.
• 컨텍스트를 제공하기 위해 화면 공유 활용: 설명하는 동안 화면을 함께 보여주면 오해가 줄어들고 텍스트 기반 설명에서 흔히 발생하는 불필요한 질의응답도 없어집니다.
• 명확한 다음 단계를 제시하며 마무리: 놓치는 사항이 없도록 시청자에게 무엇을 해야 하는지 알려줍니다. 예를 들어 응답, 작업 또는 단순한 확인이 있습니다.
  

3단계. 간편하게 액세스할 수 있도록 Loom 동영상을 공유 작업 영역에 저장

동영상을 찾기 쉬울수록 미팅이나 긴 이메일 스레드 대신 동영상을 활용할 가능성이 더 높아집니다. 녹화 동영상 라이브러리를 구축하기 시작했다면 체계화하기 위한 시스템이 필요합니다. 목표는 팀원들이 오래된 스레드를 일일이 찾아보거나 링크를 다시 보내달라고 요청하지 않고도 필요한 정보만 찾을 수 있도록 내부 커뮤니케이션을 체계화하는 것입니다.

팀에 적합한 체계를 구축하세요. 예를 들어, 각 그룹이 녹화 동영상을 저장할 수 있는 전용 공간을 갖도록 부서별로 별도의 폴더를 만들 수 있습니다. 또는 온보딩, 제품 업데이트 또는 프로세스 설명서와 같은 주제별로 동영상을 그룹화하여 주제별로 체계화할 수도 있습니다. 그러면 녹화한 사람이 아닌 찾는 내용을 기준으로 탐색할 수 있습니다.

가장 중요하거나 자주 참조하는 동영상은 언제든지 쉽게 찾을 수 있도록 공유 Slack 채널이나 프로젝트 관리 도구에 고정해 둡니다.

4단계. 동영상을 기존 도구에 통합하여 컨텍스트 전환 최소화

팀이 매일 사용하고 있는 내부 커뮤니케이션 도구가 있을 것입니다. 동영상을 봐야 할 때마다 별도의 플랫폼으로 이동할 필요가 없도록 동영상을 통합하세요.

Loom은 Slack, Jira 및 Confluence와 같은 도구와 통합되므로 팀이 이미 작업 중인 곳에 바로 녹화 동영상을 포함할 수 있습니다. 개발자는 Jira 티켓 내에서 바로 버그 보고서 설명을 볼 수 있고, 관리자는 Confluence에서 나가지 않고도 동영상 프레젠테이션을 검토할 수 있습니다.

관련 작업이 이루어지는 도구 안에 동영상이 있으면, 전체 상황을 파악하느라 여러 앱을 오갈 필요가 없습니다. 프로젝트 세부 정보와 함께 시각적 설명을 바로 확인하면, 후속 질문이 줄어들고 의사 결정을 더 빠르게 내릴 수 있습니다. 작업, 컨텍스트 및 동영상 설명과 같은 모든 정보를 한곳에서 확인할 수 있어 전달 과정에서 정보가 누락되는 일이 없습니다.

5단계. 비동기식 커뮤니케이션을 장려하여 공동 작업을 효율적으로 유지

내부 커뮤니케이션에 Loom을 사용하여 얻는 가장 큰 장점 중 하나는 비동기식 커뮤니케이션을 지원한다는 점입니다. 원활한 정보 전달을 위해 모든 팀원이 동시에 있을 필요가 없습니다. 라이브 미팅을 여는 대신 동영상을 녹화하면 팀원들이 자신의 일정에 맞춰 동영상을 볼 수 있습니다.

이 방식은 여러 표준 시간대에 걸쳐 작업하는 분산된 팀에 유용합니다. 모든 팀원에게 맞는 미팅 시간을 찾느라 애쓰는 대신, Loom을 통한 비동기식 작업을 도입하면 팀원들이 작업하는 장소 또는 시간과 관계없이 모두가 최신 정보를 공유할 수 있습니다.

비동기식 공동 작업의 생산성을 유지하려면 팀이 Loom의 댓글 및 반응 기능을 사용하도록 권장하세요. 시청자는 동영상의 특정 부분에 타임스탬프가 포함된 댓글을 남길 수 있어, 별도로 미팅을 진행하지 않아도 집중된 논의 스레드가 만들어집니다.

Loom으로 녹화할 수 있는 내부 커뮤니케이션의 예시

Loom은 설명하기보다 보여주는 것이 더 쉬운 거의 모든 메시지에 효과적입니다. 팀이 만드는 가장 대표적인 녹화 동영상은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 업데이트: 이해 관계자가 편한 시간에 볼 수 있도록 진행률, 블로커 및 다음 단계를 간략하게 녹화하여 공유합니다.
• 온보딩 안내: 신규 직원이 업무에 적응하는 동안 언제든지 다시 볼 수 있는 교육 동영상을 통해 도구, 프로세스 및 팀 규범을 설명합니다.
• 프로세스 안내: 워크플로 완료, 요청 제출 또는 소프트웨어 사용 방법을 단계별로 정확하게 보여줍니다.
• 미팅 요약: 미팅에 참석하지 못한 팀원도 전체 컨텍스트를 파악할 수 있도록 미팅에서 결정된 사항 및 작업 항목을 요약합니다.
• 팀 공지: 회사 소식, 정책 변경 사항 또는 팀 마일스톤을 대량 이메일보다 더 친근한 느낌을 주는 형식으로 공유합니다.
• 도구 데모: 팀이 별도의 교육 세션을 예약하지 않고도 사용법을 익힐 수 있도록 새로운 기능 또는 소프트웨어 업데이트에 대한 간단한 설명을 녹화합니다.