Het System of Work in de praktijk
Ontdek wat het Teamwork Lab van Atlassian heeft geleerd over hoe succesvolle technologiegedreven organisaties teamwerk nuttig maken.
Stel alle teams in staat om samen impact te maken
Onze in het lab geteste, door teams goedgekeurde praktijken zijn de kerngedragingen die samen een System of Work vormen.
Werk afstemmen op doelen
Samen werk plannen en volgen
Gezamenlijke kennis benutten
De volledige kracht van AI-teamgenoten realiseren
Werk afstemmen op doelen
Teams met duidelijke doelen zijn 20% effectiever.
Wanneer doelen zichtbaar zijn en bedrijfsprioriteiten weerspiegelen, worden ze een krachtig hulpmiddel om teams op één lijn te brengen en betekenisvolle voortgang te stimuleren. Een geweldig doel maakt teamwerk voor iedereen eenvoudiger.
Werkwijzen
- Stel duidelijke en ambitieuze doelen
- Maak doelen inzichtelijk
- Gebruik doelen om werk af te stemmen op prioriteiten
Stel duidelijke en ambitieuze doelen
Stel jaarlijks slechts 3-5 doelen per team
Dit dwingt je om minder prioriteit te geven aan minder belangrijk werk en om je te concentreren op wat het belangrijkst is. Elk doel moet reflecteren wat je wilt bereiken en hoe je meet of je hierin geslaagd bent. Ook moeten de doelen ambitieus genoeg zijn om iedereen uit zijn of haar comfortzone te krijgen.
Stel gedeelde doelen
Wanneer teams een gemeenschappelijk doel hebben, zijn ze eerder geneigd om effectief samen te werken en de beste oplossing te ontwikkelen.
Controleer de doelen elk kwartaal (en pas ze indien nodig aan)
Nuttige doelen reflecteren het belangrijkste werk. Als je tijdens een kwartaalcontrole ontdekt dat een doel niet meer aansluit bij je belangrijkste strategische prioriteiten, moet je deze bijwerken.
Maak doelen inzichtelijk
Documenteer doelen in een gecentraliseerd platform
Wanneer iedereen elkaars doelen kan zien en welke projecten en teams deze realiseren, neemt de hoeveelheid silo's en dubbel werk af.
Vertel wat je met je doelen wilt bereiken
Schets een visie voor de toekomst en beschrijf hoe de doelen die je hebt gesteld iedereen gaan helpen om daar te komen. Door werk te koppelen aan het grotere geheel maak je teams gemotiveerder en meer betrokken.
Deel regelmatig voortgangsupdates
Documenteer de maandelijkse voortgang voor doelen en de wekelijkse voortgang voor projecten. Updates moeten naar belangrijke belanghebbenden worden gestuurd die teams kunnen helpen de support te krijgen die ze nodig hebben om voortgang te boeken.
Gebruik doelen om werk af te stemmen op prioriteiten
Stem alle projecten af op de doelen
Plaats projecten onder relevante doelen om te laten zien wat er nodig is om dat doel te bereiken.
Rangschik je doelen op volgorde van prioriteit
Stel een maandelijks ritueel in om te controleren of teams nog steeds gefocust zijn op het belangrijkste werk. Prioriteer doelen alleen opnieuw als het absoluut noodzakelijk is.
Samen werk plannen en volgen
Met duidelijke processen maken teams 4,6x meer kans om productief te zijn.
Wanneer teams duidelijkheid hebben over hoe het werk wordt gedaan en waarom ze het doen, werken ze sneller en nemen ze betere beslissingen. Teamdoelen vertalen zich naar zinvol werk wanneer er processen worden ingevoerd die ieders topprioriteiten duidelijk maken.
Werkwijzen
- Creëer een duidelijk begrip van het plan en het doel
- Maak duidelijk wat er gedaan moet worden
- Leer en pas plannen aan voor impact
Creëer een duidelijk begrip van het plan en het doel
Schrijf een duidelijke instructie aan het begin van elk project
Een nuttige instructie schetst het probleem dat je oplost, je primaire doelgroep, de impact die je wilt stimuleren en ieders verantwoordelijkheden. Houd alles zo eenvoudig mogelijk en zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de instructies.
Wijs belanghebbenden en teamgenoten toe
Identificeer aan het begin van een project wie er betrokken zijn en hoe diegenen de meeste impact kunnen hebben. Stel de juiste communicatiekanalen en -frequentie in om alle partijen geïnformeerd en up-to-date te houden.
Stel werkovereenkomsten in
Creëer een duidelijk begrip van hoe iedereen gaat werken en communiceren tijdens het project. Gedeelde rituelen en verwachtingen helpen teams sneller te werken en effectiever samen te werken.
Maak duidelijk wat er gedaan moet worden
Verdeel werk in duidelijke taken met duidelijke eigenaren
Wijs een eigenaar toe aan elke taak. De eigenaar is iemand die het werk vooruit helpt totdat de taak voltooid is. Maak een definitie van 'gereed', zodat iedereen weet wanneer het werk af is.
Wijs taakafhankelijkheden toe
Markeer taken die zijn verbonden met elkaar. Bijvoorbeeld: 'Bedrijfsbrede aankondiging versturen' kan niet worden gedaan totdat 'Goedkeuring van interne communicatie krijgen' gereed is. Dit maakt duidelijk wanneer wat moet gebeuren.
Houd de voortgang van het project zichtbaar
Documenteer de voortgang van taken en werk hun status in realtime bij. Deel wekelijkse updates die potentiële risico's en belangrijke prestaties bevatten met belanghebbenden.
Leer en pas plannen aan voor impact
Bouw reflectiemomenten in elk project in
Plan reflectiemomenten gedurende de hele projectcyclus, zoals pre-mortems, tussentijdse check-ins en post-mortems. Reflectierituelen helpen teams risico's te beperken, herhalende problemen te voorkomen en hun processen te verbeteren en te automatiseren.
Maak processen om werk snel op gang te krijgen
Stel kanalen in waar teams snel support van het management kunnen krijgen wanneer dat nodig is. Bied begeleiding over wanneer problemen naar het management moeten worden geëscaleerd.
Stel tijdgebonden mijlpalen vast
Stel duidelijke deadlines in voor bepaalde projectfasen en bekijk de voortgang als team om de twee weken. Regelmatige afstemming over kortetermijnplannen helpt teams gefocust te blijven op oplevering en zorgt ervoor dat teamleden blijven leren terwijl ze bezig zijn.
Gezamenlijke kennis benutten
Selfservice kennis helpt teams sneller en slimmer te werken.
Wanneer teams gemakkelijk van elkaar kunnen leren, verspillen ze minder tijd aan het zoeken naar context en kunnen ze beter de juiste problemen samen oplossen.
Werkwijzen
- Deel informatie asynchroon
- Geef de voorkeur aan kwaliteit boven kwantiteit
- Gebruik AI om kennis naar boven te halen
Deel informatie asynchroon
Deel maandelijkse updates over topprioriteiten
Communiceer hoe de huidige prioriteiten verbonden zijn met bedrijfsdoelen en waarom ze belangrijk zijn. Maak een doorlopende dialoog met teams om ze te helpen context te begrijpen, problemen te melden en hun werk voortdurend af te stemmen op de strategische richting van het bedrijf.
Vervang meer vergaderingen door inhoud van hoge kwaliteit
Te veel vergaderingen worden gebruikt om informatie te delen of over werk te praten. Dit is tijdsverspilling en levert geen toegankelijke documentatie op. Moedig teams aan om dit soort vergaderingen te vervangen door hoogwaardige geschreven materialen en video's.
Begin elke vergadering met een pagina
Begin een vergadering met een pagina die de context, vergaderdoelen en belangrijke discussiepunten weergeeft. Documenteer vervolgens alle beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen. Je pagina wordt dan onderdeel van het gedeelde kennissysteem van je bedrijf.
Geef prioriteit aan de kwaliteit van inhoud boven kwantiteit
Wees duidelijk en beknopt
Richt je op wat je doelgroep moet weten en waarom het belangrijk is en maak het niet ingewikkelder dan nodig. Duidelijke, to-the-point boodschappen steken boven de ruis uit en zetten aan tot actie.
Betrek meerdere bijdragers voordat je pagina's met de meerderheid deelt
Laat verschillende bijdragers pagina's beoordelen en aanvullen voordat je ze buiten het team deelt. Dit bevordert afstemming en vermindert tegelijkertijd overbelasting van inhoud.
Zorg voor georganiseerde transparantie: maak werk in een vroeg stadium toegankelijk voor iedereen, maar markeer de status
Geef duidelijk aan of inhoud nog in ontwikkeling is of officieel goedgekeurd. Gebruik onderwerpen en aparte ruimtes om aan te geven of inhoud vroege ideeën betreft, klaar is voor feedback of officiële richtlijnen bevat. Hiermee kan iedereen leren van en voortbouwen op elkaars werk, terwijl ze weten waar ze op kunnen vertrouwen.
Gebruik AI om kennis naar boven te halen
Zet alles online zodat AI er toegang toe heeft
Maak een centrale plek voor informatie over doelen, projecten en teams. Wanneer kennis doorzoekbaar en actueel is, wordt het een krachtig hulpmiddel voor afstemming, slimmere besluitvorming en innovatie.
Maak rituelen voor het bijwerken van documentatie
Genereer eenvoudige gewoontes en werk samen met AI-agents om ervoor te zorgen dat documentatie actueel is. Wanneer teams kennis regelmatig bijwerken, kan AI de juiste informatie op het juiste moment naar boven brengen en kunnen mensen vertrouwen op wat ze vinden.
Zoek eerst, vraag daarna
Onderdruk de neiging om collega's een bericht te sturen wanneer je informatie zoekt. Werk in plaats daarvan samen met AI om eerst in bestaande documentatie te zoeken.
De volledige kracht van AI-teamgenoten realiseren
Succesvolle teams integreren AI als onderdeel van het team.
Het gaat niet alleen om het automatiseren van taken. Teams die het meeste voordeel halen uit AI moedigen experimenteren aan en bouwen samen met agents om nieuwe niveaus van innovatie en efficiëntie te ontgrendelen.
Werkwijzen
- Gebruik AI om het leren te versnellen
- Word een bouwer
- Maak AI onderdeel van het team
Gebruik AI om het leren te versnellen
Breng context naar elke workflow
Werk samen met AI-agents om verspreide data snel om te zetten in bruikbare inzichten bij elke stap van je workflow, zodat je slimmere, snellere beslissingen kunt nemen.
Gebruik AI om onderzoek te versnellen
Stel teams in staat om snel deskundige inzichten en kennis te verkrijgen. AI synthetiseert en analyseert grote datasets efficiënt, verlaagt drempels voor onderzoek en maakt leren sneller en toegankelijker. Deze aanpak bevordert een cultuur van nieuwsgierigheid, creativiteit en innovatie.
Pas gemeenschappelijk leren toe om impact te versnellen
Teams leren het beste van elkaar hoe ze met AI kunnen werken, niet via formele training. Stimuleer implementatie die tot impact leidt door demodagen, Slack-kanalen en communitygroepen op te zetten waar mensen echte use cases kunnen laten zien, inzichten kunnen delen en anderen kunnen helpen nieuwe manieren te ontdekken om waarde uit AI te halen.
Word een bouwer
Genereer en test AI-teamgenoten
Stel teams in staat om AI-agents aan te maken en continu te verbeteren die hun dagelijkse taken ondersteunen. Wanneer AI wordt aangepast aan de specifieke behoeften van een team en individu, wordt het een actieve deelnemer in het uitvoeren van het werk.
Raak vertrouwd met experimenteren
Bevorder een cultuur die experimenteren ondersteunt en teams de mogelijkheid geeft om innovatieve manieren te ontdekken om AI in hun workflows te integreren.
Bouw vertrouwen en transparantie op
Onzekerheid vertraagt experimenteren. Transparante tools, duidelijke beleidsregels en open communicatielijnen stellen teams in staat om veilig en vol vertrouwen te leren en te experimenteren met AI.
Maak AI onderdeel van het team
Maak AI-agents tot vaste samenwerkingspartners
Creatieve en technische partners voor het brainstormen over en het herhalen en verfijnen van ideeën. Gebruik ze als assistenten voor het automatiseren van routinetaken, zodat er tijd vrijkomt voor meer strategisch werk. Gebruik agents als deskundige adviseurs om kennis uit te breiden, de besluitvorming te verbeteren en ervoor te zorgen dat je team kan innoveren en efficiënt kan presteren.
Werk samen met AI om innovatiecycli te versnellen
Zet ideeën sneller om in tastbare resultaten. AI helpt teams om snel van brainstormen naar gestructureerde concepten, presentaties of prototypen te gaan, waardoor directe feedbacklussen ontstaan die zorgen voor afstemming. Door AI-gegenereerde output binnen enkele seconden of minuten te zien, kunnen teams hun denkproces vroegtijdig verfijnen, waardoor misverstanden en verspilde moeite worden verminderd.
Definieer duidelijke rollen voor AI-teamgenoten
De beste teams zitten op één lijn met de doelstellingen en het plan van aanpak. Dat geldt ook voor teams die bestaan uit een combinatie van mensen en AI. Beslis als team welke taken AI zal uitvoeren en hoe het zal samenwerken met de rest van het team.
De wetenschap van effectief teamwerk
Teamwork Lab van Atlassian is een groep wetenschappers die zich toelegt op het ontwikkelen van best practices voor moderne teams. Hun bevindingen sturen het ontwerp van Atlassian's Werkwijzen en apps, en helpen organisaties bij het implementeren van het Atlassian System of Work.
Versnel je succes met ons teamdraaiboek
Het teamdraaiboek van Atlassian is een collectie tactische oefeningen die zijn ontworpen om je te helpen bij het implementeren van onze werkwijzen voor System of Work. Spellen zijn bewezen effectief om teams beter te laten samenwerken en uitdagingen sneller op te lossen.
Vergaderingen
Wekelijkse teamupdates
Deel hoe het ervoor staat zonder weer een vergadering te plannen.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Communicatie
Gebruikershandleiding
Vertel je teamgenoten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Gerelateerde resources
2025 State of Teams
Maak het makkelijk voor teams om essentiële bedrijfskennis te vinden en bij te dragen.
Rapport over samenwerking op het gebied van AI
Nieuw onderzoek: betere vergaderingen beginnen met een pagina