Doelstellingsstrategieën voor projectmanagers

Misschien wil je volgend jaar een promotie in de wacht slepen. Of eindelijk je Etsy-winkel openen. Of een professionele mijlpaal bereiken, zoals teamlead worden. Is dit het jaar waarin je leert waterskiën terwijl je jongleert met een brandende baton?

Je hebt genoeg doelen, zowel voor jezelf als voor je team. Misschien lanceer je een nieuw product, verbeter je een proces of repareer je een workflow die iedereen vertraagt. 

Duidelijke, meetbare doelen creëren focus, stimuleren motivatie en maken voortgang gemakkelijker bij te houden. Zonder deze doelen kunnen prioriteiten gemakkelijk verschuiven en kan momentum wegvallen.

Je stelt misschien al doelen zonder het te beseffen. Het verschil zit hem in het bewust doen en het opstellen van een plan dat je daadwerkelijk kunt volgen.

Wat houdt het stellen van doelen in?

Het stellen van doelen is het proces van het definiëren van een doelstelling en het beslissen hoe je ernaartoe gaat werken.

Er zijn talloze theorieën en werkbladen voor het stellen van doelen beschikbaar die allemaal zijn bedoeld om je te helpen je doelen te bereiken.

Het effectief stellen van doelen houdt in dat je specifieke technieken en strategieën gebruikt, zoals het maken van SMART-doelen, om doelstellingen te verduidelijken, leiderschapsvaardigheden te verbeteren en je kansen op succes te vergroten. 

Hieronder volgen enkele praktische tips voor het stellen van doelen: 

• Gebruik werkbladen

• Volg bewezen strategieën

• Pas best practices toe (deze behandelen we later)

Over doelen gesproken, geef ons even de tijd om wat voor de hand liggende dingen te zeggen. De meeste doelen vallen in twee categorieën: kortetermijn en langetermijn.

Een kortetermijndoel is iets wat je binnenkort wilt bereiken, meestal binnen het komende jaar. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat je tegen het einde van de maand een nieuw persoonlijk record op de vijf km wilt lopen, of samen met je team tegen het einde van het kwartaal een nieuw onboardingproces wilt implementeren.

Voor je langetermijndoelen heb je meer tijd nodig. Deze doelen zijn dingen waar je langer dan een jaar aan zou kunnen werken, of zelfs meerdere jaren.

Een voorbeeld van een langetermijndoel is: in de komende vijf jaar je afdeling leiden of een hondenstudio hebben geopend tegen de tijd dat je 40 bent. Misschien hoopt je team om uiteindelijk te stoppen met uitbesteden en alles in eigen beheer te doen.

Door tegelijkertijd te werken aan je korte- en langetermijndoelen, loop je altijd op je tenen, maar het goede nieuws is dat het proces om ze te bepalen hetzelfde is.

Waarom is het bepalen van doelen de moeite waard?

Het bepalen van doelen helpt je om je te concentreren op wat het belangrijkst is. Hier zijn een paar voordelen:

1. Helpt je bij het vinden van je focus

Het is niet moeilijk om te bedenken wat jij en je team willen bereiken. Misschien wil je elke dag je Nog-doen-lijst afwerken, een productieve brainstorm houden en projecten vooruit helpen.

Je hersenen zitten boordevol dingen die je graag gedaan zou willen krijgen. Maar wanneer je al deze dingen wilt realiseren, gaat het fout.

Dat is het mooie van het stellen van doelen. Het zet je aan het denken over wat je nodig hebt en je creëert een tijdlijn om alles voor elkaar te krijgen. Op deze manier kun je je energie en inspanningen beter richten op de dingen die voor elkaar wilt krijgen.

Door bewust tijd te besteden aan acties die direct bijdragen aan je belangrijkste doelen, zorg je dat je inspanningen aansluiten bij wat er echt toe doet.

2. Helpt je op schema te blijven

In onze definitie van het bepalen van doelen zul je merken dat we het woord 'proces' hebben gebruikt. Dat is omdat doelen bepalen niet lukraak moet gebeuren: het vergt een gestructureerde aanpak.

Bij de meeste kaders en theorieën moet je specifiek zijn, rekening houden met belangrijke statistieken, een einddatum bepalen en de basis leggen om je doel te realiseren. Het is essentieel om duidelijke criteria vast te stellen voor het meten van voortgang en het behouden van momentum bij het behalen van doelstellingen.

Standaardkeuzes in je omgeving en besluitvorming spelen een cruciale rol in je vermogen om op schema te blijven. Door je omgeving en standaardopties bewust in te richten, kun je jouw keuzes positief beïnvloeden en bijdragen aan het succesvol realiseren van je doelen.

Deze structuur helpt je de voortgang te bewaken en op schema te blijven, in plaats van te vertrouwen op een vage intentie.

3. Helpt je jezelf te motiveren

Een doel stellen voelt veel permanenter en concreter dan alleen maar zeggen: 'Oh, hopelijk krijgen we dat uiteindelijk wel voor elkaar …'

Dat is het einddoel. Het bepalen van doelen vergroot de verantwoordelijkheid voor jou en je team, wat betekent dat je veel gemotiveerder bent om door te zetten.

Geef je motivatie een boost door dat doel te delen met iemand die je vertrouwt (ja, dat mogen ook je teamleden zijn). In een onderzoek van de Amerikaanse Dominican University meldde 70% van de deelnemers dieeen doel hadden bepaald en vervolgens voortgangsupdates naar een vriend stuurden, dat ze dit doel hadden bereikt. Het creëren van een ondersteunende community kan ook zorgen voor inspiratie en verantwoordelijkheid, waardoor het gemakkelijker wordt om op schema en gemotiveerd te blijven.

Het behalen van één doel kan je inspireren om andere doelen na te streven, wat zorgt voor continue motivatie, groei en vertrouwen.

Wat zijn de verschillende typen doelen?

Niet alle doelen hebben dezelfde achtergrond. Door een mix van verschillende typen doelen te gebruiken, bouw je nu momentum op terwijl je afgestemd blijft op grotere langetermijnprioriteiten.

• Kortetermijndoelen: mijlpalen op korte termijn die je binnen enkele weken of maanden kunt voltooien. Ze houden teams gefocust op directe prioriteiten en zorgen voor snelle successen (bijvoorbeeld het verbeteren van de workflow voor inhoudsreview van je team vóór het einde van het kwartaal).

• Langetermijndoelen: grotere resultaten die maanden of jaren vergen. Deze verankeren je strategie en sturen aanhoudende inspanningen (bijvoorbeeld het opstellen van een bedrijfsbreed kader voor inhoudbeheer).

• SMART-doelen:: doelen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden zijn. Ze verminderen dubbelzinnigheid en maken voortgang gemakkelijker bij te houden (bijvoorbeeld 'Verhoog de duidelijkheidsscores van de inhoud met 15% binnen zes maanden met behulp van een geautomatiseerd scoresysteem' in plaats van 'Verbeter de kwaliteit van de inhoud').

• Meetbare doelen: doelen met duidelijke statistieken die je in de tijd kunt volgen. Meten houdt voortgang zichtbaar, ondersteunt verantwoordelijkheid en maakt het gemakkelijker om overwinningen te vieren.

Een evenwichtige mix van SMART-geformuleerde en meetbare korte- en langetermijndoelen zorgt dat je vooruitgang blijft boeken terwijl je op schema blijft.

Hoe stel je doelen waar je je aan wilt houden

Zo bepaal je doelen die je daadwerkelijk kunt volhouden. Effectieve strategieën ontwikkelen voor het bepalen van doelen is cruciaal: door te plannen, je voortgang te evalueren en uitvoerbare technieken te implementeren, kun je zorgen dat je jouw doelen behaalt. Zonder de juiste support en planning kunnen doelstellingen echter snel hun momentum verliezen, waardoor het moeilijker wordt om je doelen te bereiken.

1. Kies een kader om doelen te stellen

In sommige opzichten kan het stellen van een doel net zo eenvoudig zijn als het downloaden van een podcast voor je woon-werkverkeer. Als je een kader volgt, zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Hier zijn een paar punten om over na te denken:

• SMART-doelen: SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden. Dit kader helpt je effectieve doelen te bepalen die duidelijk en doelgericht zijn, en die zijn afgestemd op jouw waarden. Het benadrukt ook het belang van het formuleren van haalbare doelen: doelstellingen die realistisch zijn maar uitdagend genoeg om groei te stimuleren en de motivatie te behouden. Lees meer informatie over SMART-doelen en bekijk om te beginnen een paar voorbeelden van SMART-doelstellingen om aan de slag te gaan.

• Doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's): als je OKR's instelt, stel je kwalitatieve en ambitieuze doelen op hoog niveau (vergeet niet dat OKR's verheven horen te zijn!) en wijs je een resultaat en eigenaar toe aan elk doel. Vervolgens gebruik je regelmatig OKR-scores om je voortgang te controleren, te zien welke doelen eventueel niet gehaald dreigen te worden, en zo nodig bij te sturen.  Bij Atlassian gebruiken we deze methodiek om doelen te bepalen en we hebben zelfs een handigeOKR-sjabloon waarmee je dit zelf ook kunt doen. Je kunt ookdit draaiboek lezen voor meer best practices voor en voorbeelden van OKR's.

• Kernprestatie-indicatoren (KPI's): KPI's worden vaak verward met OKR's. Een vergelijking tussen OKR en KPI laat zien wat de verschillen zijn. In tegenstelling tot een OKR vereist een KPI dat je een meetbaar doel toewijst aan een bestaand project of proces. Je wilt bijvoorbeeld de effectiviteit van je klantenserviceteam verbeteren. Je zou een specifiek aantal afgesloten klanttickets per week kunnen instellen als een KPI. KPI's maken ook gebruik van zogenaamde 'leading indicatoren' en 'lagging indicatoren' om toekomstig succes te voorspellen, in plaats van successen in het verleden bij het behalen van resultaten aan te tonen.

Er is niet één juist kader om te kiezen. Het draait allemaal om wat je nodig hebt en wat gemakkelijk het gewenste resultaat voor jou oplevert.

2. Wees specifiek

Welk kader je ook kiest, het is belangrijk om specifiek te zijn over wat je probeert te bereiken. Het is moeilijk om met vage doelstellingen te werken, zoals 'onze klanten beter bedienen' of 'een gelukkiger team zijn' en het is nog moeilijker om de voortgang bij te houden voor die vage doelen.

Daarom moet je jezelf uitdagen om dieper te graven en in te zoomen op een specifiek eindresultaat. Vraag jezelf af: wat betekent het eigenlijk om een gelukkiger team te zijn? Misschien betekent het dat je meer tijd hebt om een band op te bouwen buiten werkprojecten om. Oké, en hoe realiseer je dat? Door regelmatig geplande happy hours en evenementen voor het hele team te organiseren. 

Als je alles tot in de puntjes uitwerkt, zou je kunnen eindigen met een doel dat veel concreter is, zoals: 'Regelmatig teamactiviteiten plannen'. Dat geeft veel meer richting dan 'een gelukkiger team zijn'.

3. Maak het meetbaar

Je hebt duidelijk geformuleerd wat je wilt bereiken, maar nu moet je uitzoeken wanneer het tijd is om jezelf een schouderklopje te geven. Je moet weten hoe succes eruitziet.

Laten we voor de duidelijkheid teruggaan naar het voorbeeld van ons teambuilding. Wat betekent het om 'regelmatig' dergelijke bijeenkomsten te organiseren? Hoe vaak? Leg dit allemaal vast met een cijfer waar je je aan kunt houden, zodat je jezelf ter verantwoording kunt roepen.

Als je klaar bent, kan je doel er ongeveer zo uitzien: 'Ten minste één teambrede activiteit per maand plannen.'

Nu weet je precies wat je van jezelf en je team verwacht. Maar vergeet niet dat dit geen oefening is om doelen te formuleren en ze vervolgens te vergeten. Je moet ermee bezig blijven en bijhouden hoe goed je het doet. Hier in het Confluence-team gebruiken wesignalen en metingen om de voortgang van onze doelen goed bij te houden. Daarover kun je meer lezen indit draaiboek. Het gebruik van digitale tools of gestructureerde benaderingen om je voortgang bij te houden is essentieel om verantwoording te blijven nemen en te zorgen dat je richting je doelen beweegt.

4. Stel een deadline vast

Doelen blijven doorgaans niet tot in het oneindige voortbestaan: ze worden behaald of ze evolueren.

Hier komt je deadline om de hoek kijken, vooral voor doelen die geen dagelijkse inspanning vergen. Het stellen van deadlines is een cruciale stap bij het formuleren van doelen en projectmanagement, omdat het helpt om voortgang en verantwoordelijkheid te waarborgen. Het opstellen van een duidelijke tijdlijn met deadlines kan helpen om uitstelgedrag te verminderen en een gevoel van urgentie te creëren. Stel een einddatum vast, zodat je precies weet hoe lang je hebt om je doel te bereiken.

Je deadline kan een datum, een periode, een belangrijk moment in de toekomst zijn of alle drie. Als je jouw team bijvoorbeeld een tijdje samen op pad wilt laten gaan, verandert een deadline je doel in zoiets als: 'Ten minste één teambrede activiteit per maand plannen en de agenda met aankomende evenementen delen vóór de eerste donderdag van elk kwartaal.'

Met die vaste einddatum blijf je op het goede spoor, want je weet dat je niet altijd de tijd hebt om dat voor elkaar te krijgen.

5. Schrijf het op

Neem dat doel waar je zo hard aan hebt gewerkt, schrijf het op en leg het dan ergens neer waar je het elke dag ziet. Plak het op je computerscherm of op je badkamerspiegel. Voeg het toe aan je agenda of de slimme assistent van je telefoon. Of vertel het aan je teamleden en vraag hen om je te helpen je aan de planning te houden door regelmatig bij jou ernaar te vragen.

Wanneer je doelen opschrijft, zet je abstracte ideeën om in tastbare acties, wat de motivatie verhoogt, je intenties verduidelijkt en je toewijding om ze te bereiken vergroot.

Het is duidelijk dat het opschrijven van je doel niet juridisch bindend is of iets dergelijks. Het zal je echter verbazen dat dit, zelfs zonder de dreiging van juridische stappen, je kansen kan vergroten om te bereiken wat je van plan was te doen.

Als je jouw doel opschrijft, moet je alle informatie op één plek bewaren: je deadline, je actieplan en alle ondersteunende middelen die je misschien nodig hebt. (Denk bijvoorbeeld aan instructies voor kaarttrucs of een registratie van je oefentijd!) Het gebruik van Confluence is een geweldige manier omje doelen vast te leggen, je voortgang te bewaken en de ondersteunende informatie bij elkaar te houden, aangezien het flexibiliteit en groei mogelijk maakt naarmate je doel evolueert.

6. Prioriteer, prioriteer, prioriteer

Het is je gelukt, je was gefocust, gedreven, een superpresterende bolleboos. En dat is alles. Je bent klaar! Nu je een gecertificeerde goal-smasher bent, heb je waarschijnlijk veel dingen die je wilt bereiken. Helaas is er maar één iemand zoals jij, en jezelf klonen is nog niet mogelijk. Je moet je aandacht en energie op te veel dingen tegelijk richten.

Het zal je beter afgaan als je al je doelen rangschikt op belang en waarde, met het eerste begint en daarna een voor een de andere doelen wegwerkt. Langetermijndoelstellingen bieden een basis voor persoonlijke en professionele ontwikkeling en helpen je prioriteit te geven aan de doelen die de meest blijvende impact zullen hebben. 

Je zou bijvoorbeeld langetermijndoelstellingen kunnen bepalen zoals carrière maken, je gezondheid verbeteren of teamleider worden om leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen en respect te verdienen.

Eenprioriteringsmatrix kan je hierbij helpen. Deze vormt een leidraad bij het categoriseren van je doelen op urgentie en impact, zodat je kunt beginnen met je belangrijkste inspanning.

Best practices voor het uitvoeren van je doelen

Als het doel bepalen van een doel het enige doel was ... Dat zou het een stuk makkelijker maken, maar met die benadering kom je niet ver.

Dit is waar veel mensen en teams tekortschieten. Ze gaan ervan uit dat iets zeggen hetzelfde is als iets doen. Voorkom deze valkuil door een actieplan op te stellen. Om je actieplan effectief te maken, moet jij je richten op het bepalen van realistische doelen en deze onderverdelen in stappen. Deze aanpak zorgt dat je doelstellingen praktisch en haalbaar zijn, en helpt bij het behouden van gestage voortgang naar je doel.

1. Zet niet meer dan één stap tegelijk

Heb je een doel dat zo overweldigend is dat je geen idee hebt waar je moet beginnen? Wij kunnen je helpen.

Dit is het plan: breek die grote rots in beter hanteerbare stukken ter grootte van een kiezelsteen. Het opdelen van doelstellingen in beheersbare stappen is cruciaal: het maakt het proces praktischer en helpt je de voortgang effectiever bij te houden. Voorbeeld: Als de open inschrijvingsperiode van een Amerikaans bedrijf start voor het komende jaar, kan dat project als volgt worden onderverdeeld:

• Bepaal welke voordelen zijn veranderd sinds vorig jaar

• Bewerk documenten en werk grafieken bij

• Kondig wijzigingen aan op de algemene vergadering van het bedrijf

• Plan de open inschrijving

• Werk de bedrijfswebsite en het onboardingsmateriaal bij

Een ander voorbeeld: als je doel is om af te vallen, kun je dit opsplitsen in hanteerbare stappen zoals het stellen van een streefgewicht, het plannen van wekelijkse maaltijdvoorbereidingen, het plannen van regelmatige trainingen en het bijhouden van je voortgang.

Het opsplitsen van een enorm doel in minidoelen maakt grote doelstellingen beter haalbaar en gemakkelijker bij te houden. Minidoelen helpen je om te beginnen zonder je overweldigd te voelen en ze houden je motivatie op peil door stapsgewijze voortgang en kleine overwinningen gaandeweg. Dit alles sluit aan bij hetvooruitgangsprincipe, dat stelt dat kleine overwinningen je kunnen motiveren om te blijven doorgaan.

2. Organiseer je hulpbronnen

Wat heb je nodig om elke mijlpaal te bereiken en je overwinningsfeestjes te vieren? Welke fysieke benodigdheden en hoeveelheid tijd en welke vaardigheden helpen je bij elke stap naar het einddoel? Het afstemmen van je middelen en vaardigheden is essentieel voor het behalen van je zakelijke doelen, vooral wanneer je streeft naar carrière maken of succesvol leiderschap.

Als je altijd klaar wilt zijn om de wijzigingen aan te kondigen tijdens je volgende zakelijke vergadering, hoef je maar te zorgen je elke eerste donderdag van de maand klaar ervoor bent. Dat betekent dat je aan de slag moet, vooral omdat je denkt dat je team ten minste een week over zal doen om uit te zoeken wat is veranderd en om alle documentatie bij te werken.

Geef aan wat je op dit moment nodig hebt, zodat je kunt beginnen met het plannen en verzamelen van alle hulpmiddelen. Dat voorkomt dat je tegen frustrerende knelpunten aanloopt terwijl je aan je doel werkt.

3. Stel een tijdlijn op

Je hebt je mijlpalen bepaald en begrijpt goed wat je nodig hebt. Maar je aanpak is nog steeds een beetje vaag en je weet niet precies hoe je met het werk moet beginnen. Het is tijd om je mijlpalen in een workflow te plaatsen.

Je laatste stap bij het stellen van doelen is om die mijlpalen in een logische volgorde te plaatsen. Dat kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op het belang of de hoeveelheid tijd die er nodig is en of er al een bepaalde volgorde is die jouw management je heeft gevraagd te volgen.

Voor de open inschrijving van het bedrijf weet je dat je de website en het inschrijvingsmateriaal pas kunt bijwerken als je alle relevante interne documenten en diagrammen hebt bewerkt. Dat kun je pas doen als je weet wat is veranderd ten opzichte van het voorgaande jaar.

Wanneer je die stukken hebt verplaatst, heb je een roadmap opgesteld dat je tot het einde kunt volgen. Doe een dansje en en ga dan aan het werk!

Om op schema te blijven, moet je regelmatig de voortgang bijhouden. Het bijhouden van verslagen, zoals puntsgewijze verslagen, kunnen je helpen om je doelen te bewaken en je voortgang te visualiseren. Het gebruik van een zichtbaar scorebord is ook een krachtige manier om het verantwoordelijkheidsgevoel te behouden en je team gefocust te houden op het behalen van elke mijlpaal.

Tips voor het overwinnen van obstakels

Zelfs als je een solide plan hebt, komen er obstakels op je pad. Het verschil is hoe snel je kunt reageren en weer in beweging kunt komen.

• Plan op veelvoorkomende obstakels. Bepaal in een vroeg stadium wat de waarschijnlijke risico's zijn en beslis hoe je ermee omgaat (scope aanpassen, tijdlijnen verschuiven, middelen toevoegen), zodat verrassingen je niet doen ontsporen.

• Leun op support. Een coach, mentor of teamgenoot kan je helpen bij het oplossen van problemen, zorgen dat je jouw verantwoordelijkheid blijft nemen en je motivatie hoog houden wanneer dingen moeilijk worden.

Doelen worden zelden in een rechte lijn behaald, maar consistente, kleine stappen (plus een plan voor tegenslagen) houden je op koers.

Hoe je verantwoordelijkheid opbouwt

Verantwoordelijkheid is wat doelen in resultaten omzet. Wanneer voortgang zichtbaar is en gedeeld wordt, is de kans veel groter dat mensen doorzetten.

• Deel je doelen. Vertel een manager, mentor of teamgenoot waar je naartoe werkt. Regelmatige check-ins (wekelijks, maandelijks of bij belangrijke mijlpalen) creëren natuurlijke momenten om de voortgang te beoordelen en waar nodig bij te stellen.

• Houd bij wat belangrijk is. Gebruik voor het stellen van doelen een document, een dashboard of een projectbeheertool om mijlpalen en statistieken te monitoren. Duidelijke zichtbaarheid houdt prioriteiten in het vizier en voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen.

• Bouw verantwoordelijkheid in in workflows. Integreer doelen in de bestaande tools en processen van je team, zodat het bijhouden van voortgang onderdeel wordt van het dagelijkse werk, niet iets wat je achteraf bedenkt.

Wanneer verantwoordelijkheid consistent en gestructureerd is, is het veel gemakkelijker om gefocust te blijven, momentum te behouden en de resultaten te behalen die je wilt bereiken.

Van doelen stellen je niet zo geheime wapen maken

Of je nu een marathon loopt of een verouderd teamproces herziet; voortgang komt voort uit duidelijke doelen en consequente opvolging, niet uit alleen maar goede bedoelingen.

Het proces om doelen te stellen geeft je gedefinieerde stappen die je kunt volgen om een duidelijk doel te stellen en jezelf te motiveren om aan de slag te gaan. 

Volg de stappen, dan ben je goed op weg om je doelstellingen om te zetten van 'nog doen' in 'gedaan.' We duimen voor je!