Cisco Networking zmniejszył CKP o połowę dzięki centralizacji zespołów na jednej platformie chmurowej Atlassian

Wyzwanie: Cisco Networking — olbrzymie przedsiębiorstwo od ponad 40 lat używające starszych systemów i procesów — musiało zmodernizować i ujednolicić rozdrobnione systemy i sposoby pracy, wyeliminować silosy i ograniczyć koszty na dużą skalę.

Rozwiązanie: w obliczu decyzji firmy o rezygnacji ze starszego produktu do zarządzania pracą, zespół wykorzystał okazję do połączenia i przeniesienia ponad 75 narzędzi i instancji na jedną platformę Atlassian Cloud.

Wpływ: łącząc ludzi, procesy i platformy dzięki Atlassian, Cisco Networking poprawia swoje wyniki i zadowolenie pracowników. Roczne wydatki na oprogramowanie spadły o 54%, a koszty operacyjne o prawie 40%. Gwałtownie rosnące oszczędności czasu pozwalają również pracownikom skupić się na strategicznych zadaniach i innowacjach.

Łączenie świata wymaga połączonego sposobu pracy

Cisco, największy na świecie operator sieciowy, kieruje się misją zapewnienia przyszłości, w której znajdzie się miejsce dla wszystkich. Chce to osiągnąć przez bezpieczne połączenie każdego podmiotu i pokonanie każdej bariery. Ponad 90 000 pracowników największej jednostki biznesowej firmy, Cisco Networking — z czego jedną trzecią stanowią inżynierowie — codziennie stara się urzeczywistnić tę wizję.

Jednak wraz z rozwojem organizacji jej zespoły traciły każdego roku czas i miliony dolarów z powodu przestarzałych i niespójnych sposobów pracy, odizolowania zespołów i danych oraz rozpowszechnienia starszych narzędzi. Jason Andrews, wiceprezes ds. strategii i planowania w zespole operacji technicznych, uchwycił wagę sytuacji: „Kiedy masz 28 000 inżynierów, zaoszczędzenie nawet godziny tygodniowo ma dla firmy wartość dziesiątek milionów dolarów. Liczą się nawet małe przyrosty”.

W obliczu decyzji firmy o rezygnacji z Rally, jej starszego produktu do zarządzania pracą, jednostka Cisco Networking dostrzegła okazję. Zamiast po prostu przenieść się na nową platformę i zabrać ze sobą dziesięciolecia długu technologicznego, postanowiono rozwiązać cztery kluczowe wyzwania: wyeliminować izolację, przyspieszyć wolne środowisko, uprościć złożoną architekturę i obniżyć koszty na dużą skalę.

Dzięki wsparciu Usług doradczych Atlassian jednostka Cisco Networking połączyła i przeniosła dziesiątki narzędzi i instancji Atlassian Data Center na jedną platformę chmurową Atlassian obsługiwaną przez sztuczną inteligencję, co pomogło:

• ograniczyć wydatki na oprogramowanie o 54%;

• zmniejszyć ogólne wydatki operacyjne o prawie 40% bez ograniczania pracy;

• przyspieszyć 40-krotnie raportowanie w zarządzaniu programami, a 24-krotnie cotygodniowe komunikaty o stanie prac;

• przesunąć 30% czasu inżynierów z rozwiązywania problemów na innowacje;

• zbudować ujednoliconą platformę chmurową łączącą ponad 15 000 osób i kładąc podwaliny pod włączenie sztucznej inteligencji na dużą skalę.

Fragmentacja powoduje wzrost opłat, tarć i frustracji

Sukces i długowieczność Cisco Networking doprowadziły do klasycznego problemu dużych przedsiębiorstw: fragmentacji. W ciągu czterech dekad firma dodawała nowe jednostki biznesowe i przejmowała inne firmy — wraz z ich wszystkimi różnymi sposobami pracy. Jak wyjaśnia Jason: „Cisco to duża, dojrzała firma technologiczna, która istnieje od ponad 40 lat. Mamy wiele grup i firm, które działają niezależnie, ale pośrodku muszą się łączyć”.

Jason twierdzi, że ich klienci — a także w większości konsumenci — oczekują zintegrowanego środowiska przypominającego ekosystem, aby jednak sprostać tym oczekiwaniom, środowisko firmy musiało się zmienić. W Cisco Networking zespoły wykorzystywały:

• ponad 70 instancji Jira Data Center;

• rozbudowany, starzejący się produkt do zarządzania pracą;

• dziewięć środowisk w Aha!, kolejnym narzędziu do tworzenia oprogramowania;

• prawie 75 innych narzędzi;

• niekończące się przepływy pracy i dokumenty w programach Excel, Word, PowerPoint i Sharepoint.

Każda unikalna aplikacja i instancja stały się obciążeniem przez odłączone dane i niedopasowane przepływy pracy. Kierownictwo nie widziało w Cisco Networking jednego niezawodnego harmonogramu zawierającego produkty, funkcje i szczegóły statusu.

Nawet gdy zespoły chciały współpracować, utrudniały to niespójne sposoby pracy i taksonomia. Brakowało wspólnych odpowiedzi na podstawowe pytania, takie jak „czym jest program?”, „czym jest funkcja?”, „czym są standardowe stany?”, co utrudniało dostarczanie przez wiele zespołów i widoczność portfela.

Pracownicy firmy Cisco Networking są również bardzo rozproszeni — jej zespoły pracują m.in. w Stanach Zjednoczonych, Indiach, Meksyku i Wielkiej Brytanii. Administratorzy narzędzi pracowali na okrągło, aby ich wspierać, podczas gdy klienci i kierownictwo domagali się szybszego dostarczania, lepszej widoczności i niższych kosztów. Aby osiągnąć te cele bez wypalenia zespołów lub poświęcania innowacji, musieli wymyślić sposób, aby uzyskać lepsze efekty przy ograniczonych zasobach.

Więcej niż migracja: wykorzystanie okazji do poprawy, a nie tylko przeniesienia

Po uzyskaniu zgody kierownictwa na pożegnanie się z Rally zespół Jasona dostrzegł rzadką okazję, aby osiągnąć jeszcze większą poprawę: „To była dla nas okazja, aby spojrzeć na wszystko, co zrobiliśmy, i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy to najlepszy możliwy sposób na osiągnięcie właściwego wyniku dla firmy?”

Wspólnie z Usługami doradczymi Atlassian jednostka Cisco Networking zaprojektowała ramy System of Work, które połączyły dziesiątki instancji, środowisk i narzędzi na jednej platformie obsługiwanej przez Atlassian Cloud Enterprise. Usługi doradcze pomogły zespołowi Jasona zaprojektować architekturę chmury, model danych System of Work i rozwiązania wszelkich problemów, jakie się pojawiły.

„Początkowo zdecydowaliśmy się na współpracę z Usługami doradczymi, ponieważ mieliśmy przeprowadzić ogromną migrację w bardzo krótkim czasie” — wyjaśnia Amy Hauth, starsza dyrektorka ds. operacji biznesowych. „Ale naprawdę wspaniałe było partnerstwo wykraczające poza migrację. Przekazują nam świetne pomysły. Rzeczywiście z nami współpracują w rozwijaniu naszego ekosystemu”.

Eric Lyke, menedżer ds. programów technicznych, dzieli się przykładem: „pewnego razu Usługi doradcze nie tylko rozwiązały problem z naszymi wywołaniami API, ale także pomogły naszym użytkownikom zrozumieć dane, które musieli dostarczyć, aby unikać powtarzania tego samego błędu w przyszłości. Fenomenalnie nami kierują, abyśmy jak najlepiej wykorzystywali rozwiązania Atlassian do realizacji naszych celów i radzenia sobie ze wszelkimi pojawiającymi się wyzwaniami”.

Partnerstwo zwiększa zadowolenie i przynosi miliony oszczędności

Współpraca z Atlassian nie tylko w zakresie migracji technicznej, ale także zarządzania zmianami przyczyniła się do sprawnej transformacji. (Jason nazywa ją nawet „łatwą”, chociaż przyznaje, że to ścisła praca zespołowa sprawiła, że znaczny wysiłek taki się wydał).

Amy twierdzi, że przeprowadzona zaraz po migracji ankieta CSAT obejmująca około 3000 użytkowników ujawniła „bardzo, bardzo pozytywne” opinie. Późniejsze badania nadal wskazują, że oceny narzędzi przekraczają w Cisco Networking 90, czyli są wyższe niż w przypadku większości innych funkcji.

Oprócz zadowolonych użytkowników Cisco Networking odnotowuje również znaczne oszczędności kosztów i poprawę produktywności.

Jason zapewnia: „odkąd zaczęliśmy budować System of Work z firmą Atlassian, wydatki na narzędzia spadają o 54% rocznie i udało nam się ponownie zainwestować 40% naszych wydatków operacyjnych w działalność w ciągu trzech lat — bez rezygnacji z pracy. Ponadto na kwestie związane z narzędziami poświęcamy o 30% mniej czasu, który ponownie inwestujemy w poprawę wydajności i innowacje”.

Amy dodaje: „usługa Atlassian Cloud naprawdę pomogła nam wyrównać szanse. Wszyscy używamy tego samego procesu, tych samych przepływów pracy i tego samego języka, dzięki czemu możemy lepiej ze sobą współpracować”.

Łączenie zespołów w celu poprawy współpracy, wydajności i wyników

Po zakończeniu migracji Cisco Networking koncentruje się na wdrożeniu standardowych ram System of Work w zespołach inżynierskich, usługowych, zarządzania programami oraz operacji biznesowych. W skład obsługiwanych przez Atlassian ram System of Work wejdą:

• zunifikowana platforma inżynierska ze standardową taksonomią epików, historyjek defektów, testów (za pośrednictwem Xray) i środowisk;

• wspólne pola i przepływy pracy dla sprzętu i oprogramowania;

• zintegrowany kod i CI/CD za pośrednictwem Bitbucket;

• śledzenie na każdym etapie rozwoju, testowania i operacji.

Połączenie narzędzi i zespołów z platformą Atlassian ułatwia Cisco współpracę, zwiększa produktywność oraz poprawia widoczność, zarządzanie zależnościami, śledzenie i podejmowanie decyzji.

Przykładowo statyczne prezentacje w programie PowerPoint zdominowały kiedyś cykl tworzenia oprogramowania Cisco Networking, ale teraz zespoły zarządzają statusem, kondycją i zatwierdzeniami programu w czasie rzeczywistym za pomocą Jiry. „Zestaw commitów” to żywy dokument Confluence połączony bezpośrednio z danymi Jiry, a liderzy prezentują aktualne dane za pomocą trybu prezentacji Confluence i makr Jiry. Amy twierdzi, że to przyspieszyło ten proces 24-krotnie: „nakłonienie zespołów do generowania komunikatów o stanie prac w Jirze zamiast w programie PowerPoint oraz tworzenie raportów i pulpitów w czasie rzeczywistym przyniosło znakomite efekty. To, co kiedyś zajmowało dwie godziny tygodniowo, teraz trwa może 5–10 minut”.

Poza działem inżynieryjnym Cisco Networking uruchamia coraz więcej procesów biznesowych w narzędziach Atlassian, w tym wnioski o finansowanie, zamówienia, audyty, tworzenie zgłoszeń dotyczących usług laboratoryjnych i pulpity dla kierownictwa. Amy zaznacza: „w największym stopniu możliwości Cisco firma Atlassian zwiększyła przez wyciągnięcie nas z silosów danych i stworzenie ram System of Work. Pomogło nam to szybciej się rozwijać, szybciej działać jako zespół i połączyć dane z naszą strategią”.

Skalowanie wydajności i innowacyjności dzięki Atlassian Rovo i Forge

W przypadku Cisco Networking zbudowanie ram System of Work za pomocą Atlassian Cloud Enterprise jest podstawą łączności i innowacyjności. „Posiadanie ram System of Work zbudowanych na świetnej platformie danych z typowymi sposobami pracy pozwoli nam agregować informacje i sprawić, że sztuczna inteligencja będzie bardzo skuteczna” — uważa Jason. „Dzięki Atlassian umożliwiamy użytkownikom łączenie się w bardzo prosty i skuteczny sposób oraz zapewniamy dostęp do informacji niemal w czasie rzeczywistym. Wtedy będziemy mogli włączyć sztuczną inteligencję na dużą skalę”.

Jednostka Cisco Networking już zaczęła używać Rovo do wyszukiwania w firmie, podsumowywania i tworzenia treści oraz tworzenia agentów do automatyzacji raportowania, dzięki czemu niektóre procesy są nawet 40-krotnie szybsze. Eric przekonuje: „nasze ramy System of Work i agenty Rovo ułatwiają życie menedżerowi programu, skracając żmudne, 10-godzinne zadania do 15 minut. Absolutnie niesamowite jest też to, że ponieważ wszystkie te agenty są już dostępne, możemy stworzyć kilka agentów w sposób multimodalny w ramach jednego zadania, które zwykle wymagałoby trzech agentów”.

Cisco Networking używa również Rovo z Forge, platformą do tworzenia aplikacji w Atlassian Cloud, aby umożliwić wszystkim tworzenie niestandardowych aplikacji i automatyzacji. Przykładowo tylko w jednym kwartale ich zespół zbudował pięć aplikacji, w tym:

• oparte na sztucznej inteligencji podsumowanie statusu dla kierownictwa: wykorzystuje sztuczną inteligencję do pobierania z pól Jiry informacji o kondycji, ryzyku, ścieżce do statusu zielonego, wpływie na klientów i harmonogramie oraz do automatycznego generowania krótkiego podsumowania dla kierownictwa;

• generator zestawu commitów Confluence: tworzy standardowy „zestaw commitów” Confluence dla programu za pomocą szablonu i automatycznie umieszcza go we właściwej przestrzeni / właściwym folderze;

• narzędzie do eliminacji błędów: odtwarza stare, własne narzędzie, które uwielbiali inżynierowie, ale teraz działa ono w Jirze, dlatego dane nie są już odizolowane;

Zdaniem Jasona to dopiero początek tego, co nas czeka: „to niesamowita okazja, aby zwiększyć produktywność, wyeliminować żmudną pracę i naprawdę pozwolić ludziom skupić się na elementach o wyższej wartości. Podwajamy wysiłki w tym zakresie i jesteśmy ciekawi, dokąd zaprowadzi nas Atlassian Stack”.

Co dalej: wzrost zastosowania i produktywności, ograniczenie barier komunikacyjnych i kosztów

Jednostka Cisco Networking już wprowadziła imponujące ulepszenia w ciągu zaledwie kilku lat, a to dopiero początek. Kolejne priorytety to m.in.:

• rozszerzanie zastosowania Atlassian Cloud o co najmniej 25–50% w miarę przenoszenia na platformę kolejnych ról i przepływów pracy;

• ograniczenie kosztów operacyjnych o dalsze 20–25% dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji;

• skalowanie agentów Forge i Rovo w celu wsparcia większej liczby zespołów w zakresie pisania tekstów technicznych, zarządzania programami i innych dyscyplin;

• dalsze przełamywanie barier komunikacyjnych w szerszym portfelu produktów, aby stworzyć bardziej kompleksowy obraz dla kadry kierowniczej i klientów.

W przypadku Cisco Networking firma Atlassian stała się czymś więcej niż zestaw narzędzi. To platforma i partnerstwo, które pomagają uwolnić potencjał zespołów. „Jeśli chodzi o to, dlaczego wybraliśmy Atlassian Stack, w dużej mierze zadecydowały o tym możliwości platformy” — zapewnia Jason. „Możesz zebrać sześć lub siedem najlepszych w swojej klasie narzędzi, ale potem musisz poświęcić czas na integrację i przenoszenie danych, a nie na rozwiązywanie problemów”.

Eric dodaje: „dzięki Atlassian Stack nasz zespół kontroluje rozwój wartego miliardy dolarów produktu Cisco Networking. Usługa Atlassian Cloud pomogła nam przyspieszyć ewolucję i transformację cyfrową i będzie to nadal robić”.