Jak firma Sprout Social zaoszczędziła 180 000 USD i setki godzin rocznie dzięki Teamwork Collection oraz Rovo

Wyzwanie: w obliczu powiększania się liczby narzędzi i rosnących kosztów, firma Sprout Social — wiodący dostawca oprogramowania do zarządzania mediami społecznościowymi i oprogramowania analitycznego — musiała przeprowadzić konsolidację, aby zaoszczędzić pieniądze i uwolnić nowe możliwości.

Rozwiązanie: firma przyjęła filozofię System of Work firmy Atlassian przez przejście na Teamwork Collection i Jira Service Management Premium, rozwiązania wspierane przez Rovo.

Wpływ: firma Sprout Social co roku oszczędzała znaczną ilość czasu i pieniędzy dzięki Teamwork Collection, Rovo i Zasobom w Jira Service Management. Ponowne inwestowanie w pracę o wyższej wartości pomaga zespołom Sprout optymalizować operacje, zadziwiać klientów i poprawiać wyniki finansowe.

Konsolidacja, przyspieszenie i innowacje za sprawą jednej filozofii System of Work

Rozrost liczby narzędzi to nazbyt powszechne wyzwanie dla szybko rozwijających się firm, takich jak Sprout Social, największy w branży dostawca oprogramowania do zarządzania mediami społecznościowymi i analityki. Po latach szybkiego rozwoju zespoły firmy Sprout zgromadziły wiele systemów, aby dostarczać ciągłe innowacje produktowe 30 000 klientów na całym świecie.

Pracownicy potrzebowali dobrych narzędzi, aby posuwać pracę do przodu. Początkowo liderzy firmy Sprout postanowili skonsolidować narzędzia i obniżyć koszty dzięki Teamwork Collection. Nie zdawali sobie sprawy, jak bardzo zmieni to powiązania, pracę i innowacyjność ich zespołów.

Dzięki połączeniu Jiry, Confluence i Loom z Teamwork Collection firma Sprout Social obniżyła o 180 000 USD roczne koszty i połączyła zespoły w całej firmie — umożliwiając im skupienie się na pracy o wyższej wartości, szybsze wprowadzanie produktów i zapewnienie doskonałego wsparcia klienta. Za sprawą Rovo w Teamwork Collection i Zasobów w Jira Service Management zespoły firmy Sprout dodatkowo usprawniły swoje przepływy pracy, zapewniając wyższą wydajność i jeszcze lepszą obsługę. Rezultat: bardziej przemyślane operacje, bardziej zadowoleni klienci i wynik finansowy, który stale się poprawia.

Zyskanie nowych oszczędności i ulepszonych funkcji dzięki Teamwork Collection

Zespoły firmy Sprout Social od dawna korzystają z Jiry, Confluence, Loom i Jira Service Management. Dzięki Teamwork Collection połączyły kontrakty i instancje na wspólnej platformie, uzyskując jednocześnie dostęp do opartych na sztucznej inteligencji funkcji wyszukiwania i automatyzacji Rovo.

„Kolekcja Teamwork Collection pomogła nam połączyć nasze narzędzia, co pozwoliło zaoszczędzić 180 000 USD rocznie, uprościć administrację i bezproblemowo zintegrować aplikacje. Uzyskaliśmy również dostęp do ekscytujących funkcji, na których naprawdę nam zależało, takich jak Rovo”, dodaje dyrektor ds. IT Mason Proud.

Zwiększenie szybkości i zadowolenia dzięki połączeniu Jiry, Confluence, Loom i Rovo

Mason twierdzi, że połączenie przez Sprout Social aplikacji Atlassian dzięki Teamwork Collection sprawiło, że codzienna praca jest zauważalnie szybsza i łatwiejsza — zwłaszcza podczas spotkań, na których często traci się czas i gubi informacje.

Przykładowo zespoły używają opartego na sztucznej inteligencji narzędzia do robienia notatek Loom w celu rejestracji notatek ze spotkań, automatycznego publikowania tych notatek na właściwych stronach Confluence i błyskawicznego tworzenia zgłoszeń Jira dla omawianych na spotkaniu czynności do wykonania. Ten przepływ pracy pozwala nie tylko odzyskać godziny poświęcane na pracę ręczną, ale także sprawia, że nic nie jest pomijane, i ułatwia znajdowanie informacji dzięki opartemu na sztucznej inteligencji wyszukiwaniu Rovo.

Mason zapewnia, że takie ulepszenia przyspieszyły żmudną pracę związaną z zarządzaniem projektami. „Poświęcałem około dwóch godzin tygodniowo na dodawanie notatek ze spotkań do Confluence i tworzenie zgłoszeń w Jirze. Teraz Teamwork Collection robi to automatycznie, a ja potrzebuję może pięciu minut na wprowadzenie drobnych poprawek. To rewolucja dla mnie i dla pracowników w całej organizacji”.

Firma Sprout wykorzystała też Loom, aby usprawnić wdrażanie nowych pracowników. Zespół IT zastąpił dwugodzinne sesje konfiguracyjne na żywo — często planowane na noc i weekendy, aby dostosować się do różnych stref czasowych — filmami Loom, które pracownicy oglądają zgodnie z własnym harmonogramem, we własnym tempie. Zespół ten stworzył również Agenta Rovo, aby odpowiadał na typowe pytania na kanale New Hire firmy Sprout w narzędziu Slack.

„Przejście od sesji wdrażania na żywo do filmów Loom i stworzenie Agenta Rovo, który odpowiada na 80% pytań nowych pracowników, uwolniło ponad 360 godzin na pracę każdego roku. Obserwujemy zarówno szybszy wzrost liczby pracowników, jak i zdecydowanie mniejsze obciążenie zespołu IT w tych krytycznych pierwszych tygodniach” — zapewnia Mason.

Automatyzacja i Zasoby: skuteczna para umożliwiająca szybszą i lepszą obsługę na dużą skalę

Uzyskanie dostępu do Rovo oraz Zasobów w Jira Service Management (obecnie element Service Collection firmy Atlassian) otworzyło firmie Sprout Social drzwi do poprawy wydajności i obsługi dzięki sztucznej inteligencji i automatyzacji.

Po uaktualnieniu do Jira Service Management Premium zespół odblokował Zasoby wdrożone w celu śledzenia i automatyzacji danych pracowników, sprzętu i zarządzania dostępem. Następnie zespół IT wykorzystał Rovo w celu ułatwienia tych przepływów pracy i poprawy ich wydajności.

„Pracownicy używają Rovo dość często, tym bardziej, że narzędzie to jest wbudowane w nasz ekosystem Atlassian” — zapewnia Mason. „Możemy zadawać pytania, aby szybko poznać status lub ujawnić informacje, a także tworzymy agenty, aby skrócić czas rozwiązywania problemów we wszystkich centrach obsługi z kilku dni do kilku godzin. Rovo pomaga nam przenieść naszą wydajność na inny poziom”.

Sprout korzysta również z natywnej integracji Jira Service Management z Workday, aby codziennie bezproblemowo synchronizować dane pracowników ze swoim rozwiązaniem ITSM, dzięki czemu zespół IT może pracować szybciej i dokładniej. Jeśli konieczna jest zmiana, taka jak aktualizacja oprogramowania laptopa pod kątem zgodności lub zapewnienie dostępu dla nowego pracownika, automatyzacja tworzy zgłoszenie Jira wstępnie wypełnione najnowszymi i najistotniejszymi informacjami.

Zespół IT szybko stworzył Agenty Rovo, aby służyły jako ich kolega z zespołu oparty na sztucznej inteligencji i obsługiwały żmudne, ale ważne części procesu, takie jak testowanie zgłoszeń, przygotowywanie odpowiedzi, sprawne zapewnianie jakości, ocena benchmarków i polecanie dokumentacji w celu wypełnienia luk. „W mniej niż godzinę mogę łatwo stworzyć agenta Rovo, który jest w 80% gotowy do wdrożenia w centrum obsługi zespołu” — twierdzi Mason. „Dzięki Jira Service Management i Rovo pozbywamy się powtarzalnych zadań, odzyskujemy tysiące godzin rocznie i pracujemy nad autonomicznym centrum obsługi poziomu 1. Ten wzrost wydajności pozwala zespołom zająć się rozwiązywaniem trudniejszych problemów, wykonywaniem pracy, którą lubią, i podnoszeniem umiejętności w celu przejścia na wyższy poziom”.

Zasianie ziarna z myślą o dalszym przyspieszaniu i postępie

Sprout Social wykorzystuje Atlassian jako centrum współpracy od ponad 10 lat. Teraz szuka głębiej, aby ustalić, co uda się osiągnąć w ciągu najbliższych kilkunastu lat dzięki bardziej połączonej platformie opartej na sztucznej inteligencji.

Zespoły są szczególnie podekscytowane dalszym odkrywaniem, co mogą zrobić dzięki Rovo w ramach Teamwork Collection, Jira Service Management, Celów i integracji z innymi codziennymi narzędziami, takimi jak Slack. Celem Masona jest dalsze poszerzanie ram System of Work firmy Atlassian i ostatecznie uczynienie ich jedynym punktem wejścia dla pracowników, gdzie mogą zadać pytanie i znaleźć odpowiednią osobę, miejsce lub agenta, aby uzyskać odpowiedź.

Konsolidacja mogła skłonić firmę Sprout Social do ujednolicenia jej aplikacji Atlassian, ale możliwości, które odkryła, okazują się równie wielkie, jak oszczędność czasu i kosztów. Mason twierdzi: „Atlassian ma ogromny wpływ na sposób, w jaki pracujemy — nie tylko pomaga nam zwiększać wydajność w miarę rozwoju działalności, ale także stworzyć bardziej konkurencyjną firmę”.