Plan komunikacji z interesariuszami projektu
Rozpoczęcie realizacji projektu bez uwzględnienia komunikacji z interesariuszami może prowadzić do opóźnień, nieporozumień i nieosiągnięcia celów. Aby uniknąć tych wyzwań i zwiększyć szanse na sukces, należy opracować plan komunikacji projektowej, który pozwoli dostarczać właściwe informacje we właściwym czasie i za pośrednictwem właściwych kanałów.
Przygotowanie
0 min
Czas trwania
30 min
Osoby
2–10+
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Zidentyfikuj osoby, które powinny być na bieżąco informowane o projekcie i zaangażowane w jego realizację.
- Ustal odpowiednie kanały i częstotliwość przekazywania aktualnych informacji.
- Wyjaśnij oczekiwania, aby wszyscy od samego początku rozumieli swoje role i zakres zaangażowania.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Atlassian Home lub Jira
- Narzędzie do komunikacji zespołowej, takie jak Slack lub Teams
- Udostępniona tablica lub dokument, np. strona Confluence lub tablica
Zasoby do gry
Jak poprawić komunikację w ramach projektu z interesariuszami
Opracuj plan komunikacji projektu, aby zapewnić interesariuszom odpowiednie informacje we właściwym czasie i za pośrednictwem odpowiednich kanałów.
Kim są interesariusze?
Interesariusze to wszystkie osoby, które mają żywotny interes w projekcie lub inicjatywie i na które jego powodzenie ma wpływ (pozytywny lub negatywny).
Do interesariuszy należą:
a) Współautorzy: osoby lub zespoły, których czas, decyzje lub wiedza specjalistyczna mają kluczowe znaczenie dla wykonania zadania. (tj. członkowie głównego zespołu projektowego).
b) Beneficjenci: osoby lub zespoły, które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za realizację, ale które czerpią korzyści lub odczuwają wpływ wyników pracy i dlatego muszą wiedzieć, co się dzieje, ale nie są bezpośrednio odpowiedzialne za realizację. (tj. partnerzy międzyfunkcyjni, liderzy, sponsorzy wykonawczy oraz zespoły powiązane lub podległe)
Czym jest komunikacja projektowa z interesariuszami?
Komunikacja projektowa z interesariuszami polega na wymianie informacji o projekcie, aby zapewnić, że wszystkie osoby mające kluczowe znaczenie dla projektu i czerpiące z niego korzyści rozumieją, co się dzieje i dlaczego, koordynują działania i mają wszystko, czego potrzebują, aby osiągnąć swoje cele.
Najlepsi menedżerowie projektów nie tylko planują kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak w ramach projektu, ale także opracowują te same elementy w odniesieniu do komunikacji.
- Kto będzie kierował komunikacją dotyczącą projektu z interesariuszami i kto powinien ją otrzymywać?
- Co należy komunikować?
- Kiedy i w jaki sposób aktualizacje będą udostępniane i omawiane?
Kiedy należy udostępniać komunikację z interesariuszami?
Przeprowadź tę grę na początku każdego projektu, aby zaplanować sposób zarządzania komunikacją z interesariuszami. Następnie zrealizuj plan, aby informować ich na bieżąco przez cały czas trwania projektu.
Nawet jeśli terminy są napięte i się spieszysz, przygotuj bardzo podstawowy plan komunikacji z interesariuszami projektu, który możesz szybko wdrożyć, ale nie pomijaj go całkowicie. W przeciwnym razie istnieje większe ryzyko pojawienia się problemów w przyszłości.
Korzyści płynące z dobrej komunikacji z interesariuszami
Przeprowadzenie tej gry pomaga zapobiegać nieporozumieniom, sprzyja współpracy i pozwala wszystkim skupić się na wspólnych celach, co przyczynia się do sprawnej i skutecznej realizacji projektów.
Badania wykazują, że:
- Systematyczne mapowanie „środowiska interesariuszy” na początku projektu – nie tylko oczywistych osób zatwierdzających – pozwala ograniczyć martwe punkty i ujawnić ukryte czynniki wpływu. (Źródło)
- Wcześniejsze zaplanowanie komunikacji z interesariuszami (kto musi wiedzieć co, kiedy i za pośrednictwem jakiego kanału) sprzyja bardziej odpornym procesom zmian. Ustrukturyzowane, terminowe procedury komunikacyjne podczas zmian sprzyjają zaangażowaniu interesariuszy i tworzeniu kultury projektowej opartej na współpracy. (Źródło)
- Traktowanie komunikacji z interesariuszami jako „zarządzania interesariuszami” (koncentrując się na wartości, jaką otrzymują, a nie tylko na aktualizacjach, które należy im przekazać) jest niezbędną zmianą, jeśli projekty mają przyczyniać się do bardziej zrównoważonych, wzajemnie korzystnych wyników. (Źródło)
- Ustanowienie jasnego, przewidywalnego rytmu aktualizacji dla interesariuszy pomaga stworzyć pozytywny „klimat projektu” – charakteryzujący się wspólnymi celami, zaufaniem i dobrym przepływem informacji – który wiąże się z wyższym wskaźnikiem terminowości, realizacji budżetu i koordynacji działań z sukcesem projektu. (Źródło)
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 1 min
Na początek skopiuj ten szablon Confluence lub utwórz tabelę na tablicy lub we wspólnym dokumencie.
W górnej części tabeli wpisz nazwę projektu lub inicjatywy oraz cel niniejszego planu komunikacji z interesariuszami. Do czego służy ten plan? Przykładowo:
- Większe zaufanie ze strony interesariuszy.
- Eliminacja zagrożeń wynikających z powielonej pracy i wąskich gardeł zależności.
- Poinformowanie zespołów niższego szczebla o przedmiocie naszych działań i o wpływie naszej pracy na ich działania.
2. Zidentyfikuj różne typy interesariuszy
Szac. czas: 5 MIN
Do interesariuszy należą:
a) Współautorzy: osoby lub zespoły, których czas, decyzje lub wiedza specjalistyczna mają kluczowe znaczenie dla wykonania zadania. (tj. członkowie głównego zespołu projektowego).
b) Beneficjenci: osoby lub zespoły, które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za realizację, ale które czerpią korzyści lub odczuwają wpływ wyników pracy i dlatego muszą wiedzieć, co się dzieje, ale nie są bezpośrednio odpowiedzialne za realizację. (tj. partnerzy międzyfunkcyjni, liderzy, sponsorzy wykonawczy oraz zespoły powiązane lub podległe)
Sporządź listę wszystkich typów interesariuszy, odpowiadając na poniższe pytania. Można to zrobić indywidualnie lub w grupie, asynchronicznie lub w czasie rzeczywistym. Jeśli lista została sporządzona indywidualnie, należy ją udostępnić zespołowi projektowemu w celu dopracowania i osiągnięcia konsensusu.
- Kto będzie na co dzień zaangażowany w ten projekt? → Współautor
- Kto ma kluczowe znaczenie dla powodzenia tego projektu? → Współautor
- Czyj wkład jest nam potrzebny, aby osiągnąć postęp? → Współautor lub beneficjent
- Kto może odblokować lub przyspieszyć te prace? → Beneficjent
- Kto zatwierdza ten projekt lub jego kluczowe elementy? → Beneficjent
- Oprócz współautorów, na kogo jeszcze ma wpływ sukces projektu? → Beneficjent
Kto potrzebuje tego, co robimy, i może nawet nie zdaje sobie z tego sprawy? → Beneficjent
Dodaj te osoby do tabeli utworzonej w kroku 1.
Cele planu komunikacji:
- Zmniejszenie ryzyka
- Budowanie zaufania
- Budowanie świadomości
- Edukacja
- Promowanie działania
Porada: Zmapuj sieci i wykorzystaj sztuczną inteligencję, aby wypełnić luki
Skorzystaj z gry Sieć zespołów, aby zidentyfikować swoją sieć interesariuszy. Możesz również udostępnić wersję roboczą swojego planu projektu narzędziu SI, takiemu jak Rovo, i poprosić je o rekomendację osób, których może brakować.
3. Wypełnij tabelę komunikacji z interesariuszami projektu
Szac. czas: 15 min
Różni interesariusze potrzebują różnych informacji, w różnym czasie, przekazywanych na różne sposoby.
Współautorzy potrzebują częstszych aktualizacji i informacji, takich jak:
- Szczegółowe zadania, problemy i backlog
- Status na poziomie zgłoszenia (np. zgłoszenia przemieszczające się po tablicy)
- Wszystkie szczegółowe decyzje i kompromisy
Notatki robocze i wersje robocze, które mogą być chaotyczne lub w trakcie tworzenia
Beneficjenci prawdopodobnie będą rzadziej potrzebować aktualizacji i informacji, takich jak:
Jasne źródło rzetelnych informacji na wysokim poziomie dla:
- Na czym polega ten projekt, kto jest zaangażowany i dlaczego to ważne
- Cele, zakres i kluczowe kamienie milowe
- Aktualny status i ostatnie zmiany/decyzje, które na nie wpływają
- Tylko najbardziej istotne łącza do szczegółowej pracy, aby nie musieli przeglądać każdego zadania w celu zrozumienia, co się dzieje
Wskazówki dotyczące tego, jak i kiedy powinni się angażować, np. czy powinni po prostu być na bieżąco informowani, czy też się konsultować.
Korzystając z tego podziału jako wskazówki, wypełnij tabelę utworzoną w kroku 1, biorąc pod uwagę kanały, które są najbardziej odpowiednie dla każdego interesariusza, rodzaj informacji, których potrzebują, częstotliwość, z jaką ich potrzebują, oraz wszelkie istotne uwagi lub łącza do artefaktów.
Wyznacz właściciela ogólnego planu komunikacji. Jeśli chcesz, możesz przypisać właściciela do określonych komunikatów.
Porada: W razie potrzeby zmniejsz skalę, ale nie pomijaj tego etapu.
Czas ma kluczowe znaczenie, a gdy zespoły działają szybko, komunikacja często ulega pogorszeniu. Może to powodować problemy na dalszych etapach. Jeśli się spieszysz, przygotuj bardzo podstawowy plan komunikacji z interesariuszami projektu, który możesz szybko wykonać, ale nie pomijaj go całkowicie.
4. Dodaj interesariuszy do swojego projektu i kanału komunikacji.
Szac. czas: 2 MIN
Następnie dodaj współtwórców i beneficjentów projektu w wybranym narzędziu, takim jak Atlassian Home lub Jira. (Nazwa tych użytkowników różni się w zależności od narzędzia do zarządzania projektami. Przykładowo w Atlassian beneficjenci są nazywani obserwującymi.
Następnie utwórz kanał Slack lub Teams z tymi samymi osobami, aby umożliwić codzienną komunikację. Jeżeli to możliwe, zintegruj system zarządzania projektami z narzędziem komunikacji (np. Jira i Slack), aby aktualizacje wprowadzone w systemie zarządzania projektami były automatycznie publikowane w kanale komunikacji.
Porada: Komunikuj się wcześnie i często, skupiając się na wartościach
Aktywnie informuj interesariuszy o tym, czego od nich oczekujesz, harmonogramie ich działań oraz wszelkich innych kwestiach związanych z ich zaangażowaniem. Skup całą komunikację na korzyściach dla nich, wyjaśniając, dlaczego ta praca jest dla nich istotna i co robi Twój zespół, aby osiągnąć wspólne priorytety.
5. Rozpocznij komunikację i ustal oczekiwania
Szac. czas: 2 MIN
Opublikuj wiadomość w kanale komunikacyjnym, aby zapoczątkować inicjatywę, przedstawić wszystkich uczestników i określić oczekiwania. Warto przedstawić ogólny zarys następujących kwestii:
- Czym jest ten projekt
- Cele tego indywidualnego projektu oraz szersze cele, do których się on przyczynia
Jakiej komunikacji mogą się spodziewać, kiedy i w jaki sposób chcesz, aby się zaangażowali?
Możesz również porozmawiać z tymi interesariuszami, aby lepiej zrozumieć ich priorytety. W ten sposób Twój zespół może dostosować plan komunikacji i zapewnić jeszcze większą wartość.
Przykładowa wiadomość Slack rozpoczynająca projekt:
Cześć!
Uruchamiam ten kanał, aby rozpocząć naszą nową kampanię marketingową nadchodzącego projektu.
W ramach naszego OKR polegającego na zwiększeniu liczby potencjalnych klientów dzięki marketingowi przychodzącemu, celem tej kampanii jest przekonwertowanie osób, które pobrały raport dotyczący pracy zespołowej, w użytkowników rejestrujących się w celu korzystania z produktu.
Naszym celem jest 100 rejestracji na prezentację do 30 marca. Szczegółowe informacje na temat projektu i naszych planów komunikacyjnych można znaleźć na stronie. Będziemy publikować tutaj cotygodniowe aktualizacje dla grupy, a współautorzy pracujący nad projektem codziennie będą współpracować za pośrednictwem Jira i Confluence.
Kolejne czynności
Publikowanie cotygodniowych komunikatów
Zobowiąż się do aktualizowania statusu projektu i proaktywnego dostarczania interesariuszom aktualizacji. Jeśli aktualizacja jest szczególnie ważna dla kogoś, oznacz tę osobę, aby zapewnić jej widoczność.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
SPOTKANIA
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu
Informuj, jak się sprawy mają — bez planowania kolejnego spotkania.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Komunikacja
Instrukcja użytkownika
Pomóż pozostałym członkom poznać styl Twojej pracy.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.