Компания Cisco Networking вдвое сократила ССВ за счет централизации команд на единой платформе Atlassian Cloud

Проблема: Cisco Networking — гигантское предприятие, в котором системы и процессы устарели за 40 с лишним лет работы. Компания нуждалась в модернизации и стандартизации разобщенных систем и принципов работы, устранении разрозненности и масштабном сокращении расходов. 

Решение: когда компания решила отказаться от устаревшего продукта для управления работой, команда воспользовалась возможностью консолидировать и перенести более 75 инструментов и экземпляров на единую платформу Atlassian Cloud.

Последствия: объединив сотрудников, процессы и платформы с помощью решений Atlassian, компания Cisco Networking сумела повысить прибыль и уровень удовлетворенности персонала. Ежегодные затраты на программное обеспечение снизились на 54 %, а операционные расходы — почти на 40 %. Экспоненциальная экономия времени позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегической работе и инновациях.

Связь регионов мира требует связи команд и рабочих инструментов

Cisco, крупнейшая в мире компания по производству коммуникационного оборудования, руководствуется миссией — обеспечить в будущем равные возможности для всех, устанавливая безопасные соединения между всеми ресурсами, необходимыми для работы, и делая невозможное возможным. Над реализацией этой концепции ежедневно работают более 90 000 сотрудников крупнейшего подразделения компании, Cisco Networking, треть из которых — инженеры.

Однако по мере роста организации команды стали ежегодно терять время и миллионы долларов из-за устаревших и непоследовательных методов работы, разрозненности команд и данных и использования старых инструментов. Джейсон Эндрюс, вице-президент по стратегии и планированию в команде инженеров по эксплуатации, отметил: «Когда у вас 28 000 инженеров, экономия всего лишь одного часа в неделю приносит бизнесу прибыль в десятки миллионов долларов. Даже небольшие выигрыши времени очень важны».

После решения руководства компании перестать использовать Rally, устаревший продукт для управления работой, для Cisco Networking открылись новые возможности. Вместо того чтобы просто «взять и сразу перейти» на новую платформу и перенести с собой десятилетия технического долга, сотрудники поставили себе цель решить четыре ключевые задачи: устранить разрозненность, не торопиться работать в новой среде, упростить сложную архитектуру и значительно сократить затраты. 

При поддержке подразделения консультационных услуг Atlassian компания Cisco Networking объединила и перенесла десятки инструментов и экземпляров Atlassian Data Center на одну облачную платформу Atlassian с поддержкой ИИ. Результатом стало:

• сокращение расходов на программное обеспечение на 54 %;

• снижение общих операционных расходов почти на 40 % без сокращения объема выполненной работы;

• в 40 раз более быстрое получение отчетов по управлению программами и в 24 раза более быстрое еженедельное обновление статусов;

• перенаправление 30 % времени инженеров с устранения неполадок на развитие инноваций;

• создание унифицированной облачной платформы, объединяющей более 15 000 сотрудников и поддерживающей использование ИИ в любом масштабе. 

Разобщенность как причина роста затрат, напряжения и разочарования

Многолетний успех поставил компанию Cisco Networking перед классической проблемой крупных предприятий: разобщенностью. За четыре десятилетия компания открыла новые подразделения и приобрела другие компании вместе с их разнообразными принципами работы. «Cisco — крупная и высокоразвитая технологическая компания, которая существует уже более 40 лет, — объясняет Джейсон. — У нас много групп и предприятий, которые работают независимо друг от друга, но нуждаются в точках соприкосновения».

По словам Джейсона, клиенты и большинство потребителей ожидают от Cisco интегрированной экосистемы продуктов и услуг, однако для этого необходимо изменить среду в самой компании. Команды Cisco Networking использовали:

• более 70 экземпляров Jira Data Center;

• крупный устаревший продукт для управления работой;

• девять сред в Aha! — еще одном инструменте для разработки ПО;

• около 75 других инструментов;

• огромное количество рабочих процессов и документов в Excel, Word, PowerPoint и SharePoint.

Каждое отдельное приложение и экземпляр становились тяжелым бременем из-за разрозненности данных и несогласованности рабочих процессов. У руководства не было единой дорожной карты с надежными сведениями о продуктах, функциях и статусе разработки в разных командах Cisco Networking.

Даже когда команды хотели сотрудничать, несовместимые методы работы и системы классификации усложняли эту задачу. На основные вопросы, такие как: «Что такое программа? Что такое функция? Что считать стандартными состояниями?», не было одинаковых ответов, что затрудняло поставку для межфункциональных команд и снижало прозрачность портфеля.

Кроме того, персонал Cisco Networking распределен по всему миру: есть команды в США, Индии, Мексике, Великобритании и других странах. Чтобы оказывать им поддержку, администраторы по инструментам работали круглосуточно, в то время как клиенты и руководители требовали более быстрой поставки, большей прозрачности и снижения затрат. Чтобы достичь этих целей, не подвергая команды выгоранию и не жертвуя инновациями, необходимо было найти способ добиться большего меньшими усилиями.

Больше, чем миграция: возможность совершенствовать работу, а не просто менять инструменты

Когда руководство поручило найти замену для инструмента Rally, команда Джейсона увидела в этом редкую возможность добиться еще больших улучшений: «Мы получили шанс взглянуть на все, что мы делали, и подумать, действительно ли добиваться желаемых бизнес-результатов именно таким способом?»

В партнерстве с подразделением консультационных услуг Atlassian компания Cisco Networking разработала свою System of Work, в которой десятки экземпляров, сред и инструментов были объединены на одной платформе на базе Atlassian Cloud Enterprise. Консультанты помогли команде Джейсона разработать облачную архитектуру и модель данных System of Work, а также решить любые возникавшие проблемы.

«Изначально мы решили сотрудничать с подразделением консультационных услуг, потому что нам было необходимо выполнить масштабную миграцию за очень короткое время, — рассказывает старший директор по бизнес-операциям Эми Хаут. — Но еще больше нам понравилось партнерство, выходящее за рамки миграции. Это подразделение подает нам отличные идеи. Мы можем с уверенностью назвать их нашими настоящими партнерами по развитию экосистемы». 

Руководитель программ разработки Эрик Лайк приводит пример: «В свое время подразделение консультационных услуг не только разрешило проблему с ошибкой, возникавшей при вызовах API, но и помогло нашим пользователям понять, какие данные им необходимо предоставлять, чтобы избежать подобной ошибки в будущем. Они просто блестяще помогают нам оптимально использовать инструменты Atlassian для достижения наших целей и устранять любые возникающие сложности».

Партнерство, которое помогло достичь высокой удовлетворенности и сэкономило миллионы

Партнерство с Atlassian не только в плане технической миграции, но и в том, что касается управления изменениями, помогло провести трансформацию гладко и успешно — и даже «легко», по словам Джейсона. Впрочем, он признает, что такое впечатление создалось в первую очередь благодаря плотной командной работе.

Эми отмечает, что проведенный сразу после миграции опрос по индексу CSAT, в котором приняли участие около 3000 пользователей, показал «весьма положительные» отзывы. Более свежие внутренние опросы Cisco Networking по-прежнему показывают высокую оценку инструментов — от 90 баллов, что превосходит оценки по большинству других направлений.

Помимо довольных пользователей, компания Cisco Networking также получила существенную экономию средств и рост продуктивности.

«С тех пор как мы начали создавать систему работы на базе System of Work от Atlassian, затраты на инструменты ежегодно снижаются на 54 %. За три года мы смогли реинвестировать 40 % операционных расходов обратно в бизнес, не снижая при этом темпов работы, — рассказывает Джейсон. — Кроме того, решение вопросов, связанных с инструментами, занимает у нас на 30 % меньше времени, и мы можем посвятить сэкономленные часы повышению эффективности и инновациям».

Эми добавляет: «Решения Atlassian Cloud помогли нам создать равные условия для всех команд. Мы все используем один и тот же подход, одни и те же рабочие процессы и говорим на одном языке, поэтому можем эффективнее работать вместе».

Объединение команд для улучшения совместной работы, повышения эффективности и результативности

Теперь, когда миграция завершена, Cisco Networking занимается внедрением стандартизированной системы System of Work в командах разработки, управления программами, бизнес-операций и обслуживания. System of Work на базе Atlassian будет включать в себя:

• единую платформу разработки со стандартной классификацией эпиков, историй, дефектов, тестов (посредством Xray) и сред;

• общие поля и рабочие процессы для работы с аппаратным и программным обеспечением;

• интегрированные возможности программирования и CI/CD через Bitbucket;

• комплексные возможности отслеживания разработки, тестирования и администрирования.

Объединение инструментов и команд Cisco на платформе Atlassian упрощает совместную работу, повышает продуктивность и прозрачность, улучшает управление зависимостями, отслеживание и принятие решений.

Например, раньше в жизненном цикле разработки Cisco Networking активно использовались статичные презентации PowerPoint, но теперь вся информация о статусах, работоспособности и подтверждениях собрана в Jira для управления и отслеживания в реальном времени. Презентация коммитов превратилась в обновляемый документ Confluence, напрямую связанный с данными Jira, и руководители представляют обновления в реальном времени, используя режим презентации Confluence и макросы Jira. Эми говорит, что это ускорило процесс в 24 раза: «Команды теперь обновляют статус в Jira, вместо того чтобы делать презентации PowerPoint, и создают отчеты и дашбоарды в реальном времени, что существенно расширило наши возможности. То, что раньше занимало два часа в неделю, теперь делается минут за пять — десять».

Помимо разработки, Cisco Networking переносит на платформу Atlassian все больше рабочих бизнес-процессов, включая запросы на финансирование, закупки, аудиты, заявки на лабораторные услуги и дашбоарды для руководителей. «Устранение разрозненности данных и создание системы System of Work — главное, что компания Atlassian дала Cisco», — объясняет Эми. — Благодаря этому мы можем развиваться быстрее, оперативнее работать в команде и связывать данные со стратегией».

Масштабирование эффективности и инноваций с помощью Atlassian Rovo и платформы Forge

Создание System of Work с помощью Atlassian Cloud Enterprise — первый шаг Cisco Networking к налаживанию связей и внедрению инноваций. «Система System of Work, построенная на отличной платформе данных с общими принципами работы, позволит нам собирать информацию и делать использование ИИ максимально эффективным, — говорит Джейсон. — Благодаря Atlassian мы даем пользователям возможность очень просто и удобно оставаться на связи и получать доступ к информации практически в реальном времени. Позже мы сможем масштабировать работу ИИ».

Cisco Networking уже использует Rovo для корпоративного поиска, обобщения и создания контента, а также разрабатывает агентов для автоматизации отчетности, что позволяет ускорить некоторые процессы в 40 раз. «Наша система System of Work и агенты Rovo облегчают жизнь руководителю программы: они помогают за 15 минут выполнять задачи, которые раньше требовали 10 часов утомительной работы, — отмечает Эрик. — А самое изумительное, что все эти агенты уже доступны и мы можем создавать на их основе мультимодальные процессы для решения за один раз задач, которые обычно требуют участия трех агентов».

Cisco Networking также использует Rovo с Forge, платформой Atlassian Cloud для разработки приложений, чтобы все могли создавать собственные приложения и автоматизации. Только за один квартал команда создала пять приложений, в том числе:

• ИИ-генератор кратких сводок для руководства, который с помощью ИИ получает из полей Jira информацию о графике, состоянии, рисках, способах их устранения и влиянии на клиентов, чтобы автоматически создать краткую сводку для руководителей;

• Генератор презентации коммитов в Confluence, который создает в Confluence стандартную презентацию коммитов по программе на основе шаблона и автоматически помещает ее в нужный раздел или папку;

• Устранитель багов, который воссоздает в среде Jira привычный инструмент собственной разработки Cisco, чтобы преодолеть разрозненность данных.

Как отмечает Джейсон, это лишь первый шаг: «Это прекрасная возможность повысить продуктивность, избавиться от рутинной работы и помочь людям сосредоточиться на действительно важных задачах. Мы удваиваем усилия в этом направлении и с нетерпением ждем следующих результатов работы со стеком Atlassian».

Что дальше: расширение использования, прирост продуктивности, уменьшение разрозненности и сокращение затрат

За несколько лет компания Cisco Networking уже добилась впечатляющих улучшений, и это только начало. В ее ближайших планах:

• расширить использование Atlassian Cloud более чем на 25–50 %, переводя все больше процессов и ролей на эту платформу;

• сократить операционные расходы еще на 20–25 % за счет автоматизации и ИИ;

• масштабировать платформу Forge и агентов Rovo, чтобы больше команд могли пользоваться их поддержкой при написании технических текстов, управлении программами и решении других задач;

• расширить меры по преодолению разрозненности, чтобы охватить больше продуктов и сформировать более полное представление информации для руководителей и клиентов.

Для Cisco Networking решения Atlassian — это не просто набор инструментов, а платформа и партнерство, которые помогают раскрыть потенциал команд. «Если говорить о том, почему мы выбрали стек Atlassian, то во многом это было связано с преимуществами единой платформы, — говорит Джейсон. — Можно взять шесть-семь отдельных первоклассных инструментов, но тогда, вместо того чтобы решать непосредственные задачи, придется тратить время на интеграцию и перемещение данных».

Эрик добавляет: «Благодаря стеку Atlassian наша команда контролирует разработку продукции Cisco Networking на миллиарды долларов. Решения Atlassian Cloud ускорили и продолжают ускорять нашу эволюцию и цифровую трансформацию».