Команды Personio используют платформу Atlassian для асинхронной согласованной работы и автоматизации

Компания Personio отказалась от бесконтрольного роста количества приложений в пользу оптимизированной и упорядоченной экосистемы Atlassian. Rovo берет на себя повторяющиеся задачи, Confluence делает знания доступными, Jira помогает отслеживать выполнение задач, а собрания становятся асинхронными благодаря Loom.

Запутанная экосистема инструментов без централизованного управления

Компания Personio уже давно использовала Jira и Confluence. Но в целом в ее экосистеме практически отсутствовало управление и стандартизация. Команды сами выбирали и оплачивали решения и лицензии.

Необходимость переключать контекст и неудобная передача работы снижали производительность команд, а отсутствие контроля над инструментами приводило к чрезмерным затратам на лицензирование и проблемам с безопасностью.

Удобный доступ к знаниям для всех сотрудников с помощью Confluence

Компания Personio постепенно отказалась от Notion и перевела все команды в Confluence. Теперь это центральный источник новостей, ресурсов и знаний, благодаря которому компании удалось сократить количество повторяющихся запросов в службу поддержки и стимулировать самообслуживание.

• Увеличение использования базы знаний Confluence на 60 % приводит к росту самообслуживания. В новом центре знаний Personio у каждой команды и отдела есть специальная страница с новостями и ссылками на ресурсы. Аналитика Confluence помогает выявлять наиболее востребованный и актуальный контент.

• Доски с поддержкой ИИ. Personio использует улучшенные функциональные возможности досок в Confluence. На основе запроса из одного предложения Rovo создает полную диаграмму или записки для запуска совместной работы, чтобы команды могли быстрее приступить к выполнению задач.

• Управление знаниями. Все страницы Confluence имеют активных владельцев и поддерживаются в актуальном состоянии, чтобы Rovo всегда получал точную информацию. Благодаря такой централизации все сотрудники Personio получают доступ к технологиям, необходимым для выполнения задач.

Создание проверяемых и надежных рабочих процессов с помощью Rovo

Предоставляя ответы и ускоряя выполнение рутинных задач, Rovo помогает компании Personio извлекать больше пользы из Teamwork Collection, что приводит к более активному использованию и внедрению Jira и Confluence.

• Агент Rovo по обнаружению дубликатов багов сокращает непродуктивные затраты времени разработчиков, выявляя потенциальные дубликаты багов и отмечая ложноположительные баги в момент создания новой заявки. Попрощайтесь с дублирующимися расследованиями и сосредоточьтесь на настоящих ошибках!

• Агент Rovo по возврату оборудования при увольнении помогает надежно и эффективно прекратить доступ увольняющихся сотрудников к ИТ-системам компании. Он заранее связывается с сотрудниками и помогает им вернуть оборудование. ИТ-команде и команде по организации рабочего места больше не нужно отслеживать все в ручном режиме!

• Агент-консультант Rovo по приоритетам заявок оценивает заявки Jira на соответствие четким бизнес-правилам и рекомендует уровень приоритета. Этот агент обеспечивает единообразие работы команд и помогает организовать очереди с учетом важности задач.

Новый подход к собраниям с использованием Loom

Компания Personio отдала предпочтение асинхронному подходу, отказалась от сотен лишних собраний и оптимизировала взаимодействие с клиентами с помощью Loom.

• Асинхронная совместная работа. Вместо проведения синхронных собраний сотрудники обмениваются видеозаписями Loom, содержащими информацию, которой они хотят поделиться.

  • Получатели могут оставлять комментарии к видео, реагировать с помощью эмодзи или отправлять в ответ другое видео Loom.

  • Для каждого видео инструмент Loom создает документ с кратким описанием, а также сопроводительные сообщения, содержащие контекст.

• Обучение и поддержка клиентов. Видеозаписи Loom часто могут заменить прямую телефонную связь с клиентами, что экономит время участников.

  • Сотрудникам требуется менее пяти минут, чтобы отредактировать новое видео Loom, доработать его и подготовить для передачи клиентам.

  • Команды поддержки клиентов могут использовать Loom для обучения, чтобы наглядно продемонстрировать клиентам работу продукта, а не просто дать инструкции.