План коммуникации с заинтересованными сторонами в рамках проекта
Если приступить к выполнению проекта, не продумав порядок коммуникации с заинтересованными сторонами, вы можете столкнуться с задержками, путаницей и невыполнением поставленных целей. План коммуникации в рамках проекта поможет избежать всех этих проблем и повысит ваши шансы на успех, поскольку позволит предоставлять нужную информацию в нужное время и по нужным каналам связи.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
30 мин
Участники
2–10 и больше
Пятисекундная сводка
- Определите, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет держать в курсе дела.
- Выберите каналы связи и составьте график рассылки обновлений.
- Четко определите ожидаемые результаты, чтобы каждый с самого начала понимал свою роль и степень участия.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Инструмент для управления проектами, например Atlassian Home или Jira.
- Инструмент для коммуникации в команде, например Slack или Teams.
- Общая доска или документ, например страница или доска в Confluence.
Ресурсы для сценария
Как оптимизировать коммуникацию с заинтересованными сторонами в рамках проекта
Разработайте план коммуникации для проекта, чтобы предоставлять заинтересованным сторонам нужную информацию в нужное время и по нужным каналам связи.
Кто такие заинтересованные стороны
Это люди, которые лично заинтересованы в проекте или инициативе и на которых положительно или отрицательно влияет успех работы.
К ним относятся:
а) участники: люди или команды, от решений, опыта и времени которых существенно зависит успех выполнения проекта (например, участники основной команды, работающей над проектом);
б) бенефициары: люди или команды, которые не несут прямой ответственности за поставку, но должны знать, что происходит, поскольку они извлекают пользу из выполняемой работы или зависят от ее результатов (например, партнеры из других отделов компании, руководители, кураторы и команды, работающие над смежными проектами или над следующими этапами в цепочке взаимосвязанных проектов).
Что понимается под коммуникацией с заинтересованными сторонами в рамках проекта?
Это обмен информацией о проекте, цель которого — сделать так, чтобы все участники и все бенефициары знали, что происходит и почему, действовали согласованно и имели все необходимое для достижения поставленных целей.
Обычно руководитель планирует участников, предмет, место, время, цель и способ выполнения для самого проекта. Но самые эффективные руководители определяют все то же самое еще и для процесса коммуникации.
- Кто будет руководить коммуникацией по проекту с заинтересованными сторонами и кто должен получать информацию?
- Что нужно будет сообщать?
- Когда и как будут публиковаться и обсуждаться обновления?
Когда следует определить и объяснить правила коммуникации с заинтересованными сторонами?
Применяйте этот сценарий в начале каждого проекта, чтобы составить план управления коммуникацией с заинтересованными сторонами. В дальнейшем следуйте этому плану, чтобы держать их в курсе событий на протяжении всего проекта.
Даже если у вас очень мало времени, не пропускайте этот этап — все равно составьте план коммуникации, пусть даже самый простой. Иначе вы с большей вероятностью столкнетесь с проблемами в ходе работы.
Преимущества эффективного плана коммуникации с заинтересованными сторонами
Отработка этого сценария помогает предотвратить недопонимания, наладить сотрудничество и сосредоточить внимание на общих целях — все это способствует эффективному и успешному выполнению проектов.
Исследования показывают:
- Систематически определяя полный круг заинтересованных лиц в начале проекта (не ограничиваясь теми, кто утверждает работу), вы сокращаете количество «белых пятен» и выявляете заинтересованных лиц, которых ранее могли не замечать (источник).
- Заблаговременное планирование коммуникации с заинтересованными сторонами (кто должен получать информацию, какую, когда и по какому каналу) способствует повышению устойчивости в период изменений. Наличие упорядоченных процедур коммуникации помогает вовлечь заинтересованных лиц в работу и сформировать более сильную культуру совместной работы над проектами (источник).
- Чтобы проекты способствовали достижению более устойчивых и взаимовыгодных результатов, необходимо рассматривать коммуникацию с заинтересованными сторонами как «управление для заинтересованных сторон», то есть ориентироваться на то, какую ценность они получают от обновлений, а не просто фиксировать необходимость отправлять ту или иную информацию (источник).
- Четкий и предсказуемый ритм информирования заинтересованных сторон помогает создать позитивный «проектный климат». Такая обстановка характеризуется стремлением к общим целям, доверием в команде и правильной организацией потоков информации — и приводит к высоким показателям успешности выполнения проектов с соблюдением сроков, бюджетов и поставленных целей (источник).
1. Подготовительный этап
Ожидаемое время: 1 мин
Вначале создайте копию этого шаблона Confluence либо используйте таблицу на общей доске или другой документ для совместной работы.
В верхней части таблицы запишите имя проекта или инициативы и цель составления плана коммуникации с заинтересованными сторонами. Для чего нужен этот план? Вот несколько примеров:
- Укрепить доверие в отношениях с заинтересованными сторонами.
- Снизить риски, связанные с двойной работой и зависимостями.
- Рассказать командам, занятым на последующих этапах проекта, чем мы занимаемся и как это может повлиять на их работу.
2. Определите типы заинтересованных сторон
Ожидаемое время: 5 мин
К ним относятся:
а) участники: люди или команды, от решений, опыта и времени которых существенно зависит успех выполнения проекта (например, участники основной команды, работающей над проектом);
б) бенефициары: люди или команды, которые не несут прямой ответственности за поставку, но должны знать, что происходит, поскольку они извлекают пользу из выполняемой работы или зависят от ее результатов (например, партнеры из других отделов компании, руководители, кураторы и команды, работающие над смежными проектами или над следующими этапами в цепочке взаимосвязанных проектов).
Составьте список заинтересованных сторон каждого типа, ответив на вопросы, приведенные ниже. Это можно сделать самостоятельно или в группе, асинхронно или в реальном времени. Если вы работали самостоятельно, поделитесь списком с командой проекта, чтобы уточнить его и прийти к договоренности.
- Кто будет изо участвовать в этом проекте каждый день? → Участник
- Кто играет решающую роль в достижении успеха? → Участник
- Чей вклад нам нужен, чтобы двигаться вперед? → Участник или бенефициар
- Кто может устранить препятствия или ускорить выполнение работы? → Бенефициар
- Кто утверждает этот проект или его ключевые части? → Бенефициар
- На кого еще, помимо участников, повлияет успех проекта? → Бенефициар
Кому нужно то, что мы делаем (даже если этот человек сам не осознает этого)? → Бенефициар
Добавьте этих людей в таблицу, созданную на шаге 1.
Цели плана коммуникации:
- Снизить риски.
- Укрепляйте доверие
- Проинформировать.
- Обучить.
- Побудить к активным действиям.
Совет: составьте карту сети команд и заполните пробелы с помощью ИИ
Используйте сценарий Сеть команд — он поможет составить схему сети заинтересованных сторон. Черновик плана проекта можно отправить в Rovo (или другой инструмент ИИ, которым вы пользуетесь) и попросить его подсказать, каких людей вы могли упустить из виду.
3. Заполните таблицу коммуникации
Ожидаемое время: 15 мин.
Разным заинтересованным сторонам нужно предоставлять разную информацию в разное время и по разным каналам связи.
Участникам нужно передавать обновления чаще. Им требуется следующая информация:
- Бэклог и подробное описание задач.
- Статусы на уровне отдельных задач (например, перемещение заявок на доске).
- Решения и компромиссы по каждому самому мелкому вопросу.
Рабочие заметки и черновики, в том числе запутанные и незавершенные.
Бенефициарам, скорее всего, можно будет отправлять обновления реже, и информация им нужна другая.
Источник достоверной и понятной общей информации по следующим вопросам:
- что это за проект, кто в нем участвует и почему он важен;
- цели, область работ и ключевые контрольные точки проекта;
- текущий статус и недавние изменения и решения, которые влияют на проект.
- Ссылки на подробные сведения о задачах только по делу, чтобы для понимания состояния проекта не требовалось просматривать каждую задачу.
Рекомендации о том, как и когда им следует включаться в работу, нужно ли им консультировать участников или достаточно просто быть в курсе событий.
Используя эту классификацию в качестве руководства, заполните таблицу, созданную на шаге 1. Укажите каналы связи, наиболее подходящие для каждой заинтересованной стороны, тип необходимой информации, частоту ее отправки, а также соответствующие примечания или ссылки на артефакты.
Назначьте ответственного за исполнение общего плана коммуникации. Можно назначить и несколько ответственных, каждый из которых будет отвечать за свою часть процесса.
Совет: уменьшите масштаб, если нужно, но не пропускайте этот шаг
Понятно, что времени всегда не хватает и команды работают очень быстро. В таких условиях коммуникация зачастую страдает. Однако это может привести к проблемам на дальнейших этапах. Даже если вы очень торопитесь, не пропускайте этот этап — все равно составьте план коммуникации, пусть даже самый простой.
4. Подключите заинтересованных лиц к инструментам управления проектом и каналам связи
Ожидаемое время: 2 мин.
Добавьте участников и бенефициаров к проекту в выбранном вами инструменте, например в Atlassian Home или Jira. (Имя для группы этих пользователей будет зависеть от инструмента управления проектами. Например, в Atlassian заинтересованных бенефициаров называют «подписчиками» или «наблюдателями».)
Затем создайте канал в Slack или Teams для ежедневного общения с этими людьми. По возможности интегрируйте систему управления проектами с инструментом коммуникации (например, Jira и Slack), чтобы изменения, внесенные в системе управления проектами, автоматически публиковались в канале связи.
Совет: рассылайте информацию как можно раньше, делайте это часто и сосредоточьтесь на ценности
Заблаговременно сообщайте заинтересованным сторонам о том, что вам нужно от них и в какие сроки. Передавайте всю информацию, касающуюся их участия. Поставьте во главу угла идею о том, какую пользу это принесет конкретно им. Ясно объясните, почему эта работа актуальна для них и что делает ваша команда для достижения ваших общих приоритетов.
5. Начните общение и определите ожидания
Ожидаемое время: 2 мин.
Опубликуйте в выбранном канале связи сообщение, чтобы начать беседу, познакомить всех и определить ожидания. Будет разумно рассказать следующее:
- Что представляет собой проект.
- Каковы цели данного конкретного проекта и каких более широких целей он помогает добиться.
Какая информация будет поступать и когда, а также какого вклада в работу вы ждете от заинтересованных лиц.
Еще вы можете пообщаться с заинтересованными сторонами, чтобы лучше понять их приоритеты. Это позволит вашей команде скорректировать план коммуникации или обеспечить еще большую ценность проекта.
Пример сообщения в Slack в момент запуска проекта:
Всем привет!
Мы сделали отдельный канал для новой маркетинговой кампании Project Inbound.
В рамках наших целей и ключевых результатов, направленных на увеличение количества потенциальных клиентов в результате входящего маркетинга, цель этой кампании — привлечь людей, скачавших отчет Teamwork Report, и побудить их подписаться на продукт.
К 30 марта нам нужно достичь результата в 100 подписок на демо-версию. На этой странице можно посмотреть всю информацию о проекте и о том, как будет организована коммуникация. Здесь, в этом канале, мы будем публиковать еженедельные новости для всей группы, а участники проекта будут сотрудничать в Jira и Confluence.
Последующие действия
Еженедельно публикуйте новости
Поддерживайте актуальный статус проекта и заранее предоставляйте заинтересованным сторонам все важные обновления. Если обновление особенно значимо для кого-то, упомяните этого человека для наглядности.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.