将 System of Work 付诸实践
探索 Atlassian 团队合作实验室关于成功的技术驱动型组织如何让团队合作行之有效的研究成果。
赋能所有团队共同达成成效
我们经实验室验证、获团队认可的实践方法是核心行为准则,这些准则共同构建起一套 System of Work。
使工作与目标保持一致
共同规划和跟踪工作
释放集体知识
实现人工智能团队伙伴的全部潜能
使工作与目标保持一致
目标明确的团队,其工作效率可提升 20%。
当目标清晰可见并贴合业务优先事项时,就能成为确保团队协同一致、推动有效进展的有力工具。一个出色的目标能让所有人的团队协合作更加顺畅。
实践
- 设定清晰且具有挑战性的目标
- 确保目标公开可见
- 借助目标使工作与优先事项保持一致
设定清晰且具有挑战性的目标
每个团队每年仅设置 3-5 个目标
这会促使您降低不太重要工作的优先级,而专注于最重要的事务。每个目标都应明确您想要达成的成果、衡量成功的标准,并且具备足够的挑战性,让每个人都能稍稍突破舒适区。
设定共同的目标
当团队拥有共同目标时,他们更有可能高效协作,并打造出最佳解决方案。
每季度审查目标(如有需要可调整目标)
目标若要发挥作用,就必须体现当前最重要的工作内容。如果在季度审查时发现某个目标已不再契合核心战略优先事项,就对其进行更新。
确保目标公开可见
在集中式平台中记录目标
当所有人都能看到彼此的目标,以及哪些项目和团队在推动这些目标时,信息壁垒与重复工作就会减少。
探讨目标将引领您走向何方
描绘振奋人心的未来愿景,并阐明您所设定的目标将如何帮助大家实现这一愿景。将工作与宏大愿景相结合,能让团队更具积极性与参与感。
分享定期进度更新
每月记录目标进展,每周记录项目进展。更新情况应发送给关键利益相关者,以便他们为团队提供所需支持,向前持续推进工作。
借助目标使工作与优先事项保持一致
将所有项目与目标保持一致
将项目归入相关目标之下,以明确实现该目标所需完成的工作。
按优先级对目标进行排序
建立月度核查机制,确保团队始终聚焦于最重要的工作。仅在绝对必要时,才重新调整目标优先级。
共同规划和跟踪工作
清晰的流程让团队的工作效率提升 4.6 倍。
当团队明确工作如何开展、为何开展时,行动会更迅速,决策也更明智。只有建立起明确每个人核心优先事项的流程,团队目标才能转化为有意义的工作成果。
实践
- 让团队共同理解计划与目标
- 明确需要完成的工作
- 学习并调整计划以达成成效
让团队共同理解计划与目标
在每个项目启动之初,撰写一份清晰的项目简报
一份实用的简报应明确说明您要解决的问题、主要受众、希望达成的成效,以及每个人的职责。内容需尽可能简洁,并确保所有人都能获取这份简报。
梳理利益相关者和协作者
在项目启动时,明确将有哪些人参与,以及他们如何能发挥最大的作用。建立合适的沟通渠道和节奏,确保所有相关方都能及时获取最新信息。
确立工作协议
明确项目期间所有人的工作方式与沟通方式。统一的工作惯例与预期能让团队推进更高效、协作更顺畅。
明确需要完成的工作
将工作拆解为清晰的任务,并明确负责人
为每项任务分配负责人,即负责向前推进工作直至任务完成的人。明确“完成”的标准,让所有人都清楚工作何时才算完结。
梳理任务级依赖关系
标注存在关联的任务。例如,只有完成“获得内部沟通部门批准”后,才能开始“发布全公司通告”。这样能清晰明确什么工作需要在什么时候完成。
保持项目进度公开透明
记录任务进度并实时更新状态,每周向利益相关者同步更新情况,内容包括潜在风险与重要成果。
学习并调整计划以达成成效
在每个项目中构建反思节点
在项目周期中规划关键反思节点,例如事前分分析、中期检查和事后分析。反思工作惯例有助于团队降低风险、避免重复问题,并优化和自动化其流程。
建立快速疏通工作阻碍的流程
搭建沟通渠道,让团队在需要时能快速获得管理层支持。提供何时将问题上报给管理层的指导。
设定有时限的里程碑
为项目阶段制定明确的截止时间,并每两周以团队形式审查进度。短期计划的定期对齐有助于团队聚焦交付成果,同时让团队成员在此过程中持续学习。
释放集体知识
自助式知识能帮助团队更快速、更智能地工作。
当团队成员可以轻松互相学习时,他们就会减少查找背景信息的时间,能更好地共同解决相关问题。
实践
- 异步共享信息
- 重质量而非数量
- 借助人工智能挖掘知识
异步共享信息
每月分享有关核心优先事项的更新
传达当前优先事项如何与公司目标相关联以及为什么重要。与团队保持持续沟通,帮助大家理解背景、提出顾虑,并让工作始终与公司战略方向保持一致。
用高质量的内容替代过多的会议
过多会议被用于信息共享或讨论工作计划,既耗费时间,又没有可留存的记录。应鼓励团队用高质量的书面文档和视频来替代此类会议。
以一页文档主导每次会议
当确需召开会议时,首先准备一份文档,明确列出会议背景、会议目标以及关键讨论要点,随后,记录会议期间达成的所有决策。这份文档随后将纳入公司的共享知识体系。
重内容质量而非数量
保持清晰简洁
专注于受众需要了解的内容及其重要性,切勿把事情复杂化。简洁明了、直击要点的信息能穿透干扰,推动行动落地。
在广泛分享页面之前,先让多个贡献者参与
在与团队以外的人员分享页面之前,先由多位贡献者审查和补充页面。这既能促进协同一致,又能减少内容过载。
采用“有序透明”原则—让早期工作成果对所有成员可见,同时标注其状态
明确标注内容是进行中还是已正式批准。使用标签和专属分区来区分内容是初步构想、待反馈,还是官方指导。这既能让所有人互相借鉴、以彼此的工作为基础,也能清楚知晓哪些内容可信赖。
借助人工智能挖掘知识
将所有内容上线,以便人工智能能够获取
搭建一个集中存放目标、项目及团队信息的专属平台。当知识可被搜索且保持最新时,它就成为推动协同一致、明智决策和创新的强大工具。
建立定期更新文档的工作惯例
养成简洁的工作习惯,并与人工智能支持人员协作,确保文档始终最新。团队定期更新知识,人工智能就能在恰当时机提供准确信息,人们也能信赖所查到的内容。
先搜索,后提问
摒弃一寻找信息就去询问同事的本能,转而先借助人工智能搜索现有文档。
实现人工智能团队伙伴的全部潜能
成功的团队会将人工智能融入团队日常工作中。
这不仅仅是实现任务自动化。能从人工智能中获益最大的团队,会鼓励试验探索,并与支持人员协同构建,从而解锁全新层次的创新与效率。
实践
- 借助人工智能加速学习
- 成为构建者
- 让人工智能成为团队的一员
借助人工智能加速学习
将背景信息融入每一个工作流
与人工智能支持人员协作,在工作流的每一步将零散数据快速转化为有价值的洞察信息,从而做出更明智、更迅速的决策。
利用人工智能加快研究速度
赋能团队快速获取专业洞察信息与知识。人工智能可高效综合并分析海量数据集,降低研究门槛,让学习更快捷、更易得。这种方式能够培育出充满求知欲、创造力与创新精神的文化。
借助社区学习加速价值落地
团队学习如何运用人工智能,最好的方式是互相借鉴,而非依赖正式培训。通过举办演示日、开通 Slack 交流通道、建立社区小组,推动人工智能真正落地并产生价值;员工可以在这些平台展示实际用例、分享洞察信息,并帮助他人发掘利用人工智能创造价值的新方法。
成为构建者
构建和测试人工智能团队伙伴
赋能团队打造并持续优化支持日常任务的人工智能支持人员。当人工智能根据团队及个人的具体需求定制化后,它就能成为参与工作执行的积极伙伴。
勇于尝试,大胆探索
营造支持尝试的文化,赋能团队发掘将人工智能融入工作流的创新方法。
透明铸就信任
不确定性会阻碍尝试探索。透明的工具、清晰的政策以及开放的沟通渠道,能让团队安心、自信地学习和试验人工智能。
让人工智能成为团队的一员
让人工智能支持人员成为首选协作者
将人工智能支持人员视为创意与技术伙伴,共同开展头脑风暴、迭代优化想法。让它们协助自动化处理日常任务,腾出更多时间投入战略工作。将支持人员作为专业顾问,拓展知识、提升决策质量,确保团队高效创新与执行。
与人工智能携手合作,加速创新周期
更快将想法转化为切实的成果。人工智能助力团队快速完成从头脑风暴到结构化草稿、演示文稿或原型的转化,从而形成即时反馈闭环,确保方向一致。通过在几秒钟或几分钟内看到人工智能生成的输出,团队可以尽早完善思路,减少误解和无用功。
为人工智能团队伙伴定义明确的角色
最优秀的团队必须就“执行目标”与“推进方式”达成共识,而包含人与人工智能的团队也不例外。团队共同确定哪些任务由人工智能处理,以及人工智能如何与团队其他成员协作。
有效团队合作的科学
Atlassian 的团队合作实验室由一众科研人员组成,专注制定现代团队的最佳实践。其研究成果为 Atlassian 工作方法与应用的设计提供指导,并助力组织实施 Atlassian System of Work。
借助我们的《团队行动手册》加速取得成果
Atlassian 的《团队行动手册》是一个实战练习集合,旨在帮助您实施我们的 System of Work 实践。这些演练已被证实能帮助团队更有效协作,更快解决难题。
会议
每周团队更新
分享进展情况—无需再安排会议。
会议
页面主导型会议
更好的会议首先要有一页纸,概述会议目的、预期成果和关键讨论要点。
沟通
用户手册
帮助您的队友了解如何最好地与您合作。
相关资源
2025 年团队现状
让团队轻松找到并提供关键的公司知识。
人工智能协作报告
新研究:更好的会议始于一页文档