利益相关者项目沟通计划
在未考虑利益相关者沟通的情况下就进入执行阶段，可能会导致延误、混乱及目标落空。通过制定项目沟通计划，以在正确的时间、通过正确的通道传递正确的信息，可规避这些挑战并提升成功率。
准备时间
0 分钟
持续时间
30 分钟
人数
2-10+
5 秒摘要
- 确定需要了解项目情况并参与其中的人员。
- 建立合适的沟通通道与更新频率。
- 明确预期，确保所有人从一开始就清楚自身角色与参与事项。
您将需要
- 项目管理工具，如 Atlassian Home 或 Jira
- 团队沟通工具，如 Slack 或 Teams
- 共享的白板或文档，例如 Confluence 页面或白板
演练资源
如何优化与利益相关者的项目沟通
制定项目沟通计划，以在正确的时间、通过正确的通道向利益相关者传递正确的信息。
什么是利益相关者？
利益相关者是指对项目或举措具有既得利益，并会因其成败受到（正面或负面）影响的任何人。
利益相关者包括：
a) 贡献者：其时间、决策或专业技能对项目执行至关重要的个人或团队（即核心项目团队成员）。
b) 受益者：不直接负责项目交付，但会从工作中受益或受其影响，因此需要了解项目进展，却不直接承担交付责任的个人或团队（即跨职能合作伙伴、管理者、执行发起人及相关或下游团队）。
什么是利益相关者项目沟通？
利益相关者项目沟通是指围绕项目进行信息交流，以确保所有对项目至关重要及从中受益的人员了解项目进展与原因、达成共识，并具备实现目标所需的一切条件。
优秀的项目经理不仅会规划项目的人员、内容、地点、时间、原因和方式，还会为沟通规划同样的要素。
- 谁将主导利益相关者项目沟通，以及谁需要接收相关信息？
- 需要沟通哪些内容？
- 何时、以何种方式分享和讨论项目进展？
应何时分享利益相关者沟通？
在每个项目启动时开展此演练，以规划如何管理利益相关者沟通。随后执行该计划，在项目全过程中及时同步信息。
即便时间线紧张、情况紧迫，也要制定一份可快速落地的简易利益相关者项目沟通计划，而切勿完全省略。否则，后续项目面临风险的概率会更高。
高效利益相关者沟通的好处
开展此演练有助于避免误解、促进协作，让所有人聚焦共同目标，而这一切都将助力项目高效、成功地完成。
研究表明：
- 在项目初期系统梳理”利益相关者全貌“（而不只是显而易见的审批人）能减少信息盲区，并找出隐性影响者。（来源）
- 提前规划利益相关者沟通（谁需要了解什么信息、何时了解、通过何种通道），有助于让变革流程更具弹性。在变革期间建立结构化、及时的沟通机制，能够促进利益相关者参与，营造更具协作性的项目文化。（来源）
- 若要让项目实现更可持续、互利共赢的成果，就必须转变思路：将利益相关者沟通视为“面向利益相关者的管理”，聚焦他们能获得的价值，而非仅仅推送您需要同步的信息。（来源）
- 建立清晰、可预测的利益相关者更新节奏，有助于营造积极的”项目氛围“—其特点是目标一致、彼此信任、信息流通顺畅，而这与项目更高的按时完成率、预算达成率及契合目标的项目成功率密切相关。（来源）
1. 为演练做好准备
预估时间： 1 分钟
首先，复制该 Confluence 模板，或在白板、协作文档中创建一个表格。
在表格顶部，填写项目或举措的名称，以及该利益相关者沟通计划的目标。该计划的目的是什么？例如：
- 与我们的利益相关者建立信任。
- 降低因重复工作和依赖关系瓶颈而产生的风险。
- 让下游团队了解我们在做什么，以及它可能会如何影响它们的工作。
2. 明确不同类型的利益相关者
预估时间： 5 分钟
利益相关者包括：
a) 贡献者：其时间、决策或专业技能对项目执行至关重要的个人或团队（即核心项目团队成员）。
b) 受益者：不直接负责项目交付，但会从工作中受益或受其影响，因此需要了解项目进展，却不直接承担交付责任的个人或团队（即跨职能合作伙伴、管理者、执行发起人及相关或下游团队）。
通过回答以下问题，列出每种类型的利益相关者。此工作既可独立完成，也可团队协作；既可异步进行，也可实时开展。如果是独立完成的，则需将此列表分享给项目团队，以便完善并达成一致意见。
- 谁会日常参与该项目？→ 贡献者
- 谁对该项目的成功至关重要？→ 贡献者
- 我们需要谁的意见才能取得进展？→ 贡献者或受益者
- 谁能解锁或加快此工作？→ 受益者
- 谁负责审批该项目或其中的关键环节？→ 受益者
- 除贡献者之外，还有哪些人会受到项目成败的影响？→ 受益者
有谁需要仰赖我们正在开展的工作，却可能完全没意识到这一点？→ 受益者
将这些人员添加到第 1 步中创建的表格中。
沟通计划目标：
- 降低风险
- 建立信任
- 形成认知
- 普及宣导
- 促进行动
提示：梳理团队网络，并利用人工智能补齐缺口
使用团队网络演练来识别您的利益相关者网络。您也可以将项目计划草稿分享给人工智能工具（如 Rovo），让它推荐可能被遗漏的相关人员。
3. 填写利益相关者项目沟通表格
预估时间： 15 分钟
不同的利益相关者需要不同的信息、并在不同的时间、以不同的方式进行沟通。
贡献者需要更频繁的更新信息和其他信息，例如：
- 详细任务、问题和待办事项列表
- 工作项级别的状态（如工作单在面板中的流转情况）
- 所有深入细节的决策和权衡取舍
可能混乱或仍在进行中的工作笔记与草稿
受益者可能只需较少频次的信息同步和信息，例如：
一个清晰的、高层次的事实来源，它会明确说明：
- 项目内容、参与人员及重要性
- 目标、范围和关键里程碑
- 当前项目状态，以及对其产生影响的近期变更/决策
- 仅放置与详细工作最相关的链接，让相关人员无需翻阅所有任务，即可掌握项目进展
关于他们应如何、何时参与的指引，例如：只需知悉情况，还是需要接受咨询
以此分类为指引，填写第 1 步中创建的表格，并需考虑：最适合各利益相关者的沟通通道、他们需要的信息类型、他们需要获取信息的频率，以及任何相关备注或工件链接。
就总体沟通计划的负责人达成协议，或为特定沟通指定负责人。
提示：必要时可精简，但不要直接跳过
时间至关重要，当团队快速推进时，沟通往往容易被忽视，从而会给后续工作带来挑战。如果时间紧张，应制定一份可快速落地的极简利益相关者项目沟通计划，但不要完全略过。
4. 将利益相关者添加到您的项目及沟通通道中
预估时间： 2 分钟
接下来，在您选用的工具（如 Atlassian Home 或 Jira）中，将贡献者与受益者添加到项目。（这些用户的名称因项目管理工具而异。例如，在 Atlassian 中，受益方利益相关者被称为“关注者”。）
然后，为这些成员创建 Slack 或 Teams 通道，用于日常沟通。若条件允许，将项目管理系统与沟通工具（如 Jira 与 Slack）集成，以便项目管理系统中的更新内容自动发布至沟通通道。
小贴士：尽早沟通、频繁沟通，且始终聚焦价值本身
主动告知利益相关者：您需要他们提供哪些支持、意见提交时间线，以及其他参与注意事项。所有沟通都要聚焦他们能获得的价值，明确说明此工作为何与他们相关，以及您的团队如何为共同优先事项带来影响。
5. 启动沟通并明确预期
预估时间： 2 分钟
在沟通通道发布消息，以正式启动该举措，介绍所有成员，并明确预期。您需要提供以下内容的概述：
- 项目内容是什么
- 此项目的目标，以及它所支撑的更宏观目标
他们将会收到哪些沟通内容、何时接收，以及您希望他们如何参与
您也可以与这些利益相关者沟通，以便更好地了解他们的优先事项。这样一来，您的团队就能调整沟通计划，为他们创造更大的价值。
Slack 项目启动消息示例：
大家好，
开通此通道以启动我们全新的集客式营销活动项目
作为我们通过集客营销增加销售线索这一目标和关键成果 (OKR) 的组成部分，本次营销活动的目标是：将下载《团队合作报告》的用户转化为产品注册用户。
我们的目标是：在 3 月 30 日前实现 100 个产品演示注册。请查看此页面，了解有关该项目和我们沟通计划的详细信息。我们将在此发布面向群组的每周更新，而日常贡献者将通过 Jira 和 Confluence 进行协作。
跟进
发布每周更新
请务必及时更新项目状态，并主动向利益相关者同步相关进展。若某项更新对某人尤为重要，请标记对方以便其及时查看。
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