Teamkapazitätsplanung in Jira
Bevor du dich auf einen Vorgang festlegst, musst du eine Frage beantworten: Geht der Plan wirklich auf, oder überlastest du stillschweigend wieder dieselben Leute?
Was genau ist die Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung ist der Prozess, mit dem du die Ressourcen prognostizierst, die ein Team benötigt, und diesen Bedarf mit der Zeit, den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit abgleichst, die dir tatsächlich zur Verfügung stehen. Wenn sie gut gemacht ist, zeigt sie dir, ob ein Team neue Vorgänge übernehmen kann, ohne jemanden zu überlasten oder eine Deadline zu verpassen.
Das Konzept ist nicht neu und auch nicht nur auf Software beschränkt. Die Grundlagen, einschließlich des Unterschieds zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung sowie der häufigsten Fallstricke, findest du im Atlassian-Leitfaden zur Kapazitätsplanung. Dieser Leitfaden setzt dort an, wo der andere aufhört: wie du die Kapazität in Jira planst, wo die Vorgänge bereits vorhanden sind.
Die meisten Teams planen ihre Kapazität immer noch in einer Tabellenkalkulation, die getrennt von ihrer Arbeit existiert. Sie ist in dem Moment veraltet, in dem jemand Projekte wechselt oder Urlaub nimmt, und wenn der Plan dann falsch ist, ist die Überlastung bereits eingetreten. Die Planung in Jira hält den Plan mit der Arbeit verbunden, die er beschreibt.
Teamkapazität und individuelle Kapazität in Jira
Jira unterstützt die Kapazitätsplanung auf zwei Ebenen, und zu wissen, welche du brauchst, ist die erste Entscheidung, die du treffen musst. Die Teamkapazität betrachtet den Durchsatz eines gesamten Teams über einen Sprint oder ein Programm hinweg. Die individuelle Kapazität betrachtet die Woche einer einzelnen Person und wozu sie sich verpflichtet hat.
Teamkapazität mit Plans
Jira Plans verwaltet die Kapazität auf Teamebene für die agile Lieferung. Du planst in Story Points oder Mitglieder-Wochen und gleichst den zugesagten Vorgang eines Teams mit seinem historischen Durchsatz über Sprints und Programme hinweg ab. Das ist die richtige Ebene für Sprintplanung, Release-Planung und das Skalieren der Lieferung über mehrere Teams hinweg.
Individuelle Kapazität mit der Kapazitätsansicht
In der Kapazitätsansicht wird die Planung auf individueller Ebene umgesetzt. Ein People Manager oder Team-Lead weist bestimmte Personen Vorgängen, Epic und darüberliegenden Ebenen oder nicht projektbezogener Zeit wie Urlaub, Bereitschaft und Wartung zu. Zuweisungen gelten universell: Eine Zuweisung, die du in einem Board erstellst, gilt für diese Person überall. So kannst du sie nicht versehentlich in zwei Teams doppelt verplanen.
Die Kapazitätsansicht bringt die individuelle Planung in Jira, damit Manager sehen können, wer woran arbeitet, wofür ihre Zeit aufgewendet wird und ob der Plan aufgeht, ohne Jira zu verlassen.
Was du in der Kapazitätsansicht tun kannst
Die Kapazitätsansicht ist eine Tabelle, in der jede Zeile ein Teammitglied oder ein Vorgang ist und jede Spalte eine Woche. Du planst von der Seite aus, die am besten zu deiner Denkweise passt.
Plane von der Personenseite oder von der Vorgangsseite aus. Starte mit einer Person und sieh nach, wofür sie eingeplant ist, oder starte mit einem Vorgang und sieh nach, wer daran arbeitet.
Weise Kapazität nach Prozentsatz, Tagen oder Stunden zu. Lege fest, wie viel einer Woche für einen bestimmten Vorgang oder eine bestimmte Zusage verwendet wird – jeweils eine Zelle nach der anderen.
Berücksichtige die Vorgänge, die es nie in den Plan schaffen. Markiere Abwesenheiten, Bereitschaftsrotationen, Schulungen und Wartung, damit das Gesamtbild realistisch ist. Zwei Wochen Abwesenheit passen die verfügbare Kapazität dieser Person automatisch an.
Erkenne Überlastung, bevor sie zum Problem wird. Ein Kapazitätsbalken wird für jede Person aktualisiert, während du planst. Wenn eine Woche 100 Prozent überschreitet, wird der Balken rot, damit du die Auslastung neu ausbalancieren kannst.
Bearbeite wie in einer Tabellenkalkulation – verbunden mit Jira. Kopiere, füge ein, ziehe und aktualisiere Zellen gesammelt, aber mit Daten, die mit echten Vorgängen und Personen verknüpft bleiben.
Filtere nach dem, was du brauchst. Schränke die Ansicht nach Person, Vorgang, Status oder Vorgangstyp ein.
Sieh dir Zuweisungen bereichsübergreifend an. Plans erstreckt sich über die gesamte Website, sodass die Auslastung einer Person überall sichtbar ist, wo sie erscheint.
Wie wähle ich zwischen Kapazitätsplanung für Teams und Einzelpersonen?
Wähle basierend auf der Frage, die du beantworten möchtest. Wenn du fragst, ob ein Team sich zu einem Sprint oder einem Release verpflichten kann, plane auf Teamebene mit Plans. Wenn du fragst, ob eine bestimmte Person nächste Woche Kapazitäten hat, plane auf individueller Ebene mit der Kapazitätsansicht.
Viele Teams brauchen beides. Ein Programm-Lead gleicht in Plans den Teamdurchsatz aus, während ein People Manager im selben Programm die Kapazitätsansicht verwendet, um sicherzustellen, dass nicht unbemerkt nur ein einzelner Entwickler drei Epics schultern muss. Die beiden Ebenen beantworten unterschiedliche Fragen, und Kapazitätsplanung scheitert am häufigsten daran, dass dafür die falsche verwendet wird.
FAQ
Was ist Kapazitätsplanung in Jira?
Kapazitätsplanung in Jira bedeutet, geplante Vorgänge mit den verfügbaren Personen und der verfügbaren Zeit abzugleichen – direkt in dem Tool, in dem die Vorgänge verwaltet werden. Jira unterstützt das auf Teamebene mit Plans und auf individueller Ebene mit der Kapazitätsansicht.
Was ist der Unterschied zwischen Team-Kapazitätsplanung und individueller Kapazitätsplanung?
Die Kapazitätsplanung für Teams misst den Durchsatz eines gesamten Teams über Sprints hinweg, in der Regel in Story Points. Die individuelle Kapazitätsplanung erfasst die wöchentlichen Verpflichtungen einer einzelnen Person über alle ihre Vorgänge hinweg, damit du sehen kannst, wer noch Kapazitäten hat und wer überlastet ist.
Was ist die Kapazitätsansicht in Jira?
Die Kapazitätsansicht ist eine Tabelle in Jira, in der Manager Personen Vorgängen oder projektfremder Zeit wie Urlaub zuweisen. Jede Zeile steht für eine Person oder einen Vorgang, jede Spalte für eine Woche, und ein Kapazitätsbalken kennzeichnet alle, die über 100 Prozent liegen.
Ersetzt die Kapazitätsplanung in Jira meine Tabellenkalkulation?
Ja. Die Kapazitätsansicht ersetzt die tabellenbasierte Planung, und du kannst zum Start eine Tabelle importieren. Jira ordnet deine Daten echten Vorgängen und Teammitgliedern zu, sodass jede Änderung den Plan automatisch aktualisiert. Du musst Zeile 47 nicht mehr von Hand korrigieren.
Wer kann einen Kapazitätsplan sehen und Änderung daran vornehmen?
People Manager und Teamleiter erstellen und passen Kapazitätspläne mit Bereichs-Admin-Berechtigungen an. Zuweisungen sind auf der gesamten Site sichtbar, sodass die Verpflichtungen einer Person überall dort angezeigt werden, wo sie erscheint – aber nur Benutzer mit den richtigen Bereichsberechtigungen können Zuweisungen ändern.