Jak stworzyć opis produktu, który zapewni zgodność w zespołach

Kluczowe wnioski

• Opis produktu to zwięzły dokument planistyczny, który określa, stworzenie czego zespół rozważa, dlaczego jest to ważne, komu ma służyć oraz jakie kwestie wymagają jeszcze doprecyzowania.

• Opisy produktów są najbardziej przydatne na początku planowania lub odkrywania produktów.

• Dobry opis nie odpowiada na każde pytanie. Tworzy wspólne zrozumienie, które umożliwia interesariuszom omówienie możliwości i podjęcie decyzji o kolejnych krokach.

• Najlepsze opisy produktów łączą jasno określony problem klienta z wymiernymi rezultatami biznesowymi.

• Scentralizowane narzędzia dają wszystkim interesariuszom możliwość przeglądania, komentowania oraz utrzymania spójności na każdym etapie pracy nad opisem.

Stworzenie niewłaściwego rozwiązania wiąże się z wysokimi kosztami. Podobnie jest ze stworzeniem odpowiedniego rozwiązania dla niewłaściwej grupy odbiorców lub bez jasnej wizji, jak powinien wyglądać sukces.

Opis produktu pomaga zespołom uniknąć takich sytuacji, zapewniając zgodność, zanim ktokolwiek napisze jakąś linię kodu lub przygotuje jeden ekran. Jest to absolutnie kluczowe na wczesnych etapach planowania produktu i najlepiej sprawdza się jako punkt wyjścia dla zespołów.

W tym artykule omówiono, czym jest opis produktu, co powinien zawierać, czym różni się od innych dokumentów planistycznych oraz jak napisać opis, który rzeczywiście pomoże zespołowi zrobić krok naprzód.

Czym jest opis produktu?

Opis produktu to dokument planistyczny, który wyjaśnia, czego stworzenie rozważa zespół, dlaczego jest to ważne, komu ma służyć, jakie rezultaty powinien wspierać oraz jakie informacje wymagają jeszcze potwierdzenia.

Tworzy się go na początku etapu planowania lub odkrywania produktu, często zanim w ogóle zostanie podjęta formalna decyzja o rozpoczęciu prac nad czymkolwiek. Dobrze przygotowany opis produktu jest przydatny w obszarach produktu, projektowania, inżynierii, marketingu, sprzedaży, wsparcia oraz zarządzania.

Opis nie musi zawierać wszystkich szczegółów technicznych ani odpowiadać na każde otwarte pytanie. Celem jest osiągnięcie wystarczającej zgodności wśród interesariuszy, aby mogli oni określić dostępne możliwości oraz kolejne kroki.

Czemu ma służyć opis produktu?

Opis produktu pomaga zespołom podejmować lepsze decyzje dotyczące produktu, zanim zaangażują zasoby. To tutaj przedstawiane są założenia, zadawane są pytania, a wszyscy wspólnie decydują, czy warto realizować dany pomysł, czy też nie.

Oto główne cele, którym służy opis produktu:

• Pozwala interesariuszom określić problem i szansę: zanim rozpocznie się projektowanie lub tworzenie, opis zapewnia całemu zespołowi wspólne zrozumienie, jaki problem ma rozwiązać produkt i dlaczego jest to teraz ważne.

• Wyjaśnia, co i dlaczego zespół tworzy: opis pozwala przejść od ogólnego pomysłu do czegoś na tyle konkretnego, aby to omówić, ocenić i wykorzystać.

• Zawiera założenia, otwarte pytania i zagrożenia: spisanie tego, czego nie wiadomo, jest równie ważne jak udokumentowanie tego, co już wiadomo. Opis ujawnia niepewność i pozwala zespołowi zająć się nią jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

• Tworzy wspólny punkt odniesienia do ustalania priorytetów: gdy wiele pomysłów rywalizuje o uwagę, opis zapewnia interesariuszom spójne kryterium do porównania. Zespoły mogą używać Jira Product Discovery do gromadzenia pomysłów, analiz i opinii w jednym miejscu przed podjęciem decyzji, co dalej realizować.

• Pomaga zespołom decydować o kolejnych krokach: opis powinien ułatwiać ustalenie, czy pomysł powinien trafić do backlogu produktu, harmonogramu czy do całego dokumentu wymagań produktowych (PRD).

Co powinien zawierać opis produktu?

Dobrze przygotowany opis produktu obejmuje najważniejsze kwestie, nie stając się pełnym dokumentem wymagań produktowych. Poniżej znajduje się omówienie każdej sekcji, wskazanie, na jakie pytania powinna odpowiadać oraz jak to wygląda w praktyce:

Opis produktu vs PRD vs backlog produktu vs harmonogram

Zespoły korzystają z wielu nakładających się na siebie dokumentów planistycznych, co łatwo może prowadzić do pomyłek. Oto, jak opis produktu wypada na tle pozostałych:

Jak napisać opis produktu w 6 krokach

Przygotowanie opisu produktu nie musi zajmować dużo czasu. Celem jest zebranie wystarczającej ilości informacji, aby odpowiednie osoby mogły świadomie omówić, czy i jak kontynuować działania.

Można to zrobić tak:

Krok 1. Zdefiniowanie pomysłu na produkt

Zacznij od prostego opisu tego, nad czym zespół się zastanawia — nowego produktu, funkcji, usprawnienia czy eksperymentu. Nie musi to być dopracowana prezentacja. Musi on tylko być wystarczająco jasny, aby każdy czytelnik mógł zrozumieć ogólny kierunek.

Wspólna strona Confluence stanowi dla zespołów centralne miejsce do rejestrowania pomysłów, dodawania kontekstu oraz dopracowywania koncepcji w miarę pojawiania się opinii i nowych informacji.

Oto kilka podpowiedzi na początek:

• Stworzenie czego rozważamy?

• Czy jest to nowy produkt, funkcja, usprawnienie, czy eksperyment?

• Do jakiego potencjalnego klienta lub jakiej możliwości biznesowej prowadzi?

• Skąd wziął się ten pomysł?

Krok 2: Doprecyzowanie problemu i odbiorców

Dobre opisy produktów zaczynają się od zdefiniowania problemu, a nie od zaproponowania rozwiązania. Przed określeniem, co należy stworzyć, zespół powinien umieć jasno opisać, kogo dotyczy problem oraz jakie są jego koszty wyrażone w czasie, pieniądzach, poziomie zadowolenia czy w inny mierzalny sposób.

Oto źródła, które zazwyczaj stanowią podstawę tej sekcji:

• rozmowy z klientami;

• Zgłoszenia do działu wsparcia

• Opinie zespołu sprzedaży

• Analiza produktów

• Badanie konkurencji

• Wnioski interesariuszy wewnętrznych

Dlatego warto rejestrować możliwości, opinie i wnioski w jednym miejscu, aby nic nie zginęło przed podjęciem decyzji.

Krok 3: Ustalenie celów i wskaźników sukcesu

Cele powinny łączyć pomysł na produkt z rezultatami istotnymi dla firmy. Nieprecyzyjne cele trudno ocenić i trudno na ich podstawie podejmować działania.

Konkretne, wymierne cele wyznaczają zespołowi kierunek działania i pozwalają ocenić, czy osiągnięto zamierzony efekt. Oto kilka przykładowych celów ukierunkowanych na rezultaty:

• Zwiększenie wskaźnika aktywacji

• Ograniczenie liczby zgłoszeń do działu wsparcia

• Zwiększenie zastosowania funkcji

• Zmniejszenie rotacji

• Skrócenie czasu realizacji zadania

Krok 4: Określenie zakresu, założeń i otwartych pytań

Jedną z najważniejszych zalet opisu produktu jest to, że uwidacznia on niepewność. Zespoły często działają w oparciu o wiele milczących założeń, a ich spisanie daje interesariuszom możliwość zakwestionowania ich przed rozpoczęciem prac.

Wspólna strona dokumentu pozwala zachować ten kontekst w jednym miejscu, dzięki czemu zespoły mogą do niego wracać i aktualizować go w miarę podejmowania decyzji. Oto przykładowa struktura tej sekcji:

• W zakresie: Co zespół zobowiązuje się zbadać lub utworzyć

• Poza zakresem: Co zostało wyraźnie wyłączone z danego projektu

• Założenia: Co zespół uważa za prawdę, ale czego jeszcze nie potwierdził

• Pytania otwarte: Co jeszcze wymaga odpowiedzi przed przejściem do kolejnego etapu

Krok 5: Nadaj temu pomysłowi wyższy priorytet niż innym zadaniom

Brief produktu powinien pomóc zespołowi ocenić, czy dany pomysł zasługuje na uwagę w porównaniu z innymi inicjatywami rywalizującymi o czas i zasoby. Decyzja powinna opierać się na jasnych kryteriach, a nie na tym, kto mówi najgłośniej.

Typowe kryteria obejmują wpływ na klienta, wartość biznesową, nakład pracy, zagrożenie, poziom pewności i dopasowanie do strategii. Dlatego potrzebne są elastyczne ramy ustalania priorytetów dotyczących produktów, pola niestandardowe i system ocen, dzięki którym zespoły mogą porównywać pomysły w oparciu o spójne kryteria.

Dzięki tym narzędziom można opracować harmonogram produktu, który odzwierciedla rzeczywiste priorytety. Zespoły stosujące zwinne zarządzanie projektami mogą również wykorzystywać te kryteria, aby dostosować priorytety sprintu do szerszych celów dotyczących produktu. 

Krok 6: Udostępnienie, wprowadzenie poprawek i powiązanie briefu z realizacją

Brief produktu powinien zostać sprawdzony przez przedstawicieli zespołów ds. produktu, projektowania i inżynierii oraz osoby odpowiedzialne za wprowadzenie produktu na rynek, zanim prace przejdą do kolejnego etapu. Taki przegląd ujawnia luki, pozwala wcześnie dostrzec rozbieżności i buduje wspólne poczucie odpowiedzialności za obrany kierunek.

Po osiągnięciu porozumienia i zadeklarowaniu zaangażowania brief może posłużyć jako punkt wyjścia do rozmów o strategii produktu oraz podstawa aktualizacji harmonogramu, elementów backlogu produktu, wymagań produktowych i zgłoszeń dotyczących realizacji. Brief nie znika po rozpoczęciu pracy. 

Zamiast tego staje się zapisem ustaleń zespołu i powodów, dla których zostały podjęte.

Przykład briefu produktu

Oto krótki przykład, jak w praktyce wygląda brief produktu:

• Pomysł na produkt: Samoobsługowa lista kontrolna onboardingu dla nowych użytkowników

• Problem: Nowi użytkownicy rezygnują przed ukończeniem konfiguracji produktu. Zgłoszenia do działu wsparcia pokazują, że większość pytań na wczesnym etapie jest przewidywalna i powtarzalna, co sugeruje, że użytkownicy nie znajdują samodzielnie potrzebnych wskazówek.

• Grupa docelowa: Administratorzy w małych firmach, którzy po raz pierwszy konfigurują produkt bez dedykowanego wsparcia IT

• Cel: Zwiększenie wskaźnika aktywacji o 15% w ciągu 90 dni od premiery

• Proponowane rozwiązanie: Lista kontrolna w produkcie, która przeprowadza nowych administratorów przez zalecane kroki konfiguracji, udostępniając łącza do odpowiedniej dokumentacji

• Wskaźniki sukcesu: Współczynnik aktywacji, odsetek ukończonych list kontrolnych, liczba zgłoszeń do wsparcia w ciągu pierwszych 30 dni

• W zakresie: Podstawowa lista kontrolna z zalecanymi krokami konfiguracji i łączami do dokumentacji

• Poza zakresem: Pełne przeprojektowanie onboardingu, zautomatyzowane sekwencje e-maili i wsparcie przez czat w aplikacji

• Pytania otwarte: Czy użytkownicy będą reagować na komunikaty wyświetlane w produkcie, czy też uznają je za uciążliwe? Czy istnieje wersja tego rozwiązania, która będzie się sprawdzać w przypadku różnych person administratorów?

5 przydatnych szablonów tworzenia briefu produktu

Rozpoczęcie pracy z briefem produktu jest łatwiejsze, gdy korzysta się z odpowiedniego szablonu. Oto pięć szablonów Confluence, które wspierają różne etapy procesu tworzenia briefu produktu:

Twórz lepsze produkty dzięki bardziej przejrzystej ścieżce od pomysłu do realizacji

Brief produktu pomaga zespołom uzgodnić wspólne stanowisko, zanim nadmiernie zaangażują się w dane rozwiązanie. Dzięki temu wszyscy rozumieją problem, zgadzają się co do celów i wiedzą, na jakie pytania trzeba jeszcze odpowiedzieć przed rozpoczęciem pracy. 

Najlepsze briefy łączą problemy klientów, cele biznesowe, wskaźniki sukcesu i kolejne kroki w dokumencie, z którym każdy członek zespołu może się zapoznać i na jego podstawie podjąć działania.

Jira Product Discovery pomaga zespołom rejestrować pomysły i ustalać ich priorytety, dzięki czemu realizowane są te najlepsze. Jira przekształca zatwierdzone pomysły w zadania możliwe do śledzenia podczas realizacji. Confluence zapewnia zespołom miejsce do dokumentowania decyzji, wymagań produktowych i dodatkowego kontekstu, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte na drodze między odkrywaniem a realizacją.

Wypróbuj Jira Product Discovery za darmo już dziś!

Brief produktu — często zadawane pytania

Jak długi powinien być brief produktu?

Brief produktu powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewnić koordynację działań, a jednocześnie na tyle zwięzły, aby użytkownicy rzeczywiście go przeczytali. W większości przypadków oznacza to od jednej do dwóch stron. Dłuższy brief prawdopodobnie zacznie już przypominać dokument wymagań produktowych. 

Jeżeli uwzględniasz szczegółowe wymagania, historyjki użytkowników lub specyfikacje środowiska użytkownika, umieść je w osobnym dokumencie utworzonym po przeanalizowaniu briefu i podjęciu przez zespół decyzji o kontynuacji prac.

Kto przygotowuje brief produktu?

Briefy produktów są zazwyczaj przygotowywane przez menedżera produktu, jednak dane wejściowe powinny pochodzić od całego zespołu. Zespoły ds. projektowania, inżynierii, sprzedaży, wsparcia i sukcesu klienta często dysponują wiedzą kontekstową, która wpływa na sformułowanie problemu, określenie odbiorców lub ocenę zagrożeń. 

Kiedy należy opracować brief produktu?

Brief produktu jest najbardziej przydatny na początku odkrywania produktu lub we wczesnej fazie planowania produktu, zanim zespół podejmie istotne zobowiązania dotyczące realizacji jakichkolwiek zadań. 

Jeżeli nadal trwa ocena, czy warto realizować dany pomysł, odpowiednim narzędziem będzie brief. Gdy zespół podejmie decyzję o kontynuacji, brief będzie stanowić podstawę harmonogramu, backlogu, a ostatecznie także dla wymagań produktowych.