Przewodnik po wdrażaniu wersji Cloud
Zasoby niezbędne do przygotowania i wprowadzenia w życie planu pomyślnego wdrażania zmian i zarządzania nimi
Przewodnik Atlassian dotyczący wdrażania i zarządzania zmianami
W tym przewodniku znajdziesz najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące skutecznego wdrażania chmury Atlassian w całej organizacji, na dużą skalę, aby móc wprowadzić trwałe zmiany w sposobie pracy i współpracy zespołów. Przewodnik zawiera informacje na temat tego, jak wyznaczyć wizję, skompletować podstawowy zespół, zdefiniować wskaźniki sukcesu, pozyskać sponsorów wykonawczych, stworzyć społeczność użytkowników, zaprojektować strategię komunikacji oraz stworzyć efektywne szkolenia i wsparcie.
Dlaczego zarządzanie zmianami ma istotne znaczenie dla Twojej organizacji
Nasi klienci korzystają z produktów Atlassian przy obsłudze krytycznych procesów biznesowych. W miarę postępu cyfrowej transformacji i wdrażania sposobów pracy opartych na metodyce Agile wielu z nich przenosi swoje zestawy narzędzi do środowiska Atlassian Cloud, aby zmniejszyć koszty ogólne, lepiej wykorzystać budżet na infrastrukturę, zwiększyć produktywność i cieszyć się spokojem ducha dzięki wbudowanym funkcjom bezpieczeństwa i zgodności.
W celu uzyskania pełnego zwrotu z inwestycji Twoje zespoły muszą aktywnie wykorzystywać Atlassian Cloud w codziennej pracy. Sukces jest możliwy wtedy, gdy ludzie zaakceptują nowe rozwiązanie, a to wymaga poprowadzenia ich przez zmianę.
Aby w pełni wykorzystać nową inwestycję w chmurę, zespoły powinny opracować spójną procedurę korzystania z aplikacji w celu koordynacji działań i współpracy. Atlassian Cloud zapewnia tę strukturę, oferując zespołom powtarzalne najlepsze praktyki w zakresie współpracy, dzielenia się wiedzą i działania na dużą skalę. Z czasem te rutynowe czynności stają się nawykami, które wzmacniają pracę zespołową i mają trwały wpływ na działalność firmy.
Dlatego tak ważne jest opracowanie skutecznego planu zarządzania zmianami. Od zaangażowania interesariuszy po szkolenia użytkowników — dobrze opracowany plan pomaga zespołom wdrożyć nowe narzędzia, przeprowadzić migrację i osiągnąć długoterminowe korzyści z rozwiązania Atlassian Cloud. Przyjrzyjmy im się bliżej.
Trwałe zmiany wymagają dużo pracy
Rozumiemy to — wszyscy jesteśmy do pewnego stopnia zmęczeni zmianami. Niezależnie od tego, czy jest to nowe narzędzie, czy proces, którego musimy przestrzegać, stale coś się zmienia. Ważne jest, aby wziąć to pod uwagę przy tworzeniu planu wprowadzenia nowych zmian w dowolnym zespole, nie tylko w zakresie zmian w technologii lub oprogramowaniu. Aby zminimalizować trudności spowodowane zmianami, warto, aby wszystkie elementy zmierzały w tym samym kierunku. Oznacza to, że ludzie, procesy i narzędzia muszą działać harmonijnie, aby wprowadzić trwałe zmiany.
Ostatecznie trwałe przyjęcie zmian zależy od tego, jak są one odczuwalne na co dzień. Kiedy użytkownicy odczuwają namacalne korzyści, takie jak szybsze osiąganie wyników, zmniejszenie nakładu pracy ręcznej i nowe możliwości, są znacznie bardziej skłonni do zaakceptowania zmiany. Staraj się utworzyć środowisko, w którym użytkownicy będą naprawdę chcieli korzystać z narzędzi chmurowych, ponieważ ułatwiają one pracę i zapewniają lepsze wyniki.
Korzyści ze skutecznego programu wdrażania i zarządzania zmianami
Strategiczny program wdrażania i zarządzania zmianami zapewnia trzy kluczowe rezultaty:
1. Zwiększenie produktywności
Właściwe zarządzanie zmianami wraz z ukierunkowanymi szkoleniami i wsparciem pozwala użytkownikom rozpocząć pracę od pierwszego dnia. Zamiast szukać poświadczeń lub dokumentacji, zespoły mogą skupić się na celach biznesowych, które przynoszą wyniki.
2. Zmniejszenie shadow IT
Dzięki strategicznemu wdrożeniu aplikacji Atlassian zespoły wiedzą, kiedy i jak korzystać z każdej aplikacji w zależności od swoich konkretnych potrzeb. Gdy wymagania technologiczne są spełnione dzięki odpowiednim szkoleniom i kanałom informacji zwrotnej, zespoły nie będą szukać nieautoryzowanych alternatyw, które stwarzają zagrożenia techniczne, rozliczeniowe i bezpieczeństwa.
PORADA: Skorzystaj z funkcji automatycznego odkrywania produktów (dostępnej w ramach Atlassian Guard lub Cloud Enterprise), aby zidentyfikować nieautoryzowane instancje w swojej organizacji i skonsolidować je pod oficjalnym zarządzaniem IT.
3. Oszczędzanie czasu i pieniędzy
Kompleksowy plan migracji z przemyślanym wdrożeniem zmniejsza liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej po migracji i zapobiega kosztownym powtórkom. Zespoły, które nie dostosowują się do zmian, często wymagają kosztownych ponownych wdrożeń.
Powszechne bariery utrudniające wdrażanie
Pomimo powyższych korzyści zmiany rzadko zachodzą w sposób naturalny. Najczęstsze przeszkody to:
- Bezwładność i opór wobec nowych procesów
- Brak koordynacji celów między zespołami biznesowymi a zespołami IT
- Słabe wsparcie ze strony kluczowych decydentów
- Niejasności dotyczące harmonogramu wdrożenia poszczególnych etapów
- Niejasna propozycja wartości dla użytkowników końcowych
- Przeciążenie narzędziami bez wytycznych dotyczących użytkowania
Wprowadzenie planu zarządzania zmianami gwarantuje, że zespoły rozumieją, co się zmienia, jak, dlaczego i kiedy, a także zapewnia wiedzę i zasoby niezbędne do osiągnięcia sukcesu. W dalszej części niniejszego przewodnika przedstawiono sprawdzone kroki, które pomogą przygotować się do zmian i zapewnić ich długotrwałe wdrożenie.
PORADA: Pobierz nasz szablon planu zarządzania zmianami, aby zorganizować transformację cyfrową i zastosować strategie opisane w tym przewodniku. Szablon planu zarządzania zmianami pomaga w planowaniu i realizacji migracji do chmury, zapewniając jednocześnie informowanie wszystkich interesariuszy i ich zaangażowanie.
Krok 4: określenie zakresu wdrożenia
Strategia wdrożenia ma wpływ na to, jak zostanie przyjęta zmiana. Niezależnie od tego, czy wprowadzasz ją etapami, czy od razu w całości, wybierz podejście, które najlepiej pasuje do wielkości, kultury i celów Twojej organizacji. Dzięki jasnemu zakresowi zespoły wiedzą, czego się spodziewać i nabierają zaufania do zmiany. Utwórz plan projektu na wysokim poziomie, aby wizualnie przedstawić najważniejsze kamienie milowe i poinformować o zakresie w ramach osi czasu.
Wdrożenie metodą „big bang”
Wprowadź Atlassian Cloud jednocześnie w całej organizacji, stosując podejście lift and shift. Sprawdza się ono w przypadku transformacji cyfrowych w całej firmie lub nadzoru ze strony kierownictwa, zapewniając błyskawiczne dostosowanie i dynamikę.
Wdrażanie etapowe
Wdrażaj w kolejnych działach lub w grupie pilotażowej, stosując wyciągnięte wnioski w każdej nowej fazie. To podejście umożliwia ukierunkowane wsparcie, ogranicza ryzyko i tworzy na wczesnym etapie historie sukcesu, które budują entuzjazm.
Kolejność działów
Jeśli zdecydujesz się na stopniowe wdrażanie, zacznij od działów, które ściśle ze sobą współpracują. Ci użytkownicy zazwyczaj korzystają z tych samych narzędzi i mogą współpracować nad upowszechnieniem nowych procesów. Pomoże to w późniejszym ustaleniu priorytetów przykładów zastosowania (co opisano w kroku 8). Możesz też wybrać zespoły lub działy, które cieszą się opinią otwartych na zmiany, dzięki czemu na początku napotkasz mniejszy opór.
Niezależnie od tego, które podejście wybierzesz, pamiętaj o równaniu zmiany:
- Kogo dotyka zmiana? (Ludzie)
- Jak na nich wpłynie? Co się zmieni? (Proces)
- Z jakich narzędzi będziecie korzystać? (Narzędzia)
WSKAZÓWKA: Migrujesz ponad 1000 użytkowników? Skontaktuj się ze swoim zespołem ds. obsługi klienta w sprawie programu FastShift, aby skorzystać z dedykowanego wsparcia naszego zespołu ekspertów, w tym z usług doradczych i pomocy partnerów ds. rozwiązań w celu przyspieszenia migracji. W razie pytań dotyczących podejścia do migracji możesz również skontaktować się z działem wsparcia.
Uruchom równolegle kroki 5–8
Kroki 5–8 przynoszą najlepsze rezultaty, gdy są wykonywane równolegle, a nie jeden po drugim, ponieważ wzajemnie się uzupełniają. Przykładowo Twoi specjaliści pomogą Ci zrozumieć, czego potrzebują użytkownicy i które przykłady zastosowania są najistotniejsze, co z kolei ukształtuje Twoje plany komunikacyjne i szkoleniowe. Wykonanie tych kroków w tym samym czasie tworzy ściślejsze pętle informacji zwrotnych i zapewnia każdemu zespołowi odpowiednią komunikację, szkolenia i wsparcie potrzebne w początkowej fazie uruchomienia usługi Atlassian Cloud.
Krok 6: Opracowanie planu komunikacji
Masz już gotowy plan, który został zweryfikowany przez zespół ds. wdrożenia. Jak teraz zamierzasz poinformować o zmianie zespół i zbudować pozytywne nastawienie do niej? Utwórz plan komunikacji na wysokim poziomie, aby wizualnie przedstawić najważniejsze kamienie milowe i poinformować o częstotliwości komunikacji.
Jak często należy wysyłać komunikaty?
Kluczem jest powtarzanie. Nierealistyczne jest oczekiwanie, że jedno ogłoszenie dotrze do wszystkich, więc zaplanuj wiele komunikatów za pośrednictwem różnych kanałów. Daj zespołom czas na zapoznanie się ze zmianą, aby były gotowe, gdy nastąpi wdrożenie.
Kto będzie wysyłał komunikaty?
Ludzie częściej zwracają uwagę na wiadomości od liderów, którym ufają. Poproś opiekuna wykonawczego (krok 3) i specjalistów (krok 5) o przekazywanie komunikatów. Ich zaangażowanie zwiększa widoczność i wiarygodność.
Których kanałów należy używać?
Konieczne będzie wysyłanie wielu komunikatów, dlatego warto użyć kombinacji kanałów, aby zmaksymalizować zasięg:
- e-mail i/lub wiadomość Loom od opiekuna wykonawczego;
- firmowy intranet lub biuletyny;
- tło w programach Slack, Teams i Zoom, wygaszacz ekranu;
- spotkania kierownictwa z pracownikami lub spotkania zespołów;
- Fizyczne oznakowanie lub gadżety (plakaty, naklejki na laptopy)
- Gadżet powitalny na domyślnym pulpicie Jira
- Ogłoszenia i/lub banery na stronie głównej Confluence Data Center, stronie głównej Jiry lub w centrum pomocy i portalu Jira Service Management.
Kiedy i co komunikować?
Mimo że nie ma idealnej recepty na komunikację z użytkownikami, stworzyliśmy ramy postępowania, które można wykorzystać w tym celu. To tylko zalecenie, ponieważ czas każdego etapu będzie specyficzny dla konkretnego planu migracji. Prawdopodobnie będziesz wysyłać dodatkowe komunikaty do podgrup, na przykład podczas rekrutowania specjalistów lub przygotowywania zespołu pomocy technicznej do napływu zgłoszeń wsparcia w miarę zbliżania się terminu wprowadzenia nowego rozwiązania. Do każdego z poniższych e-maili mamy szablony, które można dostosować do potrzeb swojej organizacji.
Niezależnie od tego, jakich używasz kanałów komunikacji, poświęć czas na dostosowanie komunikatów, aby każdy zespół zobaczył, jak Atlassian Cloud wiąże się z ich specyficznymi wyzwaniami i przykładami zastosowania (określonymi w kroku 8). Przykładowo zespół marketingowy będzie chciał się dowiedzieć, w jaki sposób Jira może śledzić wyniki kampanii, natomiast zespół prawny może skupić się na przepływach pracy związanych z weryfikacją umów w Jira Service Management. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na możliwości szkolenia na żywo i inne dostępne zasoby.
Krok 7: Opracowanie planu szkolenia i wsparcia
Szkolenie pozwala zespołom swobodnie korzystać z Atlassian Cloud od pierwszego dnia. Przemyślany plan wyposaża użytkowników w niezbędną wiedzę i tworzy stałe kanały wsparcia, które podtrzymują akceptację rozwiązania w dłuższej perspektywie.
Utworzenie centrum szkoleniowego
Zapewnij dostęp do centrum szkoleniowego, które służy jako punkt kompleksowej obsługi i źródło rzetelnych informacji dotyczących wszystkiego, czego użytkownicy potrzebują, aby sprawnie przejść do Atlassian Cloud. Centrum powinno zawierać zasoby z wiadomością powitalną, łącza do zasobów edukacyjnych, osie czasu uczenia się, arkusze wskazówek i często zadawane pytania.
WSKAZÓWKA: Skorzystaj z naszych funkcji w aplikacji, takich jak niestandardowy onboarding do Jiry, aby zaprezentować swoje centrum!
Opracowanie szkolenia dla wszystkich
Oferuj zasoby w wielu formatach, dopasowane do różnych sposobów nauki, takie jak pisemne przewodniki, filmy i interaktywne demonstracje. Skoncentruj się na zadaniach, które użytkownicy wykonują najczęściej, takich jak tworzenie zgłoszeń Jira lub edycja stron Confluence, aby poczuli od razu, że szkolenie im się przyda.
Tworzenie list kontrolnych wdrażania
Udostępnij początkującym użytkownikom prostą listę kontrolną obejmującą zarówno zadania uniwersalne (np. ustawianie stref czasowych), jak i konfiguracje specyficzne dla Twojej organizacji. Jasne wskazówki ograniczają nieporozumienia i przyspieszają swobodę korzystania z nowych narzędzi Cloud.
Możesz również skierować użytkowników na nasze szkolenia na życzenie, aby wyraźnie zaprezentować różnice między wersjami Data Center a Cloud, co służy szybkiemu przejściu na Jirę, Confluence i Jira Service Management.
Wsparcie dla IT i specjalistów
Szkol swoją sieć administratorów IT i specjalistów wraz z użytkownikami końcowymi. Dzięki temu Twój zespół wsparcia jest przygotowany do szybkiego rozwiązywania problemów, podczas gdy specjaliści mogą odpowiadać na pytania i dzielić się najlepszymi praktykami w swoich zespołach.
Zapewnienie ciągłego wsparcia
Skonfiguruj kanały Slack lub Teams, w których użytkownicy mogą zadawać pytania i uzyskiwać szybkie odpowiedzi. Zachęcaj specjalistów do monitorowania tych przestrzeni, pomagając skalować wsparcie poza IT.
WSKAZÓWKA: Użyj tego przewodnika i własnego niestandardowego dokumentu często zadawanych pytań (FAQ) jako podstawy szkolenia dotyczącego aplikacji w chmurze. Przewodnik opisuje ważne zmiany, które należy omówić przed wdrożeniem, i może posłużyć do analizowania pytań zadawanych przez nowych użytkowników. Następnie użyj swoich FAQ jako dynamicznego dokumentu, aby rejestrować często zadawane pytania i odpowiadać na nie przez cały okres działania aplikacji.
Krok 8: Testowanie akceptacyjne przez użytkowników
Wdrożenie okazuje się sukcesem, gdy zespoły widzą, że realne problemy są rozwiązywane. Skup się na przykładach zastosowania, które mają największe znaczenie dla każdego działu, aby użytkownicy natychmiast wiązali aplikacje Atlassian ze swoją codzienną pracą.
Identyfikacja wyzwań
W tym celu należy określić aktualne problemy oraz to, jak można wykorzystać aplikacje Atlassian do ich rozwiązania. Wspólnie z ekspertami zidentyfikujcie bolączki poszczególnych zespołów. Pytaj o to, gdzie spowalniają procesy, nie funkcjonuje przekazywanie zadań lub gubią się zgłoszenia. Te wyzwania są najlepszymi punktami wejścia do wdrożenia.
Zdefiniowanie przykładów zastosowania
Po ustaleniu zakresu i kolejności wdrożenia w poszczególnych działach można wybrać przykłady zastosowania według działów. Znów wspólnie z ekspertami zidentyfikuj właściwe przykłady zastosowania, ponieważ w wersji Cloud mogą one wyglądać inaczej lub być zupełnie nowe.
Oto przykład, jak możesz określić, jakie przypadki użycia chcesz zastosować w każdym dziale (lub w całej organizacji):
Dział | Aktualne wyzwania | Przypadki użycia |
|---|---|---|
| Marketing | Aktualne wyzwania
| Przypadki użycia
|
| HR | Aktualne wyzwania
| Przypadki użycia
|
| Prawo | Aktualne wyzwania
| Przypadki użycia
|
| Eksploatacja | Aktualne wyzwania
| Przypadki użycia
|
Przykładów zastosowania może być więcej, niż da się uwzględnić za jednym razem, więc zacznij skromnie i ustal, którymi zajmiesz się najpierw. Ustal priorytety na podstawie wpływu na firmę i gotowości zespołu, a następnie przeprowadź wdrożenie pilotażowe z udziałem chętnych osób. Wczesne sukcesy stają się materiałem do wewnętrznych studiów przypadków i dają impuls do szerszego wdrożenia.
PORADA: nie ograniczaj się do powielenia starych przepływów pracy w wersji Cloud. Wykorzystaj migrację jako okazję do uproszczenia, modernizacji i odkrycia nowych funkcji wbudowanych w Atlassian Cloud.
Potwierdzenie gotowości
Przed rozszerzeniem wdrożenia upewnij się, że będzie ono wspierać zespoły już od pierwszego dnia. Dzięki zdefiniowaniu produktu o minimalnej wymaganej funkcjonalności (MVP) i przeprowadzeniu testów akceptacyjnych przez użytkowników (UAT) migracja zapewnia stabilność i ciągłość działalności biznesowej.
MVP określa podstawowe funkcje, których zespoły potrzebują, aby odnieść sukces natychmiast po uruchomieniu. Powinny one obejmować 70–80% codziennych zadań, koncentrując się na krytycznych dla firmy przepływach pracy i funkcjach. Po zdefiniowaniu i uzgodnieniu minimalnej wymaganej funkcjonalności zostanie ona wykorzystana w UAT do określenia, które testy mają zostać wykonane.
UAT pozwala zweryfikować MVP z rzeczywistymi użytkownikami przed migracją. UAT potwierdza, że przepływy pracy, integracje i kluczowe funkcje działają zgodnie z oczekiwaniami, dając zespołom pewność siebie i wprowadzając ulepszenia na wczesnym etapie.
WSKAZÓWKA: Wśród użytkowników pilotażowych UAT powinni znaleźć się specjaliści, zaawansowani użytkownicy, administratorzy i co najmniej jeden przedstawiciel z każdego kluczowego działu. Użytkownicy ci powinni przekazać wyczerpujące opinie, ograniczyć ryzyko nieoczekiwanych sytuacji i nadać pozytywny ton wdrożeniu w całej organizacji.
Rozpoznawanie specjalistów
Świetnie, że interesuje Cię budowanie społeczności specjalistów! Ale jak znaleźć właściwe osoby do tego zadania? Zacznij od szukania ludzi, którzy już wykazują silne zaangażowanie.
Dzienniki audytu mogą pomóc w wykryciu zaawansowanych użytkowników, którzy często logują się i aktywnie pracują w różnych aplikacjach. Następnie rozszerz ten zakres na innych zmotywowanych współpracowników, nawet jeśli nie są ekspertami technicznymi. Administratorzy mogą przeglądać dzienniki audytu każdej aplikacji i w całej organizacji.
Aby uzyskać dostęp do dzienników audytu dla poszczególnych aplikacji, przejdź do opcji Ustawienia > Rozwiązywanie problemów i pomoc techniczna > Dziennik audytu.
PORADA: Zapoznaj się z dokumentacją pomocy technicznej, aby dowiedzieć się więcej o działaniach audytowych w aplikacjach Jira Cloud i Confluence Cloud.
Aby uzyskać dostęp do dzienników audytu w całej organizacji, które wyświetlają dane wszystkich aplikacji Atlassian w jednym widoku, przejdź do strony admin.atlassian.com, a następnie do opcji Analizy > Dziennik audytu. Tam możesz wyszukać kluczowe czynności w aplikacji, takie jak:
Zalogowanie się do konta
Utworzono nową witrynę
Usunięto stronę Confluence
UWAGA: W Atlassian Cloud możesz uzyskać dostęp do dzienników audytu obejmujących całą organizację dzięki aktywnej subskrypcji Atlassian Guard Standard, która jest dołączona do wszystkich planów Enterprise. Można ją też kupić osobno. Śledzenie aktywności utworzonych przez użytkowników za pomocą dzienników audytu obejmujących całą organizację jest dostępne wyłącznie w planach Enterprise.
WSKAZÓWKA: Jeżeli korzystasz z planu Premium lub wyższego, użyj Analiz Confluence, aby wyodrębnić swoich najbardziej aktywnych współautorów w Confluence.
1. Zmiana = ludzie + proces + narzędzia
Udana zmiana zawsze zaczyna się od ludzi. Wiele inicjatyw napotyka trudności, ponieważ koncentrują się wyłącznie na procesach lub technologii. Podkreślaj i jasno wskazuj korzyści dla poszczególnych osób, zespołów i organizacji, aby zwiększyć świadomość i wzbudzić entuzjazm. Kiedy pracownicy widzą, jak zmiana ułatwia im pracę, są bardziej skłonni do jej przyjęcia.
2. Wdrażanie to ciągła podróż
Uruchomienie komunikacji dotyczącej zmiany to dopiero początek. Prawdziwe wdrożenie wymaga czasu, ponieważ ludzie muszą zrozumieć zmianę, zaakceptować ją i dostosować się do niej. Wzmacniaj swój przekaz poprzez regularne aktualizacje i pamiętaj, że technologia również się zmienia. Informuj użytkowników o nowych funkcjach i ulepszeniach, aby proces wdrażania ciągle się rozwijał.
PORADA: Jeśli masz już newsletter, intranet lub kanał Slack/Teams, rozważ udostępnianie comiesięcznych porad i wskazówek, informacji o nowych funkcjach i możliwościach szkoleniowych.
3. Spotkaj użytkowników tam, gdzie są
Pokaż zespołom, jak nowe aplikacje wpisują się w ich obecne przepływy pracy. Wyjaśnij, co zastąpi nowy proces lub narzędzie, i połącz wdrożenie bezpośrednio z ich codzienną pracą. Empatia jest kluczowa: kiedy użytkownicy widzą ciągłość, a nie zakłócenia, zmiana wydaje się łatwa do wdrożenia.
PORADA: Pokaż, jak aplikacje Atlassian, takie jak Jira, integrują się z narzędziami takimi jak Slack. Integracje sprawiają, że przejścia są płynniejsze i pokazują użytkownikom, jak Cloud poprawia, a nie zakłóca ich pracę. Dowiedz się więcej o integracjach tutaj.
4. Ton jest nadawany odgórnie
Przy planowaniu wdrożenia poproszenie kadry kierowniczej o poparcie zmiany może pomóc w osiągnięciu jej akceptacji przez organizację. Oprócz skorzystania z pomocy formalnych sponsorów wykonawczych rozważ poproszenie starszych liderów o dodatkowe poparcie zmiany. Może wystarczyć przekazanie ogłoszenia do ich działów i zapewnienie, że można liczyć na ich wsparcie. Zalecamy również zorganizowanie sesji szkoleniowej specjalnie dla starszych liderów, aby mogli dowiedzieć się, jak zmiana wpłynie na ich zespoły.
Akceptacja ze strony kierownictwa przyspiesza wdrażanie. Oprócz uzyskania akceptacji sponsora wykonawczego zadbaj o poparcie zmian przez innych liderów wyższego szczebla. Nawet proste gesty, takie jak przekazywanie ogłoszeń o wdrożeniu lub udział w sesji szkoleniowej, pokazują zespołom, że ta inicjatywa jest ważna. Zalecamy również zorganizowanie dedykowanego szkolenia dla liderów, aby pomóc im zrozumieć zarówno narzędzia, jak i perspektywę użytkownika.
5. Buduj społeczność specjalistów na wczesnym etapie
Jak najwcześniej zaangażuj swoich specjalistów na wszystkich poziomach. Ich entuzjazm i wiarygodność wspierają akceptację zmian w różnych działach jeszcze przed ich szerszym wprowadzeniem. Program pilotażowy dla specjalistów umożliwia im wcześniejsze przetestowanie narzędzi, przeprowadzenie onboardingu współpracowników i przekazywanie cennych opinii wspierających szersze wdrożenie. Specjaliści powiedzą Ci, czy komunikacja działa i gdzie można ją ulepszyć, dając Ci możliwość skorygowania działań i zwiększenia sukcesu wdrażania.
6. Spraw, by było ciekawie
W razie potrzeby uatrakcyjnij proces wdrażania poprzez grywalizację i luźne aktywności budujące energię i zaangażowanie zespołu.
- Przyjazna rywalizacja między działami w zakresie korzystania z narzędzi
- Zachęta do zaprezentowania najbardziej kreatywnego przykładu zastosowania
- Prezentowanie sukcesów i przykładów zastosowań w comiesięcznym biuletynie
7. Lepiej jest pokazać, niż opowiadać
Demonstracje są zawsze bardziej skuteczne niż same instrukcje. Opracuj plan szkoleniowy, dzięki któremu pokażesz użytkownikom, jak narzędzia działają w rzeczywistych scenariuszach.
- Prowadź sesje edukacyjne przy lunchu, umożliwiające zespołom praktyczne poznanie aplikacji
- Zaproponuj szkolenia dostosowane do konkretnych działów i przykładów zastosowania — najlepiej prowadzone przez specjalistów
- Rejestruj te sesje, aby ponownie wykorzystać je do onboardingu nowych pracowników
8. Zadbaj o stały przepływ opinii
Wdrożenie jest najskuteczniejsze, gdy użytkownicy czują się wysłuchani. Określ, jak będą zbierane i wykorzystywane opinie — przez specjalistów, kanały Slack lub Teams, ankiety czy centrum obsługi. Skuteczna pętla informacji zwrotnych pomaga szybko rozwiązywać problemy, określać najlepsze praktyki i śledzić wyniki biznesowe, które przynosi wdrożenie. Jeśli wystąpi opór, możesz go wyeliminować bezpośrednio za pomocą komunikatów, które ponownie przedstawiają przyczyny zmiany, możliwości, zapewniane wsparcie i dostępne kanały przekazywania opinii.
Zasoby przyjęcia i zarządzania zmianami
Zapewnienie użytkownikom sukcesu w aplikacjach Atlassian Cloud
Uwolnij pełen potencjał swojego zespołu dzięki obszernemu przewodnikowi Przygotowywanie użytkowników na sukces w Atlassian Cloud zawierającemu informacje o tym, jak uzyskać dostęp do witryny oraz o różnicach w stosunku do aplikacji samoobsługowych.
Szablon planu zarządzania zmianami
Usprawnij wszelkie zmiany organizacyjne dzięki łatwemu w użyciu szablonowi planu zarządzania zmianą, zaprojektowanemu do użytku wraz z tym przewodnikiem.
Szablony wiadomości e-mail na potrzeby wprowadzania aplikacji Atlassian Cloud
Rozpocznij swój plan komunikacji dzięki szablonom wiadomości e-mail, które pomagają informować i angażować zespoły podczas wdrażania chmury.
Przewodniki Szybki start aplikacji Atlassian
Pomóż zespołom szybko rozpocząć pracę w Jira Cloud, Confluence Cloud i Jira Service Management Cloud dzięki tym przewodnikom szybkiego startu dotyczącym aplikacji Atlassian, możliwościom szkoleń na żywo i innym dostępnym zasobom.
Centrum zasobów wdrażania i szkoleń
Opracuj skuteczny program szkoleniowy z wyselekcjonowanymi zasobami z centrum zasobów onboardingu i szkoleń, co obejmuje przewodniki i webinaria dotyczące aplikacji takich jak Loom i Rovo.
Zasoby Loom
- Demonstracje
- Seminaria internetowe
- Elektroniczne zasoby edukacyjne Atlassian University
- Przewodnik konfiguracji administratora
Logo Rovo
Zasoby Rovo