Руководство по внедрению Cloud
Ресурсы, необходимые для разработки и выполнения плана по внедрению продуктов и управлению изменениями
Руководство Atlassian по внедрению продуктов и управлению изменениями
В этом руководстве приводятся рекомендации и советы по развертыванию Atlassian Cloud в организации в любом масштабе, которые позволят вам внедрять долгосрочные изменения, касающиеся методов работы и сотрудничества команд. В руководстве рассказывается, как определить видение, собрать основную команду, определить показатели успеха, заручиться кураторской поддержкой руководителей, создать сообщество опытных пользователей, разработать стратегию коммуникации и организовать эффективное обучение и поддержку.
Почему управление изменениями важно для организации
Решая вопросы поддержки критически важных бизнес-процессов, клиенты полагаются на Atlassian. По мере цифровой трансформации и внедрения гибких методов работы многие из них переносят свои наборы инструментов в Atlassian Cloud, чтобы сократить накладные расходы, перераспределить затраты на инфраструктуру, повысить производительность и обрести спокойствие благодаря встроенным средствам безопасности и обеспечения соответствия требованиям.
Чтобы инвестиции полностью окупились, нужно сделать так, чтобы ваши команды активно использовали Atlassian Cloud для повседневной работы. Успех зависит от мотивации команд к внедрению и использованию новых инструментов, а для этого необходимо помочь людям принять изменения.
Чтобы получить максимальную отдачу от новых инвестиций в версию Cloud, командам необходимо выстроить последовательный процесс использования приложений и наладить согласованную совместную работу. Atlassian Cloud предоставляет структуру, в рамках которой команды могут следовать рекомендациям, касающимся совместной работы, обмена знаниями и выполнения масштабных проектов. Со временем эти практики становятся привычкой, которая сплачивает команды и позитивно влияет на бизнес в долгосрочной перспективе.
Поэтому так важно разработать эффективный план управления изменениями. В любом аспекте — от привлечения заинтересованных сторон до обучения пользователей — хорошо продуманный план управления изменениями помогает командам внедрять новые инструменты, успешно осуществлять миграцию и извлекать пользу из Atlassian Cloud в долгосрочной перспективе. Итак, приступим!
Долгосрочные изменения требуют приложения усилий
Мы хорошо понимаем, что все мы в той или иной степени устали от изменений. Кажется, будто что-то постоянно меняется: все время появляются новые инструменты и процессы, которым нужно следовать. Это важно учитывать при составлении плана внедрения изменений для любой команды, а не только в сфере технологий или программного обеспечения. Чтобы свести к минимуму связанные с изменениями конфликты, необходимо, чтобы все компоненты способствовали движению в одном направлении. Это значит, что для действенных и долговечных изменений все люди, процессы и инструменты должны работать в гармонии.
В конечном счете, на то, как долго команда будет использовать новую систему, влияет удобство ежедневной работы в ней. Когда пользователи получают ощутимые преимущества, такие как более скорые результаты, сокращение ручной работы и новые возможности, они с гораздо большей вероятностью примут изменения. Стремитесь создать среду, в которой ваши пользователи действительно захотят использовать облачные инструменты, потому что это упростит их работу и поможет достигнуть высоких результатов.
Преимущества успешной программы внедрения продуктов и управления изменениями
Программа стратегического внедрения и управления изменениями нацелена на три важнейших результата.
1. Повышение продуктивности
Правильное управление изменениями с целенаправленными обучением и поддержкой помогает пользователям продуктивно работать с первого дня. Команды не ищут учетные данные для входа или документацию — они сосредотачиваются на бизнес-целях и достижении результатов.
2. Сокращение теневых ИТ-ресурсов
При стратегическом подходе к развертыванию приложений Atlassian команды понимают, когда и как использовать каждое приложение в соответствии со своими конкретными потребностями. Когда требования команд к техническим решениям удовлетворяются с помощью качественного обучения и каналов обратной связи, команды не будут стремиться использовать несанкционированные альтернативные инструменты, создающие технические, платежные риски и риски безопасности.
СОВЕТ. Воспользуйтесь функцией автоматического обнаружения продуктов (доступной в Atlassian Guard или Cloud Enterprise), чтобы выявлять несанкционированные экземпляры в вашей организации и добавлять их в перечень приложений, официально управляемых службой ИТ.
3. Экономия времени и денег
Комплексный миграционный план с продуманным развертыванием сокращает количество обращений в службу поддержки после миграции и помогает предотвратить дорогостоящие повторные попытки. В командах, которые не принимают изменения, часто приходится внедрять их повторно, что обходится дорого.
Часто встречающиеся препятствия на пути к успешному внедрению продуктов
Несмотря на указанные преимущества, изменения редко происходят гладко. Самые частые препятствия:
- Инертность и сопротивление новым процессам.
- Разные цели у бизнес- и ИТ-команд.
- Недостаточная поддержка со стороны ключевых руководителей, принимающих решения.
- Путаница, связанная со сроками этапов развертывания.
- Неясное ценностное предложение для конечных пользователей.
- Слишком большое количество инструментов и отсутствие рекомендаций о том, как их использовать.
Разработайте план управления изменениями, благодаря которому команды точно будут знать, что, как, зачем и когда будет изменено, а также получат знания и ресурсы, необходимые для достижения успеха. В оставшейся части этого руководства изложены проверенные шаги по подготовке к изменениям. Следуйте им, чтобы сделать внедряемые решения успешными в долгосрочной перспективе.
СОВЕТ. Чтобы организовать цифровую трансформацию и применить стратегии, описанные в этом руководстве, загрузите наш шаблон для плана управления изменениями. Шаблон для плана управления изменениями поможет спланировать и осуществить миграцию в облако, а также информировать о миграции и вовлекать в нее все заинтересованные стороны.
Шаг 4. Спланируйте внедрение
Тон всему процессу внедрения задает стратегия развертывания. Вне зависимости от того, будет решение запущено поэтапно или сразу для всей организации, выберите подход, который лучше всего отвечает размеру, культуре и целям компании. Четко заданные рамки проекта помогают командам понимать, чего ожидать, и укрепляют уверенность в изменениях. Создайте высокоуровневый план проекта, чтобы наглядно показать важнейшие контрольные точки и описать объем работ в формате хронологии.
Масштабное развертывание
Внедрите Atlassian Cloud сразу во всей организации при помощи стратегии переноса всех данных сразу. Такое решение отлично подходит для цифровых преобразований в масштабах компании или продвигаемых руководством инициатив, так как обеспечивает мгновенную согласованность и задает динамику процесса.
Поэтапное развертывание
Выполнять развертывание можно по отделам или пилотным группам, учитывая полученные выводы на каждом новом этапе. Подобный поэтапный подход позволяет оказывать адресную поддержку, снижает риски и создает примеры успеха, способные вдохновить пользователей на следующих этапах.
Приоритизация отделов
При выборе постепенного развертывания начните с отделов, тесно сотрудничающих друг с другом. Их сотрудники, как правило, используют один и тот же инструментарий и смогут совместно работать над нормализацией новых процессов. Эта модель позволяет в дальнейшем определить приоритеты примеров использования (см. шаг 8). Кроме того, стоит привлечь команды или отделы, известные своей готовностью к переменам, чтобы свести к минимуму возможное сопротивление на начальном этапе.
Независимо от выбранного подхода, обязательно примите к сведению эту формулу изменений.
- На кого повлияют перемены? (люди)
- Как именно они повлияют? Что изменится? (процесс)
- Какие инструменты будут использоваться? (инструменты)
СОВЕТ. В миграции участвует более 1000 пользователей? Свяжитесь со службой по работе с клиентами и узнайте о программе FastShift. Она позволяет воспользоваться специализированной поддержкой наших экспертов, в том числе консультантов и партнеров по разработке системных решений. С их помощью вы сможете быстрее выполнить переход. Если у вас есть вопросы о подходе к миграции, вы также можете обратиться в службу поддержки.
Выполняйте этапы 5–8 параллельно
Причина в том, что эти этапы взаимно дополняют друг друга, поэтому их следует выполнять параллельно, а не последовательно. Например, сторонники рассказывают вам, что нужно пользователям и какие варианты использования наиболее важны, и это влияет на ваши планы по коммуникации и обучению. Параллельное выполнение позволяет быстрее и эффективнее реагировать на обратную связь и гарантирует каждой команде необходимую коммуникацию, обучение и поддержку — а их очень важно обеспечить с самого начала внедрения Atlassian Cloud.
Шаг 6. Составьте план коммуникации
Итак, у вас есть план, проверенный вашей командой по развертыванию. Как вы расскажете командам об изменениях и создадите позитивное отношение к ним? Составьте общий план коммуникации, чтобы наглядно представить все важнейшие контрольные точки и определить интенсивность общения.
Как часто информировать участников процесса?
Повторение — залог успеха. Не стоит ожидать, что одно сообщение или объявление сможет охватить всех, поэтому планируйте несколько сообщений по разным каналам. Чтобы команды могли подготовиться к внедрению, предоставьте участникам время на ознакомление с изменениями.
Кто будет отправителем?
Люди охотнее реагируют на сообщения от тех лидеров, которым доверяют. Будет отлично, если к рассылке новостей присоединится куратор (шаг 3) и сторонники миграции (шаг 5). Их участие поможет быстрее распространить информацию и укрепить доверие сотрудников.
Какие каналы использовать?
Поскольку сообщений будет много, используйте разнообразные каналы для максимального охвата:
- электронные письма и/или видео Loom от куратора проекта;
- корпоративный интранет или новостные рассылки;
- фоны Slack, Teams, Zoom, заставки на рабочем столе;
- собрания для всего коллектива или для команд.
- физические вывески или сувениры (плакаты, стикеры для ноутбуков);
- ознакомительный гаджет на дашбоарде по умолчанию в Jira;
- объявления и (или) баннеры на домашней странице Confluence в Data Center, на домашней странице Jira или на портале и в центре поддержки Jira Service Management.
Когда и о чем сообщать?
Идеального рецепта коммуникации с пользователями не существует, но мы составили примерную схему, которую можно использовать в качестве основы. Это только рекомендация, так как сроки каждого этапа будут зависеть от вашего планирования миграции. Скорее всего, вы будете отправлять дополнительные сообщения в подгруппы, например при подборе сторонников или при подготовке команды службы поддержки к наплыву заявок после запуска. Для всех перечисленных ниже электронных писем имеются шаблоны, которые можно настроить под свою организацию.
Независимо от того, какие каналы вы используете, адаптируйте коммуникацию, чтобы показать каждой команде, как Atlassian Cloud будет применяться именно в ее работе и какие из ее задач система будет помогать решать (как описано в шаге 8). Например, отделу маркетинга будет интересно узнать, как Jira помогает отслеживать эффективность кампаний, а юридическому отделу — как Jira Service Management упрощает процесс согласования договоров. Обязательно расскажите об онлайн-обучении и других доступных ресурсах.
Шаг 7. Составьте план обучения и поддержки
Чтобы команды могли с первого дня чувствовать себя уверенно при работе с Atlassian Cloud, необходимо обучение. Хорошо продуманный план поможет дать пользователям необходимые знания и сформировать каналы поддержки, способствующие внедрению в долгосрочной перспективе.
Создание учебного центра
Создайте для пользователей единый учебный центр, который станет централизованным источником достоверной информации обо всем, что нужно для успешного перехода на Atlassian Cloud. В центре нужно разместить приветственное обращение, ссылки на обучающие материалы, хронологию обучения, подсказки и ответы на часто задаваемые вопросы. Шаблоны центра миграции Jira, Confluence и Jira Service Management можно использовать для получения идей по обмену ключевой информацией.
СОВЕТ. Чтобы рассказать пользователям об учебном центре, используйте возможности наших приложений, например индивидуальная настройка адаптации к работе с Jira.
Разработка обучения для всех категорий пользователей
Предлагайте материалы в разных форматах, которые бы учитывали разные способы восприятия информации, например письменные руководства, видеоуроки и интерактивные демонстрации. Сосредоточьтесь на самых часто выполняемых пользователями операциях, таких как создание задач в Jira или редактирование страниц в Confluence, — так обучение будет сразу восприниматься как полезное.
Составление списка задач для адаптации сотрудников
Подготовьте простой список задач для новичков, охватывающий как универсальные действия (например, настройку часовых поясов), так и конфигурации, специфические для вашей организации. Четкие инструкции уменьшают путаницу и помогают быстрее освоить новые облачные инструменты.
Также вы можете направить пользователей на наши обучающие курсы по запросу, где они узнают о различиях между Data Center и версией Cloud, что позволит быстро перейти в облако в Jira, Confluence и Jira Service Management.
Расширение возможностей ИТ-специалистов и сторонников
Обучайте вашу сеть ИТ-администраторов и сторонников вместе с конечными пользователями. Так вы обеспечите готовность службы поддержки быстро решать возникающие проблемы, а сторонники смогут отвечать на вопросы и делиться рекомендациями в своих командах.
Организация постоянной поддержки
Создайте каналы Slack или Teams, где пользователи смогут быстро получать ответы на задаваемые вопросы. Поощряйте сторонников следить за этими пространствами, что позволит масштабировать систему поддержки за пределы ИТ-отдела.
СОВЕТ. В качестве основы для обучения работе с облачными приложениями используйте это руководство и собственный документ с часто задаваемыми вопросами. В руководстве описаны важные изменения, которые нужно учесть перед запуском. Руководство можно также поможет вам подготовиться отвечать на вопросы новых пользователей. В дальнейшем используйте собственный документ с ответами на часто задаваемые вопросы — дополняйте его на протяжении всего срока использования приложения.
Шаг 8. Приемочное пользовательское тестирование
Успех внедрения достигается тогда, когда команды видят решение своих реальных проблем. Сосредоточьтесь на примерах использования, наиболее важных для каждого отдела, чтобы пользователи сразу же внедряли приложения Atlassian в свою повседневную работу.
Обнаружение проблем
Для этого выявите текущие задачи и поймите, как приложения Atlassian помогут справиться с ними. Вместе с профильными бизнес-специалистами выявите болевые точки в разных командах. Спросите, где процессы замедляются, возникают сбои при передаче работы или теряется информация. Именно эти сложности станут лучшими отправными точками для успешного внедрения.
Определение примеров использования
Определив масштаб развертывания и очередность отделов, можно приступить к выбору примеров использования для каждого отдела. Снова обратитесь к профильным бизнес-специалистам: нужные примеры в облачной среде могут отличаться от привычных или оказаться совсем новыми.
Вот один из вариантов, с помощью которого можно определить подходящие примеры использования для каждого отдела (или целой организации).
Отдел | Текущие задачи | Примеры использования |
|---|---|---|
| Маркетинг | Текущие задачи
| Примеры использования
|
| HR | Текущие задачи
| Примеры использования
|
| Юриспруденция | Текущие задачи
| Примеры использования
|
| Операции | Текущие задачи
| Примеры использования
|
Возможно, обнаруженных примеров будет много и вы не сможете работать со всеми сразу, поэтому начните с малого и определите, на какой из них обратить внимание в первую очередь. Расставьте приоритеты в зависимости от влияния на бизнес и готовности команды, а затем проведите тестирование в группе желающих. Ранние успехи дадут возможность выполнить внутренние разборы примеров и ускорят дальнейшее внедрение.
СОВЕТ. Не ограничивайтесь простым копированием старых рабочих процессов в облако. Используйте миграцию как возможность упростить, модернизировать и изучить новые возможности Atlassian Cloud.
Проверка готовности
Перед расширением масштабов внедрения убедитесь, что ваше развертывание обеспечит поддержку команд с первого же дня. Стабильность и непрерывность бизнес-процессов в рамках миграции гарантируется за счет определения продукта с минимальной функциональностью (MVP) и проведение приемочного пользовательского тестирования (UAT).
MVP содержит ключевые функции, необходимые командам для успешной работы сразу после запуска. Они должны покрывать 70–80 % повседневных задач с упором на критически важные рабочие процессы и функции. После определения и согласования MVP можно использовать в UAT-тестировании, чтобы составить список тестов.
В ходе UAT-тестирования реальные пользователи проверяют MVP на практике. UAT помогает проверить, что рабочие процессы, интеграции и ключевые функции работают корректно. Это дает командам уверенность и позволяет своевременно вносить улучшения.
СОВЕТ. В число пилотных пользователей UAT должны входить сторонники, опытные пользователи, администраторы и хотя бы один представитель от каждого ключевого отдела. Это позволит собрать качественную обратную связь, избежать недопониманий и задать позитивный тон для дальнейшего внедрению системы во всей организации.
Как найти сторонников
Отлично — вы хотите создать сообщество сторонников! Но как найти подходящих людей для этой работы? Для начала посмотрите, кто уже проявляет активную заинтересованность.
Журналы аудита помогают выявлять опытных пользователей: они чаще других входят в систему и активно работают в разных приложениях. На основе этого списка вы сможете найти и других заинтересованных коллег, которые не обязательно будут являться техническими экспертами. Администраторы могут просматривать журналы как по отдельным приложениям, так и по всей организации в целом.
Чтобы получить доступ к журналам отдельных приложений, выберите Settings (Настройки) > Troubleshooting and support (Устранение неполадок и поддержка) > Audit log (Журнал).
СОВЕТ. Чтобы узнать больше о работе с журналами в Jira Cloud и Confluence Cloud, ознакомьтесь со вспомогательной документацией.
Чтобы получить доступ к журналам по всей организации, в которых собираются данные из всех приложений Atlassian, перейдите на страницу admin.atlassian.com и выберите Insights (Аналитика) > Audit log (Журнал). В журнале можно выполнить поиск по основным действиям в приложениях.
Logged in to account (Вход в аккаунт)
Created a new site (Создан новый сайт)
Deleted a Confluence page (Удалена страница Confluence)
ПРИМЕЧАНИЕ. В Atlassian Cloud для доступа к журналам организации необходимо иметь действующую подписку на Atlassian Guard Standard. Она включена во все тарифные планы Enterprise, а также может быть приобретена отдельно.Отслеживать действия пользователей с помощью журналов организации можно только с тарифными планами Enterprise.
СОВЕТ. Если у вас тарифный план Premium или выше, используйте аналитику в Confluence, чтобы выделить наиболее активных пользователей Confluence.
1. Изменения = люди + процесс + инструменты
Успешные перемены всегда начинаются с людей. Многие инициативы не получают развития, потому что их организаторы уделяют внимание только процедурам или технологиям. Объясните сотрудникам, какие преимущества даст новая система организации, команде и каждому специалисту в отдельности — это поможет привлечь внимание к вашей инициативе. Когда сотрудники видят, что изменения облегчают их работу, они принимают новые подходы с большей готовностью.
2. Внедрение — это непрерывный процесс
Сообщить сотрудникам о грядущих изменениях — это только начало. Потребуется время, чтобы люди осознали, приняли изменения и адаптировались к ним. Регулярно рассказывайте, как проходит внедрение, делитесь новостями и помните, что технологии также развиваются. Держите пользователей в курсе новых функций и улучшений, чтобы процесс внедрения продолжался.
СОВЕТ. Если у вас уже есть новостная рассылка, интранет или канал Slack или Teams, подумайте о том, чтобы ежемесячно публиковать там советы и рекомендации, ключевые сведения о новых функциях и информацию о возможностях обучения.
3. Работайте с пользователями в привычной для них среде
Покажите командам, как новые приложения вписываются в существующие рабочие процессы. Четко объясните, вместо чего вы внедряете новый процесс или инструмент и как он будет использоваться в повседневной работе. Постарайтесь понять, что чувствуют ваши коллеги: если вы не будете резко вторгаться в налаженную жизнь, а организуете изменения как плавный процесс перехода, это вызовет меньше отторжения.
СОВЕТ. Покажите, как можно интегрировать приложения Atlassian, в том числе Jira, в другие инструменты, например в Slack. Интеграция упростит переход и наглядно покажет пользователям, что облачные технологии упрощают работу, а не усложняют ее. Узнать об интеграциях подробнее можно здесь.
4. Тон задается наверху
Планируя внедрение, привлекайте к поддержке изменений руководителей высшего звена и ведущих специалистов. Это будет способствовать более широкому принятию изменений в организации. Подумайте о том, чтобы помимо официальных кураторов проекта привлечь к поддержке изменений и других руководителей высшего звена. Они могут просто переслать объявление своим отделам, чтобы продемонстрировать свое участие и готовность оказать поддержку. Мы также рекомендуем провести обучение специально для руководителей высшего звена, чтобы они узнали, как изменения повлияют на работу их команд.
Внедрение происходит быстрее с поддержкой руководства. Подумайте о том, чтобы, помимо кураторов проекта, привлечь к поддержке изменений и других руководителей высшего звена. Даже простые действия, такие как объявление о начале развертывания или участие в тренинге, покажут командам, что ваша инициатива важна. Мы также рекомендуем провести отдельный тренинг для руководителей, чтобы познакомить их с новыми инструментами и помочь понять точку зрения пользователей.
5. Как можно раньше создайте сообщество сторонников
Привлекайте сторонников на самых ранних этапах внедрения и на всех уровнях организации. Своим энтузиазмом и авторитетом они смогут вызвать интерес к новым системам у других сотрудников в своих отделах еще до масштабного развертывания. Ранний доступ к новым инструментам позволит сторонникам протестировать возможности, рассказать о них коллегам и дать вам ценную обратную связь, которая поможет более успешно провести внедрение во всей организации. Сторонники расскажут, находят ли отклик ваши обращения к сотрудникам и что можно улучшить — это даст вам возможность скорректировать курс и повысить эффективность внедрения.
6. Сделайте процесс увлекательным
Если это принято в вашей организации, добавьте игровые элементы. Несерьезные мероприятия помогут сделать процесс внедрения более увлекательным.
- Проводите дружеские состязания по использованию инструментов между отделами.
- Предложите конкурс на самый креативный пример использования.
- Рассказывайте о победителях и примерах использования в ежемесячных рассылках.
7. Лучше показать, чем рассказать
Наглядные примеры всегда эффективнее формальных инструкций. Составьте обучение так, чтобы показать пользователям принципы работы инструментов в реальных сценариях.
- Показывайте функции приложений на «обеденных семинарах». Ваши коллеги смогут опробовать приложения на практике.
- Проводите обучение отдельно для каждого конкретного отдела и приводите актуальные для них примеры использования (в идеале под руководством сторонников).
- Записывайте такие встречи на видео, чтобы потом их можно было использовать при адаптации новых сотрудников.
8. Поддерживайте непрерывный цикл обратной связи
Развертывание проходит эффективнее, когда пользователи понимают, что их мнение важно для вас. Определите, как вы будете собирать отзывы и отвечать на них: через сторонников, через каналы в Slack или Teams, через опросы или через службу поддержки. Качественная система обратной связи помогает быстро устранять проблемы, составлять рекомендации и отслеживать результаты внедрения бизнес-решений. Сопротивление в любом случае может возникнуть, но вы сможете напрямую ответить на него: еще раз рассказать о причинах изменений, доступных возможностях, доступной поддержке, каналах обратной связи.
Ресурсы по внедрению и управлению изменениями
Подготовка пользователей к успешной работе с приложениями Atlassian Cloud
Раскройте весь потенциал своей команды с помощью подробного руководства Подготовка пользователей к успешной работе с продуктами Atlassian Cloud, в котором рассказывается, как получить доступ к сайту и чем облачная версия отличается от приложений с самостоятельным управлением.
Шаблон «План управления изменениями»
Упростите любые организационные изменения с помощью удобного шаблона «План управления изменениями», который предназначен для использования вместе с этим руководством.
Шаблоны электронных писем для знакомства с приложениями Atlassian Cloud
Используйте готовые шаблоны электронных писем, чтобы не откладывать коммуникацию на потом. Шаблоны помогут информировать сотрудников и вовлекать их в процесс внедрения облачного решения.
Краткие руководства по началу работы с приложениями Atlassian
Помогите командам быстро освоиться в Jira Cloud, Confluence Cloud и Jira Service Management Cloud с помощью кратких руководств по началу работы с приложениями Atlassian, онлайн-обучения и других доступных ресурсов.
Центр ресурсов по адаптации и обучению
Составьте эффективную программу обучения, используя специально подобранные материалы из Центра ресурсов по адаптации и обучению. Здесь есть руководства и вебинары по различным приложениям, например по Loom или Rovo.
Ресурсы по Loom
- Демонстрации
- Вебинары
- Онлайн-обучение в Atlassian University
- Руководство по настройке для администраторов
Логотип Rovo
Ресурсы по Rovo