没人会害怕的团队会议

关键要点

• 团队会议是预定的沟通形式，旨在协助员工产出想法、解决问题、达成共同的项目目标。

• 有效的会议需要提前规划议程与清晰目标，以确保用时高效、议题聚焦。

• 落实“禁止电子设备”等规则并指定计时员，能够帮助维持参与度，并尊重每个人的时间表。

• 会议结束后及时总结要点与行动项，以确保全体成员明确后续工作步骤。

我们都听说过关于会议抱怨，它们没有生产力、占据了我们的时间、而且很乏味，使我们无法从事自己的本职工作。

然而，一项调查发现，专业人士将 21％ 的工作时间花在会议上。更糟糕的是？这些受访者认为，至少有四分之一的会议时间被完全浪费了。难怪当我们看到满满当当的日程表上又增加了一个会议后，大多数人都会哀嚎。

事实是：团队会议是工作领域的必要组成部分。当您正确地计划和管理团队，您就可以推动团队产生想法、解决问题和实现目标。

因此，这一切都引出了一个问题：您如何举办一次有效的会议，让魔法真正发生？您怎样才能确保这次会议富有成效地利用了您团队的时间，而不是他们工作日中又一个令人崩溃的部分？

本指南分享了您需要知道的知识，以便充分利用团队会议（如果有疑问，带上甜甜圈永远不会有什么坏处）。

团队会议的目的是什么？

顾名思义，团队会议是员工讨论特定主题或主题列表时的预定对话，应在会议负责人制定的预先计划的议程上概述这些主题。

尽管会议在现代工作场所名声可怖，但我们都同意，只有通过电子邮件和即时消息才能完成这么多工作。有时候，现场面对面的对话是必要的，甚至更有成效和效率。

这就是团队会议的用武之地。它们为员工提供了完成许多事情的机会，包括：

• 规划未来的项目和举措

• 头脑风暴新想法

• 处理共享任务

• 抢占先机，克服挑战

• 改善团队沟通

归根结底，团队会议是合作的渠道，这对雇主和员工来说都是一个重要的难题。在一项调查中，75% 的雇主将团队合作和协作评为“非常重要”。然而，39% 的员工表示自己组织中的人员协作不够。

这些会议为团队提供了紧密合作的机会，如果做得好，可以取得丰硕成果。另一项调查发现，83％ 的受访者认为团队会议对他们的项目有积极影响。

您何时需要团队会议，何时不需要团队会议

我们都走出会议后想：“好吧，那本来可以在电子邮件里写的！”

避免抱怨自己会议的一种方法是确保您已经准备好在日历上安排项目，而不仅仅是因为您觉得团队应该聊一聊。

您怎么能分辨出自己在频谱上的位置？使用下面的标志来诊断自己的情况，并确定是否真的有必要召开团队会议。

如果...安排会议

1. 您有一个明确的目标。

每次会议都需要明确的使命或目标，否则聚在一起就没有意义了。您希望实现什么目标？您想解决问题？计划时间线？讨论挑战？头脑风暴？安排会议之前，请确保您可以明确指出要点。如果可以的话？请预订会议。

2. 您已经创建了一个议程。

一旦您确定了任务，就应该公开——与团队的其他成员讨论您将要讨论的内容和您想要完成的事情。会议组织者陷入的最大陷阱是逆向工作。他们预订了会议时段，然后试着弄清楚如何填补这个时段。相反，更明智的做法是先计划好议程，然后再预订会议时间以配合议程。您的议程准备好了吗？安排会议。

3. 您确切地知道需要邀请谁。

没有什么比被迫坐下来参加与自己完全无关的会议更糟糕的了。这是预先规划议程很有帮助的另一个原因——知道要讨论的内容就可以清楚地知道需要邀请谁。因此，如果您确切地知道应该邀请谁参加会议，那么您可能对所有其他基本要素都有扎实的了解。您有理由安排时间。

如果...跳过会议

1. 您只是在分享信息。

您只需要提供项目更新还是让所有人知道您已经把团队郊游菜单从披萨改成了塔可？有简短的更新或基于事实的信息，可能不会引发持续的讨论？这就是电子邮件或即时通讯平台的用途。这比将所有人围捕要快得多，而且如果人们忘记了，他们还有一些东西可以参考。这条规则有一些例外：想想公司全体会议和执行会议。

2. 您举行会议只是为了主持。

以书面形式阅读时，这听起来可能很明显，但它发生的频率比您想象的要多，尤其是在定期或反复的会议中。日历上这些一致的时段可以变成美其名的跟进会话或状态更新，而不是富有成效的对话。因此，如果您的团队日历上有反复会议，请确保经常对其进行重新评估，以确保会议时间确实值得。

3. 准备工作尚未就绪。您是否已备好支持材料—比如创意简报、幻灯片演示文稿或其他能帮您阐明观点的资料，且全部整理妥当可随时使用？会议议程是否已规划完毕并准备好分享？若尚未完成，现在安排会议为时过早。诚然，您或许能在安排好会议时间后抽空补齐这些内容，但实际准备所需的时间往往超出预期。您肯定不希望会议即将开始时，自己还缺一半必需的材料。

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如何召开团队会议来把事情做好

好的，这样您就有了目标、议程和邀请名单，而且您确信您的会议是必不可少的。现在，如何确保它顺利运行呢？把这些策略付诸实践。

1. 围绕您的议程进行构思。

我们讨厌反复讲同样的话，现在您应该已经意识到议程对于成功召开团队会议的重要性。但是，据报道，有 63％ 的会议没有预先计划的议程。

不要成为其中的一部分。制定议程非常简单（而且值得花时间）。以最基本的形式，写一篇简短的文章，将列出以下内容：

• 会议日期和时间

• 会议目标

• 参会的部门或人员

• 有待讨论的主题

• 谁将主导每个主题的讨论

• 将为每个主题分配多少时间

这正是您真正需要的。在谈话之前记下这些内容并分享会为您的会议带来一些急需的结构（更不用说时间管理了）。

2. 提前发送支持文档。

您不想浪费任何宝贵的会议时间，但却经常容易浪费，特别是如果您在最初十分钟里让所有人快速了解您将要谈论的内容。

在预定会议开始前至少一个完整的工作日与所有与会者共享议程和任何其他支持文档（如创意简报、时间线、幻灯片、图表、报告等），从而省去这一麻烦。

这样，每个人都有时间回顾和处理会议的要点，并且可以提出他们最好的问题和建议。

3. 控制随机状况。

什么会让您的会议脱轨？与会议目标无关的随机主题和切线。现在真的需要争论那个客户的姓氏怎么发音吗？

在整个团队陷入这种情况前就结束话题。与其参与对话，不如告诉团队您会注意到问题所在，这样您就可以在不同的时间重新讨论这个问题。

有时候您会听到这种被称为“停车场”的方法，即在继续推动（眨眼）议程的同时，把这个话题暂时搁置一会儿。

4. 设置规则：没有屏幕。

要使会议富有成效，每个人都需要集中精力并参与。如果所有与会者都在专注回复电子邮件或滚动浏览 Instagram，就无法集中精力并参与。

除非您的与会者需要他们的设备来进行讨论或您计划的任何活动，否则请他们将设备留在办公桌上。您甚至可以考虑在会议室外设置一个收集箱，提醒人们注意您的新规定。这样，你们就可以专注于最重要的事情：对话。

5. 注意时间。

对于初入门者来说，准时开始和结束会议非常重要。这不仅表明了对每个人时间表的尊重，还意味着您将充分利用会议时间。这样想吧：如果半小时的会议您迟了五分钟开始，那就已经错过了 17% 的会议时间。惊讶吧！

但是，除了您的开始和结束时间外，很容易忘记对话真正开始的时间。在议程上指定时段肯定会有所帮助，但实际上您需要注意时间并坚持计划。

担心您在主持讨论的时候做不到？会议开始时，指定一位计时员，当您分配的时间段快要结束时，他可以轻轻提醒您。

6. 总结并分享。

您的议程很重要，但会议摘要也很重要。对话结束后，在文档或电子邮件中概述要点，然后将其发送给所有会议参与者（以及其他可能需要了解情况的人）。您的会议摘要应包括：

• 关于所涵盖主题的简要说明

• 操作项目及其分配给谁（有截止日期！）

• 您稍后会返回继续的任何“停车场”项目

将这一切以书面形式记录下来可以确保每个人都清楚接下来的步骤，并对你们讨论和同意的内容再无疑问。摘要还为您提供了一个记录，您可以在下次会议上回顾，以确保没有什么遗漏。

团队会议的时间应该能充分利用

再安排一次会议可能会引发团队（甚至包括您自己）的抱怨。但是，虽然大家都有抱怨，但会议实际上可能很有价值，而且（我们敢说不吗？）愉快。

回顾一下，在占用任何人的时间之前，首先要先确认会议是否真的必要。之后，沿着下方列表推进：

• 围绕您的议程进行构思

• 提前发送支持文档

• 控制随机状况

• 设置规则：没有屏幕

• 注意时间

• 总结并分享

完成这些，您对团队会议的反应就可以从“呃”转变为“我们开始吧”。甚至还可能成为团队期待的东西（再说一遍，尤其是在有甜甜圈的情况下）。