什么是业务流程自动化 (BPA)？

我们不怕直说—行政工作耗费了过多时间。

在发送状态更新、跟进审批、分配任务以及向利益相关者同步信息之间，项目经理几乎没有时间去开展实际的创新或优化工作。

通过将日常任务机械化，业务流程自动化 (BPA) 可以帮助您的团队充分发挥潜力并降低成本。依托 BPA，您的团队可以专注于战略举措，同时优化您的 IT 服务台和整体的项目管理流程。

项目经理无需编写任何代码，就能自动化从任务分配到合规报告的所有工作。虽然这对有些人来说可能不算新鲜事，但想要真正产生效果，您需要遵循一些流程技巧。

什么是业务流程自动化？

业务流程自动化利用技术和工具来简化和自动化企业通常手动处理的重复性任务或流程。它利用 IT 管理系统将涉及多个阶段的重复性流程自动化。

BPA 侧重于提升业务效率、减少差错，并释放宝贵人力资源以投入更具战略意义的活动。借此您可优化事件管理、请求履约的工作流，或是保障风险得到缓释。

BPA 使用工具和软件自动处理这些流程，而不是依赖耗时、易出错的手动任务。

这样可以加快流程，让每个步骤都精确、一致地执行。无论是自动创建请求单、将请求分派给相应的团队，还是生成定期报告，BPA 都能通过减少手动操作来提高 IT 服务的整体效率。

公司可以将哪些业务流程自动化？

将特定的业务流程自动化可以显著提高效率和准确性。确定要自动化的流程对于确保开展有效、有针对性的工作至关重要。

以下是非常适合 BPA 的关键业务流程：

• 大批量任务：将数据录入和报告生成等高频任务自动化，可以节省时间并减少人为错误（如错别字）。

• 时间敏感型任务：您可以简化需要及时执行的业务流程，例如监控系统警报或发送自动通知。自动化可确保及时响应并防止延误。

• 多人任务：自动执行涉及不同团队成员之间协调的业务任务，例如审批工作流或跨团队流程。这可以增强协作，加快任务完成和按时交付。

• 支持流程：将系统备份等日常支持任务机械化，以腾出员工时间开展更具战略性的活动，并提高服务台的效率。

• 需要审计记录的任务：这些任务包括需要详细记录以确保合规和进行审计的流程，如财务交易。

• 长尾任务：自动化对于不频繁但必要的任务非常有效，例如定期系统维护或合规性检查。这可确保在没有人工监督的情况下一致地完成任务。

流程自动化在企业中的运作方式

项目中的业务流程自动化遵循基于几个关键机制构建的简单模式，包括：

• 触发器：启动自动化的事件，例如任务完成、截止时间临近或状态变更。

• 规则：确定触发器发生时应该执行什么操作的条件，例如“如果任务标记为完成，则通知项目经理”。

• 操作：实际自动执行的操作，例如发送通知、分配新任务或更新字段。

• 自动化工作流：由触发器、规则和操作组成的序列，协同完成从头到尾的完整流程处理。

这些要素结合在一起，形成能够无缝衔接任务、团队与项目数据的自动化工作流。相关示例如下：

• 一项任务完成后，下一项任务自动启动。

• 达到里程碑时，自动通知利益相关者。

• 识别到风险时，自动将警报上报给相关人员。

自动化在后台运行，形成流畅的执行流程，使项目向前推进，无需持续的人工干预。

业务流程自动化示例

哪些特定任务可以受益于自动化？下面是一些实际示例：

• 事件管理：自动化系统可以为报告的问题创建请求单，根据严重性分配请求单，并通知相关团队成员，从而缩短响应时间并提高解决效率。

• 服务请求执行：BPA 可以快速处理请求、验证所有必要的审批并通知用户状态，从而大大缩短处理时间。

• 变更管理：自动化工具可以管理请求、跟踪审批流程并根据预定义的时间表执行变更，从而最大限度地减少中断并加强控制。

• 入职和离职：BPA 可以在入职期间管理帐户创建、分配必要的设备和处理访问权限。它还可以在离职期间停用帐户并收回公司资产，从而确保一致性和安全性。

业务自动化工具的优势

BPA 工具具有一系列优势，可显著提高团队的运营绩效。这些工具包括可自动执行日常任务的工作流管理软件，或可处理数据录入和潜在客户跟踪的客户关系管理平台。

业务自动化工具的主要优势包括：

1. 提升效率

业务自动化工具可简化重复性任务，从而大幅提高效率。它们可以减少手动操作，将人为错误降至最低。

例如，IT 领域的自动化请求单系统有助于加快问题响应和解决速度。这样可以更迅速、更有效地解决问题，从而提高客户满意度。

2. 优化决策制定

企业资源管理软件将各种业务流程、跨部门数据、性能指标等集成并同步到一个位置，以创建单一事实来源。

除了使这些资源随时可用外，它还能为团队和领导者提供有关企业资源利用率和绩效的实时、数据驱动型洞察信息，从而在项目规划方面做出更明智的决策。

Jira 中的产能规划功能这类工具可协助管理者就资源分配作出有据可依、具备战略高度的决策。该功能能够对照预估工作量核算团队产能。

这样，他们就能确定团队在给定截止时间内实际能完成的任务以及可用资源。

3. 提高准确性和一致性

一致性至关重要。这正是实施工作流自动化的原因，以确保团队始终遵循标准化程序与流程，从而提升精准度。

通过降低数据处理和服务交付中出现错误的可能性，自动化系统有助于保持 IT 运营的一致性和可靠性。

4. 降低成本

自动化流程可最大限度地减少对人工和大量支持人员的需求，从而帮助降低运营成本。自动化流程还能缩短停机时间，降低与效率低下和错误相关的成本，从而提高运营成本效益。

5. 优化资源分配

自动化工具可以更好地进行资源规划和分配。将日常任务和管理任务自动化，可以让您专注于价值更高的任务和战略计划。

最优的资源使用可确保员工将时间用于推动增长和创新的活动，而不是重复性的任务。

通过业务流程自动化简化任务与工作流

实现自动化成功的第一步，是从高价值流程入手。找出那些最耗时、最令人困扰，或是造成最大瓶颈的任务。

采用业务流程自动化可以彻底改变您管理 IT 服务的方式，从而提升效率、准确性和成本效益。

充分利用 Jira 自动化功能，以根据预定义的触发器自动分配请求单、上报问题或发送通知。Jira 可减少人工操作，保障更短响应时长。

此外，使用专为 IT 服务打造的 Jira Service Management 等工具，精简工作流并实现资源最优利用。无论是事件管理、服务请求履约，还是变更管理这类常规任务，您均可精简并自动化自身 IT 服务运维工作。