流程图：定义及创建方法

关键要点

• 流程流程图是一种可视化图表，使用标准化符号梳理特定工作流中的顺序步骤与决策节点。

• 该类图表可帮助团队发现低效环节、标准化操作流程，并确保全员明晰正确的任务执行顺序。

• 流程可视化便于向新团队成员及外部利益相关者传达复杂操作程序。

• 与工作执行人员一起审查您完成的图表，以确保其准确反映流程的当前状态。

保持业务井然有序可能是一项艰巨的任务，并且难度会随着业务增长不断加大。流程图（也称为流程流程图）是通过可视化步骤来组织业务流程的一种方式。当您深入研究流程的各个步骤时，会发现改进团队合作和工作效率的机会。

使用流程图直观呈现流程可以帮助您梳理重要细节并改善运营。在制作流程图的过程中，您可以发现非增值流程并优化工作流。

在本指南中，我们将讨论什么是流程图以及如何为企业创建流程图。继续阅读以了解更多信息。

什么是流程图？

流程图可直观梳理您的工作流。它们使用由线条连接的不同图形，每个图形代表一个独立步骤。

流程图有助于项目管理，可帮助您梳理并可视化工作流。例如，流程图可以显示从下单到交货的整个过程中，您如何处理和履行客户订单。

流程图的重要性

将业务流程模型可视化，有助于您更好地把握项目范围，从而能够根据目标和截止时间规划项目。

清晰直观地呈现您的流程，有助于改善团队合作并让所有人保持同步。这样，每个人都能从头到尾了解您的业务流程以及他们在这些工作流中扮演的角色。

创建流程图可以通过剔除非增值活动来提高工作效率。如果不把宝贵的时间浪费在不必要的步骤上，您就有足够的发展和改进空间。

流程图的类型

流程图有几种类型，每种都有不同的用途。您可以在下文中进一步了解一些不同的流程图：

• 基本流程图：简单的流程图非常适合直观显示基本步骤，没有太多复杂性或细节。

• 系统流程图：系统流程图显示系统的每个部分如何与其他部分交互。

• 工作流图：工作流图可直观显示完成项目所需的步骤或流程，有助于最大限度地减少浪费。

• 数据流图：数据流程图显示数据如何在整个系统和其他相连系统中流转。

• 决策树图：这些流程图在决策过程中发挥着重要作用，通过回答简单的问题来做出最终决策。

• 泳道流程图：泳道流程图可让您直观地显示谁负责流程或项目的各个部分，无论是个人还是群组

• 方框流程图 (BFD)：方框流程图通过简易方框代表主要阶段或功能，提供流程的高层概览。它适合展示整体概况，无需深入具体步骤或决策节点。

• 自上而下流程图：自上而下流程图将流程划分为多个层级，先展示整体工作流，再深入拆解更细致的子流程。适用于需要体现层级关系、理清复杂流程结构的场景。

• 价值流图：价值流图将交付产品或服务所需的物料流与信息流可视化，可帮助团队识别浪费、减少延误，并提升全流程效率。

流程图的组成部分

流程图使用若干核心符号来梳理信息脉络。流程图中使用不同符号来代表不同步骤，符号之间由连接线相连。

常见的流程图符号包括：

• 矩形：代表流程步骤或任务。

• 菱形：表示决策节点，流程会根据不同结果在此分岔。

• 椭圆形或圆形：标注流程的起点或终点。

• 平行四边形：代表输入或输出，例如信息、物料或数据。

• 文档或报告符号：代表可交付成果或结果，如流程中生成的表单、报告或记录。

• 箭头或连接线：指示流程走向，按顺序连接各个符号。

• 设备符号：在工业或化工流程图中，会使用专用符号表示泵、储罐、阀门、反应器、换热器等设备。

了解这些符号有助于更轻松绘制清晰、精准的流程图，助力规划、沟通与流程优化。

创建流程图的步骤

创建流程图并不是一门火箭科学，但您需要遵循一些基本准则。下面是一个分步指南，可帮助您创建下一个流程图。

1. 确定流程

首先，要明确定义您要梳理的流程图或工作流。选择要可视化和优化的项目对于战略规划至关重要。在进行优化前，先记录流程当前的实际运行状态，以此作为开展工作的精准基准。充分掌握现有流程全貌后，您就能找出改进与优化的机会。

2. 定义边界

在绘制业务流程图时，您始终可以添加更多细节，或通过添加更多步骤来进一步分解流程。但是，在创建流程图时，您只需要包含必要的细节。

在开始充实流程图之前，先弄清楚流程图的范围和界限。这样，您就可以避免浪费时间添加使主要目标复杂化的信息。细节固然好，但也不要过多。

根据受众调整详细程度也很重要。高层管理者或利益相关者只需宏观概览图就足够，而负责日常执行的团队成员则需要更详尽的视图。

3. 收集信息

这一步需要发挥知识共享的作用。此时，应收集构成该流程的步骤、输入与输出的详细信息。确保从头到尾跟踪流程，避免遗漏关键步骤。

想要收集准确信息，往往不能只依靠查阅现有文档。观察、访谈、团队调研，以及顾问或领域专家的意见，能帮助您更全面地梳理流程的运作方式。如果是全新流程，可借助标准、基准和现有数据，从一开始就设计出实用、规范统一的工作流。

4. 确定步骤顺序

既然您已经知道所梳理的流程涉及哪些步骤，那么就可以将它们按照正确的顺序排列起来，开始组织流程图。流程图应从头到尾保持单一、连贯的走向，每一步都推动流程不断推进直至完成。

5. 绘制流程图

对于流程图而言，单独的步骤只能呈现部分信息，您需要将它们串联起来，才能展现完整流程。使用符号和连接符将各个步骤连接起来，完成流程图，准确直观地展示流程从开始到结束的过程。

在这一阶段，先使用便利贴、索引卡片、纸张或白板绘制初稿，之后再将这份路线图录入软件。这样可以更方便地调整步骤顺序、测试不同流程顺序，并与他人协作。

初稿最好由日常执行该流程的人员主导绘制，因为他们最清楚实际工作中的真实情况。

6. 审查和修改

梳理并绘制完成后，要审查流程图，确保其准确、完整、清晰。此项审查需邀请负责执行、管理或支持该流程的相关人员参与，例如团队成员、部门负责人及其他核心利益相关者。如果有任何问题，您可以修改流程图。

审查流程图时，需重点关注以下方面：

• 步骤模糊、缺失或重复

• 瓶颈或不必要的延误

• 返工、冗余或非增值活动

• 团队间沟通断层或交接环节过多

• 易造成混乱、拖慢进度的决策节点

• 缺失输入、输出或审批环节

• 质量、合规或文档风险

• 职责不明确的领域

审查与修改是一项持续不断的工作。即使完成了流程图，您也必须定期审查和更新，以确保其准确性。流程一旦发生变动，务必及时在流程图工具中同步更新。

流程图的用途

一个好的流程图可以为企业带来若干好处。以下是流程图的一些常见用途：

• 流程优化：可视化呈现流程有助于您了解如何优化流程，从而节省时间和资金。

• 培训与入职引导：当您清楚地了解培训流程时，就可以简化流程，确保每个人都接受相同的培训。

• 沟通：流程图可以帮助您确定不同项目阶段的沟通断层，让所有人保持同步。

• 文档：从项目文档到团队文档，使用可视化工具可帮助每个人遵循文档最佳实践。

• 合规性与质量保证：将流程以分步可视化图示呈现，便于提前识别潜在的合规或质量问题，及时规避风险。

• 问题解决与根本原因分析：流程图可助力团队将问题追溯至特定步骤、识别故障发生位置、更清晰地定义流程边界并发现纠正措施的机会，从而支持问题解决。

• 流程执行方式对比：流程图便于对比同一流程的不同完成方式，让团队评估效率、一致性及潜在优化领域。

• 工程与工业流程规划：在工程、制造、化工等技术领域，专用流程图可帮助团队理清设备、系统与流程间的关联。管道及仪表流程图 (P&ID) 等更精细的图表常用于绘制复杂工业环境中的管道、仪表及控制系统。

创建有效流程图的最佳实践

有效的流程图可以帮助您优化业务流程，提高工作效率和改进项目协作。以下是确保正确绘制流程图的若干准则。

1. 保持流程图简洁。只重点添加关键步骤和信息。

2. 使用一致的符号和连接线来明确流程图。这样可以更轻松地与团队协作并提高工作效率。您甚至可以让利益相关者参与到流程中来。

3. 让您的流程图与对业务最重要的关键绩效指标 (KPI) 保持一致。通过可视化梳理流程，能够帮您识别哪些步骤对效率、质量、周期时间、成本或客户成果影响最大。

流程图完成后，仍有工作要做。更新并维护流程图，有助于持续清晰地可视化呈现企业所依赖的各项流程。

使用 Confluence 白板创建流程图

流程图可提高工作效率和改进团队合作，同时消除不必要的步骤，从而为企业带来多种好处。使用 Confluence 白板，您可以将想法可视化并转化为任务。

Confluence 将所有人聚集在一个互联的工作区中，向前推进项目。团队可以在一个互联的工作区中创建、编辑和共享项目计划，以便所有人都能保持同步。

通过 Confluence 流程图模板，可以轻松快速地创建有效的流程图，而且只需点击几下就能将便笺转换成 Jira 工作项。

流程图：常见问题

举一个流程图的例子？

产品交付就是一个很好的流程图示例。您可以使用流程图直观地展示从客户与您联系到您完成工作的产品交付过程。第一步可能是客户与您联系（反之亦然），最终导致您履行订单，客户收到电子邮件，通知他们订单已到。

几乎任何事情都可以使用流程图，包括制造、服务交付、产品交付和项目管理。

您可以使用哪些工具来创建流程图？

Confluence 支持您创建流程图，以准确可视化您的业务流程。Confluence 易于使用，您可以从流程图模板开始，这样就不必做所有的工作了。选择模板后，您可以添加各个步骤和符号来阐释图表。Confluence 还能与 Jira 和多种第三方工具无缝集成。

流程图也可与配套规划工具搭配使用。例如，团队可使用 Excel 整理流程数据、跟踪输入输出、对比工作流，或开展分析，之后再将这些信息转化为可视化图表。

根据项目需求，流程图可与时间线、项目计划、任务跟踪表、白板及其他文档工具相辅相成，助力团队规划、管理并优化工作。

流程图应多久更新一次？

如果您修改了流程图中的工作流或过程，请相应地更新流程图。如果流程图不准确，就不会有太大的价值，而且您从各种流程和工作流中添加或删除的步骤可能比您想象的还要多。您应该定期审查和更新流程图，以确保它们能持续为您的业务增值。

流程图与工艺流程图的区别是什么？

流程图与工艺流程图这两个术语常被混用，多数情况下含义几乎一致，但二者侧重点略有差异：

• 流程图：是一个指向范围更广的术语，指代可视化的分步图表，用于梳理工作流、决策环节或逻辑关系。

• 工艺流程图：通常指展示流程中活动顺序、输入输出或设备的图表，指向性更具体。

在部分行业，尤其是工程、制造业或化工领域，工艺流程图还可能代表对系统运作方式更专业、更偏向技术层面的呈现。相比之下，流程图多用于商业、项目管理及运营场景，用于记录和优化工作流。

流程图与工艺流程图也和其他规划、分析框架密切相关。例如，决策树用于梳理选择项与潜在结果，鱼骨图帮助团队探究问题根本原因，数据流图展示信息在系统中的流转方式。

您也可以使用工作流图重点呈现工作在人员或任务间的推进过程；利用工作分解结构将项目拆解为更小的可交付成果或组成部分。

每个框架都有不同的用途，但可配合使用，助力团队理解、管理并优化流程。