Администрирование продуктов: как оптимизировать и масштабировать команду

Основные моменты

• Принимая на себя ответственность за управление рабочими процессами, данными и системами, отдел администрирования высвобождает ресурсы команд по продукту для работы над стратегией и реализацией.

• Специальный отдел администрирования необходим при масштабировании компании, когда число участников команды по продукту превышает 10–15 человек.

• Четыре основных компонента администрирования продуктов — это управление данными, оптимизация процессов, управление инструментами и координация многофункциональных команд.

• Менеджерам по администрированию продуктов необходимы сильные аналитические навыки в сочетании с превосходными способностями по взаимодействию с заинтересованными сторонами.

• Организации со сложными портфелями продуктов или те, что переходят на Agile, получают наибольшую выгоду от структурированного администрирования.

По мере роста команд по продукту усложняется и управление ими. То, что начинается с неформального сотрудничества нескольких менеджеров по продукту, может быстро превратиться в запутанную паутину разрозненных инструментов, дублирующихся процессов и несогласованных приоритетов.

Отдел администрирования обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет командам по продукту эффективно масштабировать задачи. В рамках администрирования создаются единые системы для общего использования, чтобы отдельным менеджерам по продукту не приходилось настраивать собственные дашбоарды для отчетности или индивидуально договариваться о передаче задач разработчикам. В результате меньше времени тратится на административные задачи и больше — на работу с самими продуктами.

В этом руководстве рассказывается, что такое администрирование продуктов, почему это важно и как эффективно внедрить эту практику в вашей организации.

Что такое администрирование продуктов?

Администрирование продуктов — это дисциплина создания и поддержки систем, процессов и инструментов, которые нужны командам по продукту для максимально эффективного выполнения задач. Это устраняет препятствия в процессе разработки, чтобы менеджеры по продукту могли сосредоточиться на стратегии, анализе потребностей клиентов и выполнении задач.

Администрирование продуктов — это основа операционной организации работы над продуктом. Менеджеры по продуктам решают, что и зачем создавать, а специалисты по администрированию продуктов обеспечивают команду достоверными данными, эффективными рабочими процессами и подходящими инструментами для воплощения этих решений в жизнь. Менеджер по администрированию продукта обычно отвечает за стандартизацию отслеживания показателей в командах, обслуживание систем документации, координацию межфункциональных процессов и оценку новых инструментов.

Эта функция помогает ответить на следующие вопросы: как обеспечить единообразие в оценке успешности продукта? Что представляет собой процесс запуска продукта? Где документировать принимаемые командой решения? Как обеспечить согласованность работы команд, занимающихся разработкой, дизайном и продуктами? В отсутствие администрирования продуктов каждая команда отвечает на эти вопросы по-своему, что приводит к несогласованности и пустой трате усилий.

Важность администрирования продуктов

Эффективное администрирование продуктов напрямую влияет на итоги работы. Команды с выстроенными процессами поставляют продукты быстрее, потому что тратят меньше времени на выяснение того, как выполнять задачи, и больше — на сами задачи. 

Принятие решений ускоряется, когда у всех есть доступ к одним и тем же достоверным данным и не приходится искать информацию в разрозненных таблицах. Качество продукта повышается, если согласованные рабочие процессы позволяют выявлять проблемы до того, как они коснутся клиентов.

Повышение эффективности быстро дает о себе знать. Так, команда, которая тратит три лишних часа в неделю из-за несогласованного формата отчетности, может терять более 150 часов в год на одного сотрудника из-за административных накладок. Умножьте это на команду из 15 человек, и получится 2250 часов в год, которые можно было бы потратить на разработку продукта, а не на рутинные задачи.

Администрирование продуктов обеспечивает не только эффективность, но и организационную ясность. Если все следуют одним и тем же процессам планирования продукции и используют одни и те же показатели, эффективность совместной работы функциональных подразделений повышается. В этом случае специалисты по разработке точно знают, чего ожидать при передаче работы, заинтересованные стороны регулярно получают действительно полезные сведения о ходе работ, а дизайнеры понимают, как их задачи вписываются в работу над продуктами в целом.

Администрирование продуктов и управление продуктами: ключевые различия

Управление продуктами и администрирование продуктов тесно связаны, однако служат разным целям в организации. 

Управление продуктами отвечает на вопросы, какие решения создавать и зачем. В его рамках составляется продуктовая стратегия, проводится исследование продуктов, определяется приоритет характеристик продукта и происходит прямое взаимодействие с клиентами с целью выяснить их потребности.

А администрирование продуктов сконцентрировано на работе команд по продуктам и отвечает за создание инфраструктуры, обеспечивающей эффективность работы менеджеров по продуктам.

Менеджер по продукту решает, каким характеристикам продуктов отдать приоритет, а специалист по администрированию продукта отвечает за общую структуру приоритетов и качество данных в бэклоге. Также менеджер составляет дорожную карту продукта, а специалист по администрированию продуктов управляет инструментами для составления дорожных карт и координирует донесение до заинтересованных сторон информации об изменениях дорожной карты.

Эти отношения являются взаимодополняющими, а не конкурентными. Администрирование продуктов не заменяет управление продуктами, а преумножает его эффективность: берет на себя сложные операционные задачи, позволяя менеджерам по продуктам сконцентрироваться на стратегических решениях и отношениях с клиентами. 

Четыре основных принципа администрирования продуктов

Эффективное администрирование продуктов строится на четырех основных принципах, образующих комплексную систему поддержки команд по продукту.

1. Управление данными и аналитикой для принятия решений по продукту

Качество решений по продукту определяется качеством лежащих в их основе данных. Специалисты по администрированию продуктов централизуют сбор данных и обеспечивают командам доступ к достоверным и единообразным показателям. Это подразумевает создание дашбоардов для отслеживания состояния продукта, установление периодичности отчетности по ключевым показателям эффективности и формирование единых источников достоверных данных об эффективности продукта.

Специалисты по администрированию продуктов стандартизируют измерения, чтобы всем менеджерам по продуктам не пришлось искать аналитику самостоятельно и, скорее всего, получать разные результаты по одним и тем же показателям. Команды получают готовые отчеты, которые отвечают на распространенные вопросы, например о тенденциях вовлеченности пользователей, скорости внедрения новых функций и показателях воронки конверсии. Когда все работают с одними и теми же данными, при обсуждении продукта можно сосредоточиться на аналитике и действиях, а не спорить о том, чьи цифры верны.

2. Оптимизация процедур и рабочих процессов

Последовательность и единообразие порождают эффективность. Специалисты по администрированию продуктов определяют и документируют стандартные рабочие процессы для таких рутинных действий, как планирование спринтов, определение приоритетных функций, управление релизами и ретроспективы. Стандартизация процессов позволяет ничего не упустить и быстро вводить в курс дела новых участников команды.

Этот принцип подразумевает создание шаблонов стандартных документов, разработку четких процедур подтверждения решений по продуктам и определение критериев готовности для каждого этапа разработки. Когда все работают с одним и тем же сборником сценариев, передача задач между отделами по управлению продуктом, разработке и дизайну становится слаженной и предсказуемой. Команды тратят меньше сил на организацию совместной работы и больше — на решение реальных задач по продукту.

3. Управление инструментами и системами

Современные команды по созданию продуктов используют сложный набор инструментов для управления продуктами и программного обеспечения для разработки продуктов. Специалисты по администрированию продуктов оценивают, выбирают, интегрируют и обслуживают эти инструменты. Сюда входят платформы для управления проектами, получения аналитики, сбора отзывов клиентов, ведения документации и совместной работы.

Специалисты по администрированию продуктов не просто выбирают инструменты, но и обеспечивают команды знаниями, необходимыми для их эффективного использования. Это подразумевает создание учебных материалов, управление правами доступа, интеграцию инструментов для обмена данными между системами и ведение документации по этим инструментам. 

4. Межфункциональное взаимодействие и слаженная работа команды

Разработка продукта требует тесной координации между отделами управления продуктом, разработки, дизайна, маркетинга, продаж и поддержки. Специалисты по администрированию продуктов способствуют такой координации, определяя ритм взаимодействия и обеспечивая прозрачность деятельности функциональных подразделений.

Этот принцип подразумевает проведение или поддержку регулярных синхронизаций между командами, ведение общей документации для согласования приоритетов и создание каналов связи, обеспечивающих необходимую циркуляцию информации. 

Специалисты по администрированию продуктов также часто отвечают за информирование заинтересованных сторон о ходе работ по продукту, обеспечивая единообразие сведений о том, что создается, почему это важно и когда продукт будет готов. Если структура коммуникации понятна и надежна, команды могут сосредоточиться на совместной работе, а не на поиске информации.

Ключевые навыки успешного администрирования продукта

Менеджерам по администрированию продуктов требуется особое сочетание аналитических компетенций и навыков межличностного общения. Ниже перечислены самые важные из них.

• Анализ данных. Умение работать с показателями, выявлять закономерности и преобразовывать цифры в действенную аналитику помогает менеджерам по администрированию продуктов создавать эффективные системы отчетности и направлять команды к принятию решений на основе данных, что улучшает результаты работы по продукту.

• Оптимизация процессов. Для создания рабочих процессов, которые будут достаточно детальными, чтобы приносить пользу, и в то же время достаточно гибкими, чтобы их можно было адаптировать, требуется понимание передовых методов работы и конкретных потребностей команд по продукту, что напрямую влияет на скорость создания продукта.

• Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами. Специалисты по администрированию продуктов работают на стыке нескольких функциональных подразделений, поэтому умение выстраивать отношения, четко доносить информацию и поддерживать баланс между конкурирующими приоритетами обеспечивает прогресс и сокращает разногласия.

• Межфункциональное взаимодействие. Понимание того, как происходит создание продукта в командах по разработке, дизайну и управлению бизнесом позволяет менеджерам по администрированию продуктов создавать по-настоящему эффективные для всех участников процесса системы, повышая общую результативность команды.

Какие компании выиграют от администрирования продуктов?

Хотя администрирование продуктов может принести пользу организациям любого размера, оно особенно ценно для следующих видов компаний.

• Растущие компании. Когда организации расширяют свои команды по продукту, администрирование продуктов обеспечивает структуру, необходимую для поддержания эффективности и единообразия.

• Компании со сложными портфелями продуктов. Организации, производящие несколько продуктов или сложные экосистемы продуктов, особенно выигрывают от координации и согласования при администрировании продуктов.

• Корпоративные организации. Крупные предприятия со множеством заинтересованных сторон и сложными процессами принятия решений могут использовать администрирование продуктов для оптимизации совместной работы и ускорения разработки продуктов.

• Компании, переходящие на Agile. Организации, переходящие на управление продуктами по методологии Agile, могут использовать администрирование продуктов для создания процессов и инструментов, необходимых для успешной реализации гибких подходов.

Начните масштабировать свои команды по продукту путем эффективного администрирования продуктов

Создание действенной системы администрирования продуктов начинается с выявления самых серьезных проблем. Начните с малого: стандартизируйте пару самых важных процессов, заручитесь поддержкой команды и расширяйтесь. Jira Product Discovery помогает командам централизовать аналитику по клиентам и определить приоритетность функций на основе фактических данных, а не мнений, создавая единую рабочую область, в которой будут объединены идеи по продукту, отзывы пользователей и стратегические приоритеты.

Для управления повседневными рабочими процессами Jira предоставляет командам по продукту структуру, необходимую для отслеживания задач, координации функциональных подразделений и стабильной поставки результатов. Эти инструменты дают специалистам по администрированию продуктов основу для создания эффективных, масштабируемых процессов, которые развиваются вместе с вашей командой.