合规管理软件：IT 团队如何落地合规管控

关键要点

• 合规管理是保障全服务工作流持续满足监管合规要求的核心环节

• 合规管理软件可提升问责制和可见性，降低运营风险，并缩短合规问题的响应时长。

• 合规管理软件的核心功能包括工作流自动化、可直接用于审核的活动跟踪记录，以及跨整个 IT 生态系统的集成能力。

所有组织都必须遵守法律法规与监管标准，但随着团队、工具及业务流程日趋复杂，合规工作难度会大幅提升。合规管理软件可集中管理合规要求、自动化执行工作流，并在合规义务更新时保证各团队协同一致。

组织不必仅依靠定期审查，可借助此类工具持续开展合规管理，在问题演变为重大风险前提前识别。了解此类工具的运作机制、需具备的功能，以及其对发展中企业的重要价值。

什么是合规管理软件？

合规管理软件是一种帮助 IT 团队在服务运营中协调、跟踪和执行合规活动的工具。相较于面向事件响应的审核与报告工具，它更偏向工作流管理与治理工具。

此类工具可助力规避合规漏洞、自动化执行工作流，并对接事件管理与变更管理流程，以此支撑企业开展运营风险管理、服务治理及流程标准化。

将合规管理嵌入服务工作流

要持续地保持合规状态，需要在整个服务管理流程中持续管控，而非仅依靠定期审查与补救。

明确合规要求

各团队负责跟进监管义务、内部政策以及与服务交付和基础架构变更关联的管控要求。明确合规要求是保障全服务管理流程持续合规的关键环节。

这通常包括：

• 跟进监管义务和行业标准

• 识别内部政策和管控要求

• 将合规要求对应匹配至服务交付与基础架构变更流程

分配合规职责

明确合规要求后，必须为团队分配合规任务的权责归属。清晰分配合规任务的权责归属，能确保相关工作在服务工作流中完成，避免因合规漏洞产生罚款或处罚。

有效的责任管理包括：

• 为合规任务分配特定负责人

• 将合规任务嵌入服务工作流

• 确保职责清晰记录且可见

补救与纠正措施管理

组织可借助软件对已发现的服务相关合规问题进行跟踪，从而提升合规问题的透明度，降低问题被遗漏的风险。

补救工作流通常包括：

• 跟踪问题从检测直至解决全流程

• 记录用于解决问题的各项纠正措施

• 记录结果以降低未来风险并支持审核

持续服务交付阶段的合规管控

待初始步骤完成后，团队需要长期持续监控各类服务流程，确保稳定维持合规状态。这种持续性监督能力，是此类平台对大型组织具有价值的核心原因之一。

持续合规管理包括：

• 监控服务工作流，识别合规风险

• 审查基础架构或流程变更

• 确保管控措施随着系统的迭代保持有效

IT 团队使用合规管理软件的优势

升级部署合规管理软件具备多重优势，既能降低风险，又可缩短问题响应时长，实现更一致的合规管理。

降低运营风险

使用合适的软件有助于轻松创建结构化工作流，助力团队在服务交付过程中规避合规漏洞。结构化工作流将明确合规要求和管理补救等步骤纳入服务工作流中，从而避免因合规问题产生罚款、处罚及其他可能的后果。

结构化工作流同样至关重要，它能统一合规管控执行标准。全体人员遵循同一套工作流开展工作，可最大限度减少全组织范围内的合规漏洞。

提升责任落实与可见性

合规管理软件提供了一个集中式系统，可用于合规管理，这是实现责任落实与可见性的重要组成部分。团队可清晰查看权责归属与合规状态，以确保不会遗漏任何合规问题。这也有助于强化团队责任意识，因为所有人均可查看权责归属与进度。

在合规管控方面，责任落实与可见性是两个最重要的因素。绝不能放任合规要求出现疏漏，集中化系统可轻松保障所有合规要求全部得到遵守。

更快应对合规问题

合规管理软件的目标是降低合规相关问题风险，但完全杜绝此类问题存在难度。好在适配的系统还能协助团队做出更快速、高效的应对。

当合规工作流整合到服务工作流中时，您可在整个服务交付流程中持续保障合规。这意味着您能减少用于事件管理的时间，将更多精力放在推动业务发展的更大组织目标上。

可扩展的治理实践

随着团队、服务和需求的增长，标准化的合规工作流使治理实践更容易扩展。当您采用标准化合规管理流程时，您就拥有了一套不再过度依赖特定团队或团队成员的框架。随着组织的发展，您可以将相同的标准化框架应用于新团队和团队成员，以确保自上而下保持合规性。

合规管理软件让扩展变得更加轻松，因为现代合规解决方案旨在伴随您的业务同步发展。您无需彻底改造合规软件，即可应对更多用户和更大量数据。

合规管理软件应具备的核心功能

当您选择结构化合规系统时，您应该关注几项核心功能。自动化、集成和跟踪等功能会显著影响团队管理合规工作的效率。

工作流自动化

工作流自动化是几乎所有现代软件具备的最重要功能之一。自动化执行重复性任务可为您节省大量时间，并有助于降低人为错误的风险。借助自动化功能，您能接收实时警报，快速缓解合规风险。

诸如 Jira Service Management (JSM) 等 ITSM 软件有助于在整个服务运营中标准化合规工作流，从而节省您的时间并确保更一致的合规管控。因此，您无需担忧合规漏洞造成经济损失或招致处罚。

与事件和变更流程集成

您的合规管理软件应与事件和变更流程集成，以简化合规管理。这可确保您对 IT 基础架构所做的任何变更都符合监管要求，并且对您的组织影响有限。

IT 基础架构变更不仅限于升级。若出现安全风险或运营问题，需要对基础架构进行变更，此类变更同样必须满足监管要求。合规工作流通过整合所有事项来简化这一工作流。

随时可供审核的活动跟踪

合规是一项法律事务，因此留存详尽记录以应对审核至关重要。好在优质的合规管理软件自带随时可供审核的活动跟踪功能，无需您担心手动留存跨团队活动记录的问题。若开展审核工作，您可获得所有活动的详细日志，以提交给审核人员核查。

随时可供审核的活动日志存放在集中位置，方便查找。借助 Jira Service Management，您甚至可以查看集中化事件管理 KPI，从而持续优化事件管理流程。

覆盖全 IT 生态系统的集成

合规管理不仅仅是定期审查和一次性补救，还需要持续可视地掌握全服务工作流。优质合规管理软件应当能对接 IT 生态系统内各类工具与软件，让合规工作流融入所有日常工作。

Jira Service Management 可与开发和运维系统集成，将合规嵌入日常工作流，从而帮助您规避合规漏洞，并在发现合规问题后立即遵守合规要求。因此，您既能避免因不合规产生罚款，也能腾出更多时间聚焦组织目标。

合规管理入门

若您准备开展合规管理工作，可着重完成以下几项基础步骤：

• 梳理全服务流程对应的合规要求，这有助于您明确团队需遵守的监管要求与内部政策。

• 引入结构化平台，打通合规工作与 IT 运维工作。将合规嵌入日常工作流，可避免相关合规要求被遗漏。

• 将合规工作流直接嵌入服务工作流。这使团队能够在保障交付效率、满足客户预期的同时管控风险。

构建结构化的合规管理方法

结构化的合规平台能够让团队在全服务交付周期内保持统一管控，从而降低合规要求遗漏、产生罚金及处罚的风险。

结构化工作流助力 IT 团队在坚守合规要求的同时，支撑业务创新与规模扩展。Jira Service Management 可简化合规工作，既不会拖慢服务交付效率，也不会制约可扩展性。