合规报告软件详解：优势与功能

关键要点

• 合规报告软件可简化团队跟踪、协调和展示合规活动的方式

• 它搭建集中化合规跟踪中心，提升团队协作效率，同时助力企业应对各类审核与审查工作。

• 自动化、实时仪表板和集成功能使合规报告软件成为传统合规报告的强大替代方案。

• Jira Service Management 与现有工具集成，支持自动化，并提供可扩展的合规性报告解决方案。

当合规记录分散在电子邮件、表格以及多个系统中时，很难分清哪些材料已完备、哪些存在缺失、哪些事项仍需跟进。这会大幅增加审核工作的压力，同时提高合规漏洞被遗漏的风险。

合规报告软件能帮助团队集中管理合规工作，维护清晰的记录，并为审核做好准备。在本指南中，我们将解释什么是合规报告软件、其运作机制、在 ITSM 中的作用，以及如何选择合适的功能。

什么是合规报告软件？

合规报告软件是一套系统，用于协助组织跟踪各类合规要求、记录相关活动，并生成可供审核或内部审查使用的报告。该系统规整所有合规记录，方便团队监控进度、识别漏洞，同时表明企业已按要求落实管控措施或流程。

谁会使用合规报告工具？

虽然合规报告工具并不总是强制要求，但许多团队会使用此类工具来简化合规工作：

• 合规与风险团队使用合规报告软件来管理监管义务，并帮助组织避免因不合规产生的罚款及其他处罚。

• IT 与工程团队依赖合规报告软件帮助将合规和治理纳入软件开发流程中，并跨团队协调合规工作。

• 财务、法务与运营负责人使用合规报告软件支持治理监督和报告问责。

合规报告软件如何运作

合规报告软件可连接团队已在使用的工具和系统（项目管理平台、云存储、沟通应用），并将合规相关数据汇集到一个集中式平台中。

该软件无需团队从分散的各类渠道手动收集信息，它能够：

• 与现有工具集成并同步，以自动拉取政策、控制措施、佐证材料和任务更新，从而将所有内容统一归集管理

• 通过基于预定义规则分派审批、审查和证据收集等任务，在一项任务完成时自动触发下一步，从而实现工作流自动化

• 通过即时记录每一次变更、审批和提交，无需额外手动操作即可构建结构化的审计追踪记录，从而持续记录活动

• 实时监控，以跟踪跨团队的合规状态，并在发现风险时立即通过仪表板和警报推送风险信息

这让团队能够掌握持续更新的可靠合规状况，省去手动维护负担。

合规报告软件有哪些优势？

保持合规能从多方面为企业带来益处，既可以规避处罚，也能建立客户信任，而合规报告软件能助力简化、理顺整套工作。

提升全组织合规工作的可见性

可见性是合规管控的核心。您需要掌握合规步骤是否全部完成，以及何时存在潜在问题。借助合规报告软件，所有利益相关者均可查看合规工作当前状态，无需反复追问进度或等待状态汇报。

降低成本，减少人工投入

落实并持续维持合规并非仅遵循基础规范就能实现。完成合规工作涉及一系列步骤，包括报告任务、审批及各类审查。遗憾的是，所有这些人工合规工作会占用团队的宝贵资源。

自动化执行重复性合规任务，可释放原本耗费在人工报告、跟进与数据收集上的团队资源。

更快应对合规风险

如果没有合规报告工具，您可能只有在触发审核或审查时才会发现合规风险。在不借助软件的情况下识别这些合规风险的唯一方式是人工排查，工作量十分繁重。

合规报告软件会通过尽快推送合规风险警报，缩减事件响应时间，让您能在问题对业务造成重大影响前完成处置。

强化跨团队协作

各团队使用不同工具开展协作，会大幅增加合规管控难度。合规报告软件将所有相关信息统一整合至单一事实来源，让各团队保持认知一致，专心推进工作落地。

可扩展的合规流程

无论企业规模大小，持续维持合规都颇具挑战，而随着业务发展，合规管控的难度会进一步加剧。合规报告软件可随业务发展同步扩展，无论您有多少团队或团队成员，都能优化协作与合规管控。

可扩展的合规流程能够让企业在业务发展过程中轻松维持合规管控，同时降低运营成本。

合规报告软件应具备的核心功能

如果您是小企业主，正在寻找一流的合规报告工具，应优先关注自动化与实时报告等核心功能。

工作流自动化

自动化是合规报告工具中最优质的功能之一，能够为企业节省时间与资金。Jira Service Management (JSM) 可协助各团队标准化合规工作流并实现流程自动化，从而提升团队协作效率，释放宝贵资源。

审核追踪记录与变更跟踪

合规报告软件需支持以结构化、可检索的记录形式，记录每一项申请、审批及流程变更。

JSM 可对各类申请、审批及流程变更进行结构化跟踪，一旦开展审核或审查，系统内留存的记录可直接用于审核。

实时仪表板与警报

实时仪表板可提供有关合规工作的洞察信息，而一旦您识别出合规风险，警报就会立即推送通知，确保您始终掌握最新动态。

实时警报还能确保您在发现潜在合规风险时立即知晓，从而简化事件管理。

与现有工具的集成

最有效的合规报告软件应与您的现有工具集成，以支持端到端合规管控。企业借助集成功能，可轻松实现跨不同团队和工具的合规工作跟踪。

JSM 与开发、监控和协作工具集成，以支持端到端合规流程。

权限与访问控制

包含权限与访问控制的合规报告软件，能让您更好地管控合规工作和报告。

借助访问控制，您可以决定人员可访问的系统，以及其在对应系统内的操作权限，便于规模庞大、架构复杂的组织轻松满足合规要求。

合规报告与传统模式

传统合规报告模式依靠人工跟踪各类合规工作。这种方式虽适用于小型组织，但在架构复杂、业务推进快速的场景下，其效能会快速丧失。

规范合规报告流程，实现合规报告全程可见

合规报告软件彻底改变了您维护和跟踪合规管控的方式，实现重复性任务自动化处理，让合规报告全程清晰可见。

您可以通过改善协调并引入将合规融入日常工作的工具来开始上手。

Jira Service Management 旨在简化自动化，提供结构化跟踪，并与现有工具集成，以实现全面的合规跟踪。立即试用 JSM，体验合规报告有多么简便。