Как оптимизировать внутренние коммуникации с помощью видеозаписей в Loom

Как за пять шагов наладить внутреннюю коммуникацию и устранить узкие места

Следуйте этим пяти шагам, чтобы улучшить внутреннюю коммуникацию и выполнять задачи без лишних задержек.

Шаг 1. Определите узкие места в коммуникации

Прежде чем начать запись, сделайте шаг назад и выясните, где ваша команда теряет время. Определите, какие типы сообщений вызывают больше всего разногласий. Именно они требуют долгого обсуждения, вызывают недопонимание или заставляют людей участвовать в собраниях, которых можно было избежать.

К типичным причинам сбоев во внутренней коммуникации относятся:

• Отчеты о статусе и проверки. Повторяющиеся совещания, единственная цель которых — поделиться информацией о прогрессе, часто можно заменить записанным видео с обновлениями, которое каждый посмотрит в удобное время.
• Объяснение процесса. Письменные инструкции для многоэтапных рабочих процессов часто получаются длинными и запутанными, особенно когда наглядные материалы могли бы мгновенно все прояснить.
• Отзывы и обзоры. Подробный письменный отзыв о дизайне, документе или плане проекта требует много времени, и при этом часто теряются нюансы, которые можно зафиксировать за несколько минут с помощью записи экрана.

Определив, где возникают задержки, решите, какие сообщения лучше представить в формате видео. Не все нужно записывать. Например, простые вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», по-прежнему лучше задавать в чате. Но все, что требует демонстрации или пошагового объяснения, — отличный выбор.

Шаг 2. Записывайте короткие тематические видео в Loom

Лучшие видео в Loom — лаконичные, посвящены одной теме и сразу переходят к сути. Постарайтесь уложиться в интервал от двух до пяти минут. Этого времени достаточно, чтобы все подробно изложить, но при этом видео получится достаточно коротким, и его посмотрят до конца.

Инструмент записи экрана от Loom упрощает эту задачу. Вы можете поделиться экраном, включить камеру или сделать и то и другое одновременно. Например, можете обсуждать электронную таблицу, проводить демонстрацию функции или пошагово разбирать процесс, а ваша команда будет видеть то же, что и вы.

Вот несколько моментов, о которых следует помнить во время записи.

• Начните с цели. В первые 10 секунд расскажите зрителям, о чем видео и почему оно важно, чтобы они могли решить, стоит ли смотреть его в данный момент.
• Поделитесь контекстом через демонстрацию экрана. Это сокращает недопонимание и избавляет от необходимости уточнять что-то в сообщениях, что часто требуется при работе с текстовыми инструкциями.
• В конце четко обозначьте следующий шаг. Сообщите зрителям, что от них требуется, чтобы ничего не упустить. Например, ответить, выполнить задачу или просто подтвердить то, что видео просмотрено.
  

Шаг 3. Храните видео Loom в общем рабочем пространстве для удобного доступа

Чем проще людям найти видео, тем больше вероятность, что они его посмотрят, а не будут по умолчанию назначать собрания или начинать длинные электронные переписки. Когда вы начнете создавать библиотеку записей, вам понадобится система для их упорядочивания. Цель — организовать внутренние коммуникации так, чтобы участники команды могли находить нужную информацию, не копаясь в старых переписках и не прося отправить ссылку повторно.

Используйте структуру, которая подходит команде. Может потребоваться создать отдельные папки для каждого отдела, чтобы у каждой группы был свой раздел для записей. Вы также можете упорядочить видео по темам, сгруппировав их по таким категориям, как адаптация, обновления продуктов или технологическая документация. Так пользователи смогут искать видео по содержанию, а не по автору.

Чтобы самые важные или актуальные видео всегда были под рукой, закрепите их в общем канале Slack или в инструменте управления проектами.

Шаг 4. Интегрируйте видео с существующими инструментами, чтобы сократить переключение контекста

У вашей команды уже есть набор инструментов для внутренней коммуникации, который участники используют ежедневно. Вместо того чтобы заставлять людей переходить на отдельную платформу каждый раз, когда им нужно посмотреть видео, предоставьте доступ к видео в существующих инструментах.

Loom интегрируется с такими инструментами, как Slack, Jira и Confluence, поэтому вы можете встраивать записи прямо туда, где уже работает команда. Разработчик может ознакомиться с обзором отчета о багах прямо в заявке Jira, а руководитель — посмотреть видеопрезентацию, не покидая Confluence.

Когда видео находится в том же инструменте, где ведется работа над связанными задачами, пользователям не приходится переключаться между приложениями, чтобы получить полную картину. Они видят наглядное объяснение рядом со сведениями проекта, а это значит, что появится меньше уточняющих вопросов, а решения будут приниматься быстрее. Задачи, контекст и видео с объяснениями расположены на одной платформе, поэтому ничего не теряется при передаче информации.

Шаг 5. Поддерживайте эффективную совместную работу, поощряя асинхронную коммуникацию

Одно из главных преимуществ использования Loom для внутреннего взаимодействия заключается в том, что этот инструмент поддерживает асинхронную коммуникацию. Чтобы информация передавалась беспрепятственно, не обязательно всем быть на связи в одно и то же время. Когда вы записываете видеообновление вместо того чтобы проводить онлайн-собрание, участники могут посмотреть ролик в удобное для них время.

Это удобно для распределенных команд, которые работают в разных часовых поясах. Вместо того чтобы пытаться найти время для собрания, которое подойдет всем, вы можете работать асинхронно с помощью Loom. Так вся команда будет в курсе дел, независимо от того, где и когда работают участники.

Чтобы сделать асинхронную совместную работу продуктивной, поощряйте комментарии и реакции в Loom. Зрители могут оставлять комментарии к определенным фрагментам видео с привязкой ко времени. Так у вас получится создать целенаправленное обсуждение, и не придется назначать отдельное собрание.

Какие внутренние сообщения можно записывать с помощью Loom?

Loom подходит практически для любого сообщения, которое проще донести визуально, чем объяснить словами. Вот некоторые из самых распространенных записей, которые создают команды.

• Новости проекта. Делитесь информацией о прогрессе, блокерах и дальнейших действиях в короткой записи, которую заинтересованные стороны смогут посмотреть в удобное время.
• Инструкции по адаптации. Познакомьте новых сотрудников с инструментами, процессами и правилами команды с помощью обучающих видео, к которым можно будет возвращаться по мере освоения.
• Пошаговые руководства по процессам. Наглядно и пошагово покажите, как завершить рабочий процесс, подать заявку или использовать программное обеспечение.
• Краткие итоги встреч. Обобщайте решения и действия по итогам собраний, чтобы те, кто не смог присутствовать, оставались в курсе происходящего.
• Объявления для всей команды. Делитесь новостями компании, изменениями в политиках или достигнутыми контрольными точками в формате, который кажется более личным, чем массовая рассылка по электронной почте.
• Демонстрация инструментов. Записывайте короткие видео с объяснением новых функций или обновлений ПО, чтобы команда знала, как ими пользоваться, без необходимости назначать обучающие сеансы.