Используйте Loom, чтобы делиться с командой понятными новостями и держать всех в курсе событий
- Делиться новостями с командой необходимо для слаженной работы, особенно если команда распределенная или гибридная.
- При традиционном подходе к обмену новостями команды сталкиваются с рядом проблем: возникает усталость от собраний, сложно подстроиться под разные часовые пояса, часть информации теряется.
- Обновления для команды бывают разные: новости о статусе проектов, новости от руководства, обновления для межфункциональной координации, отчеты о спринтах или контрольных точках.
- С помощью Loom удобно записывать, редактировать и публиковать новости для распределенных и гибридных команд. Loom позволяет зрителям оставлять комментарии с временными метками, а значит, любое обновление вы сможете подробно обсудить.
В бизнесе важно держать всех в курсе событий. Чтобы проекты шли по плану, командам необходимо всегда иметь четкое представление о текущем прогрессе и приоритетах.
Делиться новостями с командой по электронной почте и с помощью других традиционных методов бывает непросто. Удобной альтернативой для вас может стать Loom. Узнайте, как с помощью Loom можно делиться новостями с командами и обеспечивать слаженную работу всех участников.
Что такое обновления для команд?
Это периодические сообщения, в которых руководители команд делятся информацией о прогрессе, приоритетах и ключевых решениях. Такие обновления особенно важны после внесения крупных изменений, появления новой информации, завершения крупного этапа планирования.
Регулярные обновления — ключ к согласованию действий между командами и руководством. Своевременный доступ к информации помогает командам быть в курсе происходящего, благодаря чему все могут работать над достижением общей цели.
Почему традиционные способы сообщения новостей бывают неэффективны?
Традиционные подходы могут быть удобны для небольших команд, работающих в одном помещении. Однако нужно понимать, что мир бизнеса изменился. Все больше компаний переходят на распределенные и гибридные варианты работы, и в таких условиях старые способы обмена информацией оказываются неэффективными.
- Усталость от собраний. Регулярные обновления необходимы для согласованной работы команд, но ради этого приходится часто собираться вместе. Бесконечные собрания надоедают сотрудникам и психологически выматывают их, что может негативно сказаться на производительности.
- Конфликты часовых поясов. Если участники распределенной или гибридной команды работают в разных часовых поясах, бывает сложно выбрать время для встречи, особенно если вас разделяет полмира.
- Потеря информации. Во время собрания бывает трудно усвоить полный объем информации, а значит, часть ее наверняка потеряется, если не записывать встречу на видео.
Новости можно сообщать в текстовом формате, но при этом недостает контекста, ясности и вовлеченности, которые обеспечивают собрания в реальном времени и асинхронная видеосвязь.
Как делиться новостями с помощью Loom?
Loom — это простой способ сообщать команде новости с помощью коротких видеосообщений, привязанных к контексту. Такая асинхронная коммуникация позволяет распределенным командам получать обновления в удобное для них время, сокращает количество собраний и способствует слаженной работе команд.
Loom предлагает структурированный рабочий процесс для создания эффективных видеосообщений, которые помогают командам оставаться в курсе дел, поэтому так удобно использовать Loom для согласования командной работы.
Шаг 1. Определитесь с целью
Если вы хотите записывать эффективные обновления для команд с помощью Loom, первым делом определите суть своего сообщения. Вы хотите проинформировать команды о статусе? Поделиться информацией о принятых решениях? Рассказать о прогрессе?
Кроме того, важно в каждом сообщении делать упор на ключевые результаты — тогда обновления будут действительно полезными и применимыми на практике.
Шаг 2. Подготовьте тезисы
Прежде чем записывать в Loom обновление для команд, перечислите основные контрольные точки, риски и дальнейшие действия. Этот список можно будет использовать в качестве тезисов: они помогут четко объяснить все то, ради чего вы и снимаете видео.
Подготовка — важный аспект эффективного информирования команд, поскольку она помогает отсеять ненужное. Подготовка тезисов дает возможность продумать выступление, и к моменту записи у вас уже будет примерный сценарий.
Шаг 3. Запишите обновление с помощью Loom
Следующий шаг — снять видео в Loom с помощью инструмента для записи экрана. Сначала войдите в аккаунт и установите приложение Loom.
Откройте его и нажмите Record (Запись). Появится еще одно окно, в котором можно будет выбрать, что записывать: только экран или весь рабочий стол.
Выберите микрофон и нажмите Start Recording (Начать запись). По завершении нажмите Stop Recording (Остановить запись), и файл с обновлением для команд будет загружен в ваш аккаунт Loom.
При записи экрана вы можете говорить и одновременно показывать панели задач, дорожные карты или документы. Кроме того, в Loom можно записать закадровый текст отдельно — это помогает повысить качество звука.
Командам будет проще разобраться в новой информации, имея перед глазами визуальный контекст.
Шаг 4. Поделитесь обновлением с заинтересованными сторонами
Когда вы закончите запись, Loom автоматически создаст ссылку на видео с новостями. Вы можете отправить ее заинтересованным лицам в привычных инструментах для общения и совместной работы, например в Jira, Confluence, Slack, а также по электронной почте.
Асинхронное взаимодействие с помощью Loom очень помогает поддерживать связи и согласованность между командами. Заинтересованные стороны могут просматривать новости в удобное время, и вам не приходится координировать виртуальные собрания в разных часовых поясах.
Шаг 5. Поощряйте обратную связь и взаимодействие
Отправляя видео с новостями заинтересованным сторонам, попросите их оставлять вопросы и отзывы. Сделать это можно прямо в Loom с помощью реакций и комментариев к видео.
Более того, в Loom можно привязать комментарий к конкретному моменту в видео, чтобы вам было проще понять, о чем идет речь. Пользователь оставляет комментарий с временной меткой, вы нажимаете ее и переходите к соответствующему фрагменту видеозаписи.
Шаг 6. Сохраните видеозаписи для дальнейшего использования
Одно из главных преимуществ использования Loom для рассылки новостей — это видеотека, в которой можно хранить все созданные записи и сверяться с ними при необходимости. Когда вы заканчиваете записывать видео, оно автоматически добавляется в библиотеку Loom. Готовые записи можно хранить и в других общих пространствах, например в облачном хранилище.
Из видеороликов с новостями постепенно складывается база знаний организации, к которой можно обращаться в любое время. Loom позволяет упорядочивать видео в библиотеке, в том числе отделять обновления для команд от других видео Loom.
Как делиться новостями с помощью Loom?
Существует несколько типов обновлений, которыми можно поделиться с помощью Loom. Каждый из них служит своей цели и помогает улучшить коммуникацию между командами.
Новости о статусе проекта
Отчеты этого типа содержат актуальные сведения о прогрессе по проекту и помогают командам лучше понять, что делать дальше. Записывая обновления статуса с помощью Loom, вы сможете реже проводить собрания команд и меньше сил тратить на координацию времени в разных часовых поясах.
Новости от руководства
Обновления этого типа позволяют руководителям доносить до команд информацию о приоритетах и стратегическом направлении, а также рассказывать об организационных изменениях или реструктуризации — без лишних утомительных собраний.
В Loom руководители могут легко дополнить новости визуальным контекстом, и это помогает командам понять, что стоит за стратегическими решениями руководства.
Обновления для межфункциональной координации
Асинхронные видео — ключевой элемент межфункционального взаимодействия, который помогает командам лучше общаться и сотрудничать друг с другом. Это особенно важно для распределенных межфункциональных команд, где всегда есть сложности с коммуникацией.
Организация асинхронной работы с помощью Loom помогает многофункциональным командам сократить задержки в проектах. Например, команда дизайнеров может отправить предлагаемый дизайн интерфейса на рассмотрение, а другие заинтересованные стороны — подтвердить его в удобное для них время.
Обмен актуальной информацией о спринтах и контрольных точках
Регулярный обмен информацией по проекту важен всегда, однако его значение возрастает при прохождении контрольных этапов процесса поставки. Обмен актуальной информацией с командами при завершении спринта или достижении контрольной точки, позволяет более наглядно представить текущий прогресс и способствует соблюдению сроков проекта.
Рекомендации по эффективному обмену информацией с командами в Loom
Вот несколько простых советов для эффективного обмена актуальной информацией с командами в Loom.
- Будьте кратки. Информация должна быть краткой и по существу, чтобы участникам было проще ее усвоить.
- Используйте визуальный контекст. Дашбоарды, дорожные карты и изображения помогают создать визуальный контекст, который сложно передать в устной речи или в тексте.
- Обменивайтесь информацией регулярно. Периодичность обмена информацией с командами повышает согласованность их действий и эффективность коммуникации.
- Усиливайте вовлеченность. Поощряйте комментирование, чтобы сделать обмен актуальной информацией более эффективным.
- Кратко суммируйте ключевые решения/действия. Давайте краткий обзор ключевых решений и действий, чтобы обмен информацией имел практическую пользу.
Повышайте уровень прозрачности и согласованности с помощью Loom
Согласованность в работе команд очень важна, особенно если речь идет о распределенных или гибридных командах, в которых коммуникация может быть затруднена. Благодаря регулярному обмену актуальной информацией между командами все участники будут в курсе событий и смогут более эффективно работать над достижением общих целей.
Внедрение рабочих процессов, в которых новости предоставляются в видеоформате, помогает держать распределенные команды в курсе дел, даже если их участники работают в разных часовых поясах.
С помощью Loom легко записывать, редактировать и отправлять видеосообщения. Loom повышает эффективность совместной работы. Участники могут оставлять комментарии с временными метками к видео, а библиотека видеозаписей упрощает хранение и организацию предыдущих новостей команды. Попробуйте Loom бесплатно и избавьтесь от необходимости сообщать командам новости на собраниях в реальном времени.