Tworzenie scentralizowanej bazy wiedzy dla zespołów marketingowych w Confluence

Głośność typowej rozmowy to około 60 decybeli. To wystarczająco cicho, aby zagłuszył ją ruch miejski. Jeśli jednak umieścisz tłum ludzi na stadionie, a wszyscy będą jednocześnie kibicować tej samej drużynie, poziom głośności może sięgnąć nawet 142 decybeli — tyle wynosi rekord świata podczas meczu piłki nożnej.

Co to ma wspólnego z markami? To proste: jeśli cała firma będzie nadawać na tych samych falach, przekaz Twojej marki osiągnie więcej decybeli i wyróżni się w szumie nowoczesnego marketingu.

Problem polega na tym, że większość marek nie dba o to, aby wszyscy w organizacji byli na bieżąco. Choć 85% organizacji ma wytyczne dotyczące marki, tylko 31% potwierdza, że konsekwentnie je egzekwuje. 

Rozwiązanie: użyj Confluence, aby pomieścić scentralizowaną bazę wiedzy zawierającą wytyczne dotyczące marki, procesy zespołu marketingowego i inne niezbędne zasoby firmy. 

Na przykład dzięki przechowywaniu wytycznych dotyczących marki w Confluence cały zespół może uzyskać pełny wgląd w persony odbiorców, użycie logo, głos i ton, to, co należy i czego nie należy robić — wszystko to w jednym źródle. Można też opracować wytyczne firmy, aby każdy zespół — marketingowy lub inny — miał podstawowe odniesienie. Działa to w następujący sposób.

Po co rozwijać scentralizowaną bazę wiedzy w Confluence?

Ponieważ spójność marki ma znaczenie. Kiedy firma McKinsey przyjrzała się 40 „najsilniejszym” markom, odkryła, że firmy te przyniosły prawie dwukrotnie wyższe zwroty dla akcjonariuszy niż wynosiła średnia. Według McKinseya marki często czerpią swoją moc z zarządzania i wykonywania swojego rzemiosła. W tworzeniu scentralizowanej bazy wiedzy w Confluence chodzi o doskonalenie tego rzemiosła. 

Być może wiesz, jak powinny brzmieć Twoje materiały marketingowe. Może masz jasną tożsamość marki. W końcu dla 85% firm to oczywiste. Jednak firmy, które przekształcają swoje materiały marketingowe w praktyczne i użyteczne zasoby, ostatecznie uzyskają bardziej unikalny styl marki.

Oto, w jaki sposób może pomóc centralizacja wiedzy zespołu w Confluence:

• Informowanie zespołów na bieżąco. Umieszczenie wiedzy w Confluence zapewnia wszystkim członkom zespołu dostęp do tych samych informacji i zasobów. Pozwala to uniknąć izolacji i zamieszania. A ponieważ wszyscy członkowie zespołu — nie tylko marketingowego — mają dostęp do tych informacji, zmniejsza to ryzyko niespójności w przekazie i kreowaniu marki.

• Spójność. Confluence pozwala stworzyć spójną dokumentację marki i dokumentację marketingową za pomocą szablonów. Potem można współpracować z członkami zespołu za pomocą funkcji takich jak komentarze, które nie tylko pomagają zachować aktualność informacji, ale także informować wszystkich na bieżąco.

• Skala organizacyjna. Confluence pomaga wyjść poza foldery dokumentów osobistych do przestrzeni ukierunkowanych na projekt i zespół, czego efektem jest skalowalna struktura. Podczas gdy członkowie zespołu przychodzą i odchodzą, zasoby pozostają użyteczne. Co najważniejsze, narzędzie Confluence jest domyślnie otwarte, dzięki czemu Twoja wiedza organizacyjna jest dostępna od samego początku.

Prosty dokument to za mało dla scentralizowanej bazy wiedzy. Materiały marketingowe, takie jak tworzenie dokumentu na podstawie szablonu z wytycznymi dotyczącymi marki w Confluence, będą się z czasem rozwijać i zmieniać. Procesy, przepływy pracy i procedury zespołu — wydaje się, że to wszystko nie wymaga w firmie wyjaśnienia. Ale jeśli chcesz wdrożyć nową osobę? Confluence może ułatwić procesy wdrażania, szkolenia i zarządzania projektami w zespołach marketingowych. Dzięki temu, że Confluence służy jako baza, Twoja firma będzie mogła swobodnie się rozwijać. Confluence to skalowalne oprogramowanie bazy wiedzy, które może być rozwijane wraz z zespołem. 

Przejdźmy jednak do szczegółów. Jakich funkcji bazy wiedzy potrzebujesz — i jak Confluence może je zapewnić?

Funkcje Confluence umożliwiające stworzenie bazy wiedzy

Tworzenie stron dla materiałów marketingowych

Strona Confluence jest jak komórka w organizmie. Może stanowić cały dokument lub być użyta do zbudowania znacznie bardziej złożonych i szczegółowych systemów. Zacznij od czystej kartki i wykaż się kreatywnością albo użyj szablonu Confluence do stworzenia każdej strony. Mając do wyboru setki szablonów do określonych zastosowań, takich jak wytyczne dotyczące tworzenia materiałów pisemnych czy artykuły instruktażowe, z pewnością znajdziesz odpowiedni, niezależnie od tego, co Twój zespół musi udokumentować.

Urok stron Confluence polega na tym, że są one dynamiczne. Członkowie zespołu mogą je tworzyć, wykorzystywać do gromadzenia pomysłów lub angażowania się we wspólne dyskusje bez zakłócania informacji już obecnych na stronie. Zespoły mogą również określić stopień współpracy: samodzielnie pracować nad stronami lub zaprosić współpracownika. 

Kolejna kluczowa funkcja: przechowywanie wersji stron. Jeśli ktoś wprowadzi na stronie zmiany, które Ci się nie spodobają, możesz zajrzeć do Historii stron (Więcej opcji - > Historia stron) i zobaczyć, co zostało zmodyfikowane. Nie podobają Ci się aktualizacje? Przywróć starą wersję jednym kliknięciem.

Tworzenie przestrzeni w celu poszerzenia współpracy

Pamiętasz pojęcie rosnącego poziomu głośności w marketingu, gdy ludzie zgodnie współpracują? Idea Confluence polega na tym, aby ludzie byli informowani na bieżąco. W tym przypadku chodzi o to, by znajdowali się w tych samych przestrzeniach. 

Jeśli strony są pojedynczymi komórkami nowszej kampanii, to przestrzenie są systemami stron, które składają się na wytyczne marketingowe. Funkcjonują one podobnie jak foldery, pomagając udostępniać, przechowywać i organizować całą wykonaną pracę o znaczeniu krytycznym związaną z komunikatami marki.

Można utworzyć trzy różne typy przestrzeni, aby umożliwić nawigację w bazie wiedzy marketingowej:

• Przestrzenie zespołowe zapewniają każdemu zespołowi przestrzeń pozwalającą skupić się na pracy, która jest najbardziej odpowiednia dla danego obszaru. Oznacza to, że specjaliści ds. marketingu produktów mogą przechowywać w swojej przestrzeni wnioski z badań użytkowników i pozycjonowanie, podczas gdy specjaliści ds. marketingu efektywnościowego mogą opracowywać strategię kampanii, plany kanałów i retrospektywy.

• Przestrzenie projektowe przechowują informacje związane z projektem w jednym miejscu. Interdyscyplinarne zespoły projektowe mogą odwoływać się do stron i pracować nad swoimi inicjatywami bezpośrednio w Confluence, nie musząc wysyłać tam i z powrotem wiadomości e-mail, które mogą łatwo zostać zgubione lub przeoczone.

• Przestrzenie osobiste przechowują to, nad czym pracują członkowie zespołu. Listy zadań i strony można aktualizować i dopracowywać przed przeniesieniem ich do przestrzeni współdzielonej. Pomoże to scentralizować dokumenty do współpracy, zamiast hostować indywidualną pracę każdego członka zespołu.

Dodawanie etykiet w celu ułatwienia wyszukiwania

Materiały marketingowe mogą się mnożyć, zwłaszcza wraz z rozwojem firmy. Mogą to być różne wytyczne dotyczące kampanii reklamowych, przekaz w mediach społecznościowych, a nawet uwagi dotyczące uruchamiania określonych funkcji. Confluence umożliwia dodawanie etykiet do stron, dzięki czemu nikt potrzebujący szybkiego dostępu do informacji nie musi tracić czasu na poszukiwania. Wystarczy kliknąć.

Wspaniała w etykietach jest ich wszechstronność. Dodawaj je do stron Confluence, postów na blogu, a nawet do załączników. Możesz wprowadzać dowolne etykiety, klasyfikując je według własnego uznania.

Załóżmy na przykład, że masz dokumentację mówiącą o tym, że kampanie e-mailowe powinny być zabawne. Utwórz w Confluence nową etykietę: „e-mail”. Nawet jeśli hasło „e-mail” nie pojawi się wyraźnie na określonych stronach lub w nazwach plików, znacznik będzie je wyróżniać, gdy ktoś szukający frazy „e-mail” zechce odwołać się do Twoich praktyk marketingowych.

Te etykiety są przeznaczone nie tylko do stron — można je również stosować do przestrzeni. Im większy staje się zespół, tym ważniejsze będzie tworzenie kategorii przestrzeni, które mają sens dla grup wewnętrznych, a etykiety pomogą Ci nimi zarządzać za pomocą szybkiego wyszukiwania.

Natywną funkcją Confluence jest teraz także wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji. Pozwala ono znaleźć potrzebne informacje bez żmudnego ręcznego przeglądania informacji kontekstowych. Możesz skupić się na pracy zamiast zadawać pytania dotyczące dokumentacji lub odpowiadać na nie.

Porządkowanie stron w ustrukturyzowanej hierarchii

Bądźmy szczerzy: powodem, dla którego większość scentralizowanych baz wiedzy wymyka się spod kontroli, jest trudność poruszania się po nich. Jeśli zawierają wszystkie informacje, zawsze możesz na nich polegać. Ale artykuł z bazy wiedzy na niewiele się zdaje, jeśli znalezienie go trwa zbyt długo. Lub, co gorsza, gdy członek zespołu znajduje niewłaściwy artykuł, czego efektem są błędy w projektach. Taka osoba, próbując zastosować strategie marketingowe w praktyce, może opierać się na niewłaściwych informacjach.

Aby temu zaradzić, możesz uporządkować strony bazy wiedzy w ustrukturyzowanej hierarchii Confluence. 

Klucz: Confluence wykorzystuje dynamiczne podejście do porządkowania bazy wiedzy. Przykładowo pojedyncza przestrzeń może być częścią kategorii dla Twojego działu marketingu. Ale możesz także powiązać ten sam dokument z unikatową hierarchią określonej kampanii. Twoje najważniejsze dokumenty dotyczące brandingu będą pełnić rolę punktów styku: może zetknąć się z nimi wiele zespołów pracujących nad różnymi projektami, a wszystko to przy zapewnieniu możliwości sprawnego poruszania się.

Oznacza to, że nie musisz strukturyzować treści tylko po to, aby spełnić koncepcje struktury z góry ustalone w oprogramowaniu. Możesz określić własną strukturę. Konkretne strony Confluence dotyczące unikatowych kampanii — powiedzmy, odrębnych kampanii reklamowych realizowanych za pośrednictwem mediów społecznościowych i poczty e-mail — mogą odnosić się do tych samych dokumentów. Jeśli wszystko jest powiązane we właściwy sposób, po wprowadzeniu zmiany w ogólnej strategii brandingowej wszystkie zespoły zobaczą ją automatycznie. To jest atut dynamicznej organizacji hierarchicznej.

Ogranicz dostęp tylko do odpowiednich osób

Być może po przeczytaniu powyższej sekcji myślisz: „Hmm. Interakcja? Wygląda na to, że strasznie dużo osób będzie miało coś do powiedzenia…” Być może tego nie chcesz. Confluence umożliwia kontrolowanie dostępu dzięki określonym uprawnieniom w odniesieniu do różnych stron i przestrzeni. Najprościej mówiąc, najważniejsze dokumenty mogą pozostać pod kontrolą osób, które muszą je kontrolować. 

Te uprawnienia mogą się różnić w zależności od reguł, które chcesz skonfigurować. Potrzebujesz ustawić uprawnienia globalne, aby ustalić dostęp w całej witrynie dla określonych użytkowników? To także jest możliwe. Chcesz utworzyć uprawnienia specyficzne dla przestrzeni, aby kierownicy zespołu mogli uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebują? Proszę bardzo. Możesz nawet ustawić indywidualne ograniczenia dotyczące stron, aby określić odpowiedni sposób wysyłania wiadomości.

Strony Confluence są domyślnie otwarte do przeglądania lub edycji, ale możesz ograniczyć te reguły do określonych użytkowników lub grup. Dzięki temu zyskujesz pewność, że nawet jeśli pracujesz nad wersją roboczą strony w Confluence, nadal trafia ona tylko do osób, które muszą ją wyświetlić.

Integracja z rozwiązaniami do zarządzania projektami

Jeśli Twoja baza wiedzy nie łączy się z innymi narzędziami, to jest scentralizowana czy odizolowana?

Dzięki integracji programu Confluence z innymi narzędziami, z których Twój zespół korzysta najczęściej, baza wiedzy będzie odpowiadała na zmieniające się potrzeby Twojego zespołu. Confluence zapewnia treść i kontekst, dzięki czemu masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zrealizować projekt na swoich warunkach.

Oto dwa przykłady skutecznych integracji Confluence.

Używając Trello i Confluence razem, możesz wklejać łącza Trello do Confluence za pomocą funkcji podglądu/edycji, co umożliwia edycję zadań Trello bezpośrednio w Confluence. Możesz też umieszczać w pełni interaktywne tablice Trello na stronie Confluence, aby zespół mógł korzystać z pełnej gamy funkcji Trello w bazie wiedzy Confluence.

Dzięki integracji Confluence z Jira możesz śledzić zgłoszenia Jira bezpośrednio w Confluence. Zespół może otrzymywać informacje na temat potencjalnych wyzwań bezpośrednio z poziomu bazy wiedzy. Obecność zadań Jira na stronie Confluence ułatwia też konfigurację przyszłych osi czasu projektu. Jednocześnie umożliwia szacowanie dat wprowadzenia na rynek i utrzymywanie odpowiedniego kierunku działania zespołu.

Stwórz żywą scentralizowaną bazę wiedzy

Nie chodzi o to, że nie masz solidnego planu marketingowego. Czasami dobry marketing sprowadza się do zapewnienia całej organizacji dostępu do aktualnych informacji, aby wszyscy mówili jednym głosem. Tu potrzebne jest coś więcej niż rozmowa. Aby komunikaty brandingowe i działania marketingowe wyróżniały się, firma musi przypominać stadion pełen zgodnie kibicujących ludzi.

Nie da się tego osiągnąć bez wewnętrznej komunikacji. Punktem wyjścia jest scentralizowana baza wiedzy obejmująca wszystkie analizy dotyczące marki i marketingu. Które komunikaty brandingowe działają? Co trzeba zaktualizować? Stwórz scentralizowaną bazę wiedzy za pomocą Confluence, dzięki czemu zapewnisz zespołowi dostęp do aktualnych informacji, aby wszyscy mówili jednym głosem.