Nowoczesny intranet społecznościowy pozostanie z nami na długo

Jeśli jesteś weteranem intranetu, możesz mieć wrażenie, że to relikt minionej epoki. Samo słowo przywodzi na myśl czasy, kiedy wybieranie tonowe wyśpiewywało hymn ludu internautów. Słysząc „intranet”, prawdopodobnie myślisz: „zaraz, ktoś tego jeszcze używa?” Jako cyfrowe miejsce docelowe, intranet został zaprojektowany jako centrum, w którym współpracownicy mogą podrzucać kreatywne pomysły, uzyskiwać porady od kolegów i tworzyć więzi w ramach projektów i wspólnych zainteresowań. Jego pierwotna wersja, choć jej powstaniu towarzyszyły dobre intencje, nie rozwinęła się specjalnie ze względu na brak zaangażowania, nieaktualne informacje i inne przeszkody, które zniechęcały pracowników. Intranet właściwie nigdy nie zniknął, ale po prostu wyszedł z mody. W miarę jak świat stara się odnaleźć drogę wśród gigantycznych ilości danych, intranet dostosowuje się, stając się bardziej nowoczesnym, społecznościowym miejscem, w którym pracownicy rzeczywiście chcą spędzać czas. Aby stworzyć własną dobrze prosperującą społeczność w miejscu pracy, trzeba uczyć się na błędach przeszłości i korzystać ze wszystkich zalet intranetu społecznościowego nowej generacji.

Biznes z przodu, imprezy z tyłu

Intranet społecznościowy to nie tylko cyfrowy magazyn informacji uratowanych z papierowych plików i prywatnych dysków online. Firmy mogą wykorzystać te sieci do tworzenia kultury otwartości i pełnej widoczności dla pracowników i zachęcając użytkowników do dzielenia się pomysłami. Intranet pozwala nawiązać kontakt w przeciwnym razie bardzo odległym od siebie pracownikom i zacieśnić więzi między wszystkimi zespołami oraz działami. Intranet społecznościowy pozwala wcielić w życie hasło „jeden za wszystkich, wszyscy za jednego”. Od obeznanego z technologią dyrektora generalnego po nowego stażystę, użytkownicy mogą udostępniać i uzyskiwać dostęp do dokładnie tego, czego potrzebują, aby realizować zadania i cele.

Zespół wchodzi do otwartej, wspólnej przestrzeni roboczej…

Intranet społecznościowy nie tylko łączy współpracowników z treściami, ale też ludzi z ludźmi.  

Tworzy pozytywną atmosferę. Nawet w najbardziej otwartych na współpracę firmach pewnie są pracownicy, którzy czują się zepchnięci na boczny tor. Nowoczesny, społecznościowy intranet daje równe szanse wszystkim. Prawidłowo skonfigurowany intranet (z równoprawnym dostępem do rozmów i dokumentów bez względu na stanowisko czy poziom) może dać pracownikom swobodę, jeżeli chodzi o publikowanie przemyśleń na temat projektów innych osób i przyjmowanie informacji zwrotnych na temat swoich własnych. Mając przestrzeń, w której mogą się śmiało dzielić informacjami, pracownicy są związani ze swoimi koleżankami i kolegami, zespołem oraz firmą.   

Eliminuje izolację. Społecznościowy intranet pozwala pracownikom połączyć ich pracę z tym, co jest priorytetem dla innego zespołu lub biura. Okazuje się, że Mike z działu marketingu treści zrealizował z nawiązką swój cel w zakresie SEO i byłby świetnym mentorem dla Twojego projektu, ale trudno byłoby się tego domyślić, patrząc na jego nieśmiałe ukłony w korytarzu.

Buduje mosty. Gdy kultura zdalna waha się między „nowym szaleństwem” a „idealnym sposobem pracy”, ważniejsze niż kiedykolwiek jest trzymanie współpracowników na tej samej orbicie kulturowej. Intranet społecznościowy sprawia, że pracownicy mogą wirtualnie rozmawiać i dzielić się pomysłami we wszystkich strefach czasowych.

Czy Twój intranet poszedł drogą Walkmana^®?

Zapytaj dowolny zespół komunikacji wewnętrznej, menedżera HR lub lidera intranetu o ich największe wyzwanie, a prawie na pewno odpowiedzą „zaangażowanie”. Jeśli chodzi o firmowe sieci intranetowe, apatia jest jeszcze gorsza niż wyskakujące reklamy i równie trudno się jej pozbyć. Aby przyciągnąć pracowników do intranetu, którego będą używać i który polubią, najpierw musimy zająć się tym, co ich odstrasza.

Odgórny ton. Będąc na szczycie łańcucha pokarmowego, szefowie często nie mają dostępu do informacji zwrotnej od pracowników ani fantastycznych pomysłów osób na niższych stanowiskach. Dzięki intranetowi rozmowa może wypływać z dołu hierarchii, więc nawet najwięksi nowicjusze czują się komfortowo, dodając swoje trzy grosze. Bardziej przyjazne środowisko pozostawia miejsce na dyskusję i przyłącza przełożonych do bezpośredniej linii natychmiastowej informacji zwrotnej.

Brak sposobu na szybką odpowiedź. Przy takim tempie rozwoju technologii to wyłącznie kwestia czasu, kiedy nawet niemowlęta będą miały swoje własne smartfony. Swobodnie komunikujemy się ze znajomymi i rodziną za pomocą emotikonów, gifów i przycisków Lubię to, aby wyrazić uznanie dla pomysłów i szybko dzielić się swoimi przemyśleniami. Pracownicy, którzy mają ograniczone możliwości wypowiedzi, są o wiele mniej skłonni do angażowania się w kontakty z kolegami lub wnoszenia wkładu w projekty.

Techniczne skomplikowanie. Intranety starego typu powstawały pierwotnie z myślą o zespołach IT. Publikowanie treści wymagało kilku żmudnych kroków i bynajmniej nie dawało możliwości odpowiedzi przy pomocy szybkiej fotki. Gdy treść była w końcu dostępna, trzeba było zmagać się z nieznośnymi systemami uprawnień. Jeśli pracownicy mają dokonywać cudów, by udzielać się w intranecie, będą woleli poprzestać na rozmowach na korytarzu.

Nieaktualne treści. Gdy intranet staje się „miejscem przechowywania wszystkiego”, jak nazywa go Forrester, oznacza nieskończenie długie przewijanie. Użytkownicy nie zamierzają poświęcać czasu i energii na szukanie cennych informacji, takich jak przewodniki po brandingu lub zasady firmy, tylko po to, aby znaleźć treści, które pamiętają ostatni faks wysłany w firmie.

Powolna lub nieskuteczna wyszukiwarka. Współczesne wyszukiwarki umożliwiają uzyskanie błyskawicznych, trafnych odpowiedzi na każde pytanie, czasem zanim zostanie wpisane. Funkcja wyszukiwania, która działa zbyt długo i generuje bezużyteczne informacje, nie może z nimi konkurować. Użytkownicy chcą otrzymywać odpowiednie informacje, tak jak przesyłki Amazon Prime — na wczoraj.

Niedostosowanie do urządzeń mobilnych. Kiedy sieci intranetowe po raz pierwszy pojawiły się na scenie 20 lat temu, wciąż czytano gazety drukowane. Teraz używamy smartfonów, które stały się przedłużeniem naszych rąk. Użytkownicy nie poświęcą czasu na naukę korzystania z intranetu, który nie ułatwia publikowania, udostępniania i czytania treści na telefonie lub tablecie.

Ogólnikowe analizy. Jeśli odpowiadasz wraz z zespołem za wymianę lub uruchomienie społecznościowego intranetu, musicie wiedzieć, kiedy, w jaki sposób, i dlaczego ludzie go używają. Zamiast działać po omacku, warto sięgnąć po wysokiej jakości analizy. Znajomość szczegółów pozwoli wprowadzać przyjazne dla użytkowników zmiany i tworzyć bardziej przyciągające wzrok treści, aktualizować ważne i istotne informacje oraz pozbyć się treści, które mało kto wyświetla.

Pielęgnowanie efektywnego intranetu społecznościowego

Zadbaj o to, aby intranet się rozwijał, sprawdzając, czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie jest wyposażone w te funkcje i narzędzia. 

Twórcy ze wszystkich działów. Świetne pomysły mogą narodzić się w każdej głowie na dowolnym poziomie organizacji, a czasem wynikają ze szczęśliwego zbiegu okoliczności. (Nadal jedlibyśmy lody z miseczek, gdyby na pewnym stoisku na Wystawie Światowej ich nie zabrakło i nie musiano zastąpić ich wafelkami)! Proste narzędzia do tworzenia, takie jak gotowe szablony, umożliwiają użytkownikom z dowolnego zespołu wnoszenie wkładu, i pomogą organizacjom uniknąć efektu narzucania idei kierownictwa w intranecie.

Poznanie autorów wpisów. Trudno jest budować mosty, gdy znasz tylko imiona i awatary współpracowników.  Ludzie chcą wiedzieć, co robią ich współpracownicy, w której części organizacji i nad czym pracują. W Internecie społecznościowym powinno znaleźć się miejsce na profile, aby pracownicy mogli szybko sprawdzić, kto, czym i gdzie się zajmuje.

Obsługa na urządzeniach mobilnych. Jest duża szansa, że czytasz ten artykuł na telefonie. Dzięki łatwemu logowaniu w podróży i gwarantowanemu bezpieczeństwu, idealny intranet społecznościowy jest siecią, którą możesz zmieścić w kieszeni. Tak, nawet w kieszeni damskich dżinsów. 

Atrakcyjnie wyglądająca treść. Wyrażenie „nie oceniaj książki po okładce” chyba odejdzie na emeryturę. Pracownicy chętniej angażują się w treści, które zawierają przyciągające wzrok efekty wizualne, takie jak obrazy, filmy, i GIF-y. Treść powinna być równie estetyczna i atrakcyjna na telefonie czy tablecie co na komputerze stacjonarnym. 

Funkcje udostępniania jak w mediach społecznościowych. „Stanie się viralem” stanowi w sieciach społecznościowych odpowiednik wygrania na loterii. Aby osiągnąć ten sam efekt w intranecie, potrzebujesz możliwości łatwego przekazywania treści. Gdy użytkownicy mogą polubić i skomentować treści, śledzić współpracowników i wspominać współpracowników z taką samą łatwością, jak mogą udostępnia memy znajomym, intranet będzie miejscem publikowania bardziej wartościowych treści.  

Łatwy dostęp. Koniec z potykaniem się o zabezpieczenia IT. Dzięki intranetom społecznościowym możesz samodzielnie zabezpieczyć dostęp i uprawnienia dla działów i użytkowników, jednocześnie umożliwiając pracownikom tworzenie, edytowanie i przeglądanie treści bez przeszkód. Ta elastyczność pozwala następnie skupić się na wdrażaniu i dostosowywaniu intranetu, omijając niekończące się spotkania i tony zleceń.   

Zupełnie nowa treść. Dzięki tak wielu głosom wnoszącym wkład i współpracującym strumień treści będzie tak świeży, że można by go sprzedawać na targu. Upewnij się, że istnieje prosty system dostosowywania i dostarczania alertów, aby móc pozbyć się tych przestarzałych elementów. 

Dokładne analizy. Im więcej wiesz, tym lepiej się rozwijasz. Skorzystaj z analiz, które powiedzą Ci, czego użytkownicy szukają, oraz pozwolą poznać treści, które najczęściej czytają i komentują. Forrestersugeruje, że organizacje „stawiają wyszukiwanie na pierwszym miejscu”, korzystając z analiz, aby udoskonalić sposób i czas wyszukiwania przez użytkowników. Trzeba także wiedzieć, kiedy te wyszukiwania „nie przynoszą wyników lub przynoszą ich zbyt wiele, aby były one przydatne”.

Intranety społecznościowe tworzą równe szanse

Zespoły są tak silne jak więzi między pracownikami. Możesz zwiększyć możliwości swoich pracowników, tworząc środowisko, w którym połączenia i współpraca mogą się rozwijać organicznie. Przeczytaj, jak możesz zyskać potencjał do przekształcenia swojej organizacji dzięki oprogramowaniu intranetowemu Confluence.