Wspólne tworzenie treści

Tradycyjna koncepcja kreatywnego „pokoju scenarzystów” zakłada, że wszyscy zbierają się przy stole konferencyjnym. Jednak w przypadku dzisiejszego środowiska pracy często nie ma możliwości zebrania wszystkich w jednym pomieszczeniu.

Nierzadko może to stanowić hamulec dla kreatywności. Jednym z powodów, dla których tworzenie treści metodą „pokoju scenarzystów” działa, jest to, że pomieszczenie takie staje się miejscem, w którym można proponować jeden pomysł po drugim. Jest to swego rodzaju kreatywność metodą prób i błędów: po prostu rzucacie jak najwięcej pomysłów, aby zobaczyć, który się przyjmie. 

Profesor Stanforda Robert McKim słynie według Harvard Business Review z coachingu „niezliczonych innowacji i innowatorów na całym świecie”. Na czym polega jego sekret? Ilekroć ktoś prosił o opinię na temat nowego pomysłu, odpowiadał: „Pokaż mi trzy”. Uznał, że kreatywność to kwestia statystyki. Jeśli przedstawisz wystarczającą liczbę sugestii, część z nich musi być dobra. „Tworzenie treści” polega na znalezieniu najlepszego materiału — najlepszego posta na blogu, ebooka, makra obrazu itp. A do tego potrzeba dużo pracy.

Twoim celem powinno być zatem wprowadzenie oprogramowania, które pozwala przenieść zdalnie rozproszony personel do cyfrowej wersji „pokoju scenarzystów”. Tutaj z pomocą może przyjść Confluence.

Edycja stron z wieloma użytkownikami

Można to nazwać wspólnym edytowaniem. Gdy Twój zespół tworzy stronę Confluence (lub wpis na blogu), możesz wyznaczyć jednego użytkownika, który opracuje strukturę treści na stronie. Następnie może zabrać głos cały zespół, podobnie jak w przypadku „pokoju scenarzystów”, w którym wprowadza on poprawki do nowego scenariusza.

Oto jak wygląda edycja dokumentów w Confluence:

• Jednoczesna edycja. Stronę może edytować wielu użytkowników naraz. Zmiany wprowadzone podczas edycji są wyświetlane w czasie rzeczywistym. Pomaga to wydawać jedną partię poprawek na autora, a tym samym umożliwić wyrażenie zdania wszystkim bez zbędnego zamieszania.

• Współdzielone wersje robocze. Model współdzielonych wersji roboczych sprawia, że wszyscy widzą tę samą stronę, która pozwala przefiltrować każdą zmianę i notatkę do tego samego pliku.

• Wersje robocze. Nawet podczas edycji w czasie rzeczywistym zawsze można powrócić do poprzedniej wersji dokumentu. W końcu nie każda zmiana oznacza poprawę. Wybór odpowiedniej wersji roboczej pomaga zdecydować się na najlepszą wersję powstałą dzięki wspólnej pracy.

Prawdziwa kreatywna współpraca przynosi korzyści całemu zespołowi. Według Harvard Business Review kreatywna współpraca wzmacnia relacje w miejscu pracy. Umożliwienie zespołowi wspólnej edycji — w tej samej przestrzeni — daje im platformę do poprawy zbiorowej kreatywności.

Komentarze w celu zbierania opinii i sugestii

Najlepsze w środowisku kreatywnym działającym na żywo, takim jak „pokój scenarzystów”, jest to, że każdy może zabrać głos. Każdy może dorzucić swoje trzy grosze, jeśli dać mu taką możliwość. W wersji cyfrowej oznacza to wykorzystanie komentarzy i sugestii.

Komentarze w tekście: komentarze w tekście pozwalają wybrać tekst i nacisnąć przycisk „komentarz”, aby wskazać konkretną sugestię, która może nie być istotna dla całości tworzonych treści. 

Komentarze na poziomie strony: te komentarze znajdują się na dole strony, dzięki czemu można przekazywać ogólne sugestie i uwagi bez zajmowania dodatkowego miejsca w dokumencie. 

Ponieważ te komentarze mogą zawierać odpowiedzi, warto tworzyć osobne wątki konwersacji zarówno na ogólne, jak i szczegółowe tematy. Możesz prześledzić dyskusje od ogółu do oryginalnego komentarza bez utraty widoczności poszczególnych sugestii.

Powiadomienia o nowych zmianach lub komentarzach

Jak widzimy, Confluence ma wiele przydatnych funkcji. Pozwala komunikować się użytkownikom z różnych miejsc tak, jakby znajdowali się w tym samym pomieszczeniu i pracowali na tej samej kartce papieru. To świetne rozwiązanie umożliwiające współpracę w czasie rzeczywistym. Jak jednak pokazują dane Buffer, 62% firm ma pracowników w kilku strefach czasowych. Trudno koordynować prace zespołu związane z tworzeniem treści, jeśli nie mogą odbywać się w tym samym czasie.

No chyba że masz narzędzia pozwalające na uczestnictwo każdemu członkowi zespołu. 

Tu przydają się powiadomienia. W Confluence nowe zmiany na stronie lub nowe wzmianki „@” dotyczące określonych użytkowników powodują powiadomienie odpowiedniego członka zespołu.

Problem z powiadomieniami jest taki, że mogą szybko stać się labiryntem zbyt wielu maili zalewających skrzynkę odbiorczą. Na szczęście możesz skonfigurować osobne ustawienia powiadomień e-mail dla poszczególnych projektów. Użytkownicy, którzy nie muszą otrzymywać aż tak częstych powiadomień o określonym projekcie, mogą je wyłączyć. Mogą też włączyć wszystkie powiadomienia w innym projekcie, aby mieć wgląd we wszelkie zmiany w dokumentach.

Odpowiednie konfiguracje e-mail mogą być kluczem do sprawnego informowania całego zespołu o tworzonej treści. Jeszcze lepiej jednak, gdy każdy członek zespołu może korzystać z Confluence i uniknąć zapchania skrzynek niepotrzebnymi wiadomościami.

AI pobudza kreatywność: jak promować kreatywne treści

Kreatywność. Pojęcie, o którym wiele osób rozmawia, ale o którym niewiele firm wie, jak je usystematyzować. Często sądzimy, że kreatywność to muza, która nawiedza nas co jakiś czas, gdy dopisze nam szczęście.

Prawda o kreatywności jest taka, że można uczynić z niej nawyk. Według danych McKinsey istnieje korelacja między kreatywnością a wynikami finansowymi. W ocenie kreatywności McKinsey w przypadku najbardziej kreatywnego kwartyla firm istnieje 70% prawdopodobieństwo osiągnięcia ponadprzeciętnych wyników finansowych.

Pytanie brzmi, jak nadać kreatywności spójny rygor. Atlassian Intelligence (AI) może całkowicie zmienić sposób wykonywania pracy. Korzyści są następujące:

AI można używać, aby zmienić styl opisów, komentarzy i odpowiedzi w celu poprawy komunikacji;

Sesje burzy mózgów pozwalają aktualizować zawartość za pomocą niestandardowych podpowiedzi, w tym historyjek użytkowników, przypadków brzegowych, treści, a nawet „TLDR” (podsumowania zbyt długich treści);

Dzięki AI teksty mogą stać bardziej zwięzłe i łatwiejsze do czytania. Może podsumować najbardziej rozwlekłe treści i poprawić gramatykę oraz styl odpowiednio do odbiorców;

Możliwe jest generowanie odpowiedzi na często zadawane pytania na podstawie informacji już znajdujących się w bazie wiedzy.

Atlassian Intelligence może pracować w „języku” i kontekście Twojej organizacji, co przyspiesza wykonywanie tego zadania. Rozwiązanie to nie zastępuje treści, lecz umożliwia przekształcenie szybkich notatek i uwag w przydatne strony strategii w celu tworzenia bardziej przydatnych tekstów. AI pozwala po prostu tworzyć je szybciej.

Funkcje oparte na współpracy usprawniające poprawki

Najlepszym sposobem na tworzenie kreatywnych wpisów jest powierzenie każdego projektu odpowiedniej osobie. Za pomocą prostych tagów można oznaczyć najlepszych korektorów, który zajmą się sprawdzaniem treści. Warto poprosić innego autora o wyrażenie opinii. Tak naprawdę wszystko zależy od Ciebie — Confluence jedynie oferuje narzędzia, które ułatwiają współpracę zespołową.

Oto kilka sposobów, w jakie Confluence pozwala rozszerzyć proces sprawdzania treści:

• Confluence można wykorzystywać do pracy w czasie rzeczywistym (w przypadku korzystania z „pokoju scenarzystów”) lub asynchronicznej, aby umożliwić udział pracowników z różnych lokalizacji.

• Rozwiązanie umożliwia łatwe zbieranie opinii całego zespołu na temat określonych zasobów dzięki komentarzy w tekście oznaczeniom użytkowników.

• „Raport decyzji” w Confluence pozwala śledzić wszystkie decyzje podejmowane przez zespół.

• Po aktywowaniu alertów zespół jest automatycznie powiadamiany o nowych zmianach i poprawkach, które trzeba sprawdzić.

Confluence pomaga też usprawnić sprawdzanie treści. Dokładna korekta nierzadko sprzyja kreatywności. Ale może się zdarzyć, że nowa treść osiągnie najlepszy kształt przed czwartą rundą korekty i właśnie to będzie wersja, która Ci się najbardziej spodoba. Confluence pozwala usprawnić obsługę historii strony jednym kliknięciem i zawiera klawisz koloru umożliwiający wskazanie, które wiersze zostały dodane, gdzie zostało zmienione formatowanie i które wiersze usunięto. Dzięki temu zmiany w poszczególnych wersjach są wyraźnie widoczne.

Rozwijaj połączony zespół ds. treści

Współpraca jest kluczem do prawdziwej kreatywności. Tworzy samodzielnie podtrzymujący się mechanizm sprzężenia zwrotnego. Korzystanie z funkcji Confluence — takich jak wspólna praca nad dokumentami w czasie rzeczywistym oraz komentarze w tekście i ogólne — usprawnia współpracę dla każdego użytkownika. To z kolei pozwala każdemu użytkownikowi mieć poczucie większego udziału końcowym wyniku prac. 

Każda treść, którą publikujesz, wpisuje się w wizerunek Twojej firmy. Twojej marki. I chociaż wiadomo, że żadna treść nie jest idealna, dobre nawyki twórczej współpracy pozwolą skroić tekst o odpowiedniej jakości do wymagań odbiorców. Jeśli uda Ci się stworzyć dobry „pokój scenarzystów” dzięki Confluence, reszta przyjdzie sama.