Znaczenie dokumentacji oraz dlaczego nie jest ona czystą formalnością

Kluczowe wnioski

• Znaczenie dokumentacji bierze się stąd, że umożliwia ona zachowanie wiedzy instytucjonalnej, spójności oraz efektywnej współpracy zespołu.

• Ta praktyka zapewnia wiarygodną dokumentację, która pomaga zespołom rozwiązywać problemy, wdrażać nowych członków oraz spełniać wymogi regulacyjne.

• Zainwestowanie w przejrzystą dokumentację skraca czas poświęcany na wyszukiwanie informacji i zapobiega utracie kluczowych danych w przypadku odejścia pracownika.

• Stwórz standardowy format notatek ze spotkań zespołu oraz komunikatów dotyczących projektu, aby zbudować bardziej uporządkowaną i dostępną bazę wiedzy.

Twój zespół ma właśnie rozpocząć nowy projekt. Podobno Twoja firma z powodzeniem zrealizowała podobny projekt kilka lat temu, jednak żaden z obecnych członków zespołu nie brał wtedy w nim udziału.

Ci współpracownicy już odeszli, pozostawiając lukę w wiedzy, która przypomina rzucanie strzałką do tarczy z zamkniętymi oczami. Wyobraź sobie teraz, że możesz sięgnąć po zasoby — szczegółową dokumentację pozostawioną przez poprzedni zespół, taką jak osie czasu projektu, plany, notatki ze spotkań, szczegółowe opisy procesów, szkice i harmonogramy.

Dysponując tymi informacjami, zyskujesz cenną podstawę do dalszego działania. Nawet jeśli zdecydujesz się na inne podejście, będziesz mieć dobry punkt wyjścia, dzięki czemu nowy projekt nie wyda się już tak przytłaczający.

Ten scenariusz zwraca uwagę tylko na jeden z wielu powodów, dla których dokumentacja jest tak ważna. Chociaż takie sytuacje są powszechne, wiele organizacji wciąż podchodzi do niej z dystansem.

Według badania przeprowadzonego przez agencję BPTrends zaledwie 4% firm zawsze dokumentuje swoje procesy. Rozumiemy — dokumentacja może wydawać się po prostu kolejnym zadaniem na liście rzeczy do zrobienia zespołu. Jednak korzyści, jakie przynosi, sprawiają, że warto ją utworzyć.

Czym jest dokumentacja wewnętrzna?

Dokumentacja wewnętrzna oznacza zapisy przechowywane przez Twoją organizację i wykorzystywane do podejmowania świadomych decyzji w firmie. Można udokumentować praktycznie wszystko, od harmonogramów po ważne zasady, co oznacza tony różnego rodzaju dokumentów.

Jednak zasadniczo należą one do jednego z trzech głównych rodzajów dokumentacji: dokumentacji zespołu, dokumentacji referencyjnej i dokumentacji projektu.

Znaczenie dokumentacji, czyli dlaczego w ogóle warto o nią dbać

Rozumiemy to. Mając masę rzeczy na głowie, zapisywanie takich informacji, jak decyzje, statusy czy kroki realizacji powtarzalnych zadań, prawdopodobnie nie znajduje się na czele listy zadań do wykonania. 

Gdy zaczniesz działać, dokumentacja będzie jedną z tych rzeczy, na którą warto było poświęcić czas. Takie zapisy niezaprzeczalnie okażą się przydatne bez względu na to, czy nieoczekiwanie zabraknie członka zespołu, czy nie do końca wiesz, jak ruszyć z nieznaną Ci zbyt dobrze inicjatywą.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy, aby przekonać swój zespół? Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści, jakie możesz wskazać, aby zilustrować, dlaczego dokumentacja powinna być priorytetem w przyszłości.

1. Pojedyncze źródło rzetelnych informacji to oszczędność czasu i energii

Szacunki pokazują, że przeciętny pracownik wiedzy spędza około dwóch i pół godziny dziennie na wyszukiwaniu potrzebnych informacji. Efektywnie prowadzona dokumentacja zawiera wszystkie niezbędne informacje na temat zadania, projektu lub zespołu (od danych logowania do kont po instrukcje krokowe) w jednym scentralizowanym i uporządkowanym miejscu.

Nie musisz już przekopywać się przez pocztę elektroniczną lub pobrane pliki, aby odszukać najnowsze informacje.

Gdy przekazujesz zadanie, planujesz nowy projekt lub potrzebujesz zaangażować innego członka zespołu do jakiegoś zadania, dokumentacja pozwala Ci przystąpić do działania bez poświęcania wielu godzin na szukanie szczegółów, danych logowania, wskazówek i wielu innych informacji.

Zapisanie procesów jest przydatnym sposobem na wykrycie wąskich gardeł i nadmiernie rozbudowanych przepływów pracy, dzięki czemu można jeszcze bardziej usprawnić sposób pracy zespołu.

2. Dokumentacja ma zasadnicze znaczenie dla kontroli jakości i procesów

Zadania można realizować na wiele sposobów, a Ty chcesz zapewnić swojemu zespołowi elastyczność, aby mógł wybrać taki sposób pracy, który będzie mu odpowiadał najbardziej. 

Jednocześnie chcesz uzyskać spójne wyniki, zwłaszcza w przypadku zadań, które są wykonywane regularnie. Pewien poziom zgodności jest niezbędny, aby nie sprawiać wrażenia niechlujności i niedoinformowania. 

Dokumentacja sprzyja dzieleniu się wiedzą, co umożliwia zespołowi zrozumienie sposobu funkcjonowania procesów i zyskanie typowego obrazu gotowych projektów. 

Dysponując takimi zasobami, członkowie Twojego zespołu nie muszą czytać innym w myślach, aby zachować spójność powtarzalnych projektów, takich jak raport miesięczny czy kwartalna prezentacja. Nadal mają swobodę twórczą, a jednocześnie zyskują pewność, że uwzględnili wszystkie niezbędne elementy.

3. Dokumentacja ogranicza dublowanie pracy

Ile razy zdarzyło Ci się rozpocząć nowy projekt tylko po to, aby ostatecznie stwierdzić, że ktoś już go realizował? Firmy, które wykorzystują dokumentację do katalogowania projektów realizowanych w przeszłości, gromadzenia badań i udostępniania decyzji, mogą ograniczyć wielokrotne wykonywanie tych samych prac, a w konsekwencji marnowanie czasu, który można spożytkować gdzieś indziej. 

Po co odkrywać koło na nowo, gdy można bazować na pracy, która została już wykonana? Mając do dyspozycji dokumentację, możesz odwoływać się do prac wykonanych w przeszłości i czerpać z nich wnioski, zamiast robić wszystko od nowa z takim samym wynikiem.

4. Proces zatrudniania i onboardingu jest o wiele łatwiejszy

Trudno sobie wyobrazić, że ktoś odchodzi, jednak rzeczywistość biznesowa jest taka, że Twój zespół nie pozostanie z Tobą na zawsze. Ludzie pójdą swoją drogą, a Ty będziesz angażować nowe osoby. 

Gdy pojawiają się nowi członkowie zespołu, okres onboardingu może być trudny, zarówno dla samego zespołu, jak i nowego pracownika. Na dodatek, jak wskazują badania przeprowadzone przez agencję Gallup, zaledwie 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich organizacja ma dobrze zorganizowany proces onboardingu nowych ludzi.

Chcesz uczyć członków zespołu i dawać im możliwość jak najlepszego wykonywania swojej pracy, a nie rzucać ich wilkom na pożarcie. 

Jeśli położysz nacisk na dokumentację, te osoby będą miały do dyspozycji wiele przydatnych przewodników, wskazówek i uwag, z których będą mogły skorzystać podczas wdrażania się do pełnienia nowych ról. Ponadto mogą one korzystać z tych zasobów, aby uzyskać odpowiedzi na pytania i samodzielnie zacząć orientować się w sytuacji, zamiast funkcjonować z poczuciem, że z każdym pytaniem lub wątpliwością muszą zwracać się do kogoś z zespołu.

5. Z pojedynczym źródłem rzetelnych informacji każdy wie więcej

W pracy zazwyczaj traktujemy naszą wiedzę jako walutę. Jeśli jesteśmy osobą, która zna wszystkie odpowiedzi, daje nam to poczucie bezpieczeństwa, jakbyśmy byli najbardziej niezastąpionym członkiem zespołu. Zakładamy, że dzielenie się wiedzą obniża naszą wartość.

Nie zaskakuje zatem fakt, że w trakcie jednego z badań wykazano, że 60% pracowników ma trudności z nakłonieniem współpracowników do podzielenia się informacjami o zasadniczym znaczeniu dla ich pracy. 

Dokumentacja zwiększa zakres wiedzy zbiorowej każdej osoby, z którą współpracujesz. Gdy dzielenie się informacjami stanie się w Twoim zespole normą, zwiększy się przejrzystość pracy, a kultura będzie w większym stopniu oparta na współpracy i podejściu strategicznym. Będziesz podejmować bardziej inteligentne decyzje, ponieważ ważne informacje nie będą tkwiły na dysku twardym jednej osoby lub, co gorsza, w jej głowie.

Zaprzyjaźnij się z dokumentacją

Od uporania się z nieoczekiwanym odejściem lub nieobecnością pracownika po opanowanie nieznanego projektu — razem będziecie w stanie pokonać wiele trudnych przeszkód.

Choć może brzmieć to sztywno i oficjalnie, nadanie priorytetu dokumentacji oznacza, że Ty i Twój zespół opracujecie zbiór informacji, na których będziecie polegać. 

Przedstaw powyższe zalety członkom swojego zespołu, poszukaj sposobu na zachęcenie ich do uczestnictwa w tworzeniu dokumentacji na temat znanych im zagadnień (ktoś jest chętny na wspólną pizzę?) i śpij spokojnie ze świadomością, że ich wiedza nie jest już pozamykana w ich głowach.