Znaczenie celów projektu w zarządzaniu projektami

Streszczenie: cele projektu w zarządzaniu projektami wyznaczają kierunek działania zespołu projektowego i interesariuszy, zapewniając spójność z zamierzeniami projektu.

Jak zarządzasz oczekiwaniami, kierujesz procesem decyzyjnym i zapewniasz podstawy do monitorowania oraz kontrolowania projektu przez cały jego cykl życia?

Z raportu Standish Group wynika, że zaledwie około jedna trzecia projektów spełnia klasyczną definicję sukcesu uwzględniającą trzy ograniczenia — ukończenie w zaplanowanym czasie, w ramach budżetu i przy zakładanym zakresie. Właśnie dlatego potrzebne są jasno określone cele projektu.

Cele projektu w zarządzaniu projektami to konkretne, mierzalne i ograniczone czasowo cele, które określają, co projekt ma osiągnąć. Pełnią one dla zespołu funkcję harmonogramu projektu, dzięki czemu wszyscy dążą do osiągnięcia sukcesu.

W tym przewodniku omówimy, czym są cele projektu, jakie są ich rodzaje, jakie korzyści z nich płyną oraz jak je ustalić w przypadku konkretnego projektu.

Czym są szczegółowe cele projektu?

Szczegółowe cele projektu to konkretne, wymierne wyniki, które mają zostać osiągnięte w określonych ramach czasowych. Wyjaśniają one założenia projektu i prowadzą zespół w kierunku jego pomyślnego ukończenia.

Gdy cele sformułuje się w sposób jasny i jednoznaczny, stają się podstawą procesu podejmowania decyzji i planowania zasobów w całym cyklu życia projektu. Cele wskazują, co jest istotne, a co nie, oraz na co należy przeznaczyć ograniczony czas, budżet i zasoby ludzkie.

Cele muszą być również skuteczne.

Właśnie tu przydają się mierzalne kryteria i wskaźniki KPI. Niezależnie od tego, czy chodzi o przestrzeganie budżetu, standardy jakości czy dotrzymywanie terminów, wszystkie te czynniki stanowią punkty odniesienia pozwalające ocenić ogólny sukces projektu.

Cele szczegółowe i ogólne projektu

Choć menedżerowie projektów często używają tych terminów zamiennie, cele ogólne i szczegółowe projektów odgrywają odmienne role w planowaniu projektu.

Cele ogólne opisują pożądany rezultat projektu i ściśle wiążą się z celami biznesowymi. Wyznaczają kierunek projektu i inspirują członków zespołu.

Cele szczegółowe są zwięzłe i precyzyjne. W przypadku projektu cele szczegółowe są jednoznacznie definiowane poprzez rezultaty projektu. Określają dokładnie, co ma dostarczyć projekt.

• Przykładowy cel szczegółowy projektu: wprowadzenie pięciu nowych kanałów umożliwiających klientom przesyłanie i wyświetlanie opinii w interfejsie produktu w ciągu najbliższych dwóch miesięcy.

• Przykładowy cel ogólny projektu: ulepszenie mechanizmu przekazywania przez klientów opinii zespołowi inżynierów, aby umożliwić szybkie rozwiązywanie problemów.

Cele projektu a zakres projektu

Zakres i cele projektu są odrębnymi, ale wzajemnie powiązanymi elementami zarządzania projektami. Zakres projektu definiuje prace niezbędne do realizacji projektu, w tym zadania i elementy dostarczane. Określa on granice i zasięg projektu.

Cele projektu koncentrują się na konkretnych wynikach, które projekt pomaga osiągnąć. Są one punktami odniesienia dla sukcesu i nadają kierunek działaniom podejmowanym podczas realizacji projektu w ramach tego zakresu.

• Przykładowy cel projektu: opracowanie łatwej w obsłudze aplikacji mobilnej z określonymi kluczowymi funkcjami, która zostanie uruchomiona do końca roku.

• Przykładowy zakres projektu: projekt obejmuje opracowanie, testowanie i uruchomienie aplikacji, ale nie obejmuje działań marketingowych i konserwacyjnych po uruchomieniu.

Cele projektu a kamienie milowe projektu

Chociaż cele i kamienie milowe mają kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami, pełnią różne funkcje. W projekcie cele określają główne wyniki, które należy osiągnąć. Wyznaczają one kierunek realizacji projektu i określają jego założenia.

Z kolei kamienie milowe są ważnymi punktami orientacyjnymi w trakcie realizacji projektu, które wskazują zakończenie krytycznych faz projektu. Dzięki kamieniom milowym można prowadzić projekt zgodnie z planem, niekoniecznie wiedząc, ile pracy potrzeba, aby je osiągnąć.

• Przykładowy cel projektu: uzyskanie 20 000 potwierdzeń udziału w naszym wirtualnym wydarzeniu do 23 czerwca.

• Przykładowy kamień milowy projektu: uruchomienie 8 czerwca strony internetowej promującej nadchodzące wirtualne wydarzenie.

Różne rodzaje celów projektów

Istnieją różne kategorie szczegółowych celów projektu w zależności od ich ukierunkowania. Najczęściej spotykane rodzaje szczegółowych celów projektu obejmują:

• cele oparte na czasie, które pomagają ustalić terminy osiągnięcia kamieni milowych projektu;

• cele wydajnościowe, które kładą nacisk na osiąganie określonych wyników lub standardów jakości;

• cele jakościowe, które określają pożądany poziom jakości elementów dostarczanych projektu;

• cele biznesowe, które pozwalają skoordynować projekt z zasadami firmy, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu;

• cele finansowe, które określają ograniczenia budżetowe i zamierzenia finansowe projektu;

• cele w zakresie zgodności z przepisami, które zapewniają zgodność projektu z prawem, regulacjami i standardami branżowymi.

Korzyści z jasno określonych szczegółowych celów projektu

Cele projektu zapewniają ramy gwarantujące, że projekty są dobrze zaplanowane, sprawnie realizowane i zgodne z celami firmy. Kiedy zespoły nie rozumieją, jak ich codzienna praca wpisuje się w szerszy kontekst, motywacja słabnie, a realizacja ulega spowolnieniu.

Jasno określone, realistyczne cele pozwalają pracownikom weryfikować wyniki własnej pracy, na wczesnym etapie korygować kierunek działań i utrzymywać właściwą dynamikę. Do najważniejszych korzyści płynących z jasno określonych celów należą:

Wskazówki i pomoc w koncentracji

Cele dostarczają jasnych wytycznych dotyczących zakresu prac, wskazując zespołowi, co ma osiągnąć. Służą one jako plan działania, wyznaczając ramy projektu oraz jego najważniejsze rezultaty.

Pomagają wyeliminować zbędne informacje, uwypuklić priorytety i wyraźnie wskazać, na co warto zwrócić uwagę, a na co nie. Te informacje można udokumentować podczas spotkania w sprawie planowania sprintu lub udostępnić w ramach innych materiałów służących dzieleniu się wiedzą, aby wszyscy byli na bieżąco.

Wymierne wyniki

Dobre cele powinny być powiązane z mierzalnymi kryteriami i wskaźnikami KPI. Dzięki temu można ilościowo określić, czy projekt realizuje założone cele i czy faktycznie przynosi oczekiwane rezultaty.

Koordynacja interesariuszy

Dobrze sformułowane cele sprawiają, że wszyscy — sponsorzy, współpracownicy i decydenci — dążą do tego samego celu.

Ta zgodność ma kluczowe znaczenie dla ogólnego powodzenia projektu i zadowolenia wszystkich interesariuszy. Ustalając oczekiwania na samym początku, można uniknąć chaosu spowodowanego sprzecznymi interesami na późniejszym etapie.

Lepsze podejmowanie decyzji

Jasno określone cele stają się punktem odniesienia przy podejmowaniu każdej decyzji. Jeśli konkretny wybór nie przybliża projektu do osiągnięcia zamierzonego celu, to jest jedynie czynnikiem rozpraszającym uwagę.

Dzięki dobrze zdefiniowanym celom zespół może podejmować świadome, spójne decyzje bez konieczności czekania na zbędną eskalację.

Jak skutecznie ustalić szczegółowe cele projektu

Określenie jasnych celów projektu stanowi kluczowy krok w procesie zarządzania projektami. Powinno to nastąpić na wczesnym etapie procesu planowania i nie jest to zadanie, które można wykonać samodzielnie.

Należy zaangażować interesariuszy, na których wyniki będą miały wpływ. Jeśli cele nie będą zgodne z ich rzeczywistą sytuacją, nie uda się ich zrealizować.

Kryteria SMART dotyczące wyznaczania celów stanowią powszechnie stosowany model służący do definiowania skutecznych celów projektu, ponieważ gwarantują, że każdy cel jest jednoznaczny i możliwy do zrealizowania dzięki temu, że spełnia następujące kryteria:

• Ogólne cele powinny być zarazem konkretne i jasno definiować to, chcemy osiągnąć.

• Powinny być wymierne i ustanawiać kryteria pozwalające na ilościowe określenie i pomiar postępów realizacji szczegółowego celu.

• Ogólne cele powinny być osiągalne, realistyczne i możliwe do zrealizowania w ramach ograniczeń projektu, związanych m.in. z czasem, zasobami i wiedzą specjalistyczną.

• Powinny być istotne, tak by szczegółowy cel był skoordynowany z ogólnymi celami projektu i misją firmy.

• Ogólne cele powinny być określone w czasie, z uwzględnieniem konkretnych ram czasowych lub terminu osiągnięcia szczegółowego celu.

Ramy te zwiększają przejrzystość i stanowią podstawę skutecznego planowania, monitorowania i dokonywania oceny w całym cyklu życia projektu.

Przykłady skutecznych szczegółowych celów projektu

Aby zapewnić skuteczność, szczegółowe cele w zarządzaniu projektami powinny być zgodne z powyższymi kryteriami SMART. Przykłady szczegółowych celów projektu obejmują:

Przykład A

• Konkretny: zwiększenie zadowolenia klientów o 20% w ciągu następnego kwartału.

• Wymierny: monitorowanie wskaźników KPI dotyczących zadowolenia klientów z poprzednich kwartałów i porównywanie ich ze wskaźnikami KPI w bieżącym kwartale.

• Osiągalny: skupienie się na konkretnych aspektach obsługi klienta i procesach wsparcia.

• Istotny: podniesienie poziomu zadowolenia klientów, aby osiągnąć nadrzędny cel, jakim jest zapewnienie doskonałej obsługi klienta.

• Określony w czasie: przeprowadzenie oceny tego celu na koniec kwartału.

Przykład B

• Konkretny: zakończenie projektu przebudowy witryny internetowej do końca roku podatkowego.

• Wymierny: osiągnięcie kamieni milowych i ukończenie wszystkich prac przed upływem terminu.

• Osiągalny: dodanie elementów i funkcjonalności odpowiednich do możliwości zespołu odpowiedzialnego za przebudowę.

• Istotny: zwiększenie skuteczności witryny internetowej, aby odpowiadała zobowiązaniu firmy do zapewnienia nowoczesnego i przyjaznego dla użytkownika interfejsu.

• Określony w czasie: wyznaczenie jasnego terminu zakończenia projektu — do końca roku podatkowego.

Narzędzia do definiowania szczegółowych celów projektu

Istnieje wiele narzędzi i technik, które mogą pomóc w skutecznym definiowaniu celów projektu. Zespoły mogą przeprowadzić analizę SWOT (mocne strony, słabe strony, możliwości i zagrożenia; ang. strengths, weaknesses, opportunities i threats), aby zidentyfikować wewnętrzne i zewnętrzne czynniki, które mogą mieć wpływ na projekt.

Ponadto narzędzia do tworzenia map myśli mogą pomóc w przeprowadzeniu wizualnej burzy mózgów i uporządkowaniu pomysłów, a zaangażowanie interesariuszy ułatwi zebranie informacji na temat celów projektu.

Aby to wszystko ułatwić, zespoły mogą korzystać z platform do współpracy online, takich jak narzędzia Confluence do zarządzania projektami, które umożliwiają współpracę zespołową w czasie rzeczywistym i sprzyjają środowisku do definiowania i redefiniowania szczegółowych celów projektu.

Przyjęcie odpowiedzialności dzięki jasnym celom projektu

Nie chodzi tylko o dokumentowanie celów — trzeba je powiązać bezpośrednio z wynikami. Każde zgłoszenie musi mieć precyzyjne uzasadnienie.

A dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak Jira i Confluence, zyskujesz dostęp do szczegółowych tablic, osi czasu i raportów w jednym miejscu. Wystarczy jedno spojrzenie, aby sprawdzić, czy zaplanowane prace (oraz te, które są aktualnie realizowane) są zgodne z założonymi celami projektu.

Połączenie między celami, zakresem a rzeczywistością to aspekt decydujący o niepowodzeniu wielu projektów — i właśnie w tym zakresie Jira zapewnia pojedyncze źródło rzetelnych informacji.

Cele projektu: często zadawane pytania

Jaka jest różnica między szczegółowymi celami, ogólnymi celami i zakresem projektu?

Szczegółowe cele projektu są konkretne i wymierne; wyznaczają one kierunek działań projektowych i oceny ich skuteczności. Ogólne cele projektu są szersze i nakreślają jego całościową wizję.

Zakres projektu określa jego granice, wskazując, co obejmuje, a czego nie obejmuje.

Dlaczego szczegółowe cele są niezbędne w zarządzaniu projektem?

Szczegółowe cele projektu mają kluczowe znaczenie dla określenia kierunku jego realizacji i kryteriów sukcesu. Kierują one procesem podejmowania decyzji, ułatwiają skuteczne planowanie i przyczyniają się do ogólnej efektywności i wydajności realizacji projektu.

Jakie są typowe wyzwania związane z definiowaniem szczegółowych celów projektu?

Określanie celów projektu ma zasadnicze znaczenie w zarządzaniu projektami, ale może okazać się trudne, jeśli interesariusze nie są zaangażowani w ten proces. Niekompletne cele wynikają często z ograniczonego wkładu interesariuszy.

Organizowanie spotkań zespołu na wczesnym etapie projektu pomaga zaangażować interesariuszy oraz gwarantuje, że cele są jasno określone i kompletne. Jednak niejasne oczekiwania mogą prowadzić do nieporozumień i rozbieżności.

Dlaczego warto stosować model celów SMART przy określaniu celów projektu?

Model SMART pomaga sprostać wyzwaniom związanym z częstą komunikacją, tworzeniem precyzyjnych elementów dostarczanych oraz koordynowaniem działań zespołów i działów w dążeniu do wspólnego celu.

Cele SMART pomagają zidentyfikować nierealistyczne założenia w ramach celów projektu, które mogą prowadzić do frustracji, spadku motywacji i niepowodzenia projektu.