Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA)?

Wykonywanie powtarzalnych, ręcznych zadań bez stosowania narzędzi do automatyzacji może prowadzić do zmniejszenia produktywności, zwiększenia liczby błędów, wypalenia pracowników i utraty szans na wprowadzenie innowacji.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) pomaga zespołowi osiągnąć pełny potencjał i obniżyć koszty poprzez mechanizację rutynowych zadań. Dzięki BPA zespół może skupić się na strategicznych inicjatywach i innowacjach, jednocześnie podnosząc poziom usług oferowanych przez centrum obsługi IT i usprawniając procesy biznesowe. 

W tym artykule wyjaśnimy, na czym polega automatyzacja biznesu i jakie jest jej znaczenie, przeanalizujemy standardowe procesy, które można zautomatyzować, a także podkreślimy korzyści płynące z korzystania z tych narzędzi. 

Usprawnij realizację zadań biznesowych i zarządzanie projektami dzięki BPA.

Zrozumienie automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu technologii i narzędzi w celu usprawnienia i zautomatyzowania powtarzających się zadań lub procesów, które firmy zwykle obsługują ręcznie. W ten sposób można zautomatyzować powtarzalne procesy obejmujące wiele etapów przy użyciu systemów zarządzania IT.

BPA koncentruje się na poprawie wydajności biznesowej, redukcji liczby błędów i umożliwieniu cennym pracownikom zajęcia się bardziej strategicznymi działaniami, w tym planowaniem projektów. 

BPA ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia optymalizacji przepływów pracy w zakresie zarządzania incydentami, realizacji wniosków, zarządzania ryzykiem projektowym, zarządzania ryzykiem korporacyjnym i zarządzania zmianami. 

Zamiast polegać na czasochłonnych, podatnych na błędy zadaniach ręcznych, BPA wykorzystuje narzędzia i oprogramowanie do automatycznej obsługi tych procesów.

Przyspiesza to pracę i zapewnia precyzyjne, spójne wykonanie każdego kroku. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyzację tworzenia zgłoszeń, przekierowywanie wniosków do odpowiednich zespołów, czy generowanie regularnych raportów, BPA zwiększa ogólną wydajność usług IT poprzez zmniejszenie liczby ręcznych czynności.

Jakie procesy biznesowe może zautomatyzować firma?

Automatyzacja określonych procesów biznesowych może znacznie zwiększyć ich wydajność i dokładność. Identyfikacja właściwych procesów do automatyzacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznych i ukierunkowanych działań.

Oto kluczowe procesy biznesowe, które idealnie nadają się do zastosowania BPA:

• Często powtarzane zadania: automatyzacja zadań o wysokiej częstotliwości wykonywania, takich jak wprowadzanie danych i generowanie raportów, może zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, takich jak np. literówki.

• Zadania wymagające terminowej realizacji: możesz usprawnić procesy biznesowe, które wymagają terminowego wykonania, takie jak monitorowanie alertów systemowych lub wysyłanie automatycznych powiadomień. Automatyzacja zapewnia szybką reakcję i zapobiega opóźnieniom.

• Zadania wykonywane przez wiele osób: zautomatyzuj wykonywanie zadań biznesowych wymagających koordynacji między różnymi członkami zespołu, takich jak przepływy pracy związane z zatwierdzaniem lub procesy międzyzespołowe. Usprawnia to współpracę i przyspiesza realizację zadań oraz terminowość dostaw.

• Procesy wsparcia: zmechanizuj rutynowe zadania wsparcia, takie jak tworzenie kopii zapasowych systemu, aby pozwolić pracownikom zająć się bardziej strategicznymi działaniami i poprawić wydajność centrum obsługi.

• Zadania wymagające ścieżek audytu: zadania te obejmują procesy wymagające szczegółowej dokumentacji na potrzeby zapewnienia zgodności z przepisami i audytu — np. transakcje finansowe.

• Zadania długoterminowe: automatyzacja jest skuteczna w przypadku rzadkich, ale niezbędnych zadań, takich jak okresowa konserwacja systemu lub kontrole zgodności. Zapewnia ona ich spójną realizację bez konieczności ręcznego nadzoru.

BPA — przykłady

Być może zastanawiasz się, w jaki sposób można usprawnić wykonywanie określonych zadań dzięki automatyzacji. Oto kilka praktycznych przykładów: 

• Zarządzanie incydentami: zautomatyzowany system może tworzyć zgłoszenia dotyczące problemów, przypisywać je na podstawie stopnia ważności i powiadamiać odpowiednich członków zespołu, skracając czas reakcji i poprawiając skuteczność ich rozwiązywania.

• Realizacja wniosków o usługi: BPA pozwala szybko przetwarzać wnioski, weryfikować wszystkie niezbędne zatwierdzenia i powiadamiać użytkowników o statusie, znacznie skracając czas przetwarzania.

• Zarządzanie zmianami: narzędzia do automatyzacji mogą zarządzać wnioskami, monitorować proces zatwierdzania i wprowadzać zmiany zgodnie z wcześniej zdefiniowanym harmonogramem, minimalizując zakłócenia i zwiększając kontrolę.

• Onboarding i offboarding: BPA może zarządzać tworzeniem kont, przypisywać niezbędny sprzęt i obsługiwać uprawnienia dostępu podczas onboardingu. Może również dezaktywować konta i odzyskiwać zasoby firmy podczas offboardingu, zapewniając spójność i bezpieczeństwo.

Korzyści płynące z narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych

Narzędzia BPA oferują szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić wydajność operacyjną zespołu. Narzędzia te obejmują oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy, które automatyzuje rutynowe zadania, lub platformy do zarządzania relacjami z klientami, które obsługują wprowadzanie danych i proces śledzenia potencjalnych klientów. 

Kluczowe zalety narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych obejmują:

Zwiększona wydajność

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych znacznie zwiększają wydajność poprzez usprawnienie powtarzalnych zadań. Zmniejszają ilość pracy ręcznej i liczbę błędów ludzkich. 

Na przykład zautomatyzowane systemy zgłoszeniowe pomagają zespołom IT przyspieszyć czas reakcji na zgłoszenia i ich rozwiązywanie. Pozwala to na szybsze i skuteczniejsze usuwanie problemów, co prowadzi do wzrostu zadowolenia klientów.

Ulepszone podejmowanie decyzji

Oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa integruje i synchronizuje w jednym miejscu m.in. różne procesy biznesowe, dane z różnych działów czy wskaźniki wydajności, aby stworzyć pojedyncze źródło rzetelnych informacji. Oprócz udostępniania tych zasobów, zapewnia zespołom i liderom oparte na danych analizy wykorzystania zasobów i wydajności firmy w czasie rzeczywistym w celu bardziej świadomego podejmowania decyzji dotyczących planowania projektu.

Narzędzia, takie jak funkcja planowania potencjału wykonawczego w Jira Align, pomagają liderom podejmować świadome decyzje strategiczne dotyczące alokacji zasobów, pomagając w określaniu relacji między potencjałem wykonawczym zespołu a przewidywaną pracą. Pozwala im to ustalić, co ich zespoły mogą realnie osiągnąć w określonym terminie, oraz dostępne dla nich zasoby.

Większa dokładność i spójność

Automatyzacja przepływów pracy zapewnia, że zespół konsekwentnie przestrzega procedur i procesów, co przekłada się na większą dokładność. Zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia błędów podczas obsługi danych i świadczenia usług, zautomatyzowane systemy pomagają utrzymać spójność i niezawodność operacji IT.

Niższe koszty

Zautomatyzowane procesy pomagają obniżyć koszty operacyjne, minimalizując ilość pracy ręcznej i liczebność personelu pomocniczego. Skracają również czas przestojów i zmniejszają koszty związane z nieefektywnością i błędami, prowadząc do zwiększenia opłacalności operacji.

Lepsza alokacja zasobów

Narzędzia do automatyzacji umożliwiają lepsze planowanie zasobów i ich skuteczniejszą alokację. Automatyzacja rutynowych i administracyjnych czynności pozwala skupić się na zadaniach o wyższej wartości i inicjatywach strategicznych. 

Optymalne wykorzystanie zasobów oznacza, że pracownicy poświęcają czas na działania, które przyczyniają się do rozwoju i innowacji, a nie na powtarzalne zadania.

Usprawnienie zadań i procesów dzięki Jira Service Management

Czasy ręcznych interwencji, powtarzających się błędów ludzkich oraz marnowania czasu, pieniędzy i wysiłku są już dawno za nami. Automatyzacja procesów biznesowych może zrewolucjonizować sposób zarządzania usługami IT, zwiększając wydajność, dokładność i opłacalność.

Jira Service Management to rozwiązanie stworzone specjalnie z myślą o usługach IT. Gwarantuje ono usprawnienie przepływów pracy i optymalne wykorzystanie zasobów. Skorzystaj z poniższych funkcji, aby usprawnić wykonywanie zadań i procesów: 

Jira Service Management może usprawnić rutynowe zadania, takie jak zarządzanie incydentami, realizacja wniosków o usługi i zarządzanie zmianami, przy użyciu następujących funkcji:

• Reguły automatyzacji: skonfiguruj niestandardowe reguły za pomocą automatyzacji Jira, aby automatycznie przypisywać i eskalować zgłoszenia lub wysyłać powiadomienia w oparciu o predefiniowane wyzwalacze, zmniejszając nakład pracy ręcznej i zapewniając szybszy czas reakcji.

• Przepływy pracy z zakresu zarządzania incydentami: zautomatyzuj przepływy pracy związane z incydentami, aby szybko kierować zgłoszenia do właściwego zespołu, powiadamiać interesariuszy i śledzić postępy w ich rozwiązywaniu, minimalizując przestoje i usprawniając świadczenie usług.

• Zarządzanie wnioskami o usługi: stwórz portal samoobsługowy, w którym użytkownicy mogą łatwo przesyłać wnioski o usługi, usprawniając proces ich realizacji. Za pomocą Jira Service Management można zautomatyzować przydzielanie zadań i ustalanie priorytetów, aby zapewnić szybką obsługę zgłoszeń. 

• Umowy SLA: Jira Service Management umożliwia tworzenie niestandardowych umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA) w oparciu o czas reakcji i rozwiązania. Możesz zdefiniować metryki SLA charakterystyczne dla poszczególnych wniosków o usługi, takie jak czas odpowiedzi i poziomy priorytetu. 

• Automatyzacja zarządzania zmianami: automatyzacja procesu zatwierdzania i wdrażania zmian w środowisku IT. Dzięki Jira Service Management masz pewność, że powiadomione zostaną właściwe osoby, które następnie podejmą odpowiednie kroki.

• Zarządzanie incydentami i problemami: automatycznie twórz zgłoszenia dotyczące powtarzających się incydentów, umożliwiając zespołom zajęcie się ich pierwotnymi przyczynami i zapobieganie przyszłym zakłóceniom.

To najwyższy czas, aby zautomatyzować operacje związane z usługami IT. Już dziś bezpłatnie zacznij korzystać z Jira Service Management.