Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste: Was du in jeder Phase tun solltest

Wichtige Erkenntnisse: Eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern ist eine schrittweise Liste von Aufgaben, die HR, IT und Manager erledigen, um neue Mitarbeiter von der angenommenen Zusage bis zur vollen Produktivität zu bringen, in der Regel innerhalb der ersten 90 Tage.

• Was es ist: Eine gemeinsame Roadmap, die die Vorbereitung vor dem Start, Formalitäten und Orientierung am ersten Tag, Schulungen in der ersten Woche, Check-ins im ersten Monat und die langfristige Entwicklung abdeckt.

• Warum das wichtig ist: Das Onboarding umfasst mehrere Teams und Dutzende von Aufgaben; eine Checkliste sorgt dafür, dass Ausrüstung, Zugänge, Formulare und Vorstellungsrunden weder übersehen noch doppelt erledigt werden.

• So hilft Jira Service Management: Die Checkliste wird in eine nachverfolgte Onboarding-Anfrage umgewandelt, die Aufgaben automatisch HR, IT und dem Manager zuweist und allen zeigt, was erledigt ist.

Eine Checkliste für das Mitarbeiter-Onboarding ist eine schrittweise Liste mit allem, was passieren muss, um neue Mitarbeiter vom angenommenen Angebot bis zur vollen Produktivität zu bringen – Ausstattung und Konten vor dem ersten Tag, Papierkram und Orientierung am ersten Tag, Schulungen und einen Buddy in der ersten Woche, Feedback und Ziele im ersten Monat und danach weitere Entwicklung. Sie wird von HR, IT und der zuständigen Führungskraft gemeinsam genutzt, sodass jede Aufgabe einen Besitzer hat und nichts davon abhängt, dass sich jemand daran erinnert.

In diesem Leitfaden erfährst du, was das Onboarding von Mitarbeitern ist und warum es wichtig ist. Außerdem führt er dich durch die Checkliste für jede Phase und schließt mit Best Practices und Tools ab, damit du es konsistent durchführen kannst.

Was ist das Onboarding von Mitarbeitern?

Beim Onboarding von Mitarbeitern werden in einem umfangreichen Verfahren neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingegliedert. Es macht sie mit der Kultur, den Richtlinien und den spezifischen Jobrollen des Unternehmens vertraut.

Das Onboarding für Mitarbeiter beginnt, sobald ein Kandidat ein Stellenangebot annimmt, und setzt sich in den frühen Phasen der Anstellung fort. Dieser Zeitraum dauert normalerweise 90 Tage, aber du kannst die Zeitleiste auf die ersten sechs Monate oder ein Jahr verlängern.

Das Hauptziel des Onboardings ist es, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und zu unterstützen. Das hilft dem Mitarbeiter, sich mit der Unternehmenskultur auseinanderzusetzen und gute Leistungen zu bringen. Außerdem ermutigt es neue Mitarbeiter auch, länger im Unternehmen zu bleiben.

Weshalb ist das Onboarding von Mitarbeitern wichtig?

Ein effektives Onboarding neuer Mitarbeiter ist entscheidend, da es sich erheblich auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. Bedenke diese Fakten:

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess bietet den neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an die richtigen Tools, Schulungen und Ressourcen. Er ermöglicht es dir, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu gestalten. 

Effektives Mitarbeiter-Onboarding trägt auch zu einer positiven Mitarbeitererfahrung und höheren Zufriedenheit bei. Du kannst dadurch von den Mitarbeitern eine bessere Leistung und ein stärkeres Engagement für das Unternehmen erwarten.

Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern

Stell dir die Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter als erfolgreiche Roadmap für die neue Belegschaft deines Unternehmens vor. Die Checkliste beinhaltet alle notwendigen Schritte als Leitfaden für neue Mitarbeiter.

Manager, Personal- und IT-Teams entwerfen in der Regel den Onboarding-Plan und setzen ihn um. Erstelle für eine höhere Effizienz einen manuellen Onboarding-Plan oder nutze die Onboarding-Software für Mitarbeiter.

Hier findest du die Punkte einer Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern.

Vorbereitungen vor der Ankunft

Der Onboarding-Prozess beginnt vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters.

• Sende das Angebotsschreiben und den Vertrag mit Startdatum, Verantwortlichkeiten, Kleiderordnung und Gehaltsabrechnungsdetails

• Lege fest, welche Dokumente der neue Mitarbeiter vorlegen muss und bis wann

• Richte den Arbeitsbereich, den Computer und alle weiteren Geräte ein

• Erstelle Unternehmens-E-Mail- und Softwarekonten

• Erstelle eine Agenda für den ersten Tag mit Vorstellungen des Teams und wichtigen Kontakten

Aktivitäten am ersten Arbeitstag

Der erste Tag gibt den Ton für die Erfahrung des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen vor.

• Heiße den Mitarbeiter persönlich willkommen – die Führungskraft, HR und das direkte Team

• Zeig das Büro oder den Arbeitsplatz

• Vervollständige Steuerformulare, die Einrichtung der Direktüberweisung und Informationen zu Notfallkontakten

• Überprüfe und unterzeichne Unternehmensrichtlinien und Vereinbarungen

• Führe eine Orientierungssitzung durch, in der die Unternehmensgeschichte, die Mission und die Vision behandelt werden

• Stell das Mitarbeiterhandbuch bereit

Integration in der ersten Arbeitswoche

In der ersten Woche beginnt ein neuer Mitarbeiter, sich in seiner Rolle sicher zu fühlen.

• Stelle rollenspezifische Schulungen zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten bereit

• Lege erste Ziele und Erwartungen für die Rolle fest

• Weise einen Mentor oder Onboarding-Buddy zu

• Lege einen Zeitplan für regelmäßige Check-ins für Fragen und Support fest

• Mach den Mitarbeiter mit der Software, den Tools und den Systemen vertraut, die er täglich nutzt

• Bestätige, dass er auf alle erforderlichen Ressourcen und Anleitungen zugreifen kann

Fortschritt im ersten Arbeitsmonat

Bis zum Ende des ersten Monats sollte der neue Mitarbeiter ins Team integriert sein und genau wissen, wie er vorankommt.

• Führe regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzten, um Fortschritt und Bedenken zu besprechen

• Gib konstruktives Feedback zu ersten Arbeiten

• Sorge für fortlaufende Schulungen, um das Rollenwissen zu vertiefen

• Weise auf Workshops, Online-Kurse oder andere Lernressourcen hin

Langfristige Integration im Unternehmen

Das Onboarding endet, wenn der neue Mitarbeiter voll produktiv ist, aber die Entwicklung geht weiter.

• Erstelle einen Zeitplan für Leistungsbeurteilungen, um den Fortschritt zu bewerten und langfristige Ziele festzulegen

• Besprich Pläne für die berufliche Entwicklung

• Fördere die Teilnahme an Teamveranstaltungen und funktionsübergreifender Zusammenarbeit

• Führe auch nach dem formellen Onboarding weiterhin regelmäßige 1:1-Gespräche mit der betreffenden Führungskraft

• Stelle sicher, dass der Mitarbeiter weiß, wo er Ressourcen und Support findet, wenn er sich weiterentwickelt

Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitern

Befolge diese Best Practices für einen effizienten und effektiven Onboarding-Prozess. 

• Passe die virtuelle Onboarding-Checkliste an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens an.

• Fördere ein einladendes und inklusives Umfeld. Sorge dafür, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an geschätzt und unterstützt fühlen. 

• Ermutige eine offene Kommunikation und schaffe Gelegenheiten, mit anderen Teammitgliedern während des gesamten Onboardings in Kontakt zu treten.

Das Remote-Onboarding kann für Unternehmen mit verteilten Teams besonders effektiv sein. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass Mitarbeiter im Home-Office dieselbe gründliche Einführung und Unterstützung erhalten wie ihre Kollegen vor Ort im Büro.

Du bist dir nicht sicher, wie du eine Onboarding-Checkliste für dein Unternehmen erstellen kannst? 

Nutze zur Optimierung des Prozesses eine Vorlage für eine Onboarding-Checkliste. Die Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter von Jira kann dir helfen, alle notwendigen Schritte zu organisieren und nachzuverfolgen.

Mit Jira Service Management das Onboarding verbessern

Ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis ist entscheidend, damit sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und auf Erfolgskurs durchstarten können. Eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern sorgt dafür, dass du nichts übersiehst.

Aber du musst dabei nicht alles manuell machen. Jira Service Management kann dein Onboarding mit einer anpassbaren Vorlage auf die nächste Stufe heben. Dank Jira Service Management verfolgen Personal- und IT-Teams jeden Onboarding-Schritt effizient nach und verwalten ihn, damit neue Mitarbeiter reibungslos und organisiert ins Unternehmen eintreten können.