Best Practices für das IT-Asset-Management

Wichtige Erkenntnisse: Effektives IT Asset-Management (ITAM) beginnt mit Menschen und Prioritäten, nicht mit Tools: Einige dich teamübergreifend darauf, was nachverfolgt werden soll, baue auf den Prozessen auf, die du bereits hast, konzentriere dich zuerst auf die sichtbarsten Assets, skaliere das Tool mit zunehmender Reife, und halte das Unternehmen auf dem Laufenden.

• Was es ist: Fünf Praktiken – ein teamzentrierter Ansatz, "dort beginnen, wo du stehst" (ein ITIL-Leitprinzip), schnelle Erfolge von oben nach unten, passend dimensionierte Tools, die ein Asset-Repository mit einer CMDB kombinieren, und kontinuierliche Kommunikation.

• Warum es wichtig ist: ITAM-Initiativen geraten ins Stocken, wenn sie im Dickicht der Infrastruktur oder bei null beginnen. Wenn du mit kritischen, sichtbaren Assets startest, gewinnst du Unterstützung und Finanzierung für die tiefergehende Arbeit.

• So hilft Jira Service Management: Assets in Jira Service Management speichert Asset- und Konfigurationsdaten neben den Support- und Betriebsworkflows, die sie verwenden, sodass das Asset-Repository und die CMDB gemeinsam wachsen.

IT-Asset-Management (auch ITAM genannt) ist der Prozess der Identifizierung, Wartung, Aktualisierung und Beseitigung von IT-Assets. IT-Asset-Management hilft Teams, Ausfälle zu vermeiden, fördert Innovationen und senkt die Kosten für dein Unternehmen. ITAM ist kein neuer Prozess. Es ist ein gut etablierter und wichtiger Teil von ITSM, der sich ständig weiterentwickelt. Zwei wichtige Trends bei ITAM sind die Verfolgung von Assets außerhalb der IT, wie Gebäude und Fahrzeuge, sowie die tiefere Integration von ITAM und Konfigurationsmanagement. Hier sind fünf Best Practices, die über Branchen und Unternehmensgrößen hinweg zutreffen.

5 Schritte im IT-Asset-Management, die dir den Einstieg erleichtern

Setze auf einen teamorientierten Ansatz

Die Schaffung einer Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz erleichtert den schwierigsten Teil von ITAM erheblich. Ein teamorientierter Ansatz hilft bei der Entscheidung, welche Aspekte du für jedes deiner Assets verfolgen musst. Ein Finanzteam benötigt die Kosten der Assets, während ein Ops-Team sich auf den Lebenszyklus dieser Assets konzentriert. Erarbeite mit Teams im ganzen Unternehmen gemeinsam Qualitätsstandards, die du für alle Assets in deinem ITAM-Tool verfolgen wirst. 

Dort beginnen, wo man steht

ITIL ist das am weitesten verbreitete Framework für IT-Service-Management. Eines der sieben Leitprinzipien von ITIL 4 ist, dort zu beginnen, wo du dich gerade befindest. Das ermutigt Teams, die Services, Methoden, Mitarbeiter und Tools zu analysieren, die bereits vorhanden sind, und anhand dieser Erkenntnisse herauszufinden, wo sie sich befinden und wie sie beginnen können. Es ist verlockend, Lösungen von Grund auf neu zu entwickeln, besonders wenn du mit einem tollen neuen ITAM-Tool experimentieren darfst. Teams profitieren jedoch davon, zunächst die bereits vorhandenen Personen und Systeme zu würdigen und zu entscheiden, was weiterhin verwendet wird, was geändert werden muss und worauf sie aufbauen können

Wende einen Top-down-Ansatz an, um schnelle Erfolge zu erzielen

Beschäftige dich nicht sofort mit den Details von Infrastruktur und Microservices. Konzentriere dich auf die Assets und Services, die für dein Unternehmen am sichtbarsten und am wichtigsten sind. Stell dir vor, dein Team verwaltet Hunderte von vernetzten Point-of-Sale-Geräten, die von einer großen Einzelhandelskette verwendet werden. Ein weitverbreiteter Ausfall dieser Geräte würde das gesamte Unternehmen zum Erliegen bringen. Denke über die folgenden Fragen nach, um Chancen auf schnelle Erfolge zu identifizieren: 

1. Welche Art von IT-Geräten müssen wir unbedingt verfolgen und verwalten?

2. Was müssen wir über sie wissen?

3. Welche Arten von Softwarelizenzen verfolgen wir?

4. Was muss bei der Einarbeitung von Mitarbeitern oder Auftragnehmern verfolgt werden?

Sobald du die oben genannten Punkte dokumentiert hast, werden die Geschäftsführer die Vorteile deiner ITAM-Investitionen erkennen. Nun hast du die Zustimmung der Führungsetage, einen Schritt weiter zu gehen.

Passe deine Softwaretools an deine Anforderungen an und skaliere sie nach Bedarf

Einige Funktionen sind bei einem ITAM-Tool unverzichtbar. Von manchen erweiterten Funktionen profitieren jedoch nur die ausgereiftesten ITSM-Teams. Dein Ziel ist ein adaptiver Ansatz. Beginne damit, wo du dich gerade befindest, und skaliere im Laufe der Zeit. Ein ideales Tool erfordert wenige Kontextwechsel und speichert Asset-Informationen Seite an Seite mit deinen Operations- und Support-Workflows. Das beste Power-up ist ein Tool, das ein Asset-Repository mit deiner CMDB (Configuration Management Database) kombiniert. In diesem Leitfaden für die ersten Schritte im Asset- und Konfigurationsmanagement erfährst du mehr über die gleichzeitige Verwaltung dieser Prozesse.

Kommuniziere und feiere Erfolge

Erfolge zu feiern ist ein positiver Kreislauf. Eine gute Kommunikation und Feiern können die Akzeptanz von ITAM erhöhen, was nur noch mehr Anlass zum Feiern gibt. Teams, die während des gesamten Prozesses Erfolge feiern, haben so viel mehr Berührungspunkte mit dem Unternehmen als ein Team, das einfach nur einen Abschlussblog schreibt, sobald alles erledigt ist. Jedes Mal, wenn du dich mit jemandem in Verbindung setzt, kommunizierst du, welche Vorteile Asset-Management hat, und förderst das Verständnis für den Prozess. Wenn du auf einen Abschluss hinarbeitest, biete sowohl Teams als auch Einzelpersonen Möglichkeiten, sich zu engagieren. Support- und Operations-Teams können darin geschult werden, Assets schnell zu finden, und Geschäftsteams können sich einen Überblick darüber verschaffen, was verfolgt wird und warum. Feiere jede dieser Schulungen und zolle den Teams, die mitmachen, Anerkennung. Schon bald werden viele andere Teams ebenfalls mehr darüber wissen möchten. 

Hilf deinem Team beim Einstieg

Asset-Management hilft deinem Team, bessere Entscheidungen zu treffen, die Effizienz der Prozesse zu verbessern und Kosten für das Unternehmen zu sparen. Teams benötigen oft Hilfe bei der Entscheidung, wie sie ihr Asset-Management strukturieren und welche Tools sie verwenden sollen. Jira Service Management ist eine Option, die Struktur und Integration in die bereits etablierte Arbeitsweise von Support- und Operations-Teams bringt. Einen detaillierteren Einblick in die ersten Schritte mit IT-Asset-Management findest du im Asset- und Konfigurationsmanagement-Handbuch von Atlassian.