Was versteht man unter Asset-Verfolgung?

Die wichtigsten Erkenntnisse: Asset-Tracking ist die Praxis, für jedes Asset, von dem ein Unternehmen abhängig ist, eine präzise und aktuelle Aufzeichnung zu führen – was es ist, wo es sich befindet, wer es hat und in welchem Zustand es ist – von der Anschaffung über Einsatz und Wartung bis hin zur Entsorgung.

• Was es ist: Eine Untergruppe des Asset-Managements. Tracking liefert die Daten über Tags, Barcodes, RFID, Discovery-Tools und ein zentrales Register; Asset-Management nutzt diese Daten, um Entscheidungen zu treffen.

• Warum es wichtig ist: Nicht erfasste Assets gehen verloren, werden gestohlen, doppelt erfasst oder nicht gepatcht. Ein präzises Verzeichnis reduziert Verschwendung, unterstützt Audits und Compliance und beschleunigt die Lösung von Vorfällen.

• So hilft Jira Service Management: Assets in Jira Service Management sind ein flexibles Verzeichnis für Hardware, Software, Lizenzen und Konfigurationselemente, mit Discovery, um sie auf dem neuesten Stand zu halten, und mit Verknüpfungen zu den Anfragen, Vorfällen und Änderungen, an denen jedes Asset beteiligt ist.

Asset-Tracking ist der Prozess, bei dem du eine genaue, aktuelle Übersicht über jedes Asset führst, von dem ein Unternehmen abhängt – was es ist, wo es sich befindet, wer dafür verantwortlich ist und in welchem Zustand es ist – von der Anschaffung über Einsatz und Wartung bis hin zur endgültigen Außerbetriebnahme. Für die meisten Unternehmen bedeutet das zunächst IT-Assets (Laptops, Server, Softwarelizenzen, Cloud-Services), aber dieselbe Vorgehensweise gilt auch für Fahrzeuge, Ausrüstung, Einrichtungen und alles sonst von Wert, das es zu schützen lohnt.

Asset-Tracking ist ein Teilbereich des Asset-Managements: Tracking liefert die Daten und Asset-Management nutzt sie, um zu entscheiden, was gekauft, gewartet, neu zugewiesen oder ausgemustert werden soll. In diesem Leitfaden erfährst du mehr über die Vorteile des Asset-Trackings, wie du ein Tool auswählst, Asset-Kennzeichnung und wohin sich diese Praxis entwickelt.

Vorteile der Asset-Verfolgung

Eine effektive Asset-Verfolgung kann deinem Unternehmen erhebliche Vorteile einbringen. Durch eine umfassende Asset-Verfolgung und sorgfältiges Asset-Management verbessert sich die Auslastung der Assets, was direkt zu einer erhöhten betrieblichen Effizienz und Agilität beiträgt. Mit Asset-Verfolgung in Echtzeit kannst du dein Unternehmen auch besser gegen Cyberangriffe, Gerätediebstahl und den versuchten Diebstahl geistigen Eigentums wappnen. 

ITAM kann in deinem Unternehmen dazu beitragen, dass IT-Assets optimal genutzt werden und Verschwendung vermieden wird. Durch die Konsolidierung der IT-Asset-Informationen in einer zentralen Informationsquelle kannst du die Produktivität deiner Teams und des gesamten Unternehmens verbessern. ITAM fördert auch die Compliance bei Frameworks wie ITIL, SOC 2 und ISO 27001.

Optimiertes Bestandsmanagement

Je wertvoller ein Asset für dein Unternehmen ist, desto wichtiger ist es zu wissen, wo es sich befindet, wer es nutzt und verwaltet und wofür es eingesetzt wird. Ein effektives System zur Asset-Verfolgung kann die Pflege genauer Asset-Bestandsinformationen fördern, menschliche Fehler reduzieren und verhindern, dass Assets verloren gehen oder verlegt werden.

Höhere Betriebseffizienz

Eine effektive Asset-Tracking-Software optimiert Workflows und Prozesse und spart Zeit. Dadurch kann die Ressourcenzuweisung verbessert und die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert werden.

Kosteneinsparungen

Deine Geschäfts- und IT-Managementteams stehen unter dem ständigem Druck, mit immer knapperen Budgets immer mehr leisten zu müssen. Eine effektive Asset-Verfolgung trägt zur Kostensenkung bei, indem die Auslastung der Assets optimiert wird und unnötige Asset-Anschaffungen reduziert oder ganz vermieden werden.

Erweiterte Sicherheit

Durch effektive Asset-Verfolgung kannst du die Cybersicherheit und die physische Sicherheit in deinem Unternehmen erheblich verbessern. Solide Prozesse zur Asset-Verfolgung tragen dazu bei, Diebstahl und Missbrauch zu verhindern. Informationen aus der Asset-Verfolgung können auch die Wiederherstellung nach versehentlichem Verlust oder vorsätzlicher Beschädigung erleichtern.

Die Wahl des richtigen Systems zur Asset-Verfolgung

Konzentriere dich bei der Auswahl von Asset-Verfolgungssoftware für dein Unternehmen auf deine speziellen Anforderungen, Herausforderungen und Chancen. Weitere wichtige Aspekte sind Skalierbarkeit, Sicherheit, Integrationsmöglichkeiten, verfügbare und benötigte Fähigkeiten sowie dein Budget. 

Jira Service Management kann die Sichtbarkeit deiner Assets erhöhen, die Zusammenarbeit verbessern und die Flexibilität deines Unternehmens steigern. Jira Service Management bietet verschiedene Funktionen, die es zu einer idealen Asset-Verfolgungslösung für das Servicemanagement machen:

• Automatisierung: Du kannst Tickets automatisch den zuständigen Personen oder Teams zuweisen und die relevanten Stakeholder über bevorstehende Ereignisse wie Lizenzverlängerungen informieren.

• Abfragen: Du kannst Abfragen zu Objekten in Assets ausführen, um Audits durchzuführen, die Kosten im Griff zu behalten und den Ursachen von Problemen auf den Grund zu gehen.

• Erkennung: Assets Discovery erkennt deine IP-fähigen Assets und Konfigurationselemente sowie deren wichtigste Attribute und Abhängigkeiten. Führe Assets Discovery regelmäßig aus, um alle Asset-Informationen aktuell zu halten und Änderungen zu verfolgen.

Was versteht man unter Asset-Tagging?

Da Asset-Verfolgung und Asset-Management nicht nur Sache der IT sind, benötigen Asset-Manager neue Möglichkeiten, verschiedene Arten von Assets zu kennzeichnen und zu identifizieren. Per Asset-Tagging können Teams Objekte auf unterschiedliche Weise kennzeichnen. Üblich sind gedruckte QR-Codes, die an physischen Assets angebracht werden, bei denen Seriennummern oder andere Identifikatoren fehlen. Das Asset-Tagging kann die Flexibilität und Reichweite deiner Initiativen für Asset-Verfolgung und Asset-Management erheblich erhöhen.

Asset-Verfolgung in verschiedenen Branchen

Jira Service Management bietet mehrere Funktionen, die die Asset-Verfolgung beim Servicemanagement verbessern können. Die Funktionen für Asset-Verfolgung und Asset-Management sind auch für andere Branchen und Teams als nur die IT hilfreich.

Fertigungsunternehmen können mit Jira Service Management Rohstoffe verfolgen. Rechtsabteilungen können den Zugriff auf Verträge und geistiges Eigentum verfolgen und verwalten. Facility- und Flottenmanager können Lösungen für die Asset-Verfolgung und das Asset-Management nutzen, um Gebäude, Büros, Fahrzeuge und Lagerhäuser zu überwachen. 

Die Zukunft von Asset-Management und Asset-Verfolgung

Die Anzahl und Vielfalt der Assets, die du nachverfolgen musst, wachsen ständig – Cloud-Services, SaaS-Abonnements und KI-Tools und physische Geräte. Gleichzeitig herrscht ein Kostendruck, sodass jedes Asset gerechtfertigt werden muss. Moderne Tools reagieren mit automatisierter Erkennung, KI-gestützter Datenbereinigung und engeren Verknüpfungen zwischen Asset-Daten und dem Servicedesk.

Angesichts dieser Trends verändert sich der Blick der Entscheidungsträger in Unternehmen auf das Asset-Management und die Asset-Verfolgung: Bisher galten sie als kostspielig und komplex, doch jetzt werden sie durch moderne Technologien vereinfacht. Bei aktuellen Asset-Management-Lösungen liegt der Schwerpunkt zudem stärker auf den Unternehmensanforderungen und dem geschäftlichen Wert.

Jira Service Management für die Asset-Verfolgung im Servicemanagement

Mit Jira Service Management kannst du das Asset-Management und die Asset-Verfolgung erweitern, optimieren und stärken. Jira Service Management beinhaltet Jira Assets, ein natives Tool für das Asset- und Konfigurationsmanagement. Assets bietet Teams eine flexible und dynamische Möglichkeit, alle Arten von Assets und Konfigurationselementen (Configuration Items, CIs) zu verfolgen. Teams können Assets einfach mit Serviceanfragen, Vorfällen, Problemen, Änderungen und Workloads verknüpfen.

Assets umfasst jetzt auch Erkennungs- und Datenqualitätsfunktionen von AirTrack, das Atlassian 2023 übernommen hat. Diese Funktionen führen IT-Daten aus mehreren Quellen in einem Unternehmen zusammen. Die Anwendungsfälle reichen von der Erkennung und Entfernung veralteter Asset-Informationen bis zu Überprüfungen und Bescheinigungen, die zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen erforderlich sind. So profitiert dein Unternehmen von zukunftsfähigen Lösungen und Anbietern für Asset-Management und Asset-Verfolgung.

Asset-Informationen zu verfolgen und mit anderen Management- und Verfolgungsressourcen zu verknüpfen, kann zur Verbesserung des Servicemanagements beitragen, beispielsweise beim Erkennen und Lösen von Problemen. Jira Service Management unterstützt dein Unternehmen dabei, das Servicemanagement zu optimieren und euch auf Wachstum und Veränderung vorzubereiten.

Asset-Verfolgung: häufig gestellte Fragen

Was ist die beste Möglichkeit, Assets zu verfolgen?

Lege anhand der Unternehmensanforderungen, der Ziele und der verfügbaren Ressourcen fest, welche Assets verfolgt werden sollten. Entscheide, welche Informationen über diese Assets für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Vergewissere dich, dass deine ausgewählten Lösungen für Asset-Verfolgung und Asset-Management Daten in klare, aussagekräftige Berichte für alle Stakeholder und Entscheidungsträger im Unternehmen umwandeln können.

Bei Jira Service Management wird ein teamorientierter Ansatz für Asset-Management und Asset-Verfolgung angewendet. Mit der Software können Teams schnell und autonom arbeiten. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass ihre Bemühungen aufeinander und auf die Unternehmensziele abgestimmt sind und kein Risiko für das Unternehmen darstellen. Diese Ziele sind viel einfacher zu erreichen, wenn die Bereitstellungs- und Operations-Teams auf derselben Plattform zusammenkommen und alle Assets und damit verbundene Vorgänge zentral gespeichert werden. 

Was ist der Unterschied zwischen Asset-Verfolgung und Asset-Management?

Die Asset-Verfolgung ist ein Teilbereich des Asset-Managements. Dabei geht es um die Bereitstellung genauer, umfassender und aktueller Informationen über wichtige Assets im gesamten Deployment-Lebenszyklus. Die Daten, die durch Tools und Prozesse zur Asset-Verfolgung generiert werden, kommen beim Asset-Management zum Einsatz, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Dies betrifft den Erwerb von Assets, das Zugriffsmanagement sowie Konfiguration, Deployment, Integration, Außerbetriebnahme und andere Funktionen. 

Was sind Asset-Tracking-Tools?

Es gibt verschiedene Tools und Technologien zum Verfolgen und Verwalten von Assets. Strichcodes, RFID-Tags, GPS-Technologien und druckbare QR-Codes sind einige der Methoden, mit denen sich physische und digitale Assets kennzeichnen und identifizieren lassen. Software für Asset-Management und Asset-Verfolgung aggregiert und konsolidiert die Verfolgungsdaten. Diese werden dann in verständliche, aussagekräftige Informationen für das Unternehmen übersetzt. 

Effektive Prozesse sind entscheidend, um den Geschäftswert deines Asset-Managements und deiner Tracking-Maßnahmen zu maximieren. Jira Service Management kann dir dabei helfen, die entsprechenden Praktiken umzusetzen und durchzusetzen. So erreichst du deine Ziele für das Asset-Management und die Asset-Verfolgung einfacher.