Создайте централизованную базу знаний для маркетинговых команд в Confluence

Средняя громкость разговора составляет около 60 децибел. Это достаточно тихо, так что разговор может быть неслышен на фоне шума уличного движения. Но если собрать на стадионе толпу людей, которые будут хором подбадривать свою команду, то уровень громкости может достигнуть 142 децибел. Именно это значение стало однажды мировым рекордом, установленным на футбольном матче.

Причем же здесь бренды? Все просто: если вы сможете настроить всех сотрудников компании на одну волну, то реклама вашего бренда зазвучит на больших децибелах и пробьется сквозь шум современного маркетинга.

Проблема заключается в том, что большинство брендов не хотят тратить время на то, чтобы научиться действовать в унисон. И хотя у 85 % организаций есть руководство по корпоративному стилю, только 31 % заявляет, что четко ему следует. 

Решение: разместите в Confluence централизованную базу знаний, включив в нее руководство по корпоративному стилю, процессы маркетинговой команды и другие важные ресурсы компании. 

Так, например, руководство по корпоративному стилю в Confluence может стать для всех участников команды единым и исчерпывающим источником информации о типах целевых клиентов, использовании логотипов, стиле коммуникации, а также предписаниях и запретах. Или же вы можете разработать правила компании и опубликовать их в своего рода центральном справочнике для всех команд, будь то маркетинговая или любая другая. Вот как это работает.

Зачем разрабатывать централизованную базу знаний в Confluence?

Затем чтобы бренд работал как единое целое. Когда компания McKinsey исследовала 40 самых успешных брендов, оказалось, что эти компании приносят акционерам почти вдвое больше прибыли, чем в среднем по рынку. По данным McKinsey, один из источников силы бренда заключается в умелом ведении деятельности по своей специализации. Создание централизованной базы знаний в Confluence поможет достичь совершенства в своей сфере. 

Можно разработать посыл маркетинговых материалов и хорошо продумать образ бренда. Правда в том, что так и поступают 85 % компаний. Однако создать свой уникальный фирменный стиль в конечном счете лучше удается тем, кто сумел превратить маркетинговые материалы в полезные и применимые на практике ресурсы.

Вот чем может быть полезна централизация накопленных командой знаний в Confluence.

• Единый источник информации для команд. Храня знания в Confluence, вы предоставляете всем участникам команд доступ к одной и той же информации и ресурсам. Это позволяет избежать разрозненности и путаницы. Наличие доступа к этой информации у всех команд, не только маркетинговых, уменьшает риск того, что в рекламных сообщениях и корпоративном стиле возникнут несоответствия.

• Единообразие. С помощью шаблонов Confluence вы сможете создать целостную и непротиворечивую документацию по бренду и маркетингу. А различные возможности для ведения совместной работы, такие как комментирование, помогут не только поддерживать актуальность информации, но и держать всех участников команды в курсе событий.

• Организационный масштаб. Confluence позволяет выйти за рамки личных папок с документами и создать легко масштабируемую структуру на основе разделов для целых проектов и команд. Ресурсы в ней остаются актуальными независимо от изменений в составе команды. Но самое весомое преимущество Confluence — открытость по умолчанию, обеспечивающая доступность организационных знаний с самого начала.

Для централизованной базы знаний простого документа недостаточно. Ваши маркетинговые материалы, например руководство по корпоративному стилю, составленное по шаблону Confluence, со временем будут накапливаться и изменяться. Процессы команд, рабочие процессы, рутинные процедуры — все это очевидно для сотрудников вашей компании и не требует разъяснений. Но что, если вы наймете нового сотрудника? Confluence поможет упростить процессы адаптации, обучения и управления проектами для маркетинговых команд. Используя Confluence в качестве основы, ваша компания сможет расширяться как угодно. Confluence — масштабируемое ПО базы знаний, способное расти вместе с командой. 

А теперь перейдем к конкретике. Какие возможности базы знаний вам нужны и чем может помочь Confluence?

Возможности Confluence для создания базы знаний

Создавайте страницы для маркетинговых материалов

Страница Confluence похожа на клетку в организме. Она может представлять собой самостоятельный документ или входить в состав сложных и детализированных систем. Создавая любую страницу, вы можете проявить творческий подход и начать с чистого листа или воспользоваться шаблоном Confluence. На выбор предлагаются сотни вариантов для решения конкретных задач, будь то написание руководств или статей с инструкциями, так что вы точно найдете подходящий шаблон для любых документов команды.

Прелесть страниц Confluence — в их динамичности. После создания страницы участники команды могут записать на ней идеи или использовать ее для проведения совместных обсуждений, не засоряя уже имеющийся на ней контент. Помимо этого, команды могут выбирать режим работы: можно работать над страницами самостоятельно или пригласить других участников для совместной работы. 

Еще одна ключевая возможность — управление версиями страниц. Если вам не нравятся вносимые кем-либо правки, можно перейти в раздел More Options -> Page History (Дополнительные параметры -> История страницы) и посмотреть, что изменилось. Если обновления вам не по душе, можно восстановить старую версию страницы одним щелчком мышью.

Создавайте разделы, чтобы расширить возможности совместной работы

Помните идею о том, что работа в унисон делает маркетинговые сообщения «громче»? Структура Confluence специально задумана так, чтобы сотрудники всегда оставались на одной волне. Или, в данном случае, в одном разделе. 

Если рассматривать страницы как кирпичики очередной кампании, то разделы — это системы страниц, из которых состоят руководства по маркетингу. Они выступают в качестве папок, которые позволяют хранить, упорядочивать и распространять всю важнейшую работу по созданию сообщений бренда.

Чтобы в маркетинговой базе знаний было удобно ориентироваться, можно создавать разделы трех типов.

• Разделы команд позволяют каждой команде организовать собственное пространство, где можно сосредоточиться на своей профильной деятельности. Так, маркетологи по продуктам могут собирать в своем разделе результаты исследования пользователей и способы позиционирования продукта, а performance-маркетологи — составлять стратегии кампаний, планировать использование каналов и проводить ретроспективный анализ.

• Разделы проектов позволяют централизованно хранить всю информацию о проектах. Многофункциональные проектные команды могут ссылаться на страницы и работать над своими инициативами непосредственно в Confluence без переписки друг с другом по почте, где письма могут легко затеряться или остаться без внимания.

• Личные разделы служат для хранения материалов, с которыми работают отдельные пользователи. Здесь можно обновлять и дорабатывать списки задач и страницы, прежде чем перенести их в общий раздел. Такой подход позволяет организовать централизованное хранение документов, необходимых для ведения совместной работы, вместо разрозненного размещения рабочих материалов каждого участника команды.

Добавляйте метки для упрощения поиска

Маркетинговым материалам свойственно быстро накапливаться, особенно в растущей компании. У вас могут быть разные руководства для рекламных кампаний, рассылок в социальных сетях и даже заметок о запуске конкретной возможности. В Confluence можно добавлять к страницам метки, по которым каждый сможет быстро найти нужную информацию, не тратя времени на выяснение того, где она может храниться. Достаточно пары щелчков мышью.

Метки хороши своей универсальностью. Ими можно снабжать страницы Confluence, записи в блогах и даже вложения. Вы можете вводить любые метки и классифицировать их так, как вам удобно.

Например, допустим, у вас есть документы, описывающие, как сделать интересную рассылку по электронной почте. Создайте в Confluence новую метку «электронная почта». Даже если на конкретных страницах или в именах файлов нет явной фразы «электронная почта», они все равно будут попадать в результаты поиска по этому тегу каждый раз, когда кто-то захочет посмотреть ваши маркетинговые приемы.

Метки применимы не только к страницам, но и к разделам. По мере роста команды все актуальнее становится создание соответствующих категорий разделов для внутренних групп. И метки помогают управлять этими категориями с помощью быстрого поиска.

Поиск на основе ИИ теперь в Confluence. Находите нужные сведения без утомительной ручной сортировки контекста. Можно сосредоточиться на работе, не отвлекаясь на то, чтобы задавать вопросы о документации или отвечать на них.

Упорядочивайте страницы в виде иерархической структуры

Давайте начистоту: большинство централизованных баз знаний перестают приносить пользу, потому что в них сложно ориентироваться. Если вся информация в одном месте, на нее всегда можно положиться. Но статья в базе знаний не поможет, если на ее поиск уйдет слишком много времени. Или, что еще хуже, участник команды найдет не ту статью, что приведет к неточностям в проектах, ведь при попытке применить маркетинговые стратегии на практике этот сотрудник, вероятно, будет работать по неверным записям.

Чтобы этого не случилось, упорядочьте страницы базы знаний в рамках иерархической структуры Confluence. 

Важно отметить, что в Confluence используется динамический подход к организации базы знаний. Например, раздел, который является частью категории для отдела маркетинга, также можно связать с уникальной иерархией конкретной кампании. Благодаря этому важные документы по корпоративному стилю будут работать как перекрестки: по ним смогут беспрепятственно двигаться несколько команд, работающих над разными проектами.

Это означает, что вы не обязаны структурировать контент так, как задумано разработчиками ПО, а можете сами определять структуру. Отдельные страницы Confluence, посвященные уникальным кампаниям (например, разным рекламным кампаниям в социальных сетях и по электронной почте), могут содержать перекрестные ссылки на одни и те же документы. Если все связано верно, изменение, которое вы внесете в общую стратегию бренда, автоматически увидят все команды. В этом преимущество динамической иерархической структуры.

Предоставляйте доступ только нужным сотрудникам

Прочитав приведенный выше раздел, вы могли подумать: «Взаимодействие? Звучит так, будто участвовать в обсуждении будут все подряд…» И возможно, вам это не нужно. В Confluence можно управлять доступом к различным страницам и разделам с помощью конкретных прав. Проще говоря, важнейшие документы останутся под контролем только уполномоченных на то сотрудников. 

Права могут различаться в зависимости от правил, которые вы хотите установить. Нужно установить глобальные права, чтобы настроить доступ ко всему сайту для определенных пользователей? Это возможно. Или создать права для конкретных разделов, чтобы у руководителей команд был доступ к любой необходимой им информации? Можно сделать и это. Можно даже детализировать права, установив ограничения на уровне отдельных страниц, чтобы утвержденные рекламные сообщения оставались неприкосновенными.

По умолчанию страницы Confluence открыты для просмотра и редактирования, но вы можете ограничить эти правила для определенных пользователей или групп. Таким образом, вы можете быть уверены, что даже при работе над черновиком страницы в Confluence он будет доступен только тем, кому положено.

Выполняйте интеграцию с решениями для управления проектами

Если база знаний не связана с другими инструментами, будет ли она централизованной? Или скорее изолированной?

Благодаря интеграции Confluence с инструментами, которые вы используете чаще всего, база знаний может развиваться вслед за потребностями команды. В Confluence появятся все необходимые материалы и контекст, чтобы вы могли выполнять проекты так, как считаете нужным.

Вот два примера эффективных интеграций Confluence.

Используя Trello и Confluence вместе, вы можете вставлять в Confluence ссылки Trello с возможностями предварительного просмотра и редактирования, что позволяет редактировать задачи Trello непосредственно в Confluence. Или встраивать полностью интерактивные доски Trello на страницы Confluence, чтобы команда могла использовать весь набор возможностей Trello в базе знаний Confluence.

Интегрировав Confluence с Jira, вы сможете отслеживать задачи Jira прямо в Confluence. А команда сможет оставаться в курсе потенциальных проблем, узнавая о них непосредственно в базе знаний. Наличие заданий Jira на странице Confluence также упростит настройку хронологий для будущих проектов. Кроме того, с их помощью команда сможет оценивать даты запуска и соблюдать график.

Создайте динамичную централизованную базу знаний

Дело не в том, что у вас нет четкого маркетингового плана. Порой успех маркетинговой кампании зависит о того, смогли ли все сотрудники организации настроиться на одну волну и сообщить единый посыл. Однако это должен быть не обычный разговор. Чтобы сообщения вашего бренда и маркетинговые обращения выделялись на рынке, сотрудники должны действовать, как болельщики на стадионе, скандирующие в унисон.

Этого невозможно достичь без внутренней коммуникации, которая начинается с централизованной базы знаний со всей информацией о бренде и маркетинге. Какие сообщения бренда будут эффективны? Что нужно обновить? Создайте централизованную базу знаний с помощью Confluence, чтобы вся команда оставалась на одной волне и действовала в унисон.