Что такое диаграмма PERT и как ее создать: разбираемся вместе

Вы когда-нибудь сталкивались со сложностями в управлении проектом? Жонглирование заданиями, сроками и зависимостями может быстро привнести хаос даже в самый проработанный проект. К счастью, существуют инструменты и методы, позволяющие навести порядок и отразить сложную область проекта на единой дорожной карте.

В этом руководстве подробно изучаются диаграммы PERT и их польза для успешного планирования и выполнения проектов. В нем также приводятся основные принципы, лежащие в основе диаграмм PERT, рассматривается пошаговый процесс их создания и объясняется, как с их помощью оптимизировать сроки проекта и распределить ресурсы, а также повысить производительность команды.

Что такое диаграммы PERT?

Диаграммы методики оценки и анализа программ (Program Evaluation and Review Technique, PERT) — это инструменты управления проектами, которые помогают наглядно представить расписание и определить критический путь. При использовании формулы PERT легче реалистично оценивать продолжительность выполнения задач и управлять сложными проектами так, чтобы команды уложились в сроки и в рамки бюджета.

Диаграммы PERT, созданные для ВМС США во время холодной войны, являются эффективным инструментом для планирования и организации проектов любой формы, размера и сложности. Такая диаграмма помогает менеджерам проектов оценить время, необходимое для завершения проекта, учитывая продолжительность каждой задачи и ее взаимозависимости.

Этот тип диаграмм привлекателен с эстетической точки зрения, поскольку они кратко передают сложную структуру проекта посредством наглядных пособий. Они отображают порядок заданий и выделяют связи между ними с помощью сети стрелок и узлов. 

С таким наглядным представлением менеджеры проектов могут определить критические пути — самую длинную цепочку взаимозависимых заданий, которые в конечном итоге определяют общую продолжительность проекта. Менеджерам под силу обеспечить своевременное завершение проекта, сосредоточив ресурсы на оптимизации этих важных компонентов и определении критических путей.

Диаграммы PERT и диаграммы Ганта

Диаграммы PERT и диаграммы Ганта — ценные инструменты управления проектами, которые играют разные, но взаимодополняющие роли. Диаграммы PERT отлично визуализируют зависимости по заданиям и помогают оценить сроки реализации проекта на основе критических путей. Проект изображен на них в виде сети, где стрелки обозначают задания, а узлы — этапы или точки их выполнения. Основное внимание уделяется пониманию того, как задания взаимосвязаны и как задержки в выполнении одного из них могут повлиять на последующие.

Диаграммы Ганта, с другой стороны, нужны для планирования заданий с течением времени. Представьте себе гистограмму, где на вертикальной оси указаны задания, а на горизонтальной — время. Каждое задание в рамках периода времени обозначается полосой, отображающей прогнозируемый срок выполнения. Такое наглядное представление позволяет менеджерам проектов легко определять продолжительность заданий, наложения и потенциальные конфликты в расписании.

Диаграммы PERT дают общее представление о ходе проекта и критическом пути его реализации, в то время как на диаграммах Ганта детально и по дням расписывается график. Используя эти инструменты, менеджеры получают полное представление о своих проектах, учитывая зависимости по заданиям и конкретные сроки, отведенные для каждого вида деятельности.

Как работает диаграмма PERT?

Основными компонентами диаграммы PERT являются задания, зависимости и критический путь. Задания представляют собой отдельные действия, которые требуются от команд в рамках проекта. На диаграмме они представлены в виде прямоугольников или кругов. Зависимости иллюстрируют взаимосвязь между заданиями и показывают, в какой очередности их следует выполнять. Стрелки связывают эти зависимые задания, чтобы можно было понять последовательный ход проекта.

Критический путь лежит в основе диаграммы PERT. Она представляет собой наиболее длинную последовательность зависимых заданий в проекте. Определение критического пути имеет решающее значение, поскольку так можно установить минимальное время, необходимое для завершения проекта. На диаграмме PERT может быть несколько путей, но критический путь имеет наибольшую общую продолжительность. Задержки в выполнении какого-либо задания на критическом пути напрямую повлияют на сроки реализации проекта.

Представьте себе проект строительства здания. Фундамент (задание А) должен быть готов до начала возведения стен (задание Б), а стены — возведены перед монтажом крыши (задание В). В этом сценарии важнейшим направлением будут задания А, Б и В, поскольку все они зависят друг от друга. Их совокупная продолжительность определяет минимальное время, необходимое для строительства конструкции. 

Наглядно представив эти зависимости и определив критический путь с помощью диаграмм PERT, менеджеры проектов могут заблаговременно выявлять потенциальные трудности и стратегически распределять ресурсы для своевременного завершения работ.

Когда следует использовать диаграмму PERT

Диаграммы PERT дают значительные преимущества в следующих случаях:

• Сложные проекты. При управлении проектами, включающими множество взаимосвязанных задач и зависимостей, диаграммы PERT отлично помогают распутать паутину действий и наглядно представить сведения. Они четко показывают, как выполняются задачи и как задержки в одной области могут затормозить реализацию проекта.

• Проекты, чувствительные к срокам. Диаграммы PERT идеально подходят для проектов со сжатыми сроками. Определив критический путь, менеджеры проектов могут сосредоточиться на оптимизации основных задач и снижении потенциальных рисков, которые могут поставить под угрозу своевременное выполнение работы.

• Проекты, отличающиеся неопределенностью. Польза диаграмм PERT неоценима для проектов с неопределенными факторами, например при использовании новых технологии или наличии внешних зависимостей. Возможность учесть предполагаемую продолжительность выполнения задач с помощью оптимистических, наиболее вероятных и пессимистических сценариев придает гибкость и помогает реалистично оценить сроки реализации проекта.

Преимущества диаграммы PERT

Диаграммы PERT обладают рядом преимуществ, которые делают их ценным инструментом при управлении проектами:

• Наглядность. Диаграммы PERT обеспечивают четкое и лаконичное наглядное представление проектных задач и их зависимостей. С визуализацией проще понять общий ход проекта, выявить потенциальные трудности и довести планы до сведения заинтересованных сторон.

• Улучшенное планирование. Диаграммы PERT позволяют эффективнее планировать проект, определяя критические пути и зависимости по задачам. Менеджеры проектов могут результативнее распределять ресурсы и направлять их на задачи, существенно влияющие на хронологию проекта. Акцент на важнейших направлениях помогает обеспечить своевременное завершение проекта.

• Гибкость. Диаграммы PERT учитывают неопределенность, присущую многим проектам. Имея оптимистические, наиболее вероятные и пессимистические прогнозы сроков выполнения задач, можно создать более оптимистичную хронологию проекта. Такая гибкость крайне важна для адаптации планов по мере возникновения непредвиденных трудностей в ходе выполнения проекта.

Недостатки диаграммы PERT

Хотя диаграммы PERT обладают ценными преимуществами, следует учитывать и некоторые ограничения:

• Сложность для крупных проектов. Диаграммы PERT бывает трудно вести в проектах со множеством задач и сложными зависимостями. Наглядное представление может оказаться слишком громоздким, из-за чего будет трудно понять взаимосвязи между задачами и определить критические пути.

• Распределение времени. Чтобы создать диаграмму PERT, нужен детальный анализ задач в проекте и оценка продолжительности каждого этапа. Этот процесс может затянуться, особенно для крупных проектов. Чтобы собрать точные оценки, может понадобиться побеседовать с участниками команды и изучить исторические данные аналогичных проектов.

Как создать диаграмму PERT

Теперь, когда вы знаете, что такое диаграммы PERT, и понимаете их основную идею, в этом разделе можно ознакомиться с практическими шагами по созданию таких диаграмм, а также изучить весь процесс — от определения заданий до мониторинга прогресса.

Определите задания

Разбейте проект на части. Первый шаг — перечислить все отдельные задачи, связанные с проектом. Очень важно составить исчерпывающий список, поскольку он ляжет основу диаграммы PERT.

Установите зависимости

Распутайте клубок взаимосвязей. Составив список задач, проанализируйте взаимосвязи между ними. Определите, какие задачи необходимо выполнить раньше остальных. Так вы получите блок-схему, где показаны требования к зависимостям, и сможете корректировать план проекта по мере выполнения различных частей. Очень важно понимать зависимости, чтобы анализировать ход проекта и выявлять потенциальные трудности.

Подключите диаграмму

Визуализируйте путь к успеху. Определив задачи и зависимости, составьте наглядное представление проекта. Для построения диаграмм PERT существуют различные инструменты, а еще их можно создать вручную, например в Microsoft Visio, или даже начертить на доске.

Определите проектные сроки

Установите временные рамки. Когда у вас будет схема задач и взаимосвязей, определите ключевые контрольные точки и общий срок, а затем в соответствии с этим изобразите проект и распределение ресурсов. 

Контролируйте выполнение заданий

Доведите дело до конца. Наметив все необходимое, начните отслеживать общий прогресс с помощью диаграммы. Диаграмма PERT поможет отследить ход выполнения задач и соответствие графику, выявить препятствия и при необходимости внести коррективы, чтобы проектная работа шла по плану.

Готовы создать диаграмму PERT? Начните работу с интерактивными досками Confluence

Доски Confluence позволяют командам без труда фиксировать и систематизировать идеи на этапах мозгового штурма и раннего планирования. С их помощью можно документировать задумки в произвольной форме, а затем структурировать, например в виде страницы или бэклога команды. Благодаря тесной интеграции с Jira и удобному хранению на досках Kanban вы можете легко превратить разрозненные мысли в реалистичные планы в Jira. Интерактивные доски Confluence упрощают и объединяют основные функции, от мозгового штурма до реализации, обеспечивая консолидированный и целостный подход к управлению проектами.

Диаграммы PERT представляют собой ценный визуальный инструмент для менеджеров проектов, который служит опорой в сложных ситуациях. Понимая зависимости задач и определяя критические пути, вы сможете оптимально планировать проектные сроки, эффективно распределять ресурсы и своевременно поставлять результат. Confluence можно рассматривать как центр для диаграмм PERT и совместной работы над проектами. Доски Confluence представляют собой гибкое и наглядное рабочее пространство для планирования задач в проекте, определения зависимостей и работы с диаграммой PERT в командах. С помощью этих досок можно не просто создать такую диаграмму, но и устранить разрыв между мозговым штурмом и последующими действиями. Создайте диаграмму PERT на интерактивной доске Confluence уже сегодня.