12 важнейших принципов управления проектами

Успешное управление проектами — важнейший аспект работы любой компании. Каждая крупная сфера деятельности состоит из одного или нескольких проектов.

Чтобы поддерживать максимальную выгоду для бизнеса и удовлетворенность пользователей, для управления проектами требуется что-то более существенное, чем простая электронная таблица, диаграмма RACI или периодические совещания. Каждый этап любого проекта должен сопровождаться четким, последовательным и прозрачным процессом принятия решений, а также эффективной и результативной совместной работой нескольких ролей и команд. 

Наиболее эффективные действия по управлению проектами основаны на базовом наборе руководящих принципов. В этом руководстве описываются 12 важнейших концепций управления проектами, которые служат структурированной, но гибкой основой для совместной работы. Эти принципы способствуют эффективному планированию и реализации проектов, а также неизменно успешному управлению ими. 

Каковы 12 основных принципов управления проектами?

Успешный план управления проектом содержит всю необходимую информацию для реализации проекта от его возникновения до завершения и оценки.

Независимо от используемой методологии, ваш подход должен соответствовать требованиям проекта, ожиданиям заинтересованных сторон, а также потребностям и целям бизнеса. Ниже представлены 12 основных концепций управления проектами, соблюдение которых поможет успешно завершить проект.

Подготовьте структуру проекта

Область проекта шире, чем у обычных заданий или операций. Организуйте свой проект удобным и понятным способом, который будет легко оценить команде управления проектом и заинтересованным сторонам.

Обозначьте цели и задачи проекта

Определение целей и задач вашего проекта необходимо, чтобы заложить его структуру и получить поддержку со стороны команд и заинтересованных сторон, участвующих в управлении проектом. Четко сформулируйте цели и конкретные задачи проекта и убедитесь, что они соответствуют общим целям компании.

Определите спонсора проекта

Поддержка спонсора имеет решающее значение в успехе проекта. Спонсор проекта может активно оказывать помощь и давать полезные рекомендации по проекту. При необходимости спонсоры также могут привлечь дополнительную поддержку и ресурсы от множества заинтересованных сторон и команд.

Сформулируйте роли и обязанности

Роли и обязанности будут различаться в зависимости от бизнес-требований, ожиданий заинтересованных сторон, доступных людей и ресурсов, а также других факторов. Четко определите эти роли, чтобы вести совместную работу эффективно, а также избежать двойной работы и непроработанных потребностей проекта.

Обеспечьте подотчетность команды

Развивайте в команде культуру подотчетности. Внедрите способы отслеживания и измерения индивидуальной и коллективной ответственности.

Управляйте областью проекта и изменениями

Возможность вносить изменения играет ключевую роль на протяжении всего жизненного цикла проекта. Цели, потребности, ожидания, доступные люди и ресурсы могут меняться на любом этапе проекта. Каждый план управления проектом должен включать надежную стратегию и четко определенные процессы для управления областью проекта и реагирования на изменения.

Создайте план управления рисками

Риски могут быстро поставить под угрозу не только проект, но и сам бизнес. Планы управления проектами должны включать комплексные шаги по выявлению, оценке и снижению рисков. Регулярно пересматривайте и обновляйте план управления рисками в ходе проекта.

Отслеживайте прогресс

Команда управления проектом должна отслеживать прогресс на каждом этапе каждого проекта. Установите ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут оценить прогресс в отношении достижения поставленных целей. План управления проектами также должен включать систему регулярного отслеживания, оценки и отчетности о ходе выполнения проекта.

Сосредоточьтесь на эффективной поставке ценности

Цель каждого проекта заключается в поставке ценности заинтересованным сторонам и бизнесу в целом. Уделяйте наивысший приоритет заданиям, способствующим успеху проекта. Добавьте методы и инструменты, которые позволят команде постоянно оценивать и корректировать приоритеты в зависимости от потребностей заинтересованных сторон и целей проекта.

Заложите основу управления эффективностью

Эффективное управление эффективностью — ключ к успеху в управлении проектами. Заложите основу для оценки и отслеживания эффективности команды и проекта. Используйте показатели эффективности, чтобы определять области, нуждающиеся в улучшении, и выявлять достижения.

Проследите за завершением проекта

Чтобы успешно завершить проект, выполните все необходимые задания, определенные в плане проекта. Убедитесь, что все результаты соответствуют стандартам качества. Получите необходимые подтверждения заинтересованных сторон и руководства.

Проанализируйте успехи

Проанализируйте успехи проекта и выделите ключевые факторы, способствующие положительным результатам. Не менее важно задокументировать извлеченные уроки для обоснования будущих проектов и непрерывного совершенствования.

Превратите принципы управления проектами в успешный проект с помощью Confluence

Эффективное сотрудничество имеет важное значение для единообразного соблюдения принципов управления проектами. Совместная работа, коммуникация и документация являются важнейшими элементами любых усилий по управлению проектом, начиная разработкой идеи и заканчивая выполнением и оценкой.

Confluence — это рабочее пространство, объединяющее всех сотрудников для выполнения проектов. Команды могут беспрепятственно создавать и редактировать планы проектов, делиться ими, а также совместно работать над ними, всегда оставаясь в курсе событий. Благодаря Confluence команда управления проектом может повысить свою производительность и выполнять проекты более эффективно. Кроме того, это решение может поставить более высокую ценность участникам команды, заинтересованным сторонам и бизнесу. Попробуйте Confluence

Принципы управления проектами: часто задаваемые вопросы

Что такое управление проектами по методике Agile?

Управление проектами по методологии Agile сочетает в себе спринты из методологии Scrum и постоянный обмен информацией и обратную связь из методологии Kanban. Благодаря этому команды по управлению проектами стремятся постоянно совершенствоваться и поставлять ценность заинтересованным сторонам. Гибкость и поддержка многофункциональных команд делают Agile высокоэффективным средством для управления проектами, которые подвержены изменениям.

Каковы распространенные трудности при управлении проектами?

Все усилия по управлению проектами сталкиваются со следующими общими проблемами.

• Расширение объема работ. По мере реализации проекта потребности, требования, желания заинтересованных сторон и внешние факторы также могут меняться. Эти изменения в свою очередь могут стать причиной отклонений от первоначального плана. Они также могут привести к перерасходу бюджета, задержкам и разочарованию заинтересованных сторон. Подробный план, четко определенная хронология проекта и регулярное общение с заинтересованными сторонами помогут свести к минимуму или полностью предотвратить увеличение объема работ. 

• Нереалистичные сроки. Чрезмерно сжатые сроки могут мешать вовремя достигать контрольных точек. Руководители проектов должны уметь балансировать желания заинтересованных сторон с имеющимися ресурсами. 

• Нехватка ресурсов. В каждом проекте есть ограничения по количеству денежных средств, времени и людей. Здесь помогут реалистичные, консервативные бюджеты и точные сметы расходов, однако команды должны быть готовы к незапланированным ограничениям ресурсов.

• Недостаточная коммуникация. Неэффективная коммуникация может привести к недопониманию, неоднозначным и неудовлетворенным ожиданиям, дополнительной работе и срыву сроков. Согласованная коммуникация предотвращает расширение объема работ и помогает управлять ожиданиями заинтересованных сторон.

• Управление изменениями и рисками. Планы управления проектами должны включать хорошо задокументированные процессы выявления рисков и смягчения их последствий, а также адаптации к внезапным изменениям. Это поможет свести перебои и задержки в реализации проекта к минимуму.

• Мониторинг, оценка и документирование прогресса. Последовательный мониторинг и оценка позволяют всегда двигать проекты в нужном направлении и выявлять трудности до того, как они станут проблемами. Документирование действий по мониторингу и оценкам помогает информировать и вовлекать участников команды и заинтересованные стороны.

Какие существуют различные методики управления проектами?

Вот некоторые из самых популярных методик, использующихся для управления проектами.

• Kanban. Главное в этой методике — визуализация задач и прогресса. В ее основе лежит общая физическая или цифровая доска, обычно разделенная на колонки, каждая из которых обозначает этап рабочего процесса (например, «К выполнению», «В работе» и «Завершено»). Благодаря наглядности Kanban все видят задачи и могут следить за прогрессом проекта. Все участники остаются в курсе событий и могут согласовывать действия друг с другом и с целями проекта. Kanban также повышает гибкость команд и помогает им лучше адаптироваться к меняющимся потребностям или приоритетам.

• Каскадная модель. Каскадная модель управления проектами более линейна и последовательна по сравнению с другими методиками. В ней проекты обычно имеют четко определенные требования к планированию, проектированию, разработке, тестированию и развертыванию. Проекты с каскадным подходом к управлению требуют строгого соблюдения планов и четкого соответствия заявленным критериям и целям.

• Scrum. Методика Scrum имеет очень четкую структуру, определяющую конкретные роли участников команды и продолжительность каждого рабочего цикла или спринта. Команды проводят ежедневные совещания, чтобы оценить прогресс и составить карту будущих спринтов. Эта методика хорошо подходит для сложных проектов и проектов с активным участием заинтересованных сторон.