Блок-схемы процессов: что это такое и как их создавать?

Основные моменты

• Блок-схема процесса — это графическая диаграмма, в которой используются стандартные символы для отображения последовательных шагов и точек принятия решений в конкретном рабочем процессе.

• Такого рода диаграммы помогают командам выявлять неэффективные элементы и стандартизировать операции, а также помогают всем участникам понять, в каком порядке нужно выполнять задачи.

• Визуализация процесса упрощает объяснение сложных процедур новым участникам команды и внешним заинтересованным сторонам.

• Чтобы удостовериться, что готовая блок-схема точно отражает текущее состояние процесса, проверьте ее вместе с участниками команды, которые выполняют описанные задачи.

Поддержание порядка в компании может оказаться непростой задачей, особенно по мере ее роста. Блок-схемы процессов (или технологические схемы) — это один из способов организации бизнес-процессов путем визуализации их этапов. Углубляясь в отдельные этапы процесса, вы найдете возможности улучшить командную работу и повысить производительность.

Визуализация процессов с помощью блок-схемы помогает систематизировать важные детали и улучшить операционную деятельность. При разработке блок-схемы можно выявить действия, не приносящие добавленной стоимости, и оптимизировать рабочий процесс.

Из этого руководства вы узнаете, в чем суть блок-схемы процесса и как составить ее для своей компании. Подробнее об этом читайте далее.

Что такое блок-схема процесса?

Блок-схема процесса наглядно упорядочивает рабочий процесс. Она состоит из различных фигур, соединенных линиями, где каждая фигура представляет собой отдельный этап.

Такая блок-схема полезна при управлении проектами, поскольку помогает наметить и визуализировать рабочие процессы. Например, на ней можно показать, как вы обрабатываете и выполняете заказы клиентов с момента их размещения до поставки.

Важность блок-схем процесса

Визуализация модели бизнес-процесса помогает лучше понять объем работ по проекту и распланировать его с учетом ваших целей и сроков.

Четкое и наглядное представление процессов способствует более эффективной командной работе и помогает держать всех в курсе происходящего. Все получают полное представление о бизнес-процессах и понимают свою роль в них.

Создав блок-схему процесса, вы отсеете виды деятельности, не приносящие добавленной стоимости, и таким образом повысите продуктивность. Команда, которая не тратит драгоценное время на лишние действия, всегда найдет возможности для роста и развития.

Типы блок-схем

Существует несколько разновидностей блок-схем, каждая из которых служит определенной цели. Ниже описаны некоторые из них.

• Базовая блок-схема. Простой вариант, который прекрасно подойдет для визуализации основных этапов без особых сложностей и подробностей.

• Блок-схема системы. Здесь можно узнать, как части системы взаимодействуют друг с другом.

• Диаграмма рабочего процесса. На диаграмме наглядно представлены этапы или процессы, необходимые для реализации проекта, что помогает свести к минимуму напрасные траты ресурсов.

• Блок-схема потоков данных. Здесь показано, как данные перемещаются по вашей системе и другим подключенным системам.

• Блок-схема принятия решений. Подобные блок-схемы незаменимы, когда нужно принять решение. Вы последовательно отвечаете на простые вопросы, ведущие к окончательному решению.

• Блок-схема Swimlane. Дорожки на такой блок-схеме показывают, какой участник или группа отвечают за тот или иной аспект процесса или проекта.

• Структурная схема процесса. Такая схема дает общее представление о процессе, изображая его основные этапы или функции в виде простых блоков. Это отличный способ продемонстрировать общую картину без подробного описания отдельных шагов или точек принятия решений.

• Иерархическая блок-схема. Здесь общий рабочий процесс разбивается на подпроцессы по уровням. Это полезно, когда нужно показать иерархию и прояснить структуру сложных процессов.

• Карта потока создания ценности. Эта схема иллюстрирует движение материалов и информации, необходимых для предоставления продукта или услуги. Такие карты помогают командам выявлять потери, сокращать задержки и повышать эффективность на протяжении всего процесса.

Компоненты блок-схемы процесса

На блок-схемах процессов используют ряд важных контекстуальных обозначений. Разные этапы обозначены символами и соединены между собой с помощью линий.

К распространенным символам блок-схем относятся:

• Прямоугольник: обозначает этап процесса или задание.

• Ромб: обозначает точку принятия решения, в которой процесс разветвляется в зависимости от различных результатов.

• Овал или круг: обозначает начало или конец процесса.

• Параллелограмм: представляет ввод или вывод, например информацию, материалы или данные.

• Символ документа или отчета: представляет результат или итог, например форму, отчет или запись, созданные в ходе процесса.

• Стрелка или соединительная линия: показывает направление технологического процесса и последовательно связывает все символы.

• Символы оборудования: могут использоваться в технологических схемах промышленных или химических процессов для обозначения такого оборудования, как насосы, резервуары для хранения, клапаны, реакторы или теплообменники.

Когда вы разбираетесь в обозначениях, вам проще создавать точные и понятные блок-схемы, помогающие в планировании, обмене информацией и совершенствовании процессов.

Блок-схема процесса: этапы создания

Создать блок-схему процесса проще простого. Нужно лишь следовать нескольким рекомендациям. Ниже приведено пошаговое руководство, по которому вы сможете составить блок-схему своего следующего процесса.

1. Определите процесс

Для начала четко определите карту процесса или рабочий процесс, которые нужно описать. При стратегическом планировании важно правильно выбирать проекты, которые вы будете визуализировать и оптимизировать. Прежде чем вносить улучшения, задокументируйте существующий процесс, чтобы у вас была фактическая основа для дальнейшей работы. Когда у вас будет четкое представление о текущем процессе, вы сможете определить возможности для его оптимизации и улучшения.

2. Определите границы

Блок-схему процесса для предприятия всегда можно дополнить новыми сведениями или действиями, разбивающими процесс на мелкие части. Однако при ее создании лучше указывать только самое необходимое.

Определите область и границы блок-схемы, прежде чем приступать к ее заполнению. Так вы не потратите время на добавление информации, которая лишь помешает достижению основной цели. Подробные сведения — это хорошо, но важно не перестараться.

Кроме того, важно адаптировать уровень детализации под вашу аудиторию. Для руководителей или заинтересованных сторон может быть достаточно общей картины, в то время как участникам команды, ответственным за повседневное выполнение задач, может потребоваться более подробное представление.

3. Соберите информацию

На этом этапе важен обмен знаниями. Пора собрать подробную информацию об этапах, входных и выходных данных, имеющих отношение к процессу. Обязательно проследите процесс от начала до конца, чтобы не пропустить важные шаги.

Для сбора точной информации зачастую недостаточно просто изучить существующую документацию. Наблюдения, собеседования, исследование команд и мнения консультантов или профильных экспертов помогут вам составить более полное представление о том, как устроен процесс. Если он новый, то стандарты, контрольные показатели и доступные данные помогут вам с самого начала разработать практичный и последовательный рабочий процесс.

4. Определите последовательность действий

Теперь, когда вы знаете этапы описываемого процесса, их можно расположить в правильной последовательности на блок-схеме. Она должна двигаться в одном направлении на всем протяжении процесса, и каждый шаг должен приближать процесс к завершению.

5. Нарисуйте блок-схему

На блок-схемах процессов отдельные этапы — это лишь часть истории. Чтобы рассказать ее целиком, необходимо изобразить связи. Дополните блок-схему символами и соедините этапы между собой, чтобы достоверно показать процесс от начала до конца.

Начните с чернового наброска на записках, карточках, листках бумаги или доске, прежде чем переносить дорожную карту в программное обеспечение. Так вам будет легче менять шаги местами, тестировать различные последовательности и вести совместную работу.

В идеале первый черновик должны составлять те, кто ежедневно выполняет описываемый процесс, поскольку они лучше всех знают, что происходит в действительности.

6. Проверьте и доработайте

Упорядочив блок-схему, просмотрите ее и убедитесь, что она изображает процесс точно, полно и понятно. Привлеките к проверке тех, кто выполняет процесс, управляет им или поддерживает его, например участников команды, руководителей подразделений и других ключевых заинтересованных лиц. Если обнаружатся проблемы, блок-схему можно будет доработать.

При проверке блок-схемы обратите внимание на следующее:

• непонятные, пропущенные или дублирующиеся шаги;

• узкие места и ненужные задержки;

• переделки, лишние действия или операции, не создающие ценности;

• пробелы в коммуникации или ненужная передача задач между командами;

• точки принятия решений, вызывающие путаницу или замедляющие прогресс;

• отсутствие входных или выходных данных или подтверждений;

• риски, связанные с качеством, соблюдением требований или документацией;

• области с нечетко определенными обязанностями.

Проверка и доработка — это непрерывный процесс. Завершив работу над блок-схемой, регулярно просматривайте и обновляйте ее, чтобы она оставалась точной. Следите за тем, чтобы любые изменения отражались на блок-схеме по мере возникновения.

Блок-схемы процессов: примеры использования

Хорошо составленная блок-схема процесса дает предприятиям ряд преимуществ. Вот некоторые из распространенных примеров использования блок-схем.

• Улучшение процессов. Когда процесс представлен наглядно, его проще оптимизировать, чтобы сэкономить время и деньги.

• Обучение и адаптация сотрудников. Четкое понимание процедуры обучения и адаптации позволит упростить и стандартизировать ее для всех сотрудников.

• Обмен информацией. Блок-схемы помогают выявлять и устранять пробелы в коммуникации на разных этапах проекта, чтобы все участники оставались в курсе событий.

• Документирование. Наглядная блок-схема помогает следовать рекомендациям по документированию — как в проектных, так и в командных материалах.

• Соблюдение требований и обеспечение качества. Наглядное пошаговое представление процесса помогает обнаружить потенциальные проблемы с соблюдением требований или обеспечением качества до того, как они выйдут из-под контроля.

• Решение проблем и анализ первопричин. Блок-схемы процессов помогают командам отследить проблемы до конкретных этапов, определить, где происходят сбои, четче обозначить границы процесса и найти возможности для исправления.

• Сравнение способов выполнения процесса. Блок-схемы упрощают сравнение различных способов выполнения одного и того же процесса, позволяя командам оценивать их эффективность, последовательность и потенциальные области для улучшения.

• Планирование инженерных и производственных процессов. В таких технических областях, как машиностроение, производство и химическая обработка, специализированные блок-схемы помогают командам разобраться в оборудовании, системах и взаимосвязях процессов. Более подробные специализированные схемы часто используются для наглядного представления трубопроводов, контрольно-измерительных приборов и систем управления в сложных промышленных средах.

Рекомендации по созданию эффективных блок-схем процессов

С помощью эффективной блок-схемы можно оптимизировать бизнес-процессы, повысить продуктивность и улучшить совместную работу над проектами. Ниже дано несколько рекомендаций — следуйте им, и вы будете на верном пути.

1. Не усложняйте блок-схему процесса. Добавляйте на нее только ключевые действия и сведения.

2. Используйте однотипные символы и соединительные линии, чтобы сделать блок-схему процесса понятнее. Это упрощает совместную работу в команде и повышает продуктивность. В процесс можно вовлечь и заинтересованные стороны.

3. Приведите блок-схему в соответствие с ключевыми показателями эффективности (KPI), которые наиболее важны для вашего бизнеса. Визуализация процесса поможет вам определить, какие этапы оказывают наибольшее влияние на эффективность, качество, время цикла, затраты или результаты для клиента.

Когда блок-схема готова, работа над ней не заканчивается. Обновляя блок-схемы и поддерживая их в актуальном состоянии, вы всегда будете иметь наглядное представление процессов, на которых держится ваш бизнес.

Создавайте блок-схемы процессов на досках Confluence

Блок-схемы процессов дают компаниям ряд преимуществ: повышают продуктивность, улучшают командную работу и отсеивают лишние действия. Доски Confluence помогут визуализировать идеи и создать задачи на их основе.

Confluence — это рабочая область, объединяющая всех сотрудников для выполнения проектов. Команды могут создавать, редактировать планы проектов и делиться ими в едином пространстве, чтобы все участники были в курсе событий.

В Confluence можно быстро создавать эффективные блок-схемы по шаблонам, а также преобразовывать записки в задачи Jira всего несколькими щелчками мыши.

Блок-схемы процессов: часто задаваемые вопросы

Что может служить примером блок-схемы процесса?

Отличным примером станет поставка продукта. С помощью блок-схемы процесса можно наглядно показать все этапы, от обращения клиента до завершения работы. Так, первым шагом может быть момент, когда клиент обращается к вам (или вы к нему), а последним — выполнение заказа и отправка клиенту электронного письма с уведомлением о прибытии.

На блок-схеме можно изобразить практически все что угодно, включая процессы производства, предоставления услуг, поставки продукции и управления проектами.

Какие инструменты можно использовать для создания блок-схемы процесса?

В Confluence можно создавать блок-схемы, которые точно визуализируют бизнес-процессы. Confluence удобно использовать, а начать можно с шаблона блок-схемы, чтобы вам не пришлось выполнять всю работу с нуля. Выберите шаблон и добавьте отдельные этапы и обозначения, чтобы сделать схему понятнее. А еще Confluence легко интегрировать с Jira и различными сторонними инструментами.

Блок-схемы процессов вполне совместимы с другими инструментами планирования. Например, в Excel можно упорядочивать данные о процессах, отслеживать входные и выходные данные, сравнивать рабочие процессы или проводить анализ, чтобы затем преобразовать эту информацию в наглядную диаграмму.

В зависимости от проекта блок-схемы могут стать дополнением к хронологиям, планам проектов, средствам отслеживания задач, доскам и другим инструментам для ведения документации, которые помогают командам планировать, контролировать и улучшать выполнение работы.

Как часто следует обновлять блок-схемы процессов?

При изменении процедуры или рабочего процесса, описанных в блок-схеме, обновляйте и саму блок-схему. Неточная схема вряд ли будет вам полезна, и вполне вероятно, что вы добавляете или удаляете шаги из различных процедур и рабочих процессов чаще, чем думаете. Поэтому регулярно пересматривайте и обновляйте блок-схемы процессов, чтобы они всегда работали на благо вашего бизнеса.

В чем разница между блок-схемой процесса и технологической схемой?

Термины «блок-схема процесса» и «технологическая схема» часто используются как синонимы и во многих случаях означают почти одно и то же. Тем не менее между ними есть небольшое различие в акцентах.

• Блок-схема процесса. Это более широкий термин для обозначения пошаговых диаграмм, отображающих рабочие процессы, решения или логику.

• Технологическая схема. Как правило, это более конкретный термин для схем, на которых показана последовательность действий, входных и выходных данных или оборудования в рамках процесса.

В некоторых отраслях, особенно в машиностроении, обрабатывающей или химической промышленности, технологическая схема подразумевает техническое или специализированное представление того, как работает система. Блок-схемы процессов обычно более универсальны и используются в бизнесе, управлении проектами и администрировании для документирования и улучшения рабочих процессов.

Блок-схемы и технологические схемы тесно связаны с другими системами планирования и анализа. Например, деревья решений иллюстрируют варианты выбора и возможные результаты, диаграммы «Рыбья кость» помогают изучать основные причины проблем, а диаграммы потоков данных показывают движение информации внутри системы.

Есть также диаграммы рабочих процессов, показывающие перемещение задач между сотрудниками или этапами, и иерархические структуры задач, помогающие разбить проект на отдельные ожидаемые результаты или компоненты.

Каждая схема служит определенной цели, но их можно использовать вместе, чтобы команды могли лучше понимать процессы, управлять ими и совершенствовать их.