Что такое планирование производительности? Руководство по управлению проектами

Когда поступает новый запрос или вас просят поддержать многофункциональную инициативу, задаетесь ли вы вопросами вроде: «Хватит ли команде времени на это, или все будут работать на износ, если мы возьмем проект?»

Здесь и пригодятся навыки постановки целей. Так, согласно данным Atlassian, когда у команд есть общее представление о конечной цели проекта, вероятность соблюсти ключевые сроки в 4,9 раза выше.

Однако постановка реалистичных целей начинается с эффективного планирования производительности.

Если вы решите пропустить эту часть планирования проекта, вы не избежите ограничений, а столкнетесь с ними на полной скорости. Чрезмерно большой объем взятых обязательств становится нормой, команды перегружены, сроки срываются, качество падает, а срочные задачи постоянно откладываются.

В таком мире приоритеты теряют смысл, а доверие быстро улетучивается. Планирование производительности — это то, что отличает успешное управление проектами от простой надежды на то, что все как-нибудь получится само собой.

Читайте далее и узнайте, что такое планирование производительности, а также ознакомьтесь с примерами и рекомендациями, которые помогут вам эффективнее управлять командой.

Что такое планирование производительности?

Планирование производительности — это процесс определения необходимых ресурсов для проекта путем анализа рабочих нагрузок, доступности команды и индивидуальных навыков. Так вам будет легче завершать проекты в срок.

Этот процесс помогает честно и подробно оценить, что команда действительно может сделать, в отличие от планирования, основанного на ожиданиях. Вы сопоставляете спрос (количество проектов и запросов) с предложением (фактически доступное время, навыки и энергия), чтобы уложиться в сроки и избежать выгорания.

Если разобрать каждое слово, у вас появится более четкое представление о цели планирования производительности.

• Производительность: максимальный предел вашей команды. Еще одна просьба или небольшое дело — и участники перегружены. Чтобы понять реальную производительность команды, нужно сначала выяснить текущую нагрузку.

• Планирование: ваши действия, как руководителя команды, когда максимальный предел известен. Вы расставляете приоритеты, определяете последовательность и сроки, чтобы выполнить самое важное вовремя, откладывая или полностью отклоняя задачи с низким приоритетом.

Планирование производительности и управление производительностью

Управление производительностью — часть более широкой концепции и общей способности компании контролировать и координировать все доступные ресурсы для удовлетворения требований проекта и обслуживания. Хотя этот термин больше относится к ИТ-командам, он все чаще используется и в других отделах, занимающихся планированием нагрузки.

В рамках этого подхода планирование производительности — лишь одна из составляющих процесса. Это более точечный подход к распределению предстоящих задач между доступными сотрудниками и в подходящее время — точно так же, как собеседования являются лишь одним из этапов общего процесса найма.

Планирование производительности и планирование ресурсов

Планирование производительности — это распределение конкретных ресурсов (сотрудников, бюджета, программного обеспечения, оборудования и материалов) так, чтобы задействовать их наиболее эффективно. Этот процесс позволяет по максимуму использовать уже имеющиеся инструменты и ресурсы.

Возможно, вам придется настроить дашбоард с данными, чтобы более эффективно извлекать числовые показатели, или приостановить другие отчеты, чтобы какой-то был сформирован первым.

Планирование производительности ориентировано на ваших сотрудников. Речь идет о том, чтобы в команде были специалисты с нужными навыками и достаточным количеством рабочих часов для выполнения требований проекта.

Преимущества планирования производительности

Чтобы выработать привычку правильно планировать работу с учетом общей производительности, может потребоваться некоторая практика. Однако у этой привычки есть множество преимуществ, которые вы ощутите сразу.

1. Нет выгоранию команды

Выгорание — это реальная проблема, и она существует уже давно. Согласно опросу Robert Half за 2025 год, 36 % сотрудников чувствуют себя выгоревшими, а 33 % считают, что сейчас ситуация хуже, чем год назад.

К сожалению, это закономерно. Ведь если неизвестно, какой объем команде по плечу, команда всегда будет работать на пределе возможностей. В конце концов, работы мало не бывает.

Если вы тщательно оцените реальную производительность команды, то не перегрузите ее задачами и обязанностями. Поддержите команду, помогая ее участникам управлять временем и выполнять в первую очередь наиболее важные задачи.

Существует несколько эффективных способов индивидуально документировать или отслеживать производительность в команде. Используйте шаблон Confluence для планирования производительности, чтобы подробно описать проекты каждого участника команды, указав примерное время и ожидаемое количество доступных часов.

Команды также могут самостоятельно отслеживать каждый проект и анализировать риски исчерпания или превышения личной производительности. Простой шаблон поможет сразу прояснить доступность.

2. Более реалистичные сроки

Вам наверняка знакома тенденция проектов заметно выходить за временные рамки. Но большинство из нас — вечные оптимисты, которые часто сильно недооценивают реальные сроки выполнения проектов.

С этой погрешностью трудно бороться, но возможно — благодаря планированию производительности. Когда вы получаете сведения о доступности непосредственно от команды, у вас появляется столь необходимая возможность трезво оценить ситуацию и согласовать ожидания относительно сроков.

Как правило, ваша команда лучше знает, на какой результат она способна. Не бойтесь просить участников внести свою лепту в ваше первоначальное планирование.

Если вы все еще не уверены в доступных ресурсах, существуют мощные инструменты для планирования производительности, такие как Jira, которые предоставляют наглядную хронологию задач каждого сотрудника. Прозрачное представление возможностей и назначенных задач каждого участника поможет устанавливать реалистичные сроки.

3. Выявление недостатка навыков

Планируя производительность, вы понимаете, сколько может выполнить команда. Это не только вопрос времени. Важную роль играют навыки.

Заранее оценив производительность команды и запланировав работу, вы с большей вероятностью заметите, если команде не хватает навыков для работы над проектом. Может быть, запрос от команды по продажам требует выгрузки большого объема данных, а вы не храните их у себя.

Чем раньше вы это обнаружите, тем проще будет что-то предпринять. Например, провести обучение сотрудника, передать задачу сторонней организации или изменить область проекта, чтобы сделать хронологию более реалистичной.

Самые распространенные трудности, связанные с планированием производительности

Планирование производительности дает ряд преимуществ, однако требует определенных усилий. Рассмотрим несколько затруднений, с которыми вы можете столкнуться.

Трудно оценить ресурсы команды

Думаете, планирование производительности достаточно провести один раз? Не спешите с выводами.

Ресурсы команды меняются в зависимости от проекта и по мере того, как одни сотрудники покидают команду, а другие приходят им на смену. Кроме того, вам придется положиться на честность сотрудников, когда они доложат о своей рабочей нагрузке и ограничениях.

Как мы только что упомянули, обратиться к команде — это отличное начало, но нужно понимать, что все мы склонны переоценивать свою рабочую нагрузку. Команда амбициозных сотрудников, скорее всего, всегда будет соглашаться на новые проекты или запросы.

Именно поэтому вам нужно регулярно встречаться с командой, чтобы точно понимать реальную производительность. Функция Advanced Roadmaps в Jira поможет визуализировать и оценить рабочую нагрузку команды и возможности ее участников во время этих встреч.

Изменения выбивают из колеи

Согласитесь, у вас нет хрустального шара. Самые опытные и серьезно настроенные менеджеры проектов сталкиваются с препятствиями на своем пути. Помните, что определенные риски есть у каждого проекта.

От сезонных колебаний до отраслевых изменений — всегда существует вероятность непредвиденных трудностей, которые нарушат ваши планы. Попытка учесть все возможные помехи усложняет процесс планирования производительности.

Лучше заложите день или два на устранение возможных неурядиц. Это сыграет вам на руку и позволит как ни в чем ни бывало продолжить работу над проектом.

Придется отстаивать границы

Если раньше команда всегда говорила «да», то теперь, когда вы занялись планированием производительности, придется говорить и «нет» тоже.

Помните, что планирование производительности полезно, только если вы используете полученную информацию. В том числе придется отказываться от проектов, на которые у команды не хватает ресурсов, корректировать или снижать планку ожиданий, а также настаивать на более эффективных контрольных рамках управления сроками.

Лучше сказать «нет», чем сказать «да» и не выпустить продукт.

Рекомендации по планированию производительности

Согласно отчету Runn за 2025 год, 9 из 10 руководителей считают планирование производительности критически важным для успеха организации, но только две трети регулярно прогнозируют производительность. Чтобы лучше планировать работу команды, опирайтесь на следующие рекомендации.

1. Извлекайте уроки из прошлых проектов

Опыт — лучший учитель. Завершив проект, проведите ретроспективу и обсудите, как все прошло. Обратите особое внимание на те моменты, когда ресурсов команды на что-то не хватало.

Что привело к этой ситуации? Увеличился ли объем работ по проекту, или, возможно, участники команды переоценили свою загруженность? Определите первопричину и подумайте, как можно избежать таких проблем в будущем.

2. Открыто обсуждайте вопросы с командой

Ваша команда лучше всех знает свои возможности, поэтому регулярно и откровенно обсуждайте рабочую нагрузку и ресурсы. Помните, что производительность постоянно меняется.

Посвятите несколько минут очередного собрания разговору о текущем объеме задач каждого в команде.

Задокументируйте эти обсуждения и используйте шаблон ролей и обязанностей в качестве ссылки на то, кто и за что отвечает. Это также поможет отслеживать существующие обязательства для более эффективного планирования.

3. Заранее соберите необходимые сведения

Когда появляется новый проект, худшее, что можно сделать, — это сначала согласиться, а потом планировать работу.

Делайте наоборот.

Начните с производительности: получите предельно честное представление о том, какой объем работы команда действительно может взять на себя, а затем решите, какие задачи подходят, а какие нет. Когда вы начнете точно определять ресурсы, вы сможете уверенно расставлять приоритеты и устанавливать реалистичные сроки.

Вместо того чтобы втихую обрекать команду на хаос, позаботьтесь о ее моральном духе. Никто не говорил, что постоянно поддерживать и планировать производительность — это просто.

Однако существуют инструменты, которые делают этот процесс еще более плавным. Начните с Rovo в Jira, чтобы автоматически анализировать рабочую нагрузку и обеспечивать равномерное распределение задач.

Более предсказуемая поставка начинается с более качественного планирования производительности

Вам не нужно предсказывать будущее с абсолютной точностью. Вместо этого для решения задач по планированию ресурсов лучше всего создать гибкий, воспроизводимый процесс, который поможет командам принимать взвешенные решения и адаптироваться к изменениям.

Регулярно оценивая рабочую нагрузку, понимая возможности команды и прогнозируя потенциальные ограничения, организации избегают выгорания, более надежно поставляют проекты и быстро реагируют на смену приоритетов.

Инструменты для планирования производительности, такие как Jira, обеспечивают наглядное представление данных в реальном времени и поддерживают долгосрочное планирование. Это позволяет раньше выявлять проблемы и при необходимости корректировать курс. Предоставьте команде возможность работать в стабильном темпе и добиваться более качественных результатов благодаря прозрачному представлению о рабочих нагрузках.