Итеративный процесс в управлении проектами

Основные моменты

• Итеративный процесс — это циклический, гибкий метод, в рамках которого команды раз за разом разрабатывают, тестируют и улучшают продукт на основе обратной связи от заинтересованных сторон.

• Каждая итерация проходит состоит из этапов планирования, создания дизайна, внедрения, оценки и тестирования, после чего цикл выполняется повторно с целью улучшения и доработки продукта.

• Применение итеративных процессов помогает ускорить выведение продукта на рынок, снизить затраты, уменьшить риски и обеспечить непрерывное совершенствование и большую гибкость.

• Этот способ выполнения работы поддерживает множество широко используемых методик, в том числе Agile, Scrum, Kanban, A/B-тестирование и бережливое управление проектами.

Сложные задачи редко удается выполнить идеально с первого раза. Потребности пользователей меняются, возникают технические ограничения, обратная связь от заинтересованных сторон тоже изменяется, а команды часто узнают новую информацию только после того, как уже приступили к разработке. 

Когда неясно, куда двигаться дальше, попытка решить все проблемы сразу вряд ли будет успешной и, скорее всего, создаст лишние риски для проекта. Именно в такие моменты следует применять итеративный процесс. 

Вместо того чтобы рассматривать задачи как одну длинную фиксированную последовательность, команды продвигаются вперед короткими циклами. Сотрудники планируют, создают, собирают обратную связь, учатся на каждом этапе и совершенствуются в процессе работы. 

Со временем эти повторяющиеся циклы помогают превращать черновые идеи в эффективные решения, которые лучше соответствуют потребностям клиентов и бизнес-целям. В этом руководстве описывается итеративный процесс, его преимущества для компаний и алгоритм внедрения.

Что такое итеративный процесс?

Итеративный процесс — это циклический подход к созданию, тестированию, оценке и улучшению результатов в несколько повторяющихся этапов.

Вместо того чтобы жестко фиксировать все требования, решения или детали на начальном этапе, команды создают первоначальную версию. Это дает возможность быстрее получить обратную связь от клиентов или заинтересованных сторон, а все полученные знания используются для улучшения следующей версии.

Гибкий цикл повторяется до тех пор, пока команда не достигнет желаемого результата. Итерация — это один из распространенных принципов управления проектами, который помогает командам сосредоточиться на прогрессе и адаптировать продукт по мере получения новой информации и обретения опыта.

Основные характеристики итеративных процессов

Секрет эффективности итеративных процессов в том, что они дают командам возможность экспериментировать, учиться и адаптироваться по мере выполнения работы. Вот что характеризует эту методику:

• Повторяющиеся циклы. Команды проходят один и тот же базовый цикл несколько раз, и каждый раз усовершенствуют результаты работы.

• Применение обратной связи. Изменения, которые будут внедрены в следующую версию, определяются при помощи отзывы клиентов, заинтересованных сторон или команд.

• Гибкие требования. Команды могут корректировать приоритеты по мере появления новых потребностей, ограничений или возможностей.

• Поэтапное обучение. На каждой итерации выясняется, что работает, что — нет, а чему нужно уделить больше внимания.

• Постоянное совершенствование. Команда продолжает работать эффективнее, пока результаты не будут соответствовать установленной цели или стандарту.

Как проходит итеративный процесс?

В начале разрабатывают раннюю версию продукта, например прототип, черновик, функцию или план. Команда тестирует эту версию, собирает обратную связь и определяет, что нужно изменить. 

Затем сотрудники совершенствуют продукт и повторяют цикл.

Другими словами, команда что-то создает, получает обратную связь и опыт, улучшает продукт и пробует снова. С каждым раундом результат становится все ближе к нужному, при этом команде не требуется продумывать абсолютно все детали в начале пути.

Пять этапов итеративного процесса

Прежде чем применить этот цикл на практике, рекомендуем ознакомиться с основными этапами каждого рабочего цикла. Универсального итеративного процесса не существует. 

Однако большинство работает по схожему шаблону: согласование целей, создание или обновление продукта, тестирование, сбор обратной связи и использование полученных выводов в дальнейших этапах. При работе выполняются пять простых действий. 

1. Планирование

Начните с постановки целей и определения задач проекта. Чего вы хотите достичь? Через какие контрольные точки нужно пройти и к какому сроку? 

Далее определите заинтересованные стороны — всех, чьи решения будут влиять на задачи. В ходе планирования сложный проект разбивается на небольшие итерации, для каждой из которых определяется область работы. В результате каждый участник команды четко понимает, что от него требуется. 

Руководитель проекта поможет определить цели каждой итерации, прояснить зоны ответственности и проследит за тем, чтобы команда придерживалась сроков и приоритетов. 

2. Дизайн

На этапе дизайна разрабатывается решение для текущей итерации. Что нужно, чтобы достичь цели рабочего цикла: создать прототип, провести исследование или улучшить имеющиеся функции? 

В рамках этого этапа также определяются, с помощью каких показателей (KPI) будет измеряться успех итерации. 

3. Внедрение

Внедрение — это переход от замысла к практике и воплощению планов. Как правило, это подразумевает создание прототипа или разработку функции. 

На этом этапе ключом к непрерывному совершенствованию продукта является обратная связь от заинтересованных лиц. Впереди ждет еще много циклов до успешного запуска, поэтому каждая крупица информации будет способствовать прогрессу. 

4. Оценка и тестирование

На этапе оценки и тестирования становится понятно, удалось ли достичь целей итерации. Соответствует ли продукт стандартам качества? Довольны ли клиенты? 

Как всегда, во время анализа определяются области, нуждающиеся в улучшении. Вам необходимо проверить качество и эффективность вашего решения. 

Если результат цикла отвечает вашим целям и стандартам, следующая итерация будет проще. 

5. Повторение и усовершенствование

На следующем этапе команды используют результаты тестов и отзывы от заинтересованных лиц, собранные на протяжении итерации, для планирования нового цикла работы. Критическая оценка предыдущей работы повлечет за собой корректировку плана, дизайна, целей и области работ. 

Если справиться с этим успешно, после очередной итерации ваш продукт станет еще лучше. Это последний этап итеративного процесса, но не финал работы. 

Отсюда весь цикл повторяется с самого начала столько раз, сколько потребуется для достижения желаемого результата. 

В каких случаях используется итеративный процесс?

Не каждый проект требует итеративного подхода, однако особую ценность такой процесс приобретает в ситуациях, когда успех зависит от обучения, обратной связи и адаптации. 

Вместо того чтобы с самого начала полагаться на фиксированный план, команды, применяющие итеративные процессы, лучше справляются с неопределенностью и усовершенствуют результаты по ходу работы. Используйте итеративный процесс в следующих случаях:

• Команда решает проблему, у которой нет четкого окончательного решения. Когда конечное состояние не определено полностью, итерации помогают командам изучать возможности и со временем совершенствовать продукт.

• Нужно применять обратную связь на практике по мере выполнения задач. Проекты, зависящие от мнения пользователей или заинтересованных сторон, получают преимущества, когда их выполняют циклически, а обратная связь учитывается на ранних этапах и регулярно.

• Команда хочет протестировать и изучить идею, прежде чем ее масштабировать. Итеративный подход позволяет командам проверять идеи в меньшем масштабе, прежде чем вкладывать больше времени или ресурсов.

• Небольшие релизы безопаснее одного крупного запуска. Разделение задач на части снижает риски и помогает выявлять проблемы до того, как их исправление станет слишком затратным.

• Могут измениться потребности пользователей, приоритеты или предположения. С итеративными процессами легче скорректировать направление, не срывая весь проект.

Сравнение итеративных и неитеративных процессов

Хотя в современном управлении проектами широко распространены итеративные подходы, они представляют лишь один из способов структурировать задачи. Некоторые команды используют более линейный подход, при котором каждый этап завершается до начала следующего. 

Такой способ часто ассоциируется с каскадным планированием. В неитеративном жизненном цикле проекта команды обычно проходят каждый этап только один раз.  Понимание различий помогает командам выбрать подход, лучше всего подходящий им по уровням определенности, риска и гибкости, которые требуются в рамках проекта.

Примеры итеративных процессов

В каких случаях используются итеративные процессы? В первую очередь это проекты, в которых требования или запросы клиентов постоянно меняются и приходится соответствующим образом корректировать область проекта.

Итеративные процессы дают возможность оптимизировать работу с каждым новым циклом, тем самым способствуя непрерывному совершенствованию продукта. Вот несколько примеров итеративных процессов: 

• Разработка продукта. Команды создают и совершенствую продукты поэтапно, начиная с ранних концепций или прототипов и улучшая их на основе отзывов пользователей. Такой подход часто используется в стратегии разработки как физических, так и цифровых продуктов, где требуется время, чтобы понять, чего на самом деле хотят клиенты.

• Разработка программного обеспечения. Итерации занимают центральное место в управлении проектами по методологии Agile. Команды разбивают задачи на более короткие циклы (в Scrum их часто называют спринтами), поставляют работающие функции или продукт с минимальной функциональностью, а также используют обзоры и ретроспективы для непрерывного улучшения как продукта, так и процесса.

• Тестирование UX и дизайна. Дизайнеры создают макеты или прототипы и тестируют их у пользователей. Каждый раунд обратной связи помогает оптимизировать удобство использования, навигацию и общее впечатление от продукта перед тем, как дизайн будет окончательно утвержден.

• Тестирование и оптимизация маркетинга. Маркетинговые команды применяют итеративный подход при работе с кампаниями, сообщениями и креативными материалами. Сотрудники тестируют разные варианты и анализируют данные о производительности, благодаря чему в долгосрочной перспективе результат постоянно становится лучше.

• A/B-тестирование. Этот метод остается основным примером итерации. Команды тестируют две или более версии какого-либо объекта (например, заголовка, целевой страницы или функции) и на основе этих данных определяют, какой вариант лучше, а затем повторяют процесс, чтобы продолжить оптимизировать продукт.

• Циклы совершенствования процессов. Итеративное мышление также применимо к внутренним операциям. Такие концепции в управлении проектами, как бережливое производство  и Kanban, направлены на постоянное улучшение рабочих процессов, сокращение потерь и совершенствование методики работы за счет непрерывных циклов оценки и корректировки.

Хотите сделать ваши процессы эффективнее прямо сейчас? Бесплатный шаблон доски Kanban поможет сделать это и усовершенствовать циклы проекта.

Преимущества итеративных процессов

Решать сложные проблемы и воплощать масштабные проекты станет намного проще, если выбрать подходящую модель непрерывного совершенствования. Поэтому итеративные процессы и создание прототипов дают некоторым командам множество преимуществ. Вот некоторые из них.  

Ускорение выхода на рынок

Возможность тестировать ранние версии продуктов и терпеть неудачи на начальных этапах имеет свои плюсы: вы быстрее понимаете, что работает, а что — нет, а значит, можете быстрее выпустить новый продукт на рынок. 

Это, в свою очередь, позволяет команде применять итеративные процессы для более эффективной работы. 

Снижение рисков

При итеративном подходе команда может увидеть возможные риски в самом начале. Тестирование прототипа покажет, насколько ваш продукт вписывается в реалии рынка и отвечает потребностям клиентов. 

Если их отзывы окажутся отрицательными, вы сможете быстро перестроиться и снизить риски, не тратя ресурсы на разработку невостребованных функций.

Непрерывное совершенствование

Работа итерациями способствует непрерывному совершенствованию. Команды тестируют версию продукта, собирают обратную связь и используют полученные знания для улучшения следующего цикла. 

Вместо того чтобы ждать до самого конца и только потом вносить изменения, команды, работающие согласно итеративному подходу, могут корректировать продукт по ходу дела и продолжать дорабатывать его до тех пор, пока не достигнут желаемого результата.

Сокращение расходов

Итеративная разработка помогает командам сократить расходы, так как проблемы выявляются заранее, а ресурсы сосредоточены на том, что действительно нужно пользователям. 

Например, отзывы о раннем прототипе приложения могут показать, что пользователи ценят инструменты для совместной работы больше, чем ленту социальной активности. Зная об этом, команда может раньше установить приоритеты для востребованных функций.

Гибкость и адаптивность

Еще один важный плюс итеративного процесса — его гибкость. В условиях меняющихся требований итеративные циклы позволяют командам по продуктам разрабатывать следующие версии с учетом отзывов пользователей, подстраиваясь под потребности клиентов или рыночные тренды.

В линейных, неитеративных процессах с фиксированным объемом задач такой адаптивности нет. 

Трудности итеративного процесса

Несмотря на преимущества, итеративные процессы также сопряжены с распространенными трудностями, которые вносят в проекты долю риска. Вот некоторые из них.

Расширение области проекта

Поскольку команда постоянно экспериментирует и тестирует различные функции, область проекта может расширяться. Новые требования могут привести к задержкам или непредвиденному увеличению бюджета и даже помешать завершению работы. 

Чтобы держать область проекта под контролем, убедитесь, что этап планирования каждой итерации включает определение области, которое поможет команде сосредоточиться на приоритетных задачах каждого рабочего цикла. 

Ожидания заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны могут принимать участие в обсуждении прогресса разработки продукта, поскольку являются его конечными пользователями или владельцами проекта. Но часть этого процесса состоит в том, чтобы научиться работать с их ожиданиями, объясняя принципы итеративного подхода и определяя показатели успеха и хронологию проекта. .

Оставайтесь на связи и покажите заинтересованным сторонам, что вы слышите их отзывы — ведь их комментарии и предложения определяют будущее продукта.

сопротивление изменениям;

Не все будут согласны на итеративный подход, особенно если речь идет о новых участниках команды. Поэтому необходимо управлять этим сопротивлением изменениям.

Это возможно, если вы будете проактивно разъяснять преимущества итеративного процесса и честно рассказывать об успехах и проблемах. Управление сопротивлением сводится к коммуникации.

Благодаря прозрачности и коммуникации вы сможете привлечь больше людей на свою сторону.

Недостаточное документирование между циклами

Когда команды быстро переходят от одной итерации к следующей, важные выводы, решения и отзывы зачастую могут остаться незадокументированными. Со временем возникают пробелы в знаниях.

В результате команды могут повторять ошибки, терять контекст или с трудом понимать, почему были приняты те или иные решения. Поэтому, чтобы сохранить преемственность и обеспечить согласованность действий между циклами, необходима четкая и полная документация. 

Использование централизованной рабочей области, например Confluence, позволяет командам собирать аналитику, отслеживать изменения и вести общий журнал каждой итерации. Благодаря этому они начинают каждый новый цикл, имея более полный контекст и четкое понимание процесса.

Выстраивайте более эффективные процессы и улучшайте результаты с помощью итераций

Благодаря итеративному процессу команды могут выполнять сложные задачи, не зная наперед всех ответов. Работая короткими циклами, можно создавать начальные версии, тестировать идеи и собирать отзывы. 

Это поможет непрерывно вносить улучшения, пока результат не будет в достаточной мере соответствовать потребностям клиентов, заинтересованных сторон и бизнеса. Для управления этими задачами можно использовать систему Jira, которая предоставляет командам удобное пространство для планирования и отслеживания итераций, а также для организации работы в виде циклов или спринтов.

Вы сможете легко отслеживать задачи, статус и ответственных, чтобы эффективнее контролировать прогресс в итерациях и визуализировать рабочие процессы при изменении приоритетов. Для поддержки каждого цикла команды могут использовать Confluence, чтобы документировать планы, отзывы, решения и полученные знания.

На основе этой документации создается единый достоверный источник информации, на основе которой команды могут выстраивать каждую последующую итерацию. Правильные инструменты помогут быстро и эффективно добиться нужных результатов проекта.

Итеративный процесс: часто задаваемые вопросы

Почему в итеративных процессах важны неудачи?

Итеративные процессы позволяют командам экспериментировать с новыми функциями или продуктами и собирать данные, необходимые для того, чтобы двигаться дальше. Команды по продуктам могут быстро проверять теории и использовать полученные знания, чтобы улучшать результаты работы. 

Неудачи позволяют команде вовремя учиться на ошибках и вносить коррективы для улучшения продукта или функций, которые действительно нужны клиентам. Не имея возможности оспорить прежние убеждения, команда не сможет улучшить продукт или рабочие процессы.

Сколько итераций необходимо для реализации проекта?

Не существует определенного количества итераций для какого-либо проекта. Оно зависит от сложности задач, уровня неопределенности и того, насколько быстро команда может собирать отзывы и реагировать на них. 

Для достижения хорошего результата в некоторых проектах может потребоваться всего несколько циклов, тогда как для других, особенно в области разработки продуктов или программного обеспечения, итерации могут продолжаться даже после коммерческого запуска. 

Цель не в том, чтобы достичь определенного числа, а в том, чтобы проводить итерации до тех пор, пока решение не будет соответствовать потребностям пользователей, стандартам качества и бизнес-целям.

Как при итеративном подходе находить баланс между гибкостью и соблюдением сроков?

Команды, использующие итеративный подход, поддерживают баланс между гибкостью и соблюдением сроков, работая в рамках определенных временных отрезков, сохраняя при этом возможность изменения области каждого цикла. Они не пытаются определить все заранее, но ставят четкие цели для каждой итерации и определяют приоритеты наиболее важных задач в данном временном отрезке. 

В случае управления проектами по методологии Agile и Scrum используются спринты фиксированной продолжительности, что обеспечивает предсказуемость. При этом ретроспективы дают командам возможность со временем вносить коррективы в рабочие процессы. 

Такой подход позволяет командам сохранять гибкость в условиях изменений, не сбавляя темпа и не срывая основные сроки проекта.

Что такое неитеративный процесс?

Неитеративный процесс протекает линейно от начала и до конца. Здесь нет циклов повторения, как в итеративных процессах, поскольку каждый шаг в работе последователен, выполняется только один раз и ведет к следующему шагу.

Это жесткий и неизменяемый процесс, поэтому он больше подходит для проектов со строго определенной областью, где требования никогда не меняются, а ключевым фактором является эффективность. 

К числу отраслей, где неитеративные последовательные процессы имеют решающее значение, относятся обрабатывающая промышленность, строительство, разработка программного обеспечения по каскадной модели и пищевая промышленность. 

Какие инструменты связаны с итеративными процессами?

Как и в случае с любым процессом или методологией, с итеративными процессами связано множество инструментов, каждый из которых предназначен для определенной отрасли или вида работы. Однако к числу общих категорий инструментов можно отнести инструменты управления проектами, такие как Confluence и Jira.

Благодаря широким возможностям настройки платформы Atlassian, Confluence и Jira можно адаптировать под итеративные процессы любой команды, и они останутся гибкими инструментами для циклической работы в любой отрасли.