Что такое блок-схема? Символы, преимущества и способы создания

Визуализация процессов поможет лучше понять их отдельные этапы. С дорожной картой проекта легко анализировать каждый шаг, чтобы максимально повысить эффективность и принимать более взвешенные решения. Блок-схемы — простой способ составить карту ключевых процессов, упростить планирование и принятие решений. Это отличный инструмент как для базовых процессов, так и для сложных проектов. Узнайте больше о блок-схемах, их символах и значениях, а также ознакомьтесь с примерами, которые помогут вам создавать свои собственные.

Что такое блок-схема?

Блок-схема позволяет наглядно отобразить процедуру или рабочий процесс. Для представления отдельных этапов в ней используются символы и фигуры, соединенные линиями. Блок-схемы находят широкое применение в управлении проектами. Например, с их помощью можно продемонстрировать, как команда обрабатывает запросы в службу поддержки с момента обращения клиента до момента решения проблемы. Некоторые руководители проектов объединяют блок-схему с диаграммой Ганта, чтобы создать более детальный план проекта.

История блок-схем

У блок-схем длинная история в деловом мире, но сама концепция появилась только в 1921 году. Промышленные инженеры Фрэнк и Лилиан Гилбрет разработали концепцию блок-схемы и представили ее Американскому обществу инженеров-механиков (ASME). Первоначально Гилбреты и другие инженеры использовали блок-схемы для планирования процессов и определения наиболее эффективного способа работы. Однако другим отраслям не потребовалось много времени, чтобы перенять эту концепцию. За прошедшие годы блок-схемы стали стандартным инструментом практически во всех отраслях. Сегодня они используются вместе с другими инструментами мозгового штурма, такими как причинно-следственные диаграммы или диаграммы Исикавы, чтобы помочь всем, от изобретателей до разработчиков ПО, работать более эффективно.

Символы блок-схем и их значение

В блок-схемах используются различные символы, которые имеют определенное значение и облегчают понимание блок-схем с первого взгляда. Вот краткое описание некоторых символов и их использования для составления карт процессов.

• Стрелки показывают переход от одного шага к другому. Следуйте по стрелкам, чтобы читать процесс на блок-схеме в правильном порядке.

• Овалы обозначают начало или конец процесса, чтобы вы сразу поняли, откуда начать читать блок-схему.

• Прямоугольники обозначают один шаг или процесс блок-схемы.

• Ромбы обозначают точки принятия решений. Они указывают на необходимость выбора одного из двух вариантов: «да» или «нет».

• Параллелограммы используются для обозначения данных на блок-схемах.

Когда следует использовать блок-схемы

На блок-схемах удобно разбивать сложные задачи на части и иллюстрировать шаги, необходимые для достижения цели. Они подходят для управления проектами, моделирования бизнес-процессов, программирования и даже повседневной деятельности. Так, например, блок-схема будет полезна в следующих случаях.

• Управление проектами. С помощью блок-схем руководители упрощают управление проектами, повышают эффективность и укрепляют сотрудничество между командами. Блок-схемы помогают командам использовать оптимальные процессы для достижения наилучших результатов.

• Поддержка клиентов. Блок-схемы помогают улучшить работу службы поддержки, зафиксировав стандартный набор шагов, которым необходимо следовать при ответе на запросы клиентов. В результате увеличивается количество решенных проблем и повышается удовлетворенность клиентов.

• Разработка программного обеспечения. В сфере разработки блок-схемы можно использовать для дизайна алгоритмов и отладки ПО.

Кроме того, это поистине бесценный инструмент для таких задач, как прием на работу и обучение новых сотрудников, усовершенствование процессов, стратегическое планирование, коммуникация и сотрудничество между командами, а также составление документации.

Типы блок-схем и области их применения

Существует несколько типов блок-схем, каждый из которых подходит для определенной задачи. Рассмотрим несколько примеров.

Блок-схема процесса

Блок-схемы процессов — это самый распространенный тип блок-схем. Они включают каждое действие процесса от начала до конца. Это полезный инструмент в таких областях, как производство, который позволяет описать весь технологический процесс — от подготовки сырья до получения готового продукта.

Блок-схема Swimlane

Блок-схема Swimlane наглядно показывает роли и обязанности в рамках процесса. Она строится в виде дорожек (как в бассейне), каждая из которых назначена определенному сотруднику или группе. Например, в бизнесе это могут быть «отдел продаж», «отдел маркетинга» или «юридический отдел».

Блок-схема документов

Блок-схемы документов похожи на диаграммы потоков данных. Они показывают перемещение документов по системе. Можно сравнить их с картами, на которых отмечается путь письма от его поступления в почтовое отделение отправителя до получения адресатом.

Диаграмма потоков данных

Диаграмма потока данных показывает, как данные перемещаются по системе: откуда они берутся, как обрабатываются и где хранятся. Например, можно построить DFD, показывающую управление приемом новых сотрудников в компанию и сохранением информации о них. Эта диаграмма полезна для руководителей проектов: по ней удобно анализировать перемещение информации в базе данных компании. Это помогает точнее отслеживать и лучше обрабатывать данные, за счет чего повышается эффективность и качество управления проектами.

Диаграмма рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса — это блок-схема, отображающая порядок шагов для выполнения задачи или процесса. Ее можно сравнить с кулинарным рецептом, в котором описан каждый шаг приготовления блюда.

Преимущества использования блок-схем

У блок-схем есть ряд преимуществ для управления работой и проектами, а также для методик Agile.

• Визуализация сложных процессов. Диаграммы позволяют разбивать сложные темы на более простые для понимания части.

• Стандартизация и документирование процессов. Блок-схемы помогают командам согласовать порядок работы в рамках процессов и задокументировать их для дальнейшего использования.

• Слаженная работа команды. Благодаря блок-схемам каждый участник команды понимает весь процесс и точно знает свои обязанности.

• Улучшение коммуникации. Изображения и наглядное представление информации способствуют одинаковому пониманию вопроса и исключают недоразумения.

Пять простых шагов для создания блок-схемы

Процесс создания блок-схемы довольно прост. Посмотрим, как за пять шагов составить эффективную блок-схему для вашего бизнеса.

1. Определите процесс, который хотите спланировать

Сперва необходимо понять, что нужно отобразить на схеме. Это может быть процесс, который нужно оптимизировать, или конкретный участок вашего текущего проекта. Каждая блок-схема должна отражать только один процесс.

2. Разбейте процесс на шаги

Чтобы процесс было легче выполнять, разбейте его на отдельные шаги, ничего не упустив из виду. Допустим, вы составляете схему обработки заявок в службу поддержки клиентов. Постарайтесь учесть все этапы процесса, особенно если речь идет о повышении приоритета заявки или ее назначении конкретной команде. Продумайте каждый шаг и представьте его на блок-схеме.

3. Выберите символы для блок-схемы

Мы уже упоминали различные символы, применяемые для блок-схем. Они играют ключевую роль в отображении процессов. До начала составления схемы выберите символы для обозначения действий, решений и результатов. Соблюдайте единообразие используемых символов и обозначайте стрелками направление хода процесса.

4. Нарисуйте схему

Продумав все детали, можно приступить к составлению блок-схемы. Не забывайте о единообразии символов и не волнуйтесь, если не все получится идеально с первого раза. Сотрудничество в рамках проектов играет ключевую роль в составлении блок-схем процессов, позволяя командам выявлять пробелы, уточнять шаги и достоверно отражать ход выполнения работы.

5. Просмотрите схему и уточните ее на основе обратной связи

Когда блок-схема будет готова, проанализируйте ее и поделитесь ею с другими, чтобы получить обратную связь. Блок-схемы способствуют обмену знаниями, поэтому очень важно делиться ими с разными командами и вносить изменения на основе их отзывов.

Шаблоны блок-схем для визуализации рабочих процессов

В Confluence можно найти множество готовых шаблонов ассоциативных карт и блок-схем, которые помогут вам сэкономить время и создать более эффективные блок-схемы.

• Шаблон блок-схемы. С легкостью разбивайте процессы на отдельные шаги, чтобы визуализировать каждый этап и понять, как повысить эффективность работы.

• Шаблон рабочего процесса. Создавайте схемы рабочих процессов и оптимизируйте их для повышения эффективности и согласованности.

• Шаблон диаграммы Swimlane. Используйте этот шаблон для составления схемы участия в процессе различных ролей, отделов или участников команды.

• Шаблон карты концепций. Создавайте подробные схемы для систематизации знаний, используя необходимое вам количество узлов.

Создавайте блок-схемы легко с помощью Confluence

Эффективность играет важную роль в работе, а блок-схемы — это практичный и понятный способ планирования процессов и выявления возможностей для их улучшения. Confluence поможет вам сэкономить время благодаря использованию готовых шаблонов и усовершенствовать взаимодействие с помощью онлайн-досок. Confluence не только упрощает создание блок-схем и других визуальных карт. Благодаря доскам Confluence вы можете совместно создавать блок-схемы и делиться знаниями в режиме реального времени. Также доски Confluence интегрируются с другими инструментами Atlassian, что помогает повысить производительность. Блок-схемы — отличное начало, если вы хотите оптимизировать процессы для экономии времени и денег. Узнайте, как доски Confluence упрощают создание блок-схем и совместную работу над ними.