Руководство по управлению строительными проектами

Успех или неудача строительного проекта зависят от того, насколько хорошо вы управляете его многочисленными элементами, командами и каждодневными решениями. Ключом к успеху являются координация усилий, согласование действий по времени и адаптация к неизбежно меняющимся планам. Лучшие руководители строительных проектов сочетают технические знания и лидерские качества, которые помогают им воплощать амбициозные строительные проекты в жизнь.

Читайте дальше, чтобы узнать, из каких ключевых элементов состоит управление строительными проектами, начиная с поиска команды мечты и заканчивая внедрением инструментов для слаженной работы над задачами. Вы только планируете первые шаги в этой сфере или хотите оптимизировать уже имеющиеся процессы? Здесь вы найдете полезную информацию, которая поможет улучшить управление строительными проектами. 

Получить Jira бесплатно

Управление строительными проектами — что это?

Управление строительными проектами предусматривает координирование усилий и контроль над всеми этапами, от разработки концепции до сдачи готового объекта. Это понятие охватывает весь путь от планирования до заключительных проверок, а также меры по соблюдению сроков, бюджета и стандартов качества.

По сути, управлять строительными проектами — значит координировать действия нескольких участников, распределять ресурсы и обеспечивать четкую коммуникацию на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это нужно, чтобы воплощать в жизнь проекты, которые бы отвечали ожиданиям клиентов или превосходили их, и при этом управлять рисками и соблюдать стандарты безопасности.

Команда по управлению строительными проектами

Слаженная команда профессионалов — основа управления строительными проектами.

Руководитель проекта контролирует все его аспекты и выступает основным контактным лицом. Он отвечает за постановку целей, соблюдение сроков и эффективное сотрудничество между участниками команды.

Команда по управлению строительством, как правило, состоит из следующих специалистов:

• архитекторы заняты проектированием строений и следят за выполнением отраслевых норм;

• инженеры обслуживают конструктивную, электрическую и механическую системы;

• подрядчики и субподрядчики выполняют строительные работы;

• инспекторы технического контроля обеспечивают соблюдение действующих стандартов в рамках рабочих задач;

• координаторы проекта помогают с повседневными задачами.

Ключевые этапы в управлении строительными проектами

Строительные проекты включают пять основных этапов, от создания эскиза до сдачи готового объекта. Для каждого из них предусмотрены свои цели и измеримые результаты. Команда может перейти на следующий этап, если выполнила предыдущий.

Дизайн

Этап проектирования закладывает основу для успеха в будущем. В его рамках архитекторы и инженеры разрабатывают подробные чертежи и проводят технико-экономическое обоснование. Здесь необходимо внимательно отнестись к содержанию проекта, чтобы выполнить все требования и соблюсти практические ограничения.

Предстроительная подготовка

На этапе предстроительной подготовки планы начинают воплощаться в реальном мире. Этот этап включает подробное планирование ресурсов, расчет бюджета и получение всех необходимых разрешений и согласований.

Кроме того, команды устанавливают сроки, разрабатывают планы на случай непредвиденных обстоятельств и создают административный механизм для поддержки проекта. Правильная подготовка предотвращает затратные простои и обеспечивает более слаженную работу на дальнейших этапах.

Поставки

Во время закупок приоритет для команд — сформировать цепочку поставок, которая бы поддерживала весь проект. Это включает поиск и отбор материалов, оборудования и рабочей силы, а также согласование выгодных условий с поставщиками и подрядчиками.

Менеджеры по закупкам налаживают тесное сотрудничество с надежными поставщиками, ведут подробный учет запасов и создают планы по возможному замещению критически важных материалов. Чтобы предотвратить затратные простои, такие специалисты устанавливают точные графики поставок с опорой на хронологию проекта.

Выполнение проекта

На этапе выполнения команда приступает к строительству в соответствии с планом. Этот этап требует тщательного координирования повседневной деятельности, от управления графиками работы сотрудников до контроля качества по каждому действию. 

Руководители проектов должны следить за прогрессом относительно сроков, координировать взаимодействие профильных групп и соблюдать строгие протоколы безопасности. При возникновении непредвиденных проблем, от задержек из-за погоды до дефицита материалов, команды оперативно корректируют планы, не выходя при этом за рамки проектных сроков и бюджета.

Постстроительный этап

Цель заключительного этапа — убедиться перед передачей объекта клиенту, что каждая деталь отвечает техническим требованиям. Команды проводят тщательные проверки, получают необходимые разрешения и сертификаты, а также готовят подробную документацию для технического обслуживания здания в будущем. 

Этот этап также включает сбор и документирование выводов, что поможет командам в будущем усовершенствовать свои проектные процессы. Качественная работа на постстроительном этапе обеспечивает удовлетворенность клиентов и накапливает ценные знания для компании.

Инструменты для управления строительными проектами

Управление строительными проектами с помощью электронных таблиц и бумажных бланков осталось в далеком прошлом. Современным командам необходимо такое программное обеспечение, которое будет отвечать темпу и сложности их задач. 

Хорошие инструменты управления проектами объединяют в себе все необходимое. Теперь участникам команды больше не нужно искать сведения в корпоративной почте или папках с файлами — информация о задачах, документах, бюджетах и обновлениях собрана в одной точке. Такое решение позволяет держать всех в курсе событий и своевременно выявлять проблемы.

Вот некоторые функции Jira, которые будут полезны при управлении строительными проектами.

Хронологии

Хронология Jira помогает с первого взгляда понять, на каком этапе находится проект. Вы можете сразу выявлять конфликты в расписании, изменять сроки и контролировать ход задач с помощью единого представления. 

Доски

В рамках повседневного управления задачамидоски Jira помогают команде придерживаться заданного темпа. Задачи можно группировать по этапам, распределять между участниками команды и перемещать из категории «К выполнению» в «Готово» простым перетаскиванием. Такая наглядность позволяет легко понять, кто над чем работает и какие задачи требуют внимания. 

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта помогают отобразить полную хронологию при планировании расписания проекта. При необходимости можно ссылаться на сопутствующие задачи, задавать зависимости и корректировать даты — идеальный вариант для сложных строительных проектов с критически важными сроками. 

Использовать бесплатный шаблон диаграммы Ганта.

Дашбоарды проектов

Эта функция дает быстрое представление о прогрессе, бюджетах и потенциальных проблемах. Вы можете отслеживать ключевые показатели, создавать отчеты для участников и следить за актуальностью информации. Внедрите программное обеспечение для управления строительными проектами, чтобы оптимизировать процессы.

Использовать бесплатный шаблон отчета по проекту.

Потенциальные сложности

Ни один строительный проект не обходится без препятствий, но понимание того, на каких элементах стоит сосредоточиться, помогает устранять проблемы до их разрастания.

• Превышение бюджета: непредсказуемый рост цен на материалы или непредвиденные условия на объекте могут потребовать дополнительной работы. С этой проблемой легко справиться за счет тщательного первоначального планирования и резервного фонда в размере 10–15 %.

• Задержки в расписании: сложные погодные условия, опоздания при выдаче разрешений и нехватка материалов могут нарушить хронологию. Предусмотрите временной резерв и сотрудничайте с несколькими поставщиками.

• Сбои в коммуникации: команды работают по устаревшим планам или пропускают критически важные обновления, что приводит к дорогостоящим ошибкам. Установите четкие каналы коммуникации и храните всю информацию о проекте на одной платформе.

• Нехватка рабочей силы: дефицит квалифицированных сотрудников может замедлить прогресс, особенно при выполнении специализированных заданий. Чтобы не допустить такой ситуации, выбирайте надежных субподрядчиков и обучайте участников команды выполнению разных работ.

• Расширение границ проекта: требования к проекту могут выходить за рамки первоначального плана, что провоцирует сокращение бюджета и сроков. Тщательно документируйте все нововведения и требуйте, чтобы изменения границ подтверждались официально.

• Проблемы с контролем качества: поспешная работа или ненадлежащий надзор приводят к дефектам и доработкам. Внедряйте регулярные инспекции и четкие стандарты качества с самого начала.

Рекомендации по успешному управлению строительными проектами

Эти проверенные приемы обеспечат эффективную работу в рамках строительных проектов.

• Налаживайте четкую коммуникацию: проводите регулярные встречи команд и используйте централизированную платформу для всех коммуникаций по проекту. Документируйте каждое решение и изменение. Рассылайте ежедневные обновления, чтобы держать всех участников в курсе событий, а критически важная информация попадала в руки нужных людей в нужное время. Совет для сомневающихся: лучше несколько раз напомнить о значимых моментах, чем оставить команды в неведении.

• Создавайте подробные планы: составляйте комплексные расписания и регулярно их обновляйте. Указывайте реалистичные сроки по каждому этапу и еженедельно пересматривайте эти планы вместе с ключевыми участниками команды.

• Отслеживайте прогресс ежедневно: контролируйте темпы выполнения задач относительно контрольных точек проекта и используйте дашбоарды для раннего выявления потенциальных задержек. Регулярно посещайте объект, чтобы проверить отчеты о прогрессе и не упустить проблемы с качеством. Создавайте простые ежедневные отчеты, где бы освещались как достижения, так и проблемы.

• Сохраняйте гибкость: с самого начала предусматривайте адаптивность планов и не бойтесь их корректировать по мере изменения условий. Составьте список заданий, которые можно перенести на более поздний срок в случае непредвиденных задержек в других сферах. Всегда имейте запасной план по критически важным направлениям, особенно зависящим от погоды или внешних факторов.

• Эффективно управляйте изменениями: настройте четкий процесс обработки изменений и будьте готовы быстро принимать решения в рамках открытой коммуникации. Создайте простую систему для заказа изменений — она должна быть понятной и удобной для всех. Централизованно отслеживайте все изменения и регулярно анализируйте, как они влияют на бюджет и хронологию.

• Расширяйте возможности команды: дайте руководителям на площадке полномочия быстро принимать решения и доверьте им самостоятельное внесение небольших изменений. Установите четкие рамки насчет того, какие решения можно принимать без подтверждения. Обеспечьте обучение и поддержку, чтобы помочь членам команды развивать навыки принятия решений и повышать уверенность в своих силах.

Упростите управление строительными проектами с помощью Jira

Сервис Jira делает управление строительными проектами простым и наглядным. От начала строительства и до финальной инспекции у вас будут инструменты для организации и реализации проекта в нужном направлении.

• Хронология: планируйте на месяцы вперед, управляя приоритетами сегодня. Настраивайте зависимости между заданиями, отмечайте четкие точки, где необходимо привлечь команду, и корректируйте расписания по мере развития проекта.

• Доски: создавайте эффективные рабочие процессы на каждом этапе строительства. Формируйте собственные списки задач для проверок, настраивайте процессы подтверждения для заказов на изменения и оптимизируйте обработку документации.

Встроенные инструменты отчетности Jira помогают отслеживать бюджеты, наблюдать за прогрессом и держать других участников в курсе всех событий. Вы можете создавать отчеты по всем направлениям, от затрат на материалы до длительности рабочего времени.

Готовы оптимизировать строительные проекты? Получить Jira бесплатно