Время выполнения: определение, примеры и способы сокращения

Время выполнения влияет на любой бизнес, будь то производство продуктов, разработка ПО или управление предоставлением услуг. Этот показатель может как повысить, так и понизить уровень удовлетворенности клиентов и повлиять на конкурентное преимущество. Понимание времени выполнения и способов его оптимизации помогает создать бизнес, который быстро реагирует на требования рынка и побуждает клиентов возвращаться в будущем. 

При этом в определение времени выполнения входит не только обычные периоды ожидания. Это общее время, прошедшее с момента начала процесса до его завершения и затрагивающее все аспекты операционной деятельности от отношений с поставщиками до окончательной поставки. Компании, которые в совершенстве освоили тайм-менеджмент, зачастую превосходят своих конкурентов за счет ускоренной поставки результатов, снижения затрат и более оперативной адаптации к меняющимся рыночным условиям. 

Далее вы узнаете, что означает время выполнения в различных отраслях и контекстах, а также ознакомитесь с практическими стратегиями минимизации задержек. 

Что такое время выполнения?

Время выполнения — это время от начала некоего процесса до его завершения. Это понятие применимо к любому процессу, который включает набор действий.  Например, очень индивидуальный продукт, такой как произведение искусства, может обладать увеличенным временем выполнения из-за уникальных требований, ориентированных на клиента. Стандартизированные продукты, такие как пылесосы, могут иметь короткое время выполнения благодаря налаженным производственным процессам и управлению запасами.

Чтобы понимать и оптимизировать различные бизнес-процессы, крайне важны показатели времени выполнения. Это неотъемлемая часть стратегического планирования и принятия решений, ведущих к повышению удовлетворенности клиентов и постоянному совершенствованию.

Эта концепция охватывает не только производство, но и сферы услуг, разработку ПО и даже административные процессы. В ресторане время выполнения может представлять собой временной период от момента размещения заказа до момента доставки еды, а в консалтинговой фирме время выполнения измеряется от момента привлечения клиентов до момента завершения проекта.

Как рассчитать время выполнения

Расчет времени выполнения осуществляется по следующей простой формуле. 

Время выполнения заказа = дата окончания – дата начала. 

Самое сложное — это точно определить начало и окончание процессов, поскольку они существенно различаются в зависимости от отрасли и конкретных рабочих процессов.

Например, если клиент размещает заказ 1 января и получает продукт 15 января, то время выполнения составляет 14 дней. Однако этот простой расчет может усложниться, если принимать во внимание рабочие дни, выходные и различные часовые пояса.

Четкое определение начальной и конечной точек измерения имеет решающее значение. Начальной точкой может быть получение заказа, заявка на материалы или начало проекта. Конечной точкой может быть отгрузка продукции, доставка клиенту или подписание проекта. Последовательность этих определений обеспечивает точное отслеживание и содержательное сравнение с течением времени.

Типы времени выполнения

Для различных целей в деловых операциях требуются различные типы времени выполнения. Понимание этих различий помогает организациям определить конкретные области, нуждающиеся в улучшении, и более эффективно распределять ресурсы. Каждый тип ориентирован на определенные сегменты процесса, что позволяет целенаправленно оптимизировать усилия.

Время выполнения для клиента

Время выполнения для клиента — это время между оформлением заказа клиентом и его получением. Обычно оно отсчитывается с момента подтверждения заказа, но может учитывать и время на оформление заказа. Сюда включена подготовка продукта, упаковка и поставка, а завершается процесс вручением клиенту.

Время выполнения для материалов

Время выполнения для материалов — типичный показатель на производстве. Оно отражает время между выявлением потребности в материалах и их получением. Например, если производитель использует необработанную сталь, время выполнения для материалов включает определение необходимого количества и марки, размещение заказа у поставщика, сроки производства материалов в соответствии со спецификациями, а также учет упаковки и поставки.

Время выполнения для продукции

Время выполнения для продукции — это время, необходимое на создание продукта, после того как получены все материалы. Этот внутренний показатель времени выполнения не включает поставку клиентам, а заканчивается, когда продукт готов. Например, время выполнения для продукции при разработке программного обеспечения включает сбор требований, создание спецификаций дизайна и разработки, разработку самого программного обеспечения, тестирование и выпуск.

Этот тип времени выполнения в первую очередь находится под контролем компании, что делает его идеальным объектом для усовершенствования процессов. Производители могут сосредоточиться на эффективности оборудования и оптимизации рабочего процесса, а команды разработчиков ПО — на итеративных процессах и автоматизированном тестировании.

Общее время выполнения

Общее время выполнения — это суммарное время от момента закупки материалов до момента окончательной поставки, включая все остальные типы времени выполнения. Это комплексное измерение отражает весь цикл производства и поставок, предоставляя наиболее полное представление об эффективности работы.

Понимание общего времени выполнения помогает организациям определить, какие составляющие в наибольшей степени способствуют общим задержкам. Возможно, компания обнаружит, что, несмотря на эффективность производства, закупка материалов сопряжена с самыми длительными задержками, что говорит о необходимости сосредоточить внимание на отношениях с поставщиками и управлении запасами.

Время выполнения поставки

Время выполнения поставки оценивает время, затрачиваемое на транспортировку готовой продукции клиенту. Методы поставки и партнеры по логистике сильно влияют на эту составляющую, поэтому выбор поставщика и логистическая стратегия крайне важны.

Географическое местоположение значительно влияет на время выполнения поставки, поэтому компании зачастую создают региональные распределительные центры, чтобы сократить время транспортировки.

Составляющие времени выполнения

Время выполнения можно разбить на отдельные элементы, чтобы было проще измерять, отслеживать и оптимизировать процессы. Они перечислены ниже.

• Предварительная обработка включает действия, которые необходимо выполнить перед закупкой материалов или продуктов: определить требования, создать задачу или техническое задание и оформить заказ. Эти действия предшествуют фактическому размещению заказа и могут отличаться в зависимости от отрасли.

• Обработка включает время от получения заказа до производства продукта. В разработке программного обеспечения это время, необходимое для создания новой функции. В производстве это время на создание физического продукта.

• Время ожидания — это период между предыдущими двумя пунктами. Например, если продукт находится на стратегической дорожной карте, но до него есть другие проекты, время ожидания показывает срок между размещением заказа и началом обработки.

• Хранение показывает, как долго продукт хранится на объекте, например на складе, перед отправкой.

• Транспортировка — это время, в течение которого товар находится в пути от склада до клиента.

• Проверка — за это время клиент должен проверить, соответствует ли продукт его требованиям. Для готовых изделий это может включать проверку правильной работы продукта. В разработке программного обеспечения это обычно период приемочного тестирования пользователями. Во всех примерах проверка может включать время на внесение исправлений в продукт.

Факторы, влияющие на время выполнения

На время выполнения могут влиять многие факторы, среди которых следующие:

• Доступность поставщиков. Точность ваших прогнозов времени выполнения напрямую зависит от точности прогнозов поставщиков. Если поставщик не может получить материалы, время выполнения для них увеличивается.

• Надежность поставщиков. Качество полученных поставщиком материалов может значительно повлиять на ваше время выполнения, особенно если продукция потребует ремонта или замены.

• Производственные процессы. Каждый этап производственного процесса способен увеличить или сократить время выполнения. Эффективные процессы сокращают его, а непрозрачные или запутанные могут его увеличить.

• Количество запасов. Небольшие запасы при высоком спросе могут увеличить время выполнения. Однако слишком большие запасы требуют много места для хранения, что может сказаться на эффективности обработки заказов.

• Транспортировка. Расстояние, которое продукция должна пройти от склада до клиента, а также таможенный контроль или проверки со стороны регулирующих органов могут повлиять на время выполнения.

• Качество. Недостаточная надежность продукции или несоответствие ожиданиям клиентов может повлечь за собой поставку продуктов на замену. В таких случаях время выполнения от заказа до вручения клиенту вырастает примерно вдвое.

• Спрос. Спрос на продукцию может быть сезонным. Например, если вы производите садовую мебель, спрос увеличивается в теплое время года. Если спрос превышает производственные мощности, это может привести к задержкам выполнения заказов. Каждая задержка заказа увеличивает среднее время выполнения.

• Коммуникация. Плохая коммуникация между командами или с поставщиками и грузоотправителями может снизить эффективность. К этой категории относятся случаи, когда продукт не поставляется, хотя доступен, или задержки с заказами сырья.

• Внешние события. Пандемия COVID-19 нарушила цепочку поставок, что привело к росту времени выполнения. Другие события, такие как стихийные бедствия, перебои в подаче электроэнергии, дорожное строительство и политические события, также могут повлиять на время выполнения.

Как сократить время выполнения за 6 простых шагов

Сокращение времени выполнения создает конкурентное преимущество за счет снижения затрат и улучшения денежных потоков при одновременном повышении удовлетворенности клиентов. 

Сокращение времени выполнения улучшает сразу несколько областей бизнеса. Вы добьетесь лучших результатов, если будете совместно работать над процессами, технологиями и навыками работы в команде, а не исправлять что-то одно за раз. Сосредоточьтесь на изменениях, которые принесут наибольшую отдачу от приложенных усилий.

Эти стратегии работают в различных отраслях. Детали могут меняться в зависимости от бизнеса, но базовые подходы последовательно сокращают время выполнения заказа.

1. Определите, что в первую очередь является причиной задержек

Изучите процессы, которые влияют на время выполнения. Исключите необязательные и бесполезные шаги, если такие есть. Помните, что оптимизация процессов может потребовать новых шагов для сокращения времени выполнения.

Например, если проверки регулирующих органов влияют на время выполнения, определите скорость доработки готовой продукции. Поручите отдельному сотруднику или команде разобраться с требованиями и проверить, соответствуют ли им характеристики. Могут помочь и такие дополнительные шаги, как тестирование готовой продукции на соответствие требованиям. Хотя поначалу это может потребовать дополнительного времени, впоследствии общее время выполнения для вашей продукции сократится. 

Если вы покупаете сырье, проверьте количество повторных заказов и отказов из-за проблем с качеством. Поищите способы повысить качество — например, сформулировать более четкие требования к необходимым материалам, сравнить качество у различных поставщиков и проанализировать, как вы храните и используете материалы.

2. Улучшайте отношения с поставщиками для ускорения выполнения заказов и достижения более высоких результатов

Познакомьтесь со своими поставщиками и проведите необходимую подготовку. Самые дешевые продукты могут стать самыми дорогими, если время выполнения увеличивается из-за необходимости их доработки, а также ненадежности или периодической недоступности. Управление взаимоотношениями с поставщиками играет важную роль в закупке высококачественных материалов, согласовании цен, возврате брака или передаче продукции на доработку.

Выбирая поставщиков, изучите их время выполнения, местоположение и надежность. Местные поставщики часто могут быстрее поставлять продукцию, а близкое расположение позволяет наладить более прочные отношения. Тесное сотрудничество с поставщиком поможет вам оперативно справиться с возможными проблемами.

3. Оптимизируйте внутренние процессы, сосредоточив внимание на важной работе

Автоматизация повторяющихся задач устраняет человеческие ошибки и значительно сокращает время обработки. Определите узкие места, в которых постоянно накапливается работа, и измените структуру этих областей для упрощения рабочего процесса. Взаимодействие между командами имеет решающее значение для оптимизации рабочих процессов, поскольку передача задач между отделами часто приводит к задержкам.

Стандартизация процедур разных команд обеспечивает единообразные результаты и уменьшает разницу по времени обработки. Документируйте рекомендации и создавайте четкие протоколы для распространенных сценариев. Такой подход помогает новым участникам команды быстрее включиться в работу и сокращает время обучения сложным процессам.

4. Оптимизируйте управление запасами

Использование стратегий инвентаризации по концепции Just-in-time (JIT) может значительно сократить время хранения и уменьшить сопутствующие затраты. Однако эти стратегии требуют точного прогнозирования спроса для предотвращения дефицита. Стратегии резервных запасов обеспечивают защиту от рисков, связанных с неопределенностью спроса, при этом количество самих запасов остается в пределах нормы.

Эффективное управление запасами позволяет поддерживать баланс между издержками и уровнями обслуживания. Передовые методы прогнозирования и мониторинг спроса в режиме реального времени помогают организациям поддерживать оптимальный уровень запасов. Рассмотрите возможность внедрить автоматизированные моменты возобновления заказов и делайте выбор в пользу сотрудничества с поставщиками, которые при необходимости могут оперативно пополнить ваши запасы.

5. Инвестируйте в технологии, позволяющие согласовать задачи с целями

Системы планирования ресурсов на предприятии (ERP) объединяют различные бизнес-процессы и позволяют визуализировать операции в режиме реального времени. С помощью аналитики на базе ИИ можно выявлять закономерности и прогнозировать потенциальные задержки до их возникновения. Эти инструменты помогают не просто решать постоянно возникающие проблемы, а осуществлять упреждающее управление.

Системы отслеживания в режиме реального времени позволяют мгновенно выявлять задержки и быстро реагировать на ситуацию. Прогнозирующая аналитика помогает командам предвидеть проблемы и принимать упреждающие меры. С помощью мобильных приложений и облачных платформ участники команды получают доступ к важной информации и могут принимать обоснованные решения независимо от местонахождения.

6. Обучайте свою команду и информируйте другие заинтересованные стороны

Постоянное изучение способов улучшения процессов и технологических инструментов позволяет участникам команды эффективно сокращать время выполнения. Хорошо обученные команды оперативно выявляют потенциальные задержки и внедряют решения до обострения проблем.

Обучая участников команд разнообразным навыкам, можно снизить зависимость от конкретных сотрудников и обеспечить более гибкий подход к распределению обязанностей.

Пример выполнения индивидуального онлайн-заказа

Представьте, что клиент заказывает ноутбук в пользовательской конфигурации через интернет-магазин. Процесс начинается, когда клиент отправляет свой заказ в понедельник утром, что запускает несколько параллельных действий, которые отражают различные компоненты времени выполнения.

Этап предварительной обработки занимает 2 часа: система проверяет конфигурацию, обрабатывает платеж и генерирует заказы на выполнение работ. Закупка материалов осуществляется одновременно, и на сбор конкретных компонентов от различных поставщиков потребуется 1 день. Больше всего времени уходит на ожидание специализированной видеокарты от производителя: это занимает 3 дня.

Сбор заказа начинается, как только все компоненты становятся доступны. Сборка, тестирование и упаковка ноутбука занимают 6 часов. Проверка качества добавляет еще 2 часа. Это необходимо, чтобы убедиться в соответствии системы указанным спецификациям. После этого начинается процесс отправки готового ноутбука. Один день он находится на складе, а затем его забирает перевозчик. Доставка клиенту наземным транспортом занимает 2 дня.

Общее время выполнения от размещения заказа до поставки составляет 7 дней.

Три шаблона для контроля за временем выполнения

Управлять временем выполнения заказов намного проще, если у вас есть подходящие визуальные инструменты для отслеживания прогресса и выявления проблем до их обострения. Представленные шаблоны превращают хронологические схемы проектов в четкие и практичные дорожные карты, обеспечивающие согласованность работы команд и своевременные результаты. Благодаря встроенным функциям оптимизации Jira и Confluence эти шаблоны позволяют мгновенно понять, где возникают задержки и как их предотвратить.

Шаблон хронологии проекта Jira

С помощью этого шаблона команда может создавать визуальные дорожные карты на недели или месяцы и планировать этапы проекта с четкими датами начала и окончания. Это повышает прозрачность работы отделов и дает возможность выявлять потенциальные узкие места на ранних этапах планирования. Команды могут отслеживать зависимости между этапами и заранее корректировать сроки в случае возникновения задержек.

Шаблон расписания проекта Jira

Этот шаблон разбивает масштабные ожидаемые результаты на управляемые задачи с четкими зависимостями и распределением ресурсов. Запланированные задачи помогают участникам команды снизить неопределенность и согласовать ожидаемые результаты. В шаблон включены встроенные индикаторы для учета времени и прогресса, позволяющие определить, когда проекты отстают от графика.

Шаблон хронологии рабочего процесса Confluence

С помощью этого шаблона можно осуществлять многофункциональное планирование, визуализируя хронологию, которая связывает стратегию с этапами выполнения. Команды могут документировать прогресс, напрямую ссылаться на задачи Jira и синхронизировать несколько рабочих потоков. Шаблон включает инструменты связи с заинтересованными сторонами и обновления статуса, которые информируют всех участников процесса и устраняют необходимость в длительных собраниях.

Оптимизируйте отслеживание времени выполнения с помощью Jira

Решение Jira предоставляет мощные возможности для измерения и мониторинга времени выполнения в ходе разработки ПО и управления проектами. Команды могут настраивать собственные рабочие процессы для отслеживания задач на каждом этапе процесса разработки.

Функции отслеживания рабочих процессов Jira позволяют детально анализировать время, затрачиваемое на циклы разработки. С помощью правил автоматизации можно отправлять уведомления, если задачи слишком долго остаются на определенных стадиях. Это поможет командам заранее устранять возможные задержки. Встроенные инструменты отчетности позволяют получить представление об этапах управления проектами и выявить узкие места в процессе разработки.

Возможности интеграции в Jira позволяют командам подключаться к другим инструментам экосистемы разработки и получать полное представление о времени выполнения на протяжении всего процесса планирования проекта. Показатели времени выполнения можно разместить на пользовательских дашбоардах в режиме реального времени и на их основе принимать решения о распределении ресурсов и улучшении процессов.

Расширенные функции, такие как диаграммы Burndown и сводные диаграммы процесса, помогают командам визуализировать тенденции времени выполнения. Подобные методы визуализации незаменимы при ежегодном планировании и дают командам возможность сформулировать реалистичные ожидания по тайм-менеджменту для будущих проектов.

Команды также могут создавать планы действий на основе данных о времени выполнения и целенаправленно внедрять улучшения в нужных областях. Эти действия направлены на достижение более масштабных задач в рамках стратегии продукта и помогают организациям более эффективно ставить цели.