Что такое анализ затрат и выгод (CBA)?

Анализ затрат и выгод (CBA) — это основанный на данных метод оценки целесообразности проекта или решения с точки зрения бизнеса. Прогнозирование прибыльности с помощью CBA помогает командам избежать финансовых убытков. 

CBA складывается из определения области проекта, составления списка затрат и выгод, проведения денежной оценки, расчета чистой приведенной стоимости (NPV), анализа результатов и принятия решений с учетом этой информации. Сравнение общей ожидаемой суммы затрат с ожидаемой прибылью наглядно показывает общую ценность проекта и его целесообразность (как правило, в виде соотношения). 

В этом руководстве рассматриваются плюсы и минусы CBA, определяются его основные компоненты и описывается, как правильно провести этот анализ.

Что такое анализ затрат и выгод?

Анализ затрат и выгод сравнивает оценочные или предполагаемые затраты и выгоды проекта или решения. Это одна из важнейших составляющих управления проектами, измеряющая финансовую целесообразность проекта и помогающая компаниям избежать убытков. Если анализ показывает, что выгоды перевешивают затраты, то проект можно считать рентабельным и подходящим для реализации.

Если же затраты превышают выгоды, то от проекта следует отказаться как от нецелесообразного.

Анализ затрат и выгод полезен во множестве ситуаций.

• Начало проекта. Сравнение потенциальных выгод и затрат помогает предугадать жизнеспособность проекта. Исходя из его ожидаемой ценности будет понятно, стоит ли двигаться дальше.

• Планирование бюджета. Анализ помогает эффективнее управлять несколькими проектами в условиях ограниченного бюджета. Прогнозируя прибыль с помощью CBA, вы сразу увидите, можно ли утверждать выделенный бюджет. 

• Распределение ресурсов. Вы можете быстро рассчитать рентабельность проектов (ROI) и выявить самые перспективные из них. CBA, особенно в сочетании с программным обеспечением для планирования проектов, помогает рациональнее и эффективнее распределять ресурсы. 

• Управление рисками. С помощью CBA можно оценить риски и реализовать итеративные и адаптивные стратегии их снижения. Для этого отлично подходит методика Scrum. Также анализ помогает найти компромиссное решение между затратами и выгодами различных мер предосторожности и выделить на них из бюджета оптимальную сумму.

• Укрепление контакта. Расчет затрат и выгод, особенно когда он наглядно показан на доске Kanban, помогает обосновать решения по проектам, а прозрачные вычисления укрепляют доверие заинтересованных сторон.

• Разработка политик. С помощью CBA удобно оценивать новые политики или правила по проекту с точки зрения стратегий их реализации. Например, обеспечить нормативное соответствие можно разными способами, и оценка затрат и выгод поможет выбрать самый оптимальный. 

Решения на основе анализа затрат и выгод помогут оценить перспективы проекта, согласовать его с целями организации, оптимизировать использование ресурсов и получить максимальную прибыль.

Поскольку CBA по своей природе ориентирован на данные, его можно с успехом применять для анализа продуктов, подготовки стратегий их разработки и подкрепления других экономических решений. Этот анализ будет полезен при любой методике управления проектами: как Agile, так и каскадной.

Ключевые компоненты анализа затрат и выгод

Основные составляющие анализа затрат и выгод — это затраты, выгоды, временные рамки и ставки дисконтирования. Эти компоненты помогают менеджерам проектов эффективно рассчитывать затраты и выгоды для компании.

В ходе CBA можно оценить следующие затраты.

• Прямые затраты. Можно отслеживать прямые затраты на производство конкретного продукта или услуги: труд, материалы, расходные материалы и заработную плату.

• Косвенные затраты. Эти затраты не связаны непосредственно с производством товаров и услуг. В их число входят: аренда офиса, заработная плата администраторов, коммунальные платежи и накладные расходы.

• Нематериальные затраты. Этот тип затрат легко выявить, но сложно измерить в денежном выражении. Например, это может быть спад производительности, потеря деловой репутации или недовольство клиентов.

• Стоимость выбора. Это затраты, обусловленные предпочтением одного проекта или стратегии другим. Например, если отдать ресурсы не на улучшение имеющихся функций в программном обеспечении, а на разработку новой функции, можно упустить выгоду от повышенной удовлетворенности и лояльности пользователей.

Теперь, когда мы разобрались с затратами, давайте рассмотрим выгоды проектов, которые можно измерить с помощью анализа CBA.

• Материальные выгоды. Этот тип выгод легко рассчитать и измерить в денежном выражении. Например, это рост доходов, сокращение расходов и повышение эффективности.

• Нематериальные выгоды. Как и нематериальные затраты, такие выгоды трудно измерить в денежной стоимости. Это может быть улучшение репутации, повышение удовлетворенности сотрудников или лояльности клиентов.

Проводя анализ затрат и выгод, следует понимать, что и те, и другие бывают краткосрочными и долгосрочными.

• Анализ краткосрочных затрат и выгод дает представление о результатах, которых можно ожидать от проекта в ближайшем будущем. Например, наем временных сотрудников на проект сразу же приведет к повышению расходов на их заработную плату.

• Анализ долгосрочных затрат и выгод дает более широкую картину целесообразности проекта. Например, вложения в новое оборудование неизбежно влекут за собой расходы на его техническое обслуживание и замену.

Ставка дисконтирования — это норма прибыли, которую проект должен принести компании, чтобы она была рентабельной. Ставка дисконтирования позволяет точно рассчитать приведенную стоимость всех будущих денежных потоков.

Ошибки в расчете этой величины отразятся на расчете чистой приведенной стоимости. Это, в свою очередь, может натолкнуть на неудачные решения и сделать проект убыточным.

Рассчитать ставку дисконтирования можно разными способами.

• Модель оценки капитальных активов (CAPM). В методе CAPM учитывается систематический или рыночный риск инвестиции по сравнению с рыночным риском в целом.

• Метод накопления. Этот метод основывается на структуре капиталов компании. Здесь рассчитывается средневзвешенная стоимость капитала (WACC) в зависимости от объемов финансирования за счет займов и акций (в соотношении).

• Трехфакторная модель Фама-Френча. Это более комплексный подход, чем CAPM. Здесь для более точной оценки ставки дисконтирования учитываются факторы, не входящие в рыночный риск, в частности размер и балансовая стоимость.

Для открытых акционерных компаний идеально подходит модель CAPM, поскольку она использует общедоступные данные. Метод накопления можно выбрать при наличии точной информации о структуре капиталов компании, а также о соотношении заемных и акционерных средств и их объемах.

Если же у вас на руках есть данные о таких факторах, как рыночный риск, размер и стоимость, то выбирайте факторную модель Фама-Френча: ее результаты будут еще точнее.

Преимущества применения CBA в управлении проектами

Принимая важные решения, необходимо от чего-то отталкиваться, поэтому анализ CBA весьма полезен при управлении проектами. Например, если вам требуется постоянно оценивать проект и принимать решения для последовательного анализа в динамике, то во избежание путаницы следуйте принципам бережливого производства.

Анализ затрат и выгод может помочь в следующих аспектах планирования проектов.

• Объективное принятие решений. Это основанный на данных подход, при котором решения принимаются по результатам анализа собранной информации. При таком способе полностью исключается предвзятость, а решения опираются исключительно на факты. А анализ CBA, как мы помним, служит неплохим подспорьем в сборе актуальных данных.

• Смягчение рисков. CBA помогает команде управления проектом выявлять потенциальные проблемы, например перерасход бюджета, разрастание области проекта, неудачное распределение ресурсов, сложности в управлении рисками, конфликты между заинтересованными сторонами, несоответствие нормативным требованиям, технические сложности, проблемы с обеспечением качества, изменения рынка, воздействие на окружающую среду и общество или возникновение разногласий. Как вариант, если проект кажется нерентабельным, компания может отказаться от него, чтобы не понести убытки.

• Оптимизация ресурсов. CBA помогает заметить скрытые затраты, связанные с проектом. Эта информация позволяет перераспределить ресурсы и оптимизировать их для сокращения затрат и получения максимальной прибыли. 

• Доверие заинтересованных сторон. CBA повышает шансы на успех проекта, поскольку команда будет выбирать только прибыльные проекты. Успешные проекты помогают компаниям завоевать доверие заинтересованных сторон.

Проблемы и ограничения CBA

CBA играет ключевую роль при принятии решений в рамках управления проектами, однако имеет при этом свои ограничения. 

Определение денежной стоимости нематериальных затрат и выгод может быть сложной задачей, поскольку эти показатели в значительной степени основаны на допущениях. В результате вы можете не получить четкого представления о влиянии этих компонентов. Поначалу проект кажется выгодным, но нематериальные потери, недооцененные в процессе CBA, чреваты неожиданными убытками в будущем.

Более того, если вы работаете с ограниченными данными о затратах и выгодах, результат будет неточным. Эти факторы могут повлиять на результаты анализа и привести к ложным прогнозам.

Как провести анализ затрат и выгод для управления проектами

Чтобы точно оценить затраты и выгоды очередного проекта, выполните следующие шаги.

Определите область проекта

Первым шагом в анализе затрат и выгод нужно определить область проекта и задать структуру. Простой шаблон плана проекта облегчает эту задачу. Можно начать с указания того, для чего проводится анализ. Аналогичным образом следует конкретизировать цели и задачи.

Определите необходимые ресурсы, оборудование, хронологию, метод оценки, требования к персоналу и актуальные данные. Здесь вам также следует выявить ключевые заинтересованные стороны и отправить им уведомление, чтобы они могли внести свой вклад.

Чтобы упростить процесс, используйте единую валюту для всех денежных значений. Помните, что это групповая работа, и вы должны применять правильные стратегии управления командой для достижения наилучшего результата.

Определите затраты и выгоды

Второй шаг заключается в определении всех соответствующих затрат и выгод. Вместе с командой по управлению проектом проведите сеанс мозгового штурма, чтобы гарантированно рассмотреть все варианты. Шаблон мозгового штурма сделает беседу продуктивной. Именно так вы можете обнаружить скрытые расходы, которые не были очевидны на первый взгляд. 

Определив затраты и выгоды проекта, классифицируйте их на прямые, косвенные, материальные, нематериальные и другие. Обратите внимание, что на этом шаге вы пока только выявляете статьи, а не даете их денежную оценку.

Присвойте денежные значения

Когда вы закончите классифицировать все статьи затрат и выгод, настанет время присвоить им денежное значение. 

Количественное измерение материальных затрат и выгод с помощью рыночных цен, исторических данных и методов оценки не представляет трудности, а вот с нематериальными статьями дело обстоит сложнее.

Вы можете попробовать метод субъективной оценки (CVM), метод гедонистического ценообразования, анализ экономической эффективности (CEA) или программное обеспечение, чтобы приблизиться к точной оценке и эффективнее определить стоимость в денежных единицах.

Рассчитайте чистую приведенную стоимость (NPV)

Анализ затрат и выгод включает множество будущих поступлений и расходований денежных средств. Для их актуализации нужно рассчитать их текущую стоимость. 

Затем найдите разницу между выгодами и затратами для расчета NPV, чтобы оценить прибыльность проекта.

Расчеты включают четыре фактора: выгоды (B), затраты (C), процентную ставку, или ставку дисконтирования (i), и количество лет с начала проекта (t).

Ниже приведена формула для расчета чистой приведенной стоимости:

NPV = B₀-C₀(1+i)₀+B₁-C₁(1+i)₁+......+B_t-C_t(1+i)_t,

Или NPV =

где:

• NPV — приведенная стоимость; 

• t — период (с 0 по T);

• Bt — поступление денежных средств в момент t; 

• C_t — расходование денежных средств в момент t; 

• i — ставка дисконтирования, или процентная ставка.  

Для определения приведенной стоимости всех будущих затрат и выгод в аналитической формуле используют выбранную ставку дисконтирования. Как обсуждалось ранее, выбрать ее можно с помощью различных методов. Чтобы найти приведенную стоимость всех будущих денежных потоков и рассчитать NPV, разницы между выгодами и затратами суммируют.

Вот более простая формула.

Чистая приведенная стоимость (NPV) = приведенная стоимость будущих выгод − приведенная стоимость будущих затрат

Проанализируйте полученные результаты

NPV показывает, будет ли проект прибыльным. Вы получите один из трех результатов. 

• Положительное значение: проект будет прибыльным, и вы можете его принять. 

• Отрицательное значение: проект будет убыточным, и вам следует отказаться от него. 

• Нулевое значение: от проекта не будет прибыли, ни убытков.

Принимайте обоснованные решения

Сделайте выводы на основе результатов анализа. Встретьтесь с командой по управлению проектом и решите, продолжить ли проект или остановить его.

Принимайте продуманные решения с помощью анализа затрат и выгод в Confluence

Анализ затрат и выгод необходим для принятия обоснованных решений и управления рисками. Несмотря на некоторые ограничения, это отличный способ определить прибыльность проекта или хозяйственной деятельности. Следуя этому руководству, вы сможете правильно провести анализ затрат и выгод, чтобы эффективнее управлять проектами.

Важно представить участникам команды отчет об анализе затрат и выгод и делиться с ними обновлениями проекта и принятыми бизнес-решениями, чтобы держать всех в курсе событий. Кроме того, проводить анализ вручную не стоит, так как это отнимает много времени и усилий. Для этих задач рекомендуем программное обеспечение для совместной работы над проектами, такое как Confluence. 

С помощью Confluence можно проводить анализ затрат и выгод и информировать коллег по команде обо всех обновлениях проекта в режиме реального времени. Работайте так, как вам удобно: делайте заметки, проводите мозговые штурмы на доске или записывайте видеоролики. Приглашайте коллег к сотрудничеству: вместе вы можете редактировать материалы в реальном времени и оставлять встроенные комментарии. Когда будете готовы, без труда поделитесь информацией со всей компанией. 

Благодаря интуитивно понятной навигации и мощному поиску работа остается хорошо организованной и увязанной с нужными командами, проектами и целями, даже когда компания масштабируется и растет. Ключевые знания, касающиеся всей компании и отдельных проектов, собраны воедино, а потому всегда доступны и готовы к использованию на благо бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Что такое анализ затрат и выгод?

Анализ затрат и выгод — это системный подход компании к оценке сильных и слабых сторон проекта, бизнеса или любой хозяйственной деятельности, связанной с принятием решений.

Каковы пять этапов анализа затрат и выгод?

Анализ затрат и выгод состоит из пяти шагов: 1) определение затрат и выгод, 2) их количественная оценка, 3) расчет чистой приведенной стоимости, 4) оценка рисков и неопределенности и 5) принятие решения.

Каков пример анализа затрат и выгод?

В качестве примеров можно привести оценку расходов на производство продукта, анализ проектного бюджета и сравнение стоимости различных медицинских процедур.