Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

Если повторяющиеся задачи выполняются вручную, без инструментов автоматизации, то неизбежно страдает производительность, растет число ошибок, сотрудники выгорают, а об инновациях можно и вовсе забыть.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) не только избавит вас от рутинных задач и поможет сократить расходы, но и выведет вашу команду на полную мощность. BPA дает возможность сосредоточиться на стратегических инициативах и инновациях, повысить эффективность службы ИТ-поддержки и оптимизировать бизнес-процессы. 

В этой статье рассказывается об автоматизации бизнеса, о том, почему это важно и какие стандартные процессы подходят для этой цели, а также о преимуществах соответствующих инструментов. 

Оптимизируйте бизнес-задачи и управление проектами с помощью BPA.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — это комплекс технологий и инструментов для упрощения и автоматизации повторяющихся задач или процедур, которые обычно выполняются вручную. Она позволяет автоматизировать рутинные многоэтапные процессы с помощью систем управления ИТ.

Цель BPA — повысить эффективность бизнеса, уменьшить количество ошибок и высвободить ценные человеческие ресурсы для более стратегических задач, например для планирования проектов. 

Без BPA не обойтись, когда нужно оптимизировать рабочие процессы для управления инцидентами, выполнения запросов, управления проектными рисками, корпоративными рисками и управления изменениями. 

Инструменты и программные решения BPA берут на себя выполнение трудоемких, чреватых ошибками ручных задач.

В результате каждый шаг выполняется точно и последовательно, а весь процесс заметно ускоряется. За счет сокращения ручного труда — будь то путем автоматического создания заявок, перенаправления запросов соответствующим командам или составления регулярных отчетов — BPA повышает общую эффективность ИТ-услуг.

Какие бизнес-процессы компании можно автоматизировать?

Автоматизация конкретных бизнес-процессов делает их намного точнее и эффективнее. Но чтобы эти усилия не пропали даром, очень важно правильно подобрать процессы для автоматизации.

Ниже перечислены ключевые бизнес-процессы, идеально подходящие для BPA.

• Задачи, выполняемые в больших объемах. Автоматизация частых задач типа ввода данных и создания отчетов экономит время и уменьшает количество ошибок из-за человеческого фактора (например, тех же опечаток).

• Задачи с четкими сроками. Можно оптимизировать бизнес-процессы со строго определенными сроками, например мониторинг системных оповещений или автоматическую рассылку уведомлений. Автоматизация обеспечит быстрое реагирование без задержек.

• Групповые задачи. Автоматизируйте бизнес-задачи, требующие скоординированной работы разных участников команды, например рабочие процессы подтверждения или процессы, в которых задействовано несколько команд. Это расширит возможности совместной работы, а также ускорит выполнение задач и гарантирует своевременную поставку.

• Процессы поддержки. Автоматизация рутинных задач поддержки, например резервного копирования системы, освобождает время сотрудников для стратегических мероприятий и повышает эффективность службы поддержки.

• Задачи, для которых требуется вести журнал аудита. К таким задачам относятся процессы с обязательным ведением подробного учета для обеспечения нормативного соответствия и аудита, например финансовые транзакции.

• Нечастые задачи. Хорошие результаты показывает автоматизация редких, но необходимых задач, например периодического технического обслуживания систем или проверок нормативного соответствия. Она гарантирует, что работа будет выполняться в установленном порядке без контроля вручную.

Примеры BPA

Вы удивитесь, насколько полезной может быть автоматизация конкретных задач. Вот несколько примеров из реальной жизни. 

• Управление инцидентами. Автоматизированная система способна создавать заявки по зарегистрированным проблемам, назначать их исходя из степени серьезности и уведомлять нужных участников команды. В результате проблемы решаются не только быстрее, но и эффективнее.

• Выполнение запросов на обслуживание. BPA помогает быстро обрабатывать запросы, проверять наличие всех необходимых подтверждений и уведомлять пользователей о статусе, существенно ускоряя обслуживание.

• Управление изменениями. Инструменты автоматизации позволяют управлять запросами, отслеживать процесс подтверждения и вносить изменения по заранее составленному расписанию, сводя к минимуму сбои и улучшая контроль.

• Адаптация и увольнение. С помощью BPA удобно управлять созданием аккаунтов, выделением необходимого оборудования и предоставлением прав доступа на этапе адаптации. При увольнении аккаунты автоматически деактивируются, активы возвращаются в компанию, а весь процесс проходит последовательно и безопасно.

Преимущества инструментов для автоматизации бизнес-процессов

Инструменты BPA дают множество преимуществ, помогающих командам работать гораздо продуктивнее. Это такие инструменты, как ПО для управления рабочими процессами, автоматизирующее рутинные задачи, и платформы для работы с клиентами с функциями автоматического ввода данных и отслеживания лидов. 

Рассмотрим самые весомые преимущества инструментов для автоматизации бизнеса.

Повышение эффективности

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов оптимизируют выполнение повторяющихся задач, заметно повышая их эффективность. Они сокращают ручной труд и сводят к минимуму количество ошибок, вызванных человеческим фактором. 

Так, например, автоматизированные системы размещения заявок в ИТ помогают ускорить реагирование на заявки и их обработку. В результате проблемы решаются быстрее и эффективнее, что не может не повысить удовлетворенность клиентов.

Принятие более эффективных решений

Программное обеспечение для управления корпоративными ресурсами увязывает и синхронизирует различные бизнес-процессы, данные между подразделениями, показатели производительности и многое другое, то есть становится единым источником достоверной информации. Помимо обеспечения доступности этих ресурсов, оно предоставляет командам и руководителям информацию об использовании ресурсов и показателях бизнеса в реальном времени на основе данных для более точного планирования проектов.

Такие инструменты, как функция планирования ресурсов в Jira Align, помогают руководителям принимать обоснованные и стратегические решения по распределению ресурсов, помогая рассчитать ресурсы команды в соответствии с прогнозируемым объемом работы. Благодаря этому они видят, чего действительно могут достичь команды в установленные сроки и какими ресурсами они располагают.

Больше точности и согласованности

Автоматизация рабочих процессов гарантирует, что команда всегда будет точно следовать стандартизованным процедурам и процессам. Кроме того, автоматизированные системы допускают меньше ошибок при обработке данных и предоставлении услуг, а это значит, что ИТ-операции становятся более стабильными и надежными.

Снижение затрат

Уменьшая объем ручного труда, автоматизированные процессы помогают сократить штат специалистов поддержки. За счет этого снижаются эксплуатационные расходы. Кроме того, сокращаются простои и затраты, связанные с непроизводительными операциями и ошибками. В результате деятельность компании становится рентабельнее.

Более эффективное распределение ресурсов

Инструменты автоматизации улучшают планирование и распределение ресурсов. Когда рутинные и административные задачи автоматизированы, вы можете заняться более важными делами и воплощением стратегических инициатив. 

Благодаря оптимальному использованию ресурсов сотрудникам не нужно изо дня в день делать одно и то же. У них появляется время на перспективные задачи и инновации.

Оптимизируйте задачи и процессы с помощью Jira Service Management

Времена, когда приходилось все делать вручную, тратя уйму времени, денег, сил и раз за разом исправляя одни и те же ошибки, уже в прошлом. Автоматизация бизнес-процессов способна кардинально изменить управление ИТ-услугами, повысить их эффективность, точность и экономичность.

Решение Jira Service Management специально предназначено для ИТ-услуг, создания рациональных рабочих процессов и оптимального использования ресурсов. В нем предусмотрен ряд возможностей для упрощения задач и процедур. 

Jira Service Management помогает оптимизировать такие рутинные задачи, как управление инцидентами, изменениями и выполнение запросов на обслуживание, с помощью следующих возможностей.

• Правила автоматизации. Настройте собственные правила с помощью автоматизации Jira, чтобы назначать заявки, эскалировать задачи или рассылать уведомления на основе заранее заданных триггеров. В результате ручного труда станет меньше, а реагирование на заявки ускорится.

• Рабочие процессы управления инцидентами. Сведите к минимуму простои и предоставляйте услуги высокого качества, быстро направляя задачи нужной команде, уведомляя заинтересованные стороны и отслеживая прогресс разрешения инцидентов в рамках автоматизированных рабочих процессов.

• Управление запросами на обслуживание. Чтобы упростить выполнение запросов на обслуживание, создайте портал, на котором пользователи смогут без труда подавать их самостоятельно. В Jira Service Management можно автоматизировать назначение и приоритизацию запросов, чтобы ускорить их обработку. 

• Соглашения об уровне обслуживания. В Jira Service Management можно создавать собственные соглашения об уровне обслуживания (SLA), основанные на времени реагирования или устранения инцидентов. Можно задавать показатели SLA конкретно для ваших запросов на обслуживание: например, это могут быть время реагирования и уровни приоритетов. 

• Автоматизированное управление изменениями. Автоматизируйте процесс подтверждения и реализации изменений в вашей ИТ-среде. Jira Service Management помогает гарантировать уведомление нужных людей и выполнение всех необходимых действий.

• Управление инцидентами и проблемами. Автоматическое создание заявок о проблемах из повторяющихся инцидентов помогает командам устранять их первопричины и больше не допускать перебоев в работе.

Готовы автоматизировать операции, связанные с ИТ-услугами? Получите Jira Service Management бесплатно прямо сегодня!