Что такое управление проектами? Методологии, инструменты и советы

Управление проектами — это процесс, в ходе которого навыки, инструменты и технологии используются для планирования, выполнения, отслеживания и завершения проектов в установленные сроки. Это помогает согласовать деятельность команды со SMART-целями и критериями успеха с учетом имеющихся ограничений. 

В этой статье рассматриваются разнообразные методики, этапы управления проектами, а также важнейшие навыки, которыми должен обладать руководитель проекта.

Что такое управление проектами?

Управление проектом предполагает его ведение от начала до конца. За счет структурированного подхода команды могут достичь конкретных целей за определенное время с учетом выделенного бюджета и доступных ресурсов.

Эффективное управление проектами — ключ к успеху любого начинания, будь то запуск нового продукта, организация мероприятия или внедрение общекорпоративной инициативы. 

Ниже перечислены основные этапы управления проектами. 

• Планирование. На первом этапе определяется область проекта, его цели и действия для их достижения. Составляется подробная дорожная карта, планируются ресурсы и выявляются потенциальные риски. 

• Выполнение. План воплощается в жизнь: координируются ресурсы и участники, формируются ожидания заинтересованных сторон, контролируется выполнение задач. 

• Мониторинг. Отслеживается прогресс, оценивается эффективность по ключевым показателям и вносятся необходимые коррективы, чтобы сохранить верный курс. 

• Завершение. На этом этапе официально заканчивается работа над проектом. Оценивается успешность проекта, документируются сделанные выводы и высвобождаются ресурсы.

Почему важно управлять проектами?

Управление проектами помогает воплотить идеи в реальные результаты, а это, в свою очередь, открывает дорогу для развития бизнеса и внедрения инноваций. В пользу управления проектами говорит ряд аргументов. 

• Повышение эффективности. Управление проектами структурирует работу, а значит, помогает экономить время и ресурсы. Так как задачи, хронология и обязанности четко определены, команды могут сосредоточиться на самом важном.

• Больше порядка. У команд есть дорожные карты, которых они должны придерживаться. Такой подход помогает не упустить из виду важные задачи и гарантирует, что каждый точно знает свою роль и обязанности. 

• Налаженная коммуникация. Управление проектами способствует открытому и регулярному взаимодействию между участниками команды и заинтересованными сторонами. Такая прозрачность помогает предотвратить недоразумения, согласовать ожидания и повысить эффективность совместной работы. 

• Меньше ущерба от рисков. Управление проектами помогает командам выявить потенциальные риски в самом начале жизненного цикла проекта. В результате они успевают выработать стратегии, чтобы либо предотвратить эти риски, либо свести ущерб к минимуму и избежать дорогостоящих потерь. 

• Измеримые результаты. Ориентируясь на четкие цели и конкретные показатели, компании могут без труда отслеживать прогресс и измерять успех своих проектов. 

• Довольные клиенты. Благодаря управлению проектами команды поставляют результаты вовремя, укладываются в бюджет и следуют спецификациям. Это повышает удовлетворенность клиентов. 

Кому поможет управление проектами?

Управление проектами — незаменимый инструмент для любой компании, широко используемый различными специалистами во множестве отраслей. Это часть повседневных рабочих процессов, предусмотренных для разных должностей, включая следующие.

• Руководители проектов. Успех проектов напрямую зависит от руководителей, которым специальные навыки и инструменты помогают изо дня в день планировать, выполнять и отслеживать работу. 

• Руководители команд. Эти сотрудники часто участвуют в управлении проектом, направляя работу своей команды на достижение его общих целей. 

• Разработчики ПО и менеджеры по продуктам. В разработке ПО применяются методы управления проектами по системе Agile. Они помогают организовывать спринты, вести бэклоги и отслеживать прогресс в создании функций и исправлении багов. 

• Маркетинговые команды. Маркетологам управление проектами помогает координировать кампании, запуски продуктов и создание контента. 

• Высшее руководство. С помощью принципов управления проектами топ-менеджеры контролируют стратегические инициативы и согласовывают проекты с бизнес-целями. 

ПО для управления проектами типа Jira способствует эффективному сотрудничеству самых разных команд. Например, разработчики и специалисты по контролю качества могут наглядно представлять рабочие процессы и управлять тестированием ПО на досках Kanban в Jira. А команды маркетинга и дизайна могут вместе реализовывать творческие инициативы с помощью представлений хронологии и пользовательских рабочих процессов в Jira. 

Командам по эксплуатации удобно отслеживать и вести проекты по улучшению внутренних процессов, а службе поддержки клиентов — обрабатывать обращения и вместе со специалистами из других отделов решать проблемы.  Работая в таком популярном инструменте управления проектами, как Jira, команды могут наглядно следить за работой коллег, согласовывать приоритеты и направлять все усилия в единое русло для достижения глобальных бизнес-целей. Такое межфункциональное сотрудничество помогает командам и отделам в любой отрасли успешно и эффективно реализовывать проекты.

Подходы к управлению проектами

Не существует одного «правильного» способа приготовить яйцо. Точно так же не существует единой стратегии успешного выполнения проекта. Для ее выбора пригодятся подходы к управлению проектами. Это более обобщенные варианты организации проектов и управления ими. Они делятся на три основные категории

• Прогнозные подходы предполагают детальное планирование на начальном этапе и выполнение фиксированной последовательности шагов. Лучше всего использовать их, когда к проекту есть четкие требования, которые вряд ли изменятся.

• Адаптивные подходы отличаются гибкостью и позволяют командам корректировать планы по мере реализации проекта. Они полезнее всего, когда требования могут меняться или если они не были полностью известны изначально.

• Гибридные подходы сочетают элементы как прогнозных, так и адаптивных методов. Команды могут использовать прогнозное планирование для одних этапов и перейти на адаптивные методы для других, поддерживая баланс между структурированностью и гибкостью.

Пять методик управления проектами

Вот некоторые из самых популярных методологий управления проектами, каждая из которых основана на одном из трех основных подходов.

1. Управление проектами по методике Agile

Подход к управлению проектами по методике agile — это адаптивный итеративный подход: проект разбивается на части, которые выполняются за короткий промежуток времени (называемый спринтом). После каждого спринта команда снова оценивает текущую работу и вносит любые необходимые коррективы, чтобы не отклоняться от цели.

2. Каскадная модель управления проектами

Каскадная модель управления проектами — это классическая прогнозная методология. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени. 

3. Scrum

Scrum — это популярная система управления проектами в рамках методик agile. Как и agile, Scrum базируется на непрерывном совершенствовании. Системы типа Scrum помогают направить мышление в соответствии с принципами agile и освоить их в повседневном общении и работе. Доски Scrum в Jira помогают командам выполнять задачи постепенно и итеративно, управляя работой от спринта к спринту.

4. Бережливое управление проектами

Бережливое управление проектами — это еще один адаптивный подход, направленный на повышение производительности и ценности при одновременном сокращении потерь. Чтобы использовать его, нарисуйте схему потока создания ценности — последовательности действий по проекту. Затем тщательно исследуйте поток, чтобы найти и устранить действия, которые не добавляют ценности. Так вы упростите и оптимизируете процесс работы над проектом, сделав его максимально эффективным.

Ознакомьтесь с полезными советами по бережливому управлению

5. Kanban

Kanban — это адаптивная визуальная методология, основанная на бережливом управлении проектами. Задачи проекта отражены на доске Kanban, что позволяет участникам команды отслеживать состояние каждой задачи в любой момент. Такие инструменты, как доска Kanban в Jira, дополняют этот процесс и способствуют непрерывной поставке, помогая командам определять рабочие процессы и устранять узкие места.

Пять этапов управления проектами

Представьте, что запускаете проект с нуля. Управление проектом начинается не с отметок напротив выполненных задач в контрольном списке. Для начала нужно заложить фундамент.

Исходя из этих соображений, Институт управления проектами (PMI) выделил пять четких этапов управления проектами.

1. Инициация проекта

Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно заручиться одобрением заинтересованных сторон в рамках инициации проекта. Разработайте устав проекта, подаваемого на подтверждение, в котором излагается его бизнес-цель. Вы также можете использовать постер проекта, так как это более удобный для восприятия формат, который быстрее и легче читать. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Каков бизнес-сценарий этого проекта? 

• Осуществим ли проект?

• Стоит ли за него браться?

Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы пытаетесь понять, стоит ли вообще начинать проект.  Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.

2. Планирование проекта

Если вы решите двигаться дальше, то перейдете к этапу планирования. Здесь вы разработаете подробный план проекта, которому с благодарностью будет следовать вся команда. Планирование требуется, чтобы предотвратить расширение области проекта. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какова цель проекта?

• Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?

• Какова область проекта?

• Каков бюджет?

• Каковы риски?

• Кто из команды будет задействован?

• Какие задачи будут стоять?

• Какие контрольные точки нужно пройти? 

На этом этапе вы еще до начала работы убедитесь, что ожидания всех участников команды в отношении проекта совпадают. Если вам покажется, что вы увязли в деталях, то это не так. Здесь вам также пригодятся методы стратегического планирования.

3. Выполнение проекта

Запаситесь кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! На третьем этапе пора засучить рукава и приступить к задачам, руководствуясь планом проекта. В ходе выполнения проекта вы будете делать следующее. 

• Распределять ресурсы.

• Контролировать выполнение заданий исполнителями.

• Проводить планерки.

• Настраивать системы отслеживания.

На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.

4. Мониторинг проекта и отчетность

Одно наличие плана не гарантирует, что все сложится само собой. План может быть похож на личный бюджет, который бесполезен, если не следить внимательно за денежными тратами. 

Вот почему необходимо контролировать прогресс по проекту, чтобы оставаться на верном пути. Сравнивайте KPI проекта с целевыми значениями, определенными на этапе планирования.

Что делать, если вам кажется, что работа над проектом зашла не в то русло или произошло расширение области проекта? Проведите переоценку. Вы можете пересмотреть свои действия либо сам план проекта. Этим и хорош мониторинг — регулярные контрольные оценки позволяют скорректировать курс.

5. Завершение проекта

На этом этапе вы доработаете любые шероховатости. Это включает следующие шаги:

• Провести ретроспективу для оценки проекта.

• Подготовить итоговый отчет по проекту.

• Сбор и хранение необходимой проектной документации в безопасном месте. (В качестве пространства для совместной работы над документами отлично подойдет Confluence.)

С помощью этих действий вы не только подведете официальную черту под проектом, но и организуете простой доступ к результатам и наработкам на случай такой необходимости в будущем.

Ключевые навыки, необходимые каждому руководителю проекта

Руководители проектов отвечают за то, чтобы все участники находились на одной волне и вовремя реализовывали инициативы. Они контролируют выполнение задач, распределяют ресурсы и управляют ими, а также являются главным контактным лицом для заинтересованных сторон. Эффективный руководитель проекта должен обладать рядом важнейших навыков. 

• Лидерство. Эффективное лидерство — это умение воодушевить участников команды, задать четкое направление и мотивировать каждого на достижение целей проекта. Навык лидерства можно развить с помощью сборника сценариев Atlassian для команды, в котором находятся упражнения по укреплению доверия и командного духа. 

• Коммуникация. Налаженная коммуникация способствует осведомленности, координации и активному участию всех заинтересованных сторон от начала до конца проекта. При хорошем руководителе ни один из участников проекта не чувствует, что остался не у дел. Чтобы наладить качественное взаимодействие, руководители проектов могут вести документацию в Confluence и обновлять задачи в Jira. 

• Тайм-менеджмент. Грамотный тайм-менеджмент помогает выполнять проекты по расписанию и находить баланс между приоритетами. Управляйте задачами и сроками с помощью возможностей учета рабочего времени и шаблона диаграммы Ганта в Jira.

• Решение проблем. Быстрое и эффективное решение проблем помогает преодолевать препятствия и двигать проекты вперед. С помощью шаблона Atlassian Пять «почему» в Confluence очень удобно анализировать и решать сложные проблемы. 

• Технические навыки. Чтобы принимать удачные решения и говорить с техническими специалистами на одном языке, необходимо разбираться в соответствующих технологиях. Изучайте актуальные пособия и вебинары Atlassian по продуктам, чтобы развивать свои технические компетенции в сфере ПО для управления проектами. 

• Адаптивность. Гибкость дает руководителям проектов и командам возможность понимать и реализовывать меняющиеся требования к проекту, а также справляться с непредвиденными проблемами. Методики Agile в сочетании с досками Scrum и Kanban в Jira помогут управлять проектами более адаптивно. 

• Составление бюджета и контроль затрат. Управление финансированием гарантирует, что проект не выйдет за рамки выделенного бюджета. Чтобы отслеживать затраты по проекту и не превышать бюджет, воспользуйтесь отчетностью в Jira.

Инструменты для управления проектами

Руководители проектов используют множество средств, помогающих планировать, выполнять и отслеживать проекты. Ниже перечислено несколько самых популярных инструментов. 

• Диаграммы Ганта — это наглядные хронологии, на которых отображаются задачи по проектам, их продолжительность и зависимости. С помощью этих диаграмм руководители могут планировать действия и отслеживать прогресс в динамике.

• Структура распределения работ — иерархическое представление задач по проекту, в котором крупные проекты разбиваются на небольшие части. 

• Хронологии проектов — это хронологические представления контрольных точек и сроков проектов. 

• Дашбоарды — настраиваемые панели, на которых наглядно показаны ключевые метрики, обновления статусов и показатели эффективности по проектам. 

• Доски. Agile-команды используют доски Scrum для управления спринтами и бэклогами продуктов, а доски Kanban — для управления рабочими процессами и ограничения количества текущих задач. 

Эти и другие инструменты доступны в Jira. Для них можно настроить собственные рабочие процессы, чтобы с удобством отслеживать задачи, пользовательские истории и задания. 

Ключевые участники проектной команды

Каждый проект должен начинаться с определения ролей и обязанностей. Четкое понимание своих ролей в начале проекта настраивает команду на успех и помогает уложиться в сроки. В проекте бывают следующие роли.

• Руководитель проекта. Контролирует работу над проектом в целом и отвечает за его успех.

• Куратор проекта. Руководитель высшего звена, который поддерживает проект и тесно взаимодействует с менеджером проекта.

• Участник команды. Непосредственно выполняет задания проекта.

• Поставщик. Поставляет необходимые товары и услуги.

• Заинтересованная сторона. Лицо, заинтересованное в проекте. Выделяют две группы таких лиц.

  • Основная заинтересованная сторона. Выполняет непосредственную работу и активно участвует в проекте.

  • Неосновная заинтересованная сторона. Может иногда посещать собрания и вносить небольшой вклад в работу над проектом, не принимая ключевых решений.

• Невлиятельная заинтересованная сторона. Обладает информацией о проекте, но не участвует в работе и не имеет большого влияния на проект.

• Клиент. Лицо или команда, которым адресован результат проекта (кроме проектов для внутренних нужд). 

Советы по успешному управлению проектами

Хорошее управление проектами — это умение находить баланс между жесткой структурой и адаптивностью. Эти приемы помогут поддерживать порядок, но в то же время проявлять достаточно гибкости, чтобы справляться с любыми задачами.

• Начните правильно. Первым делом проведите собрание по запуску проекта. Поставьте цели, задайте хронологию и распределите роли, чтобы все говорили на одном языке. Так вы избежите путаницы и воодушевите участников.

• Составьте схему зависимостей. Очень часто задачи и ресурсы тесно переплетены друг с другом. С помощью инструментов типа диаграмм Ганта вы сможете наглядно представить эти связи и избежать узких мест.

• Определите критический путь. Определите самую длинную последовательность обязательных задач. Так вы поймете, где у вас есть место для маневра, а где нужно строго придерживаться расписания.

• Составьте реалистичную хронологию. Все мы склонны недооценивать продолжительность работы. Проанализируйте прошлые проекты и не бойтесь выделить на задачи чуть больше времени.

• Воспользуйтесь ПО для управления проектами. Такие инструменты, как Jira, служат единым информационным центром. В результате вам больше не придется выискивать нужные сведения в бездонных недрах электронной почты.

• Уточните роли и обязанности. Каждый участник должен четко знать, что от него требуется. Это предотвращает конфликты и помогает людям проявлять свои таланты.

• Объедините усилия. Не планируйте в одиночку. Привлекайте команду: участники могут дать бесценную информацию. В итоге ваши планы станут эффективнее, а команда — благосклоннее.

• Общайтесь и еще раз общайтесь. Регулярные обновления статусов помогают держать всех в курсе происходящего. Открыто делитесь информацией о прогрессе и неудачах.

• Будьте гибкими. Требования могут меняться. Будьте готовы корректировать планы, держа в уме конечную цель.

Вооружитесь Jira. Многие из этих советов можно реализовать с помощью досок Jira. Они показывают обновления в реальном времени, способствуют совместной работе и координации. В результате команды получают возможность эффективно планировать, отслеживать работу и управлять ею.

Шаблоны для управления проектами

Шаблоны для управления проектами — это «горячие клавиши», которые экономят время, стандартизуют процессы и помогают не изобретать велосипед для каждого проекта. Руководствуясь понятной и знакомой структурой, ваша команда будет действовать более слаженно. Вот самые популярные шаблоны для каждого этапа управления проектами.

Инициация

Эти шаблоны помогут запустить проект.

• Конкурентный анализ: изучите конкурентов. 

• SWOT-анализ: определите свои сильные и слабые стороны, оцените возможности и угрозы. 

• Мозговой штурм: пробудите свой творческий потенциал на хорошо организованном сеансе мозгового штурма.

Планирование

Эти шаблоны планирования помогут заложить основу для успеха будущего проекта.

• План проекта: создайте дорожную карту всего проекта. 

• Запуск проекта: начните проект правильно благодаря тщательно продуманному вводному собранию.

Выполнение

Эти шаблоны для выполнения помогут двигать проект вперед. 

• Доска Kanban: наглядно представляйте рабочий процесс и управляйте задачами. 

• Отслеживание задач: контролируйте, кто, что и когда делает. 

• Доска Scrum: Agile-команды используют этот шаблон для управления спринтами. 

• Структура распределения работ: разбивайте сложные проекты на посильные задачи. 

• Диаграмма Ганта: визуализируйте хронологию проекта.

• Дорожная карта проекта: разработайте долгосрочную стратегию проекта. 

• Протокол собрания: проводите продуктивные командные собрания и тщательно документируйте их.

Мониторинг

Шаблон статуса проекта поможет держать заинтересованные стороны в курсе дел путем регулярных обновлений и следить за продвижением проекта.

Завершение

Эти шаблоны помогут эффективно закончить работу над проектом. 

• Ретроспектива: вспомните, что прошло хорошо, и подумайте, что можно улучшить. 

• Анализ пяти «почему»: обсудите первопричины проблем, с которыми вам пришлось столкнуться.

В Jira есть не только эти, но и другие шаблоны, помогающие командам повысить производительность и оптимизировать управление проектами. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь со всей библиотекой бесплатных шаблонов для управления проектами Atlassian. 

Оптимизируйте управление проектами с помощью Jira

Управление проектами помогает командам поддерживать порядок, соблюдать сроки и достигать качественных результатов. Jira — эффективный инструмент управления проектами, оптимизирующий работу.

Настраиваемые рабочие процессы, возможности для сотрудничества в реальном времени и универсальные представления доски облегчают отслеживание задач, управление ресурсами и формирование информативных отчетов.