Изучение задач проекта в управлении проектами

Резюме: задачи проекта служат ориентиром для команды и заинтересованных сторон, обеспечивая согласованное выполнение общей задачи проекта.

Как управлять ожиданиями и принимать решения, а также создать основу для мониторинга и контроля проекта на протяжении всего его жизненного цикла?

Согласно отчету Standish Group, классическому определению успеха по трем критериям — выполнение в установленный срок, в рамках бюджета и в пределах согласованной области — соответствует лишь треть проектов. Именно поэтому проектам нужны четко обозначенные задачи.

Задачи проекта — это конкретные, измеримые и ограниченные по времени цели, определяющие результаты, которых нужно достичь по итогу проекта. Они служат дорожной картой проекта для команды, чтобы все могли двигаться к конечному результату ради общего успеха.

В этом руководстве рассматриваются задачи, их типы и преимущества, а также способы их определения для проекта.

Что такое цели проекта?

Цели проекта — это конкретные измеримые результаты, которых должен достичь проект за определенный период времени. Они проясняют назначение проекта и служат для команды ориентиром на пути к его успешному завершению.

Четко сформулированные задачи становятся основой для принятия решений и планирования ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта. Они помогают расставлять приоритеты и решать, куда направить ограниченное время, бюджет и человеческие ресурсы.

Кроме того, задачи должны быть убедительными.

Здесь приходят на помощь измеримые критерии и KPI. Такие показатели, как соблюдение рамок бюджета, соответствие стандартам качества и своевременное завершение, служат ориентирами для оценки общего успеха проекта.

Задачи и цели проекта

Хотя менеджеры проектов часто используют эти термины как синонимы, цели и задачи играют разные роли в планировании проектов.

Цели подробно описывают желаемый результат проекта и тесно связаны с бизнес-задачами. Они определяют направление проекта и вдохновляют участников команды.

Задачи проекта лаконичны и максимально конкретны. Именно они четко определяют конечные результаты проекта и однозначно указывают, каким должен быть итог проекта.

• Пример задачи проекта: в течение следующих двух месяцев добавить в интерфейс продукта пять новых каналов для отправки и просмотра отзывов клиентов.

• Пример цели проекта: улучшить механизм передачи клиентских отзывов команде разработчиков, чтобы оперативно решать проблемы.

Задачи и область проекта

Область и задачи проекта — это отдельные, но взаимосвязанные элементы управления проектами. В частности, область проекта определяет, какую работу необходимо выполнить для его завершения, включая промежуточные задачи и ожидаемые результаты. Она задает границы и масштаб проекта.

Задачи проекта описывают конкретные результаты, на достижение которых направлен проект. Они являются критериями успеха и позволяют сосредоточивать усилия строго в области проекта.

• Пример задачи проекта: разработать и запустить к концу года удобное мобильное приложение с определенными основными функциями.

• Пример области проекта: проект включает разработку, тестирование и запуск приложения, но не предусматривает проведения маркетинговых мероприятий и предоставления технического обслуживания после запуска приложения.

Цели и контрольные точки проекта

Задачи и контрольные точки — это важные элементы управления проектами, однако их роли различаются. Задачи описывают основные результаты, которых необходимо достичь по итогу проекта. Они определяют направление развития и назначение проекта.

В свою очередь, контрольные точки — это вехи реализации проекта, отмечающие прохождение критически важных этапов. По контрольным точкам можно следить за соблюдением графика проекта, при этом необязательно знать, какой объем работ нужно выполнить для достижения каждой из них.

• Пример задачи проекта: к 23 июня получить 20 000 ответов на приглашение принять участие в виртуальном мероприятии.

• Пример контрольной точки проекта: 8 июня запустить веб-страницу для продвижения предстоящего виртуального мероприятия.

Типы задач проекта

Существуют различные категории целей проекта в зависимости от их направленности и назначения. К распространенным типам целей проекта относятся следующие.

• Цели, основанные на сроках, помогают установить сроки выполнения контрольных точек проекта.

• Цели в области производительности направлены на достижение конкретных результатов или стандартов качества.

• Задачи в области качества определяют желаемый уровень качества результатов проекта.

• Бизнес-цели позволяют согласовать проект с принципами компании, чтобы повысить вероятность успеха.

• Финансовые цели определяют бюджетные ограничения и финансовые задачи проекта.

• Задачи в области соответствия нормативным требованиям обеспечивают соответствие проекта законам, нормативным актам и отраслевым стандартам.

Преимущества четко определенных целей проекта

Задачи проекта служат основой для тщательного планирования, успешного выполнения проектов и их соответствия целям компании. Когда команды не понимают, как их повседневная работа связана с общей картиной, мотивация падает, а работа сбивается с курса.

Четкие, обоснованные задачи дают людям возможность контролировать свою деятельность, своевременно корректировать курс и направлять усилия на достижение нужной цели. Некоторые из наиболее весомых преимуществ ясно определенных задач:

Целенаправленность и сосредоточенность

Задачи служат ясным ориентиром для определения области проекта и помогают команде понять, чего требуется достичь. Они служат дорожной картой, определяют рамки работы и важные итоги проекта.

Задачи помогают отсеять лишнее, расставить приоритеты и четко определить, что заслуживает внимания, а что — нет. Чтобы все участники проекта были в курсе дела, все это можно задокументировать во время совещания по планированию спринта или внести в другую документацию для обмена знаниями.

Измеримые результаты

У эффективных задач должны быть измеримые критерии и KPI. Это позволяет количественно оценить, достигает ли проект намеченных целей и приносит ли обещанные результаты.

Информирование заинтересованных сторон

Правильно поставленные задачи помогают всем — спонсорам, участникам и ответственным за утверждение — двигаться в одном направлении.

Это имеет решающее значение для общего успеха и удовлетворения всех заинтересованных сторон. Согласовав ожидания заранее, вы избежите хаоса, который возникает из-за конфликта интересов на более поздних этапах.

Эффективное принятие решений

Четко сформулированные задачи помогают отфильтровывать все решения. Если решение не приближает проект к заявленному результату, его можно считать отвлекающим фактором.

Имея ясно сформулированные задачи, команда может принимать уверенные и последовательные решения, не дожидаясь излишней эскалации.

Как определить четкие цели проекта

Определение четких задач — важный шаг в процессе управления проектом. Это должно происходить на ранних этапах планирования, и это не работа одного человека.

Привлеките заинтересованные стороны, которых затрагивают результаты проекта. Если задачи не отражают реальное положение дел, они не останутся в проекте надолго.

Часто за основу для постановки эффективных задач проекта берут систему SMART, которая задает критерии четких и выполнимых целей:

• Цели должны быть конкретными и четко определять необходимый результат.

• Они должны быть измеримыми и задавать критерии для количественной оценки прогресса.

• Цели должны быть достижимыми, чтобы гарантировать возможность и реалистичность их выполнения в условиях ограничений проекта, включая время, ресурсы и навыки.

• Они должны быть актуальными и соответствовать общим целям проекта и миссии компании.

• Цели должны быть ограниченными по времени и иметь определенный период или срок исполнения.

Эта система делает постановку целей понятнее, тем самым обеспечивая основу для эффективного планирования, мониторинга и оценки на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Примеры эффективных целей проекта

Эффективные цели в управлении проектами должны соответствовать приведенным выше критериям SMART. Можно привести следующие примеры целей проекта.

Пример A

• Конкретность: повысить удовлетворенность клиентов на 20 % в следующем квартале.

• Измеримость: отследить ключевые показатели удовлетворенности клиентов за предыдущие кварталы и сравнить их с показателями текущего квартала.

• Достижимость: сосредоточиться на конкретных аспектах процессов обслуживания и поддержки клиентов.

• Актуальность: повысить уровень удовлетворенности клиентов в соответствии с общей целью обеспечения превосходного обслуживания клиентов.

• Ограниченность по времени: провести оценку этой задачи в конце квартала.

Пример B

• Конкретность: переработать дизайн сайта к концу финансового года.

• Измеримость: достичь контрольных точек и завершить все работы до установленного срока.

• Достижимость: добавить элементы и функции в рамках возможностей команды по переработке дизайна.

• Актуальность: повысить эффективность сайта в соответствии с ориентацией компании на современный и удобный интерфейс.

• Ограниченность по времени: установить четкий срок завершения проекта к концу финансового года.

Инструменты для определения целей проекта

Для эффективного определения задач проекта пригодятся некоторые инструменты и методики. Такой метод, как SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз), позволяет команде выявить внутренние и внешние факторы, которые могут оказывать влияние на проект.

Инструменты для составления ассоциативных карт помогают провести визуальный мозговой штурм для систематизации идей, а взаимодействие с заинтересованными сторонами дает возможность собрать мнения о задачах проекта.

Чтобы упростить выполнение этих задач, команды могут использовать онлайн-платформы для совместной работы, такие как инструменты управления проектами Confluence, которые позволяют вести совместную работу команды в режиме реального времени и формируют среду для определения и переопределения целей проекта.

Правильно поставленные задачи способствуют ответственности

Вы не просто документируете задачи, а напрямую связываете их с результатами. У каждой задачи должно быть четко определенное обоснование.

А с помощью таких инструментов, как Jira и Confluence, вы получаете доступ к подробным доскам, хронологиям и отчетам в одном месте. Вы сразу увидите, соответствуют ли запланированные задачи (и задачи, которые выполняются в данный момент) заявленным целям проекта.

Именно из-за отсутствия связи между задачами, областью проекта и реальностью многие проекты терпят неудачу. Чтобы не допустить этого, сделайте Jira своим единым источником достоверной информации.

Задачи проекта: часто задаваемые вопросы

В чем разница между целями, назначением и областью проекта?

Цели проекта — это конкретные и измеримые положения, определяющие деятельность по проекту и оценку успеха. Назначение проекта — более широкое понятие, выражающее общую концепцию проекта.

Область определяет границы проекта: что в него включено, а что — нет.

Почему цели проекта важны для управления проектами?

Цели проекта играют решающую роль в определении направления, ориентации и критериев успеха проекта. Они направляют процесс принятия решений, способствуют разумному планированию и позволяют повысить общую эффективность и результативность реализации проектов.

Какие трудности обычно возникают при определении целей проекта?

Определение задач — важная часть управления проектом, но в нем должны участвовать заинтересованные стороны. Невыполнение задач часто является результатом недостаточного участия заинтересованных сторон.

Вовлечь заинтересованные стороны, чтобы задачи были ясны и определены в полном объеме, помогает проведение командных совещаний на ранних этапах проекта, в то время как размытые ожидания могут привести к недопониманию и расхождениям.

Почему для постановки задачи проекта следует использовать методику SMART-целей?

Методология SMART помогает преодолевать трудности, связанные с частым взаимодействием, достигать четких результатов и согласовывать работу команд и отделов на пути к общей цели.

SMART-цели дают возможность выявлять нереалистичные ориентиры в задачах проекта, которые могут привести к разочарованию, демотивации и провалу проекта.